Organizar un festival en 8 pasos

La orga­ni­zación de un fes­ti­val es estim­u­lante y grat­i­f­i­cante, pero igual­mente com­ple­ja y exi­gente. Para ayu­darte en la tarea, te damos todos nue­stros con­se­jos sobre cómo orga­ni­zar un fes­ti­val.

Para pro­fun­dizar más, descar­ga gratis La guía prác­ti­ca para orga­ni­zadores de fes­ti­vales.

1. Definir las grandes líneas del festival

Organizar un festival implica una serie de pasos imprescindibles. Antes de lanzar la venta de entradas, tienes que definir el las grandes líneas del festival que quieres organizar.

a) Razón de ser del festival

Empieza por respon­der a la pre­gun­ta “¿Por qué orga­ni­zo un fes­ti­val?” Tu respues­ta te ayu­dará a definir obje­tivos, lo que te per­mi­tirá cal­cu­lar el ROI de tu even­to.

b) Tipo de festival

El segun­do paso es imag­i­nar cómo será tu fes­ti­val. El tipo de fes­ti­val, su duración, cómo se desar­rol­lará, el públi­co obje­ti­vo, etc. Este es el momen­to de visu­alizar el even­to que responde a por qué lo orga­ni­zas y a tus prin­ci­pales obje­tivos.

Decide tam­bién la fecha los horar­ios y el lugar de cel­e­bración del fes­ti­val. Tómate tu tiem­po para ase­gu­rarte de que tu elec­ción es atrac­ti­va para tu públi­co obje­ti­vo y le dé ganas de com­prar entradas para tu fes­ti­val.

c) Presupuesto del festival

No puedes lan­zarte a orga­ni­zar un fes­ti­val sin abor­dar la elab­o­ración de un pre­supuesto. Para garan­ti­zar el éxi­to de tu fes­ti­val, tienes que tomarte en serio la elab­o­ración de tu pre­supuesto y ser real­ista.

Tras analizar tu públi­co obje­ti­vo, sus intere­ses y sus expec­ta­ti­vas, ten­drás una idea aprox­i­ma­da de las activi­dades y el entreten­imien­to que puedes incluir para sat­is­fac­er­lo. Esta ori­entación te per­mi­tirá elab­o­rar tu pre­supuesto tenien­do en cuen­ta los gas­tos que ten­drás que cubrir para cada par­ti­da (ccaché de los artis­tas, alquil­er del espa­cio, provee­dores, seguros, per­son­al, etc.).

No olvides incluir un mar­gen de seguri­dad en tu pre­supuesto. En gen­er­al, este mar­gen se recomien­da que ronde el 15% del pre­supuesto glob­al.

Para que te resulte más fácil, puedes basarte en nue­stro artícu­lo que te ayu­dará a elab­o­rar un pre­supuesto para un fes­ti­val de for­ma real­ista.

Financiar el festival

Una vez elab­o­ra­do el pre­supuesto, es el momen­to de con­seguir los fon­dos nece­sar­ios para cubrir los gas­tos pre­vis­tos.

Si actúas con sufi­ciente antelación, tienes a tu dis­posi­ción diver­sas opor­tu­nidades de finan­ciación. Por ejem­p­lo, puedes:

• Crear un dossier y realizar solic­i­tudes de patrocinio.
• Con­tar con mece­nas que puedan hac­erse car­go de parte de los gas­tos.
• Solic­i­tar sub­ven­ciones en los orga­niz­mos compte­tentes de tu zona.
• Abrir tu even­to a provee­dores exter­nos y cobrar dere­chos de explotación.
• Apo­yarte en la gen­erosi­dad de difer­entes per­sonas con cam­pañas de donación y crowd­fund­ing.
• Etc.

Para más infor­ma­ción sobre las opciones a tu dis­posi­ción, des­cubre nue­stro artícu­lo especí­fi­co sobre este tema: «Cómo finan­ciar tu fes­ti­val: 6 vías a explo­rar».

2. Encontrar un nombre para tu festival

Haber definido las grandes líneas de tu fes­ti­val te ayu­dará a encon­trar­le un nom­bre ade­cua­do.

