10 trucos para organizar la mejor fiesta de estudiantes

10 trucos para organizar la mejor fiesta de estudiantes

Las fies­tas de estu­di­antes y su orga­ni­zación requieren una preparación especí­fi­ca. Escoger her­ramien­tas online es una bue­na for­ma de adap­tarse a las prác­ti­cas habit­uales de los estu­di­antes. Como platafor­ma de ven­ta de entradas online, acom­pañamos a los orga­ni­zadores de fies­tas de estu­di­antes des­de hace más de 10 años y hemos toma­do nota de los mejores tru­cos. Te pre­sen­ta­mos cómo orga­ni­zar una fies­ta de estu­di­antes dis­fru­tan­do del proceso.

Índice

  1. Empezar por los 3 ele­men­tos básicos
  2. Vender entradas en preventa
  3. Pub­licar en redes sociales
  4. Recoger datos de los estudiantes
  5. Per­son­alizar las entradas
  6. Imprim­ir y colo­car carteles
  7. Abaste­cerse de bebida
  8. Con­tratar DJs
  9. Con­tro­lar los acce­sos a tu fiesta
  10. Escoger un sis­tema de ven­ta de entradas con mul­ti­tud de funcionalidades

1. Empezar por los 3 elementos básicos

Sin estos tres ele­men­tos no es posi­ble orga­ni­zar una fies­ta de estu­di­antes: el con­cep­to, la finan­ciación y el lugar. Inclu­so antes de lan­zarte con la preparación, tienes que ocu­parte del tema de tu fies­ta para difer­en­cia­rte de las demás y así atraer un número sufi­ciente de asis­tentes. Lo mis­mo ocurre con la finan­ciación. Es prob­a­ble que ganes dinero con tu fies­ta, pero aun así ten­drás que dispon­er de tesor­ería para afrontar cier­tos gas­tos ini­ciales. Puedes solic­i­tar al establec­imien­to en el que estu­dias o a otras orga­ni­za­ciones un dona­ti­vo para poder lan­zarte con tu primera fies­ta, siem­pre estable­cien­do pre­vi­a­mente un pre­supuesto. Y por últi­mo, ¿cómo orga­ni­zar una fies­ta de estu­di­antes sin con­tar con un lugar en el que cel­e­brar­la? Hemos redac­ta­do para ti los cri­te­rios prin­ci­pales para escoger el espa­cio y tru­cos para encon­trar un espa­cio orig­i­nal: bar, club, bar­co, etc.

2. Vender entradas en preventa

Una vez trata­dos los temas cita­dos en el pun­to ante­ri­or, es el momen­to de abor­dar el mar­ket­ing y la ven­ta de entradas. La pre­ven­ta es impre­scindible para las fies­tas de estu­di­antes. El prin­ci­pio en el que se basa es sen­cil­lo: se con­cede un des­cuen­to a los estu­di­antes que com­pren su entra­da con antelación.

Con una platafor­ma de ven­ta de entradas online, es fácil pro­gra­mar tar­i­fas ear­ly bird en un par de clics. En este artícu­lo te expli­camos todo lo que nece­si­tas saber sobre la con­fig­u­ración de tar­i­fas en Weezevent. Además, ven­di­en­do entradas online, no ten­drás que imprim­ir entradas, los estu­di­antes pueden descar­gar­las en su móvil y listo.

3. Publicar en redes sociales

Si tu fies­ta de estu­di­antes se limi­ta a las per­sonas que estu­di­an en tu mis­mo establec­imien­to, bas­tará con que crees un even­to de Face­book —con enlace a tu microsite Weezevent— y que lo publiques en el grupo de Face­book de alum­nos. Si la fies­ta está abier­ta a todo el mun­do, pide a tus cono­ci­dos que publiquen tu even­to de Face­book en los gru­pos de estu­di­antes de sus establec­imien­tos. Pub­líca­lo tú tam­bién en los gru­pos de estu­di­antes de tu ciudad.

Existe una téc­ni­ca de mar­ket­ing muy uti­liza­da que con­siste en sortear entradas medi­ante un con­cur­so. Inde­pen­di­en­te­mente de otras reglas del con­cur­so, es fun­da­men­tal que las per­sonas que quier­an par­tic­i­par en el mis­mo den like y/o com­par­tan una pub­li­cación sobre tu even­to, de for­ma que ganes visibilidad.

Insta­gram tam­bién es un ali­a­do en tu cam­paña de mar­ket­ing. Es una red social muy pop­u­lar entre los estu­di­antes, que tienen cien­tos e inclu­so miles de seguidores. Píde­les que publiquen una sto­ry con un men­saje hablan­do de tu fies­ta —y con un enlace a tu even­to— a cam­bio de una o varias entradas para tu fies­ta. Si su comu­nidad está en tu ciu­dad y sigue sus recomen­da­ciones hay muchas prob­a­bil­i­dades de que la operación sea rentable.

