Organiser un festival peut paraître difficile. Cependant, en utilisant un planning d’organisation adéquat, la tâche peut être largement simplifiée.
Dans cet article, découvrez comment planifier efficacement tous les aspects de votre festival, des premières étapes à la programmation en passant par le plan du site et la communication. Nous vous donnerons également des conseils pour organiser le déroulement du Jour-J ainsi que l’après festival.
En suivant ces étapes, vous pourrez créer un festival réussi et mémorable pour tous les participants !
Sommaire
1. Poser les fondations du festival
L’organisation d’un festival, comme de n’importe quel autre événement, requiert quelques étapes préliminaires qui aideront grandement à la suite de son organisation.
Pensez donc à déterminer les objectifs de votre festival, son nom, son budget, son lieu, et sa date.
Vous devrez également vous assurer de disposer de toutes les autorisations nécessaires à la tenue de la manifestation. Renseignez-vous auprès de votre préfecture pour connaître les démarches à suivre.
2. Prévoir un planning organisationnel global
Il est essentiel de prendre le temps de mettre à plat le planning organisationnel de votre événement. Soyez le plus précis possible, et détaillez au maximum chaque moment. Cette étape est longue et fastidieuse, mais elle vous permet d’avoir une vision globale du déroulé de votre festival.
Un planning complet vous permet de contrôler le bon déroulement des choses, et de vous adapter facilement aux imprévus. Inscrivez toutes vos échéances dans un calendrier (physique, digital ou les deux). Vous pouvez vous inspirer de notre calendrier organisationnel, accessible gratuitement en cliquant ici. N’oubliez pas d’y ajouter les échéances relatives à votre propre festival !
3. Planifier la programmation du festival
Pour mettre à exécution votre vision, définissez les différentes activités et temps forts de votre festival. Y aura-t-il des concerts ? Des interventions au format « table ronde » ou des conférences ? Des activités pour les enfants ? Chaque point du programme donnera lieu à des étapes de votre organisation.
Vous devez prévoir suffisamment de temps dans votre planning pour prendre contact avec les personnalités et intervenants que vous souhaitez accueillir. Plus ces personnes sont reconnues dans leur secteur, plus il vous faudra vous y prendre à l’avance. Parfois, il sera nécessaire de passer par les agents de ces personnalités pour les booker.
4. Imaginer la disposition du site
Une fois les différents temps forts de votre festival déterminés, c’est le moment de vous pencher sur la disposition de tous les différents espaces du lieu du festival.
Astuce : suivez nos conseils pour trouver le lieu idéal pour votre festival.
Listez les différents espaces nécessaires. Pensez par exemple à :
- Un espace régie/production (d’où vous piloterez le festival),
- Une ou plusieurs scènes,
- Des sanitaires (en nombre suffisant),
- Un lieu d’accès à de l’eau potable,
- Un coin pour les pauses de votre staff et de vos bénévoles,
- Un ou plusieurs bars et lieux de restauration,
- Toutes les autres zones qui font sens pour rendre votre festival unique et agréable.
Une fois toutes vos zones définies, vous pourrez lister et intégrer dans votre planning global les différentes étapes et démarches à suivre pour les aménager.
Il est également important de planifier les besoins en personnel, en recrutant et en formant les bénévoles et les employés nécessaires pour gérer l’événement. Astuce : découvrez des exemples de questions à poser lors du recrutement du staff de votre événement.
Il est probable que vous fassiez également appel à des professionnels pour répondre à vos différents besoins (prestataires food & beverage, billetterie, sécurité incendie, etc.).
5. Anticiper ses communications
Il est important de prévoir la diffusion de communications suffisamment tôt dans votre planning pour attirer un maximum de participants à votre festival.
Vous pouvez les débuter jusqu’à un an avant la tenue du festival, et les faire durer jusqu’au Jour-J ! Ainsi, vous serez sûr d’adresser tous les types de festivaliers : ceux qui s’y prennent à l’avance et s’organisent, mais également ceux qui aiment vivre « au jour le jour » et prendre leurs billets la veille, voire le jour d’un événement.
