¿Cómo organizar un seminario?

Orga­ni­zar un sem­i­nario puede ser muy estre­sante, por lo que hay que ser pre­vi­sores, plan­i­ficar y con­tro­lar cada paso del pro­ce­so para que sea un éxi­to. Antes de empren­der cualquier acción, pien­sa en cada paso, en los recur­sos que nece­si­tarás y en la car­ga de tra­ba­jo esti­ma­da. Tienes que con­tar con tiem­po (y capaci­dad de tra­ba­jo) sufi­ciente para preparar­lo todo ade­cuada­mente. Para aumen­tar tus posi­bil­i­dades de éxi­to, prepárate como lo harías para cualquier otro even­to.

Aquí tienes los prin­ci­pales pasos a ten­er en cuen­ta para orga­ni­zar sem­i­nar­ios de cal­i­dad, sea cual sea el for­ma­to y el tema.

1. Definir los objetivos de la seminario

El primer paso en la plan­i­fi­cación de cualquier even­to, ya sea una con­ven­ción o un even­to cor­po­ra­ti­vo, es fijar los obje­tivos. Los sem­i­nar­ios se han con­ver­tido en una her­ramien­ta cen­tral de comu­ni­cación y tienen que ser capaces de trans­mi­tir infor­ma­ción nue­va con un obje­ti­vo especí­fi­co.

El gas­to en sem­i­nar­ios está aumen­tan­do con­sid­er­able­mente a medi­da que las empre­sas se dan cuen­ta del impacto de los sem­i­nar­ios (ya sean online o pres­en­ciales) en sus resul­ta­dos y en su ima­gen de mar­ca. Des­de lugar de cel­e­bración has­ta la elec­ción de los patroci­nadores, pasan­do por la elec­ción de la comi­da y bebi­da, hay que preparar­lo todo a con­cien­cia. Aquí tienes algu­nas pre­gun­tas que pueden ayu­darte:

• ¿A quién va dirigi­do?
• ¿Cuál es el men­saje que quieres trans­mi­tir?
• ¿Con qué medios de comu­ni­cación con­tac­tar?
• ¿Cuál será la duración?
• ¿Cuán­do cel­e­brar el sem­i­nario? ¿Para el 10º aniver­sario de la empre­sa? ¿Como cierre del año?
• ¿Qué provee­dores ele­gir para el esce­nario, la luz y sonido, la comi­da, la fotografía…?

2. Elige bien el lugar de celebración

Sea cual sea el recin­to que eli­jas, tiene que sat­is­fac­er tan­to tus necesi­dades (por ejem­p­lo, ten­er salas sufi­cientes para todas las ponen­cias y talleres) como las necesi­dades de los asis­tentes (pien­sa en un lugar boni­to y acce­si­ble o en un espa­cio para even­tos vir­tuales bien dis­eña­do).

Al selec­cionar un lugar de cel­e­bración para un sem­i­nario, a menudo se pasa por alto la ilu­mi­nación y la acús­ti­ca, pero estas afectan sig­ni­fica­ti­va­mente a la expe­ri­en­cia de los asis­tentes, sobre todo si orga­ni­zas un even­to híbri­do. El recin­to puede ser un hotel, un pala­cio de con­gre­sos o un espa­cio poco común para este tipo de even­tos. Por últi­mo, la elec­ción del espa­cio tam­bién debería depen­der de la fecha y hora de la sem­i­nario. Com­prue­ba pre­vi­a­mente que no coin­cide con otro even­to (deporti­vo, pro­fe­sion­al, etc.) en tu zona.

3. Definir el formato del seminario

Aho­ra toca pon­erse con una elec­ción sen­cil­la pero muy impor­tante: el for­ma­to de tu sem­i­nario. ¿Quieres orga­ni­zar un even­to 100% pres­en­cial, online o híbri­do? La elec­ción del for­ma­to afec­ta en gran medi­da a tu orga­ni­zación, la com­ple­ji­dad de su desar­rol­lo, el pre­supuesto nece­sario, las per­sonas impli­cadas y mucho más.