Al reflex­ionar sobre el nom­bre, has de ten­er en cuen­ta los sigu­ientes cri­te­rios:

• Facil­i­dad de pro­nun­ciación: Loa asis­tentes tienen que poder pro­nun­ciar el nom­bre de tu fes­ti­val con facil­i­dad. ¿Es fácil de recor­dar? ¿Un niño podría pro­nun­cia­r­lo?
• Lon­gi­tud ide­al: Para que el nom­bre de tu fes­ti­val sea potente y se recuerde, tiene que ten­er una lon­gi­tud ade­cua­da, en gen­er­al debería estar entre los 10 y los 30 car­ac­teres.
• Entendible: Es nece­sario que tu públi­co obje­ti­vo pue­da enten­der el nom­bre de tu fes­ti­val. Para ello, ten muy pre­sentes las car­ac­terís­ti­cas de tu públi­co obje­ti­vo: su uni­ver­so, sus cos­tum­bres y sus car­ac­terís­ti­cas. El nom­bre le tiene que gus­tar y tiene que ten­er sen­ti­do para este seg­men­to de población.

Pero sobre todo, ¡el nom­bre de tu even­to te tiene que gus­tar!

3. Vender las entradas

Tanto si decides cobrar por asistir a tu festival como si es un evento gratuito, es recomendable que establezcas una venta de entradas online o un sistema de inscripción para animar a tu público objetivo a pasar a la acción.

Un sis­tema de ven­ta de entradas online te per­mite, entre otras cosas:

• Hac­er un seguimien­to de la asis­ten­cia esper­a­da antes del even­to y ase­gu­rarte de que se respe­ta el aforo del recin­to elegi­do.
• Cono­cer la tasa de “no-show” (per­sonas que han adquiri­do su entra­da y final­mente no acu­d­en al fes­ti­val).
• Vender ser­vi­cios com­ple­men­tar­ios a las entradas (acce­so al camp­ing, acce­so a la zona VIP…)
• Estable­cer difer­entes tar­i­fas y cat­e­gorías para tus difer­entes públi­cos.
• Gener­ar ingre­sos antes del fes­ti­val para finan­ciar el proyec­to.
• Cono­cer mejor a los asis­tentes y poder con­tac­tar con ellos antes, durante y después del fes­ti­val

4. Rodearse de profesionales

Es casi seguro que no asumirás tú solo todas las tareas relacionadas con tu festival. ¡Rodéate de los mejores!

Para ayu­darte a crear un even­to mem­o­rable, rodéate de espe­cial­is­tas y pro­fe­sion­ales de even­tos que puedan lle­varte de la mano. Opti­miza el éxi­to de tu fes­ti­val escogién­do­los con mimo y define sus roles y tar­eas al detalle.

Entre los pro­fe­sion­ales y espe­cial­is­tas con los que ten­drás que con­tar, están:

• Pro­duc­ción (pres­i­dente, tesorero/a, respon­s­able de comu­ni­cación, respon­s­able de pro­gra­mación, respon­s­able de logís­ti­ca…) y vol­un­tar­ios.
• Provee­dores (audio­vi­suales, cater­ing, ani­mación, con­trol de acce­so…)
• Pro­gra­mación (los artis­tas y ponentes que par­tic­i­parán en tu fes­ti­val).

Con­se­jo: Des­cubre los 6 errores que evi­tar al orga­ni­zar un fes­ti­val.

5. Comunicar antes del festival

Maximiza tus posibilidades de atraer a un máximo de asistentes al festival comunicándolo con suficiente antelación.

