Las fiestas de estudiantes y su organización requieren una preparación específica. Escoger herramientas online es una buena forma de adaptarse a las prácticas habituales de los estudiantes. Como plataforma de venta de entradas online, acompañamos a los organizadores de fiestas de estudiantes desde hace más de 10 años y hemos tomado nota de los mejores trucos. Te presentamos cómo organizar una fiesta de estudiantes disfrutando del proceso.
Índice
- Empezar por los 3 elementos básicos
- Vender entradas en preventa
- Publicar en redes sociales
- Recoger datos de los estudiantes
- Personalizar las entradas
- Imprimir y colocar carteles
- Abastecerse de bebida
- Contratar DJs
- Controlar los accesos a tu fiesta
- Escoger un sistema de venta de entradas con multitud de funcionalidades
1. Empezar por los 3 elementos básicos
Sin estos tres elementos no es posible organizar una fiesta de estudiantes: el concepto, la financiación y el lugar. Incluso antes de lanzarte con la preparación, tienes que ocuparte del tema de tu fiesta para diferenciarte de las demás y así atraer un número suficiente de asistentes. Lo mismo ocurre con la financiación. Es probable que ganes dinero con tu fiesta, pero aun así tendrás que disponer de tesorería para afrontar ciertos gastos iniciales. Puedes solicitar al establecimiento en el que estudias o a otras organizaciones un donativo para poder lanzarte con tu primera fiesta, siempre estableciendo previamente un presupuesto. Y por último, ¿cómo organizar una fiesta de estudiantes sin contar con un lugar en el que celebrarla? Hemos redactado para ti los criterios principales para escoger el espacio y trucos para encontrar un espacio original: bar, club, barco, etc.
2. Vender entradas en preventa
Una vez tratados los temas citados en el punto anterior, es el momento de abordar el marketing y la venta de entradas. La preventa es imprescindible para las fiestas de estudiantes. El principio en el que se basa es sencillo: se concede un descuento a los estudiantes que compren su entrada con antelación.
Con una plataforma de venta de entradas online, es fácil programar tarifas early bird en un par de clics. En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre la configuración de tarifas en Weezevent. Además, vendiendo entradas online, no tendrás que imprimir entradas, los estudiantes pueden descargarlas en su móvil y listo.
3. Publicar en redes sociales
Si tu fiesta de estudiantes se limita a las personas que estudian en tu mismo establecimiento, bastará con que crees un evento de Facebook —con enlace a tu microsite Weezevent— y que lo publiques en el grupo de Facebook de alumnos. Si la fiesta está abierta a todo el mundo, pide a tus conocidos que publiquen tu evento de Facebook en los grupos de estudiantes de sus establecimientos. Publícalo tú también en los grupos de estudiantes de tu ciudad.
Existe una técnica de marketing muy utilizada que consiste en sortear entradas mediante un concurso. Independientemente de otras reglas del concurso, es fundamental que las personas que quieran participar en el mismo den like y/o compartan una publicación sobre tu evento, de forma que ganes visibilidad.
Instagram también es un aliado en tu campaña de marketing. Es una red social muy popular entre los estudiantes, que tienen cientos e incluso miles de seguidores. Pídeles que publiquen una story con un mensaje hablando de tu fiesta —y con un enlace a tu evento— a cambio de una o varias entradas para tu fiesta. Si su comunidad está en tu ciudad y sigue sus recomendaciones hay muchas probabilidades de que la operación sea rentable.
4. Recoger datos de los estudiantes
Las redes sociales son una buena forma de dar visibilidad a tu fiesta de estudiantes, pero a veces esto no es suficiente para la fidelización. Con una plataforma de venta de entradas online, conseguirás las direcciones de correo electrónico de los asistentes y podrás enviarles anuncios y recordatorios mediante campañas de e-mailing si organizas varias fiestas a lo largo del año. Con un formulario personalizado, podrás también pedirles información adicional como una copia del DNI si es imprescindible ser mayor de edad para acceder a tu fiesta.
5. Personalizar las entradas
¿Estás orgulloso de tu logo y quieres que tu identidad visual esté presente por todos los medios posibles? Personaliza las entradas de forma sencilla gracias a nuestra herramienta intuitiva. También es una forma de mostrar que eres una organización seria y los estudiantes se acordarán de ti con mayor facilidad si tu logo aparece en la entrada.
6. Imprimir y colocar carteles
Imprime carteles y colócalos en lugares estratégicos: facultades, bares, clubes deportivos, etc. Este canal de comunicación y marketing en vías de desaparición para la mayoría de las organizaciones sigue teniendo sentido para las fiestas de estudiantes.
Pide a los alumnos más talentosos que se encarguen del diseño, ya que cuanto más atractivo sea el cartel, más expectativas crearás alrededor de tu fiesta de estudiantes. Si, además, los estudiantes ven tu cartel habitualmente en su día a día, ¡esperarán con ganas que empiece la fiesta!
Aun así, ten cuidado con los costes de impresión. Consulta si puedes imprimir grandes formatos en alta calidad directamente en tu universidad. ¡Eso bajará tus costes!
7. Abastecerse de bebida
Gestionar las bebidas de un evento no es tan fácil como puede parecerlo. En función del espacio escogido, podrías tener que gestionar tú mismo esta tarea y todo lo que conlleva: pedido, entrega, cantidades, precios, etc. Si pides demasiado, habrás gastado una parte de tu presupuesto para nada. Si pides demasiado poco, los estudiantes se quejarán. Por lo tanto, presta atención a todos los detalles.
En las fiestas de estudiantes se suelen incluir tickets de bebidas en las preventas y es otro elemento que tienen que gestionar los organizadores. Para no entrar en pánico en el último minuto, tienes que gestionar este tema con tiempo. Por último, en tu previsión tienes que contar con bebidas alcohólicas, refrescos y agua: la variedad es importante.
8. Contratar DJs
Hoy en día, ¿quién no tiene al menos un DJ en su clase? ¿Quién no tiene un amigo o un amigo de un amigo que pincha en fiestas en casas o en bares de la ciudad? Si a priori no se te ocurre nadie para pinchar en tu fiesta, pregunta a tu alrededor: el boca a boca hará su trabajo. Una vez hayas encontrado el o los DJs, asegúrate de que tienes todo en orden: contrato, material, seguro, derechos SGAE.
9. Controlar los accesos a tu fiesta
Disponible en la App Store y en la Play Store, la aplicación WeezAccess te permite escanear las entradas de los asistentes en un abrir y cerrar de ojos. Todas las entradas tienen un código QR único, de forma que la aplicación detecta cualquier intento de fraude. De esta forma, la seguridad de tu evento es óptima.
A la hora de escoger el espacio, pregunta si está incluido en el alquiler un servicio de seguridad y cuántos agentes habrá disponibles, para controlar las entradas y salidas y también el interior del espacio.
10. Escoger un sistema de venta de entradas con multitud de funcionalidades
La ventaja de una plataforma de venta de entradas todo en uno es que te ofrece infinidad de opciones. Así, puedes diferenciarte del resto de fiestas de estudiantes y ofrecer una experiencia digital completa. Por ejemplo, crea códigos promocionales para los estudiantes de tu clase. Vende productos al mismo tiempo que vendes entradas —camisetas, gorras, abrebotellas, etc. ¡Y todo esto sin moverte del sofá!
¿Estás listo para lanzar la preparación de tu fiesta de estudiantes? Descubre todas las funcionalidades de Weezevent, a medida de las fiestas de estudiantes, haciendo clic en el siguiente botón:
