Organizar un festival puede parecer difícil pero con la ayuda de un planning adecuado puede resultar mucho más sencillo.
Descubre en este artículo cómo planificar eficazmente todos los aspectos de tu festival, desde las fases iniciales hasta el programa, pasando por la distribución del recinto y la comunicación. También te daremos consejos sobre la organización durante el día del evento y el post-festival.
Si sigues estos pasos, ¡podrás crear un festival de éxito y memorable para todos los asistentes!
Índice
1. Sentar las bases del festival
Organizar un festival, como cualquier otro evento, requiere unos pasos previos que serán de gran ayuda para la organización posterior.
Empieza, pues, por definir los objetivos de tu festival, su nombre, el presupuesto con el que cuentas, el lugar de celebración y la fecha.
También tendrás que asegurarte de que tienes todos los permisos necesarios para celebrar el evento. Ponte en contacto con las autoridades locales para informarte sobre los trámites que tienes que realizar.
2. Crear un planning de organización global
Es imprescindible dedicar un tiempo a detallar el planning de tu evento. Hazlo con toda la precisión posible y detalla al máximo cada etapa. Este paso es largo y tedioso, pero te permite tener una visión global de tu festival.
Un planning completo te permite controlar el correcto desarrollo de todo y adaptarte con facilidad a los imprevistos. Anota todos los plazos en un calendario (físico, digital o ambos). Puedes encontrar inspiración en nuestro calendario de organización de festivales, disponible de forma gratuita pinchando aquí. ¡No olvides adaptar los plazos concretos a tu festival!
3. Planificar el programa del festival
Para concretar la idea global de festival que has tenido, define las distintas actividades y los momentos más destacados de tu festival. ¿Habrá conciertos? ¿Una mesa redonda o conferencias? ¿Actividades para niños? Cada punto del programa supondrá determinados pasos que tendrás que prever en la organización del evento.
Deja tiempo suficiente en tu planning para ponerte en contacto con los ponentes que quieras que intervengan. Cuanto más conocidas sean estas personas, con más antelación tendrás que planificar sus intervenciones. A veces será necesario contactar con los agentes de estos artistas o ponentes.
4. Idear la distribución ideal del recinto
Una vez que hayas definido los momentos más destacados de tu festival, es hora de pensar en la distribución de todas las zonas del recinto del festival.
Pista: Descubre nuestros consejos para encontrar el lugar de celebración perfecto para tu festival.
Enumera los espacios necesarios. Ten en cuenta, por ejemplo, lo siguiente:
- Una zona de regiduría/producción (desde donde dirigirás el festival).
- Uno o varios escenarios.
- Baños (suficientes).
- Uno o varios puntos de agua potable.
- Una zona de descanso para tu staff y voluntarios.
- Una o varias barras y zonas de puestos de comida o food trucks.
- Todas las demás zonas que tengan sentido para hacer que tu festival sea único y agradable.
Una vez definidas todas las zonas, puedes listar e integrar en tu planificación general los pasos a seguir para crearlas.
También es importante planificar las necesidades de personal, ya sean voluntarios o personal necesario para llevar a cabo el evento. Es probable que también recurras a profesionales externos para cubrir tus necesidades (proveedores de comida y bebida, venta de entradas, seguridad, etc.).
5. Planear la comunicación
Es importante planificar la comunicación con suficiente antelación para atraer a un máximo de asistentes a tu festival.
Puedes empezar a comunicar hasta un año antes del festival, ¡y mantenerlas hasta el Día D! De esta forma, te asegurarás de dirigirte a todos los tipos de asistentes al festival: a los que planifican con antelación y se organizan, pero también a los que les gusta vivir al día y compran sus entradas el día anterior o incluso el mismo día del evento.
1. Utilizar un servicio de venta de entradas online
Es necesario organizar cómo vender las entradas. Te recomendamos que vendas entradas online, ya que es mucho más fácil para los asistentes comprar sus entradas online y descargarlas en sus móviles que tener que desplazarse para conseguirlas.
Para aumentar tus ventas, puedes complementar tus ventas con taquillas físicas para vender entradas in situ, o confiar una zona de venta a un socio (empresa, ayuntamiento, patrocinador, etc.).
2. Crea diferentes tipos de entrada y momentos de venta
No dudes en optimizar la venta de las entradas creando diferentes momentos de venta. Por ejemplo, puedes crear entradas early bird con precios más bajos para los primeros compradores.
También puedes aprovechar ocasiones especiales, como el black friday o la Navidad para ofrecer un descuento.
Por último, plantéate la opción de recompensar a los asistentes más fieles enviándoles un código promocional por correo electrónico.
3. Comunicar en distintos canales
Según el público objetivo de tu festival, puede ser interesante comunicar más en unos canales o en otros. Por ejemplo, para los jóvenes, céntrate en las redes sociales. Para otros públicos, y en función de tus recursos, puede tener sentido crear carteles, anuncios en radio o televisión, o enviar comunicados de prensa a periodistas locales y especializados.
La comunicación de tu festival no tiene que acabar bruscamente al final del evento. Incluye en tu planning seguir alimentando tus plataformas (página web y redes sociales) con contenido post-evento para mantener la relación con los asistentes y fomentar que quieran acudir a tu próximo evento.
5. Organizar el desarrollo del festival
Elabora un planning detallado que incluya la llegada de los proveedores y los artistas, el montaje de las instalaciones, los horarios de apertura y cierre, los momentos más destacados durante el festival, y también todo el desmontaje y la limpieza que tendrán lugar el último día.
Puedes facilitar una versión adaptada a cada persona implicada en tu festival para que tenga claro lo que se espera de ella y a quién dirigirse en caso de necesidad (sin olvidar de incluir el número de teléfono de contacto de dichas personas).
Como persona de referencia, tu papel el Día D consistirá en hacer un seguimiento y controlar los distintos aspectos del montaje del festival, así como garantizar el buen desarrollo de las actividades. Evita ponerte demasiadas tareas, pues probablemente estarás ocupado haciendo frente a posibles imprevistos (cancelación de un artista, mal tiempo, etc.).
6. Prévoir les étapes post-événement
Tu retroplanning no tiene que acabar con el cierre de puertas del festival. Aún quedan muchos pasos y tareas que abordar y, por lo tanto, que planificar.
Por ejemplo, incluye en tu agenda:
- Dar las gracias a los asistentes.
- La fase de balance, ayudándote de las opiniones de los asistentes y el análisis de los datos recogidos.
- Acciones para fidelizar a tu público.
- La organización de una reunión con cada uno de los proveedores de servicios, y la gestión de los pagos.
- Cualquier otra acción que consideres útil para mejorar la próxima edición de tu festival.
Pista: La organización de un festival requiere atención al detalle y una coordinación eficaz entre departamentos, por lo que trabajar con un equipo competente y mantener una comunicación constante es esencial para garantizar el éxito del evento.
Ya conoces todos los puntos clave que te guiarán en la organización de tu primer festival. ¡Ahora te toca a ti!
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