4. Piensa en tu estrategia de precios y en tu presupuesto

A difer­en­cia de la may­oría de los even­tos pro­fe­sion­ales o para el públi­co gen­er­al, el obje­ti­vo de orga­ni­zar un sem­i­nario no suele ser obten­er ben­efi­cios, pero tam­poco quer­e­mos perder dinero. Por lo tan­to, elab­o­rar un pre­supuesto detal­la­do es un paso esen­cial a la hora de orga­ni­zar un sem­i­nario. Como en cualquier even­to, enu­mera los costes y recur­sos que se van a nece­si­tar (cater­ing, patroci­nadores, etc.).

Además de ten­er en cuen­ta el coste del alquil­er del espa­cio (si el sem­i­nario es pres­en­cial), asegúrate de no olvi­dar ningún coste: provee­dores de ser­vi­cios exter­nos, aparcamien­to, zonas reser­vadas para patroci­nadores o expos­i­tores, o inclu­so el wifi. Si tu sem­i­nario es gra­tu­ito, los recur­sos que van a apor­tar tus patroci­nadores, por ejem­p­lo, han de estar clara­mente definidos.

5. Elige los ponentes adecuados

Este es un paso difí­cil pero cru­cial en la plan­i­fi­cación de un sem­i­nario. Elige los ponentes para tu even­to después de haber deci­di­do las fechas y el lugar. Inten­ta ele­gir un ponente con expe­ri­en­cia que sepa man­ten­er el interés del públi­co durante todo el sem­i­nario y que sea acorde con los obje­tivos fija­dos.

Elige, pues, a los ponentes con cuida­do, bus­can­do opin­iones, sus per­files y expe­ri­en­cia pre­via. Un ponente tiene el poder de hac­er que tu even­to sea un éxi­to o un desas­tre. Prepárate para la posi­bil­i­dad de que el gas­to de con­tratar a un ponente afecte a tu pre­supuesto.

6. Gestionar la inscripción y la venta de entradas

Si el sem­i­nario es de pago, es recomend­able man­ten­er bajos los pre­cios de las entradas ya que el obje­ti­vo del even­to no suele ser obten­er ben­efi­cios, sino com­par­tir conocimien­to.

Por ejem­p­lo, para plan­i­ficar mejor los recur­sos, puedes empezar por abrir las inscrip­ciones con, al menos, un mes de antelación. Aunque el sem­i­nario sea total­mente gra­tu­ito, la inscrip­ción online es alta­mente recomend­able ya que es infini­ta­mente más cómo­da, tan­to para el orga­ni­zador como para los asis­tentes.

7. Hacer balance del evento

Escuchar comen­tar­ios y reac­ciones es una parte esen­cial de cualquier even­to. El feed­back te mues­tra lo bien que has sat­is­fe­cho (o no) las expec­ta­ti­vas de tu audi­en­cia. Recoge los comen­tar­ios clave del públi­co tras el even­to, de for­ma que puedas iden­ti­ficar tus pun­tos fuertes y las áreas de mejo­ra. Tam­bién puedes enviar e‑mails de agradec­imien­to a los asis­tentes después del sem­i­nario e incluir una encues­ta de sat­is­fac­ción. Las her­ramien­tas de CRM tam­bién pueden facil­i­tarte el tra­ba­jo. Para ter­mi­nar, pub­li­ca fotos y encues­tas en tus dis­tin­tas redes sociales para que los asis­tentes puedan ver­las y comen­tar­las después del even­to.

Las solu­ciones de Weezevent ofre­cen al orga­ni­zador de un sem­i­nario un sis­tema de con­trol de acce­so flu­i­do y seguro, un sis­tema de inscripi­ción online intu­iti­vo y her­ramien­tas de CRM avan­zadas para opti­mizar la gestión de los asis­tentes, ofre­cien­do así una expe­ri­en­cia de sem­i­nario idónea y alta­mente per­son­al­iza­da.

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