Medir el éxito de un evento: principales indicadores en los que fijarse

Medir el éxito de un evento: principales indicadores en los que fijarse

Los asis­tentes ya se han ido a casa y es hora de echar la vista atrás para hac­er bal­ance del even­to. ¡El tra­ba­jo no ha acaba­do! Con toda la infor­ma­ción que has podi­do recopi­lar, a veces es difí­cil saber en qué fijarse. Es nor­mal que quieras cono­cer el retorno sobre la inver­sión de este proyec­to y los ben­efi­cios que te han apor­ta­do las dis­tin­tas deci­siones tomadas y opciones escogi­das. ¿En qué datos e indi­cadores hay que fijarse para hac­er bal­ance de for­ma clara?

Depen­di­en­do del tipo de even­to, tus obje­tivos no serán los mis­mos y la elec­ción de los ele­men­tos más impor­tantes de tu análi­sis, por lo tan­to, tam­poco, pero te damos pis­tas para ori­en­tarte.

1. Tus ventas e ingresos

Es obvio que, si tu even­to es de pago, a la hora de hac­er el bal­ance del mis­mo, las primeras pre­gun­tas son: ¿Has real­iza­do las ven­tas que esper­abas? ¿Has cumpli­do con el pre­supuesto? ¿Los ingre­sos han cubier­to los gas­tos? ¿Has obtenido ben­efi­cios?

Fíjate en el número de entradas ven­di­das para cada día, el rit­mo de las ven­tas, si el obje­ti­vo de inscritos o entradas ven­di­das se ha alcan­za­do o no… ¿Se llegó al sold out antes del día del even­to o la may­oría de las ven­tas se hicieron en el últi­mo min­u­to, inclu­so en taquil­la el día del even­to? ¿Hay algún peri­o­do de ven­tas a lo largo del año (fes­tivos, ver­a­no, invier­no…) que destaque sobre los demás?

Cono­cer la peri­od­i­ci­dad de las ven­tas es impor­tante para estu­di­ar las acciones (o la fal­ta de ellas) que han podi­do per­ju­dicar o favore­cer las ven­tas. La inter­pretación de estos datos te per­mi­tirá hac­er pre­vi­siones y antic­i­parte a los acon­tec­imien­tos en la sigu­iente edi­ción.

Tam­bién es intere­sante analizar la ces­ta media que, jun­to con el dato del número de entradas ven­di­das, con­for­ma un buen indi­cador del com­por­tamien­to de com­pra: ¿Com­pran las entradas en grupo o cada uno la suya? El primer tipo de entra­da en ago­tarse el que antes empieza a vender­se tam­bién es un buen indi­cador: ¿se venden antes los abonos, las ofer­tas o las entradas de 1 día?

Es impor­tante que cruces estos datos con los del pro­gra­ma de tu even­to, el tiem­po que hizo u otros fac­tores que puedan haber influ­i­do en las deci­siones de los asis­tentes como que las posi­bil­i­dades de alo­jamien­to en los alrede­dores sean demasi­a­do escasas como para per­mi­tir que más asis­tentes se que­den más de un día, por ejem­p­lo.

Con estos análi­sis, podrás tomar las rien­das y hac­er algo al respec­to en la sigu­iente edi­ción: si los asis­tentes tien­den a com­prar sus entradas en grupo pero las ven­tas han sido más bien tardías, ¿por qué no lan­zar ofer­tas de grupo con may­or antelación? Tam­bién puedes, según tus obser­va­ciones, ofre­cer medios de trans­porte para facil­i­tar la lle­ga­da al lugar del even­to y la expe­ri­en­cia del asis­tente.

¿Qué ha pasa­do con tus ingre­sos in situ? Si implan­tas un sis­tema de pago cash­less, puedes hac­er un seguimien­to en tiem­po real de tus ven­tas de comi­da y bebi­da y reac­cionar y realizar mod­i­fi­ca­ciones si fuera nece­sario.

2. Los datos de tracking de tu página web

Estos indi­cadores son fun­da­men­tales para cono­cer mejor a los com­pradores y asis­tentes a tu even­to: puedes encon­trar pis­tas intere­santes en los datos sociode­mográ­fi­cos o los que te indi­can des­de dónde han lle­ga­do: ¿a través de las redes sociales, anun­cios, medios de comu­ni­cación?, ¿des­de artícu­los de tu blog y por el posi­cionamien­to en bus­cadores?