4. Recoger datos de los estudiantes

Las redes sociales son una bue­na for­ma de dar vis­i­bil­i­dad a tu fies­ta de estu­di­antes, pero a veces esto no es sufi­ciente para la fidelización. Con una platafor­ma de ven­ta de entradas online, con­seguirás las direc­ciones de correo elec­tróni­co de los asis­tentes y podrás enviar­les anun­cios y recorda­to­rios medi­ante cam­pañas de e‑mailing si orga­ni­zas varias fies­tas a lo largo del año. Con un for­mu­la­rio per­son­al­iza­do, podrás tam­bién pedirles infor­ma­ción adi­cional como una copia del DNI si es impre­scindible ser may­or de edad para acced­er a tu fiesta.

5. Personalizar las entradas

¿Estás orgul­loso de tu logo y quieres que tu iden­ti­dad visu­al esté pre­sente por todos los medios posi­bles? Per­son­al­iza las entradas de for­ma sen­cil­la gra­cias a nues­tra her­ramien­ta intu­iti­va. Tam­bién es una for­ma de mostrar que eres una orga­ni­zación seria y los estu­di­antes se acor­darán de ti con may­or facil­i­dad si tu logo aparece en la entrada.

6. Imprimir y colocar carteles

Imprime carte­les y colóca­los en lugares estratégi­cos: fac­ul­tades, bares, clubes deportivos, etc. Este canal de comu­ni­cación y mar­ket­ing en vías de desapari­ción para la may­oría de las orga­ni­za­ciones sigue tenien­do sen­ti­do para las fies­tas de estudiantes.

Pide a los alum­nos más tal­en­tosos que se encar­guen del dis­eño, ya que cuan­to más atrac­ti­vo sea el car­tel, más expec­ta­ti­vas crearás alrede­dor de tu fies­ta de estu­di­antes. Si, además, los estu­di­antes ven tu car­tel habit­ual­mente en su día a día, ¡esper­arán con ganas que empiece la fiesta!

Aun así, ten cuida­do con los costes de impre­sión. Con­sul­ta si puedes imprim­ir grandes for­matos en alta cal­i­dad direc­ta­mente en tu uni­ver­si­dad. ¡Eso bajará tus costes!

7. Abastecerse de bebida

Ges­tionar las bebidas de un even­to no es tan fácil como puede pare­cer­lo. En fun­ción del espa­cio escogi­do, podrías ten­er que ges­tionar tú mis­mo esta tarea y todo lo que con­ll­e­va: pedi­do, entre­ga, can­ti­dades, pre­cios, etc. Si pides demasi­a­do, habrás gas­ta­do una parte de tu pre­supuesto para nada. Si pides demasi­a­do poco, los estu­di­antes se que­jarán. Por lo tan­to, pres­ta aten­ción a todos los detalles.

En las fies­tas de estu­di­antes se sue­len incluir tick­ets de bebidas en las pre­ven­tas y es otro ele­men­to que tienen que ges­tionar los orga­ni­zadores. Para no entrar en páni­co en el últi­mo min­u­to, tienes que ges­tionar este tema con tiem­po. Por últi­mo, en tu pre­visión tienes que con­tar con bebidas alco­hóli­cas, refres­cos y agua: la var­iedad es importante.

8. Contratar DJs

Hoy en día, ¿quién no tiene al menos un DJ en su clase? ¿Quién no tiene un ami­go o un ami­go de un ami­go que pin­cha en fies­tas en casas o en bares de la ciu­dad? Si a pri­ori no se te ocurre nadie para pin­char en tu fies­ta, pre­gun­ta a tu alrede­dor: el boca a boca hará su tra­ba­jo. Una vez hayas encon­tra­do el o los DJs, asegúrate de que tienes todo en orden: con­tra­to, mate­r­i­al, seguro, dere­chos SGAE.

9. Controlar los accesos a tu fiesta

Disponible en la App Store y en la Play Store, la apli­cación WeezA­c­cess te per­mite escanear las entradas de los asis­tentes en un abrir y cer­rar de ojos. Todas las entradas tienen un códi­go QR úni­co, de for­ma que la apli­cación detec­ta cualquier inten­to de fraude. De esta for­ma, la seguri­dad de tu even­to es óptima.

A la hora de escoger el espa­cio, pre­gun­ta si está inclu­i­do en el alquil­er un ser­vi­cio de seguri­dad y cuán­tos agentes habrá disponibles, para con­tro­lar las entradas y sal­i­das y tam­bién el inte­ri­or del espacio.

10. Escoger un sistema de venta de entradas con multitud de funcionalidades

La ven­ta­ja de una platafor­ma de ven­ta de entradas todo en uno es que te ofrece infinidad de opciones. Así, puedes difer­en­cia­rte del resto de fies­tas de estu­di­antes y ofre­cer una expe­ri­en­cia dig­i­tal com­ple­ta. Por ejem­p­lo, crea códi­gos pro­mo­cionales para los estu­di­antes de tu clase. Vende pro­duc­tos al mis­mo tiem­po que vendes entradas —camise­tas, gor­ras, abre­botel­las, etc. ¡Y todo esto sin moverte del sofá!

¿Estás lis­to para lan­zar la preparación de tu fies­ta de estu­di­antes? Des­cubre todas las fun­cional­i­dades de Weezevent, a medi­da de las fies­tas de estu­di­antes, hacien­do clic en el sigu­iente botón:

Orga­ni­zar una fies­ta de estudiantes

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