Tienes var­ios recur­sos a tu dis­posi­ción. Selec­ciona los que mejor enca­jen con tu públi­co obje­ti­vo y sus hábitos. Aquí tienes algu­nas ideas de canales de comu­ni­cación:

• Pági­na web opti­miza­da
• E‑mailing
• Anun­cios (online o en papel)
• Redes sociales
• Medios de comu­ni­cación (pren­sa, radio, TV)
• Colab­o­radores

¡Atrae a tu públi­co obje­ti­vo cap­tan­do su aten­ción! Redes sociales, val­las pub­lic­i­tarias, radio… Prue­ba y adap­ta tu estrate­gia en fun­ción de los resul­ta­dos. Julie, Jefa de Proyec­tos — Weezevent

6. Optimizar al máximo tu organización

Para que el festival se desarrolle correctamente, tienes que planificar su organización paso a paso.

Cuan­to más pre­ciso seas en los detalles de cada paso de tu plan­i­fi­cación, más posi­bil­i­dades ten­drás de que todo sal­ga bien y de poder reac­cionar a tiem­po en caso de impre­vis­tos. Este paso es largo y tedioso, pero te per­mite ten­er una visión glob­al de tu fes­ti­val.

Pien­sa la pro­gra­mación ide­al para tu fes­ti­val con tiem­po sufi­ciente. ¿Cuáles serán los momen­tos clave? Cada momen­to con una activi­dad pro­gra­ma­da en tu fes­ti­val (un concier­to, una con­fer­en­cia, una activi­dad…) tiene que con­tar con su pro­pio plan­ning de orga­ni­zación. Pre­v­er de ante­mano todo lo posi­ble te per­mite max­i­mizar tus posi­bil­i­dades de poder con­tratar a tus ponentes y artis­tas soña­dos.

Plan­i­fi­ca tam­bién la dis­tribu­ción del recin­to del even­to, tu comu­ni­cación y la orga­ni­zación el día D. Para ayu­darte a hac­er­lo, des­cubre el plan­ning de orga­ni­zación de un fes­ti­val.

7. No olvides los pasos post-festival

Por supuesto, ¡la organización de tu festival no termina cuando los asistentes se han ido! La organización “post-evento” es tan importante como todo el trabajo previo.

Plan­i­fi­ca el desmon­ta­je y la limpieza del recin­to al final del even­to. Puedes con­tratar a una empre­sa de limpieza para que te ayude con esto. No obstante, la limpieza durante y después del even­to es asun­to de todos. Haz que todo el equipo esté con­cien­ci­a­do e implíca­los en la limpieza con­tin­ua del recin­to durante el fes­ti­val.

Orga­ni­za reuniones de bal­ance con los dis­tin­tos agentes impli­ca­dos en el fes­ti­val. Equipo, vol­un­tar­ios, provee­dores, colab­o­radores… Haced bal­ance de vues­tra colab­o­ración, y definid jun­tos las áreas de mejo­ra para las próx­i­mas edi­ciones.

La comu­ni­cación pos­te­ri­or al even­to es tan impor­tante como la pre­via al fes­ti­val.

Jus­to después de tu fes­ti­val, tam­bién es el momen­to ide­al para pedir la opinión de los asis­tentes al fes­ti­val a través de un cues­tionario online, agrade­cién­doles su asis­ten­cia. Tam­bién puedes estable­cer una vía de comu­ni­cación para los asis­tentes que hayan per­di­do obje­tos per­son­ales durante el fes­ti­val. Por ejem­p­lo, una direc­ción de correo elec­tróni­co especí­fi­ca, un número de telé­fono o una pub­li­cación en redes sociales.

No dudes en crear con­tenido de comu­ni­cación rela­ciona­do con tu even­to. Sigue ali­men­tan­do las redes sociales a lo largo del año con las fotos y vídeos toma­dos durante el fes­ti­val, para crear una comu­nidad en torno al fes­ti­val y poten­ciar la asis­ten­cia en la próx­i­ma edi­ción.

8. Descargar la guía práctica para organizar tu primer festival

¿Este artículo te ha dado ganas de organizar tu primer festival y te gustaría leer más consejos y consejos de expertos?

Ponemos a tu dis­posi­ción la “Guía prác­ti­ca para orga­ni­zadores de fes­ti­vales”. Un libro blan­co gra­tu­ito con un con­tenido rico y vari­a­do para guiarte en todas las eta­pas de tu fes­ti­val.

Descar­gar la guía