6 errores que evitar al organizar un festival

Orga­ni­zar un fes­ti­val y garan­ti­zar su éxi­to requiere preparación y orga­ni­zación.
Evi­ta estos 6 errores comunes a la hora de orga­ni­zar un fes­ti­val.

Índice:

1. 1. No ges­tionar cor­rec­ta­mente el pre­supuesto
   2. No con­tar con una pro­gra­mación atrac­ti­va
   3. No empezar la orga­ni­zación con sufi­ciente antelación
   4. No escoger un buen lugar para la cel­e­bración del fes­ti­val
   5. Perder demasi­a­do tiem­po y energía en la con­trat­ación del staff y, en su caso, los vol­un­tar­ios
   6. No desar­rol­lar la comu­ni­cación del fes­ti­val

1. No gestionar correctamente el presupuesto

Establecer un presupuesto inicial

Antes de orga­ni­zar tu fes­ti­val, tienes que definir cor­rec­ta­mente de qué pre­supuesto dispones. Esto te per­mi­tirá hac­erte una idea de lo que te puedes per­mi­tir y lo que no, así como si es nece­sario que amplíes el pre­supuesto ini­cial.

El pre­supuesto de un fes­ti­val puede ir de algunos cien­tos de euros a var­ios mil­lones. Según el éxi­to que esperes alcan­zar, ten­drás que adap­tar el pre­supuesto en con­se­cuen­cia.

Estimar los gastos

Un fes­ti­val puede durar un úni­co día o varias sem­anas. La duración tam­bién influirá en el pre­supuesto. A la hora de cal­cu­lar los gas­tos, ten en cuen­ta el mate­r­i­al nece­sario y las necesi­dades de per­son­al para la duración total del even­to.

Recaudar fondos extra

Establece un plan de acción claro en lo que respec­ta a los fon­dos que tienes que recau­dar para el fes­ti­val. Evalúa al detalle los importes que esperas recau­dar e imple­men­ta una estrate­gia.
Exis­ten muchas for­mas de recau­dar fon­dos: puedes recur­rir a per­sonas cer­canas, al crowd­fund­ing, al patrocinio, a las colab­o­ra­ciones, al mece­naz­go, a sub­ven­ciones… ¡No descartes nada de entra­da! Asegúrate de pre­sen­tar de for­ma clara y prác­ti­ca tus solic­i­tudes de con­tribu­ción.

2. No contar con una programación atractiva

El éxi­to de un fes­ti­val depende en gran medi­da de la cal­i­dad de los artis­tas del car­tel, por lo tan­to, es muy impor­tante ele­gir­los bien. Tras haber recau­da­do fon­dos para finan­ciar tu fes­ti­val, tienes que vol­carte en la pro­gra­mación. Se tra­ta de una eta­pa fun­da­men­tal ya que los asis­tentes ten­drán que estar entretenidos y sat­is­fe­chos durante todo el fes­ti­val.

Preparar los momentos álgidos del festival

Inde­pen­di­en­te­mente del tipo de fes­ti­val que organ­ices (musi­cal, gas­tronómi­co, artís­ti­co…) y de su duración, ten­drás que pro­gra­mar momen­tos álgi­dos que ofre­cer a los asis­tentes. A la hora de crear la pro­gra­mación, ponte en el lugar de los asis­tentes: ¿qué te gus­taría hac­er por la mañana, ¿y después de com­er?, ¿y al atarde­cer?, ¿y al final de la noche? ¡Sé cre­ati­vo!

Un fes­ti­val de éxi­to tiene que con­tar con una asis­ten­cia con­sid­er­able. Para lograr­lo, las activi­dades tienen que ser vari­adas e intere­santes.

3. No empezar la organización con suficiente antelación

En gen­er­al, un fes­ti­val se orga­ni­za con var­ios meses de antelación y los orga­ni­zadores tienen que con­tar con un plan­ning muy detal­la­do. Un plan­ning de orga­ni­zación de un fes­ti­val tiene que ser claro y efi­caz.

Evitar quedarse sin artistas disponibles

No puedes lle­var a cabo un buen fes­ti­val si no cuen­tas con sufi­cientes artis­tas. Para con­tratar a un artista para tu fes­ti­val, ten­drás que lle­gar a un acuer­do con el artista o con su man­ag­er habit­ual­mente con var­ios meses de antelación. Sé pre­vi­sor y prepara solu­ciones alter­na­ti­vas en caso de que el artista con el que querías con­tar no esté disponible.

Asegurarse de la disponibilidad del equipo humano

Para ase­gu­rarte de que tu fes­ti­val sea un éxi­to será impre­scindible que te rodees de per­sonas cual­i­fi­cadas y de con­fi­an­za. Asegúrate de que estas per­sonas estarán disponibles en las fechas de tu fes­ti­val pero tam­bién antes de su cel­e­bración para colab­o­rar con­ti­go en la orga­ni­zación.

4. No escoger un buen lugar para la celebración del festival

Ya has deci­di­do el tipo de fes­ti­val que vas a orga­ni­zar (músi­ca, teatro, arte, cine, etc.) y has con­trata­do a los artis­tas que quieres que par­ticipen. Es hora de escoger el lugar ide­al para cel­e­brar tu fes­ti­val.

