7 conseils pour organiser un salon professionnel

Organ­is­er un salon pro­fes­sion­nel est une tâche pas­sion­nante, qui peut aus­si s’avérer dif­fi­cile lorsque vous ne dis­posez pas des com­pé­tences adéquates en matière d’organisation d’événement. Sans une bonne plan­i­fi­ca­tion, des ressources adap­tées et une ges­tion proac­tive, votre évène­ment pro­fes­sion­nel peut devenir un véri­ta­ble cauchemar logis­tique et mar­ket­ing, aus­si bien pour vous que pour vos parte­naires et par­tic­i­pants.

Les entre­pris­es par­tic­i­pant à votre salon pro­fes­sion­nel font de cet évène­ment une véri­ta­ble oppor­tu­nité de com­mu­ni­quer, d’exposer et ven­dre leurs pro­duits et surtout leur mar­que, de nouer de nou­veaux parte­nar­i­ats, et d’entrer directe­ment en con­tact avec des clients poten­tiels ou actuels. Ces entre­pris­es et par­tic­i­pants atten­dent donc beau­coup de votre part en matière de plan­i­fi­ca­tion et d’organisation de cet évène­ment.

Retrou­vez nos 7 con­seils pour organ­is­er un salon pro­fes­sion­nel et que celui-ci soit un véri­ta­ble suc­cès !

1 — Planifier bien à l’avance

Se lancer directe­ment dans l’organisation du salon est un piège à éviter absol­u­ment, qui vous mèn­era à oubli­er des détails cru­ci­aux au bon déroule­ment de votre évène­ment pro­fes­sion­nel. Plan­i­fi­er, éla­bor­er un plan d’action bien à l’avance aug­mente sig­ni­fica­tive­ment les chances de réus­site de l’organisation de votre évène­ment. Con­crète­ment, avant de faire quoi que ce soit con­cer­nant l’organisation même du salon, vous devez vous don­ner assez de temps pour :

• Établir les objec­tifs du salon
• Estimer le poten­tiel de votre évène­ment
• Définir un bud­get — même approx­i­matif
• Rédi­ger votre cahi­er des charges
• Éla­bor­er un plan mar­ket­ing
• Recenser les lieux prob­a­bles de l’événement
• Estimer les besoins en matériel, per­son­nel, etc.

2 — Trouver un lieu qui convient à vos besoins et à ceux des participants

Le choix du lieu pour organ­is­er un salon pro­fes­sion­nel est d’une impor­tance pri­mor­diale. Il doit donc s’effectuer en ten­ant compte de vos besoins et surtout de ceux des par­tic­i­pants au salon. L’adéquation de la local­ité pour l’évènement compte beau­coup : la ville ou la local­ité choisie attir­era-t-elle le plus grand nom­bre de par­tic­i­pants ? Est-elle facile­ment acces­si­ble pour les par­tic­i­pants envis­agés au salon ? À ce niveau, vous devez tenir compte de l’attrait et de l’accessibilité de la ville ou de la local­ité de votre choix (présence de moyens de trans­port adéquats, surtout si les par­tic­i­pants vien­nent de loin) mais aus­si des con­di­tions météorologiques. 

De même, l’accessibilité et la pratic­ité de l’emplacement lui-même sont très impor­tantes : y a‑t-il plusieurs entrées, des places de park­ing, des accès PMR/PSH, des sor­ties de sec­ours, assez d’espace pour cir­culer sans encom­bre, assez d’espace pour tous les stands ? Aus­si, le nom­bre de par­tic­i­pants atten­dus est impor­tant et doit vous guider dans le choix du lieu idéal. Organ­isez-vous un salon pro­fes­sion­nel de petite, moyenne ou grande enver­gure ? Des espaces comme les salles de réu­nion, les espaces cul­turels, et les salles de con­férence des hôtels sont générale­ment adap­tés pour les salons de petite et de moyenne taille ; pour les grands salons, il est préférable d’opter pour des espaces comme des salles de con­grès ou des parcs des expo­si­tions.

3 — Choisir une date qui ne coïncide pas avec celle d’autres événements importants

Comme le choix du lieu, celui de la date du salon n’est pas anodin. Vous devez absol­u­ment éviter d’organiser votre salon pro­fes­sion­nel à la même péri­ode que d’autres événe­ments impor­tants pour toutes les caté­gories de par­tic­i­pants (entre­pris­es, parte­naires, par­tic­i­pants). Ces événe­ments impor­tants peu­vent aus­si bien être des fêtes comme d’autres salons. Il peut toute­fois s’avérer per­ti­nent d’organiser votre salon à la même date/période que ces autres évène­ments impor­tants, si et seule­ment si vous souhaitez et pou­vez prof­iter du traf­ic que généreront ces événe­ments !

