Organizar un festival en 7 pasos

Organizar un festival en 7 pasos

La orga­ni­zación de un fes­ti­val es estim­u­lante y grat­i­f­i­cante, pero igual­mente com­ple­ja y exi­gente. Para ayu­darte en la tarea, te damos todos nue­stros con­se­jos sobre cómo orga­ni­zar un festival.

Para pro­fun­dizar más, descar­ga gratis La guía prác­ti­ca para orga­ni­zadores de fes­ti­vales.

Índice


    1. Definir las grandes líneas del festival

    Organizar un festival implica una serie de pasos imprescindibles. Antes de lanzar la venta de entradas, tienes que definir el las grandes líneas del festival que quieres organizar.

    Empieza por respon­der a la pre­gun­ta “¿Por qué orga­ni­zo un fes­ti­val?” Tu respues­ta te ayu­dará a definir obje­tivos, lo que te per­mi­tirá cal­cu­lar el ROI de tu evento.

    El segun­do paso es imag­i­nar cómo será tu fes­ti­val. El tipo de fes­ti­val, su duración, cómo se desar­rol­lará, el públi­co obje­ti­vo… Este es el momen­to de visu­alizar el even­to que responde a por qué lo orga­ni­zas y a tus prin­ci­pales objetivos.

    A con­tin­uación, elab­o­ra un pre­supuesto para tu fes­ti­val. Para que te resulte más fácil, puedes basarte en nue­stro artícu­lo sobre las reglas bási­cas para elab­o­rar el pre­supuesto de tu evento.

    Por últi­mo, decide la fecha, los horar­ios y el lugar de cel­e­bración del fes­ti­val. Tómate tu tiem­po para ase­gu­rarte de que tu elec­ción es atrac­ti­va para tu públi­co obje­ti­vo y le dé ganas de com­prar entradas para tu festival.

    2. Vender las entradas

    Tanto si decides cobrar por asistir a tu festival como si es un evento gratuito, es recomendable que establezcas una venta de entradas online o un sistema de inscripción para animar a tu público objetivo a pasar a la acción.

    Un sis­tema de ven­ta de entradas online te per­mite, entre otras cosas:

    • Hac­er un seguimien­to de la asis­ten­cia esper­a­da antes del even­to y ase­gu­rarte de que se respe­ta el aforo del recin­to elegido.
    • Cono­cer la tasa de “no-show” (per­sonas que han adquiri­do su entra­da y final­mente no acu­d­en al festival).
    • Vender ser­vi­cios com­ple­men­tar­ios a las entradas (acce­so al camp­ing, acce­so a la zona VIP…)
    • Estable­cer difer­entes tar­i­fas y cat­e­gorías para tus difer­entes públicos.
    • Gener­ar ingre­sos antes del fes­ti­val para finan­ciar el proyecto.
    • Cono­cer mejor a los asis­tentes y poder con­tac­tar con ellos antes, durante y después del festival

    3. Rodearse de profesionales

    Es casi seguro que no asumirás tú solo todas las tareas relacionadas con tu festival. ¡Rodéate de los mejores!

    Para ayu­darte a crear un even­to mem­o­rable, rodéate de espe­cial­is­tas y pro­fe­sion­ales de even­tos que puedan lle­varte de la mano. Opti­miza el éxi­to de tu fes­ti­val escogién­do­los con mimo y define sus roles y tar­eas al detalle.

    Entre los pro­fe­sion­ales y espe­cial­is­tas con los que ten­drás que con­tar, están:

    • Pro­duc­ción (pres­i­dente, tesorero/a, respon­s­able de comu­ni­cación, respon­s­able de pro­gra­mación, respon­s­able de logís­ti­ca…) y voluntarios.
    • Provee­dores (audio­vi­suales, cater­ing, ani­mación, con­trol de acce­so…)
    • Pro­gra­mación (los artis­tas y ponentes que par­tic­i­parán en tu festival).

    4. Comunicar antes del festival

    Maximiza tus posibilidades de atraer a un máximo de asistentes al festival comunicándolo con suficiente antelación.

    Tienes var­ios recur­sos a tu dis­posi­ción. Selec­ciona los que mejor enca­jen con tu públi­co obje­ti­vo y sus hábitos. Aquí tienes algu­nas ideas de canales de comunicación:

    ¡Atrae a tu públi­co obje­ti­vo cap­tan­do su aten­ción! Redes sociales, val­las pub­lic­i­tarias, radio… Prue­ba y adap­ta tu estrate­gia en fun­ción de los resul­ta­dos. Julie, Jefa de Proyec­tos — Weezevent

    5. Optimizar al máximo tu organización

    Para que el festival se desarrolle correctamente, tienes que planificar su organización paso a paso.

    Cuan­to más pre­ciso seas en los detalles de cada paso de tu plan­i­fi­cación, más posi­bil­i­dades ten­drás de que todo sal­ga bien y de poder reac­cionar a tiem­po en caso de impre­vis­tos. Este paso es largo y tedioso, pero te per­mite ten­er una visión glob­al de tu festival.

    Con­se­jo: Des­cubre 6 errores que evi­tar al orga­ni­zar tu festival.

    6. No olvides los pasos post-festival

    Por supuesto, ¡la organización de tu festival no termina cuando los asistentes se han ido! La organización “post-evento” es tan importante como todo el trabajo previo.

    Plan­i­fi­ca el desmon­ta­je y la limpieza del recin­to al final del even­to. Puedes con­tratar a una empre­sa de limpieza para que te ayude con esto. No obstante, la limpieza durante y después del even­to es asun­to de todos. Haz que todo el equipo esté con­cien­ci­a­do e implíca­los en la limpieza con­tin­ua del recin­to durante el festival.

    Orga­ni­za reuniones de bal­ance con los dis­tin­tos agentes impli­ca­dos en el fes­ti­val. Equipo, vol­un­tar­ios, provee­dores, colab­o­radores… Haced bal­ance de vues­tra colab­o­ración, y definid jun­tos las áreas de mejo­ra para las próx­i­mas ediciones.

    La comu­ni­cación pos­te­ri­or al even­to es tan impor­tante como la pre­via al festival.

    Jus­to después de tu fes­ti­val, tam­bién es el momen­to ide­al para pedir la opinión de los asis­tentes al fes­ti­val a través de un cues­tionario online, agrade­cién­doles su asis­ten­cia. Tam­bién puedes estable­cer una vía de comu­ni­cación para los asis­tentes que hayan per­di­do obje­tos per­son­ales durante el fes­ti­val. Por ejem­p­lo, una direc­ción de correo elec­tróni­co especí­fi­ca, un número de telé­fono o una pub­li­cación en redes sociales.

    No dudes en crear con­tenido de comu­ni­cación rela­ciona­do con tu even­to. Sigue ali­men­tan­do las redes sociales a lo largo del año con las fotos y vídeos toma­dos durante el fes­ti­val, para crear una comu­nidad en torno al fes­ti­val y poten­ciar la asis­ten­cia en la próx­i­ma edición.

    7. Descargar la guía práctica para organizar tu primer festival

    ¿Este artículo te ha dado ganas de organizar tu primer festival y te gustaría leer más consejos y consejos de expertos?

    Ponemos a tu dis­posi­ción la “Guía prác­ti­ca para orga­ni­zadores de fes­ti­vales”. Un libro blan­co gra­tu­ito con un con­tenido rico y vari­a­do para guiarte en todas las eta­pas de tu festival.

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