Encontrar el lugar idóneo

Si se tra­ta de un fes­ti­val de arte, puedes orga­ni­zar tu even­to en un museo o en una galería de arte. En caso de que se trate de un fes­ti­val de músi­ca, tienes que escoger una sala o un espa­cio al aire libre en el que los asis­tentes puedan can­tar y bailar sin molestar a los veci­nos. Si quieres orga­ni­zar un fes­ti­val de teatro, tienes que escoger una sala con bue­na acús­ti­ca y asien­tos cómo­d­os…
Por supuesto, si tu fes­ti­val tiene lugar al aire libre, la tem­per­atu­ra y el tiem­po atmos­féri­co son fac­tores que no pueden quedarse sin con­sid­er­ar.

Ten tam­bién en cuen­ta la acce­si­bil­i­dad, en par­tic­u­lar para per­sonas con movil­i­dad reduci­da, en el espa­cio escogi­do.

Man­tén siem­pre en mente la expe­ri­en­cia que los asis­tentes quer­rán vivir al acud­ir a tu fes­ti­val. El ambi­ente en el que con­si­gas sumir­les será un fac­tor clave del éxi­to o fra­ca­so de tu even­to.

Pensar los horarios

El espa­cio escogi­do deter­mi­nará en bue­na medi­da el horario de tu even­to.
Has de ten­er en cuen­ta los horar­ios de aper­tu­ra y cierre del espa­cio, así como los horar­ios de aper­tu­ra y cierre de otros establec­imien­tos en los alrede­dores del espa­cio escogi­do.

Ten en cuen­ta tam­bién los horar­ios de lle­ga­da y sal­i­da de los asis­tentes. Así, podrás acon­se­jar­les sobre cuál es la mejor for­ma para acud­ir a tu even­to.

Si orga­ni­zas un fes­ti­val al que acu­d­en niños, asegúrate de que los padres tienen toda la infor­ma­ción nece­saria para estar tran­qui­los y orga­ni­zarse.

5. Perder demasiado tiempo y energía en la contratación del staff y, en su caso, los voluntarios

Tienes que con­tar con per­son­al sufi­ciente para la orga­ni­zación del fes­ti­val y más aún durante el fes­ti­val en sí, pero esto no tiene que supon­erte más que­braderos de cabeza de la cuen­ta.

Buscar personal y voluntarios de tu zona

Nor­mal­mente es más fácil con­seguir per­son­al de tu zona, espe­cial­mente en el caso de los vol­un­tar­ios. Ten­drán may­or disponi­bil­i­dad, es posi­ble que ya conoz­can bien tu even­to… Puedes anun­ciar tu búsque­da en pági­nas de Face­book locales.

Mantener el contacto

Puede ser difí­cil encon­trar per­son­al ade­cua­do y con­ser­var­lo. Tra­ta bien a tu per­son­al y ofrece una expe­ri­en­cia inolvid­able. Tienen que sen­tirse orgul­losos de colab­o­rar con tu fes­ti­val y encon­trar ven­ta­jas, sea per­son­al con­trata­do o vol­un­tario.

6. No desarrollar la comunicación del festival

Crear una identidad visual para tu festival

La iden­ti­dad visu­al ha de for­mar parte de tu plan­i­fi­cación. Tienes que crear un logo y carte­les que te per­mi­tan pro­mo­cionar tu fes­ti­val en tu zona, en inter­net y en los medios de comu­ni­cación. Tu iden­ti­dad visu­al, por lo tan­to, tiene que refle­jar el tema o el espíritu del fes­ti­val.

Una vez crea­da tu iden­ti­dad visu­al, tienes que pub­licar una pági­na web para tu fes­ti­val. Tu pági­na web tiene que con­tener el car­tel de tu fes­ti­val y el pro­gra­ma com­ple­to de activi­dades, etc, además de un wid­get de ven­ta de entradas para que los asis­tentes puedan com­prar las entradas para tu even­to.
Si no tienes pági­na web, puedes crear un microsite gra­tu­ito para vender las entradas.

Ponerse en contacto con la prensa

Tienes que dis­eñar un plan de comu­ni­cación a la pren­sa local para que los medios de comu­ni­cación sep­an lo que ofrece tu fes­ti­val y lo comu­niquen a su audi­en­cia. Tam­bién tienes que ase­gu­rarte de que tu comu­ni­cación sea clara y con­vin­cente.

Garantizar la promoción

Es impor­tante que lleves a cabo una cam­paña pro­mo­cional efi­caz para atraer públi­co a tu fes­ti­val. Para ello, sé cre­ati­vo y ten pres­en­cia en redes sociales.

Tam­bién tienes que desar­rol­lar una estrate­gia de comu­ni­cación con los asis­tentes. Responde a sus pre­gun­tas y man­ten­les al cor­ri­ente de las últi­mas novedades del fes­ti­val. Para ello, puedes uti­lizar una her­ramien­ta de e‑mail mar­ket­ing y CRM.

Si tienes en cuen­ta estos 6 errores comunes en la orga­ni­zación de un fes­ti­val, tienes las claves que lle­varán a tu even­to al éxi­to.
Si nece­si­tas más ayu­da, no dudes en pon­erte en con­tac­to con nosotros.

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