4 — Trouver des sponsors/partenaires

Les spon­sors sont essen­tiels pour la pro­mo­tion et la réus­site des événe­ments pro­fes­sion­nels comme un salon. Il est donc pri­mor­dial de trou­ver plusieurs parte­naires ou un prin­ci­pal spon­sor. Celui-ci doit jouir d’une grande expéri­ence dans votre secteur cible et être con­sid­éré comme un véri­ta­ble expert par les par­tic­i­pants au salon. Afin que chaque par­ti béné­fi­cie de ce parte­nar­i­at, envis­agez d’établir un con­trat de type com­mer­cial, où votre parte­naire vous don­nera par exem­ple des con­seils mar­ket­ing, des bases de don­nées de clients, des espaces d’affichage, etc., en con­trepar­tie d’une grande vis­i­bil­ité et de la gra­tu­ité de cer­tains ser­vices pour lui avant, pen­dant, et après le salon.

5 — Faire les bons choix d’exécution du plan marketing

Il est ques­tion ici de la pro­mo­tion de votre salon, dont un pan est déjà assuré par le spon­sor­ing. Sinon, pour ce qui est de la pro­mo­tion tra­di­tion­nelle pour ce type d’événement pro­fes­sion­nel, vous devez faire les bons choix mar­ket­ing et organ­i­sa­tion­nels. Les prin­ci­paux choix à effectuer à ce niveau con­cer­nent la vente de bil­lets et de stands aux par­tic­i­pants et publics. Pour cela, vous devez utilis­er de préférence dif­férents out­ils et canaux comme les appels à froid, les annonces par e‑mail, les affich­es, la com­mu­ni­ca­tion sur les réseaux soci­aux en vous assur­ant de tou­jours vis­er le pub­lic cible pour votre salon.

Opter pour une solution de billetterie/d’inscription en ligne

S’agissant de la vente de bil­lets, optez pour une plate­forme d’inscription ou une solu­tion de bil­let­terie en ligne comme Weezevent pour faciliter votre ges­tion. Cette solu­tion de bil­let­terie peut s’intégrer directe­ment au site de votre salon, vous four­nit un mini-site de vente le cas échéant, et vous per­met égale­ment d’effectuer directe­ment des relances de par­tic­i­pants tout comme envoy­er vos invi­ta­tions et accrédi­ta­tions.

Opter pour des solutions de contrôle des participants et de dématérialisation des transactions

De même, pour une sécu­rité opti­male des trans­ac­tions et pour éviter la fraude, optez pour une solu­tion de con­trôle des entrées et des accès par­tic­i­pants le jour du salon, voire un sys­tème de dématéri­al­i­sa­tion des paiements. Cette dernière solu­tion vous per­met par exem­ple de con­trôler et gér­er les trans­ac­tions liées à vos stands mer­chan­dis­ing, vos food-trucks, et vos bars.

Prévoir des supports marketing sur site

Par ailleurs, il est impor­tant de créer des sup­ports mar­ket­ing comme des ban­nières, signes direc­tion­nels ou prospec­tus afin de boost­er la pro­mo­tion de votre événe­ment. Pour cela, n’hésitez pas à exter­nalis­er cette tâche à défaut de recruter du per­son­nel.

6 — Prévoir des divertissements, de la nourriture et de la boisson

Les diver­tisse­ments, la nour­ri­t­ure et la bois­son sont impor­tants et font par­tie inté­grante d’un salon pro­fes­sion­nel. Les diver­tisse­ments per­me­t­tront de con­solid­er l’enthousiasme des vis­i­teurs et des entre­pris­es par­tic­i­pant au salon. Quant à la nour­ri­t­ure et la bois­son, vos par­tic­i­pants auront besoin de repren­dre de l’énergie et de se désaltér­er. Vous pour­riez d’ailleurs prévoir des repas à emporter pour les per­son­nels des stands, qui sont sou­vent dans l’impossibilité de quit­ter leurs postes au cours de l’événement.

7 — Faire un suivi après le salon

En matière d’organisation d’événements pro­fes­sion­nels, il est impor­tant pour vous de réalis­er un véri­ta­ble suivi de vos par­tic­i­pants et parte­naires suite à votre salon. Cela per­met de garder une rela­tion pos­i­tive et de con­fi­ance avec ces acteurs, ce qui est très impor­tant pour les prochains événe­ments que vous aurez à organ­is­er. N’hésitez pas à sol­liciter les com­men­taires de ces par­tic­i­pants par rap­port à l’organisation et à l’expérience qu’ils ont vécue afin d’améliorer vos prochaines édi­tions.

Quoi qu’il en soit, tout au long de l’organisation, faites atten­tion aux détails, prévoyez des plans B et assurez-vous tou­jours que vos choix offriront une expéri­ence unique aux par­tic­i­pants, et per­me­t­tront à ces derniers d’atteindre leurs objec­tifs inhérents à votre salon.

Vous aus­si, organ­isez votre salon pro­fes­sion­nel sim­ple­ment avec Weezevent en cli­quant ci-dessous :

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