El track­ing de las vis­i­tas a tu web te puede dar infor­ma­ción sobre el com­por­tamien­to de los com­pradores pero tam­bién de quienes no han com­pra­do: ¿en qué pun­to han aban­don­a­do el pro­ce­so (y pis­tas para deducir el porqué)? Puede que les haya resul­ta­do com­pli­ca­do nave­g­ar por tu web o que no hayan encon­tra­do la infor­ma­ción que bus­ca­ban. Es impor­tante vig­i­lar estos indi­cadores des­de el prin­ci­pio, antes del even­to te puede ayu­dar a hac­er pequeñas mod­i­fi­ca­ciones en tu web o a comu­nicar sobre los temas que puedan estar blo­que­an­do la com­pra. Y, si real­izas estas acciones, tam­bién podrás ver el impacto que han supuesto.

3. Seguimiento de tus acciones de comunicación

Sigu­ien­do en la línea del track­ing en tu web, tam­bién con­viene hac­er un seguimien­to de tus acciones de comu­ni­cación y pub­li­ci­dad tan­to web como print. Es más fácil cuan­do se tra­ta de cam­pañas web ya que puedes hac­er un seguimien­to de las estadís­ti­cas de tus pági­nas, posts, artícu­los, anun­cios… y detec­tar los momen­tos en los que tu audi­en­cia está pre­sente y más abier­ta a lo que ten­gas que decir: fiján­dote en el engage­ment (gra­do de impli­cación emo­cional que tienen tus seguidores en redes sociales), anal­izan­do para ello los clics, comen­tar­ios, veces que se com­parten tus posts…

Podrás ver el impacto que tienen tus cam­pañas, conc­re­ta­mente las de print, fiján­dote en las vis­i­tas a tu web o en las ven­tas.

En lo que respec­ta a los medios, hac­er un clip­ping de pren­sa (recopi­lar todas tus apari­ciones en pren­sa) te per­mi­tirá, tras el even­to, ten­er una visión del impacto mediáti­co de tu even­to: artícu­los en los que se men­ciona tu even­to, entre­vis­tas, con­tac­tos recibidos tras el envío de comu­ni­ca­dos de pren­sa…

4. Conclusiones y feedback

En primer lugar, com­para el primer indi­cador —las ven­tas e ingre­sos— con el número de asis­tentes reales. El con­trol de acce­so te da la posi­bil­i­dad de hac­er un seguimien­to en tiem­po real del aforo de tu even­to en cada momen­to, las horas pun­ta, el número total de asis­tentes y qué asis­tentes (según lo indi­ca­do en su entra­da). Toda esta infor­ma­ción es bási­ca para medir el éxi­to de tu even­to y la aflu­en­cia de públi­co.

Tras el even­to, no dudes en pedir feed­back tan­to a los asis­tentes como a tu equipo. Puedes enviar un mail­ing con un for­mu­la­rio para recoger sus pun­tos de vista. Recuer­da hac­er­lo nada más finalizar el even­to, es más fácil que la gente se tome la moles­tia de con­tes­tar a este tipo de encues­tas cuan­do aún tienen el even­to fres­co.

Es impor­tante que piens­es bien las pre­gun­tas: pre­gun­ta por los temas en los que real­mente ten­gas una necesi­dad de datos y feed­back, no olvides pre­gun­tar por todas las partes del even­to (acce­sos, restau­ración, expe­ri­en­cia de usuario, etc.) sin olvi­dar dejar espa­cio para comen­tar­ios abier­tos; es impor­tante dejar que se exp­re­sen. El for­mu­la­rio que util­ices tiene que ser cor­to y fácil de rel­lenar (menú desple­gable, casil­las para mar­car, escalas o notas) para así inci­tar a los asis­tentes a respon­der en lugar de crear obstácu­los que harían que aban­donasen el pro­ce­so antes de ter­mi­nar.

Toda esta infor­ma­ción te per­mi­tirá sacar con­clu­siones para la sigu­iente edi­ción de tu even­to, para así ori­en­tar mejor la estrate­gia de ven­ta y de comu­ni­cación del mis­mo. Así, sabrás cuál es el momen­to prop­i­cio para comu­nicar, qué men­sajes lan­zar y posi­bles pro­mo­ciones.

Anal­iza los datos en detalle y con tran­quil­i­dad, com­pára­los con edi­ciones ante­ri­ores de tu even­to y con otros even­tos. El feed­back de los miem­bros de tu equipo y de tus provee­dores tam­bién es impor­tante: ¿ha habido impre­vis­tos que hayan podi­do influir en la expe­ri­en­cia y el feed­back que han dado los asis­tentes?

¡Ten en cuen­ta tan­to los comen­tar­ios pos­i­tivos como los neg­a­tivos!

¡Nos vemos por weezevent.com!

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