1. Utiliser une billetterie en ligne
Pour distribuer vos places, il est nécessaire de mettre en place une billetterie. Nous vous recommandons de privilégier la vente de billets en ligne, puisqu’il est beaucoup plus aisé pour un participant de commander son billet sur internet et le télécharger sur son smartphone, que de devoir se déplacer pour se le procurer.
Pour augmenter vos ventes, vous pouvez prévoir l’utilisation de guichets pour la vente de billets sur place, ou confier un espace de vente à un partenaire (commerce, municipalité, sponsor etc.).
2. Créer différents temps de vente et tarifs
N’hésitez pas à optimiser la distribution de vos billets en créant différents temps de vente. Par exemple, vous pouvez mettre en place des tarifs avantageux « early-birds » pour les premières ventes.
Vous pouvez également profiter d’occasions spéciales, comme les soldes ou un événement particulier, pour proposer une réduction.
Enfin, pensez à récompenser vos participants les plus fidèles en leur faisant parvenir un code promotionnel par e-mail.
3. Communiquer sur différents canaux
En fonction de la cible de votre festival, il peut être intéressant de communiquer davantage sur certains canaux de communication. Par exemple pour les jeunes, privilégiez les réseaux sociaux. Pour d’autres publics, et en fonction de vos moyens, il peut être pertinent de prévoir des affiches, des annonces radio ou spots TV, ainsi que le partage de communiqués de presse aux journalistes locaux et spécialisés.
Votre communication sur votre festival ne devrait pas s’arrêter brutalement à la fin de l’événement. Prévoyez dans votre planning de continuer d’alimenter vos plateformes (site internet et réseaux sociaux) avec du contenu post-événement pour créer du lien avec vos participants et leur donner envie de se rendre à votre prochain événement.
5. Organiser le déroulé du Jour-J
Élaborer un planning détaillé incluant l’arrivée des prestataires et artistes, le montage des installations, les heures d’ouverture et de fermeture, les temps forts pendant le festival, mais également tout le démontage et le nettoyage qui aura lieu le jour même.
Vous pouvez transmettre une version adaptée de votre planning à chaque personne impliquée dans votre festival, afin qu’elle sache ce que l’on attend d’elle, et à qui s’adresser en cas de besoin (en n’oubliant pas de fournir le numéro de téléphone de chaque contact).
En tant que référent, votre rôle le Jour-J sera de suivre et contrôler les différents aspects de la mise en place du festival ainsi que de veiller au bon déroulement des activités et animations. Éviter de prévoir de trop nombreuses missions, car vous serez probablement déjà bien occupé à gérer les imprévus potentiels (annulation d’un artiste, mauvais temps, etc.).
Prévoir les étapes post-événement
Votre rétroplanning ne doit pas s’arrêter à la fermeture des portes de votre festival ! De nombreuses étapes et missions sont encore à traiter, et donc à prévoir.
Par exemple, intégrez dans votre calendrier :
- Les remerciements aux participants
- La phase de bilan, grâce à la collecte d’avis des participants et l’analyse des données collectées
- Les actions de fidélisation de votre public
- L’organisation d’un point avec chacun des prestataires, et leur paiement
- Toute autre action que vous jugez utile pour améliorer la prochaine édition de votre festival
Astuce : Organiser un festival requiert une attention aux détails et une coordination efficace entre les départements, il est donc primordial de travailler avec une équipe compétente et de maintenir une communication constante pour assurer un événement réussi.
Vous connaissez maintenant tous les points clés qui vous guideront dans l’organisation de votre premier festival. À vous de jouer !
Pour aller plus loin, téléchargez “Le guide pratique de l’organisateur de festival”. Un livre blanc que nous mettons gratuitement à votre disposition pour vous guider dans les différentes étapes de la création de votre festival !
