[Consejo] : cómo mejorar la acogida y el control de acceso de tus asistentes

[Consejo] : cómo mejorar la acogida y el control de acceso de tus asistentes

*Este artícu­lo es espe­cial­mente intere­sante para los orga­ni­zadores de even­tos masivos, aunque tam­bién puede ser útil para cualquier otro orga­ni­zador.

Para que el día de tu even­to puedas ges­tionar el flu­jo de asis­tentes de for­ma ráp­i­da y efi­caz, es impre­scindible que crees un buen espa­cio de acogi­da y de con­trol de acce­so. Puedes con­fig­u­rar esta zona de muchas for­mas difer­entes, en fun­ción del espa­cio y del tipo de even­to.

¡Sigue los con­se­jos que te damos a con­tin­uación para que todo vaya como la seda!

PASO 1: CONTROL VISUAL DE LAS ENTRADAS

Si tienes sufi­ciente per­son­al en tu equipo, es acon­se­jable realizar un con­trol visu­al de cada entra­da antes de diri­gir al asis­tente hacia la zona de con­trol de acce­so. Así, evitare­mos blo­queos innece­sar­ios.

En caso de que alguien se pre­sen­tase sin entra­da, podrías redi­ri­girle direc­ta­mente hacia la zona de ven­ta de entradas o hacia el pun­to de infor­ma­ción (según cómo lo ten­gas orga­ni­za­do).

LA ZONA DE VENTA DE ENTRADAS

Si no has lle­ga­do al aforo máx­i­mo, puedes preparar un pun­to de ven­ta físi­ca de entradas.

Aunque se hayan ago­ta­do las entradas sacadas a la ven­ta online, algunos orga­ni­zadores deci­den reser­var un cier­to número de entradas para la ven­ta in situ. Esta opción per­mite ges­tionar mejor las expec­ta­ti­vas de los asis­tentes que dejan la com­pra de entradas para últi­ma hora y, sobre todo, dis­minuir la reven­ta de entradas en el mer­ca­do negro en los alrede­dores del even­to.

Para realizar ven­tas físi­cas de entradas con la taquil­la pór­tatil Weezevent, nece­si­tarás: acce­so a una conex­ión eléc­tri­ca, acce­so a inter­net, un puesto infor­máti­co (ordenador/tablet) conec­ta­do por inter­net a tu área pri­va­da Weezevent y una impre­so­ra.

Aquí tienes más infor­ma­ción sobre todos los ser­vi­cios de ven­ta pres­en­cial que Weezevent pone a tu dis­posi­ción: https://weezevent.com/es/venta-de-entradas/experiencia-promotores/#vender.

EL PUNTO DE INFORMACIÓN

Este espa­cio te per­mite solu­cionar los even­tuales prob­le­mas rela­ciona­dos con las entradas.

Por ejem­p­lo, puedes hac­er que los asis­tentes pasen por este espa­cio para recoger un pase o una copia de sus entradas (entradas com­pradas a través de Weezevent) pre­sen­tan­do el DNI.

Lo úni­co que nece­si­tas son dos puestos infor­máti­cos (ordenador/tablet) conec­ta­dos por inter­net a tu área pri­va­da Weezevent y una impre­so­ra.

Para curarte en salud y estar pro­te­gi­do frente a caí­das de la red wifi, Weezevent tam­bién te ofrece un router USB 4G en alquil­er.

PASO 2: COLAS DE ESPERA

La orga­ni­zación es clave para un buen con­trol de acce­so, y la base de esta es una infor­ma­ción com­ple­ta y bien ubi­ca­da para que los asis­tentes no ten­gan dudas en cuan­to a cómo pro­ced­er y por dónde.

Te acon­se­jamos insta­lar señaléti­ca con instruc­ciones sen­cil­las des­de la entra­da de las colas.
Ej.: Señaléti­ca “Pre­sen­ta tu entra­da”, para indicar a los asis­tentes que enseñen sus entradas con el códi­go de bar­ras a la vista.

En caso de haber ven­di­do entradas con difer­entes car­ac­terís­ti­cas, este tipo de señaléti­ca te per­mi­tirá dividir la zona de acce­so en varias colas dis­tin­tas. Muy efi­caz, por ejem­p­lo, en caso de entre­gar pulseras cor­re­spon­di­entes a pas­es de dis­tin­tas car­ac­terís­ti­cas.
Ej.: “Pase 1 Día”, “Pase 2 Días”,…

El per­son­al que se encuen­tre a la entra­da de cada cola, puede aprovechar esta eta­pa de con­trol pre­vio de las entradas para redi­ri­gir a los asis­tentes a la cola que les cor­re­spon­da.

Para el con­trol rig­uroso de todas las entradas (elec­tróni­cas o tér­mi­cas, ya sean ven­di­das a través de Weezevent o de cualquier dis­tribuidor), te recomen­damos uti­lizar los lec­tores móviles de con­trol de acce­so pro­fe­sion­ales WeezA­c­cess Pro. Este sis­tema tiene muchísi­mas ven­ta­jas, como la rapi­dez y seguri­dad, el acce­so a estadís­ti­cas com­ple­tas…

Este sis­tema de con­trol de acce­so está tam­bién disponible de for­ma gra­tui­ta para iPhone y Android gra­cias a la apli­cación WeezA­c­cess Mobile, disponible en la App Store y en la Play Store. Ide­al para cuan­do el vol­u­men de asis­tentes no es muy grande.

Toda la infor­ma­ción sobre nue­stros los sis­temas de con­trol de acce­so WeezA­c­cess, aquí.

Es impor­tante sep­a­rar y diri­gir las colas con un sis­tema de bar­reras. Recomen­damos insta­lar estas bar­reras o val­las en for­ma de “Z” por varias razones:

  • Los asis­tentes percibirán el tiem­po de espera como más cor­to.
  • El flu­jo de asis­tentes es más reg­u­lar que con un sis­tema de bar­reras en línea rec­ta, lo que evi­ta amon­ton­amien­tos y, en con­se­cuen­cia, per­mite man­ten­er un niv­el alto de seguri­dad.

Acon­se­jamos colo­car señaléti­ca en difer­entes pun­tos de la cola con infor­ma­ción de horar­ios, pro­gra­mación así como planos de acce­so y de la sede del even­to para facil­i­tar la infor­ma­ción a los asis­tentes.

PASO 3: SEGURIDAD — REGISTRO O CACHEO

Cada even­to tiene sus propias necesi­dades de seguri­dad.

Para facil­i­tar la tarea de los equipos de seguri­dad pre­sentes en el recin­to, es nece­sario efec­tu­ar un registro/cacheo pre­vio de los asis­tentes. El per­son­al encar­ga­do del reg­istro o cacheo de seguri­dad deberá estar com­puesto, como mín­i­mo, por un hom­bre y una mujer.

Esta zona de seguri­dad se tiene que insta­lar jus­to a con­tin­uación del sis­tema de bar­reras en for­ma de “Z“ y antes de la zona de con­trol de las entradas. Este pro­ced­imien­to te ayu­dará a pon­er en mar­cha un sis­tema de fil­tro, per­mi­tien­do o no el paso a la sigu­iente eta­pa del con­trol.

Te acon­se­jamos colo­car papel­eras en esta zona para que los asis­tentes puedan tirar cualquier obje­to con­sid­er­a­do peli­groso.

Además, des­de esa mis­ma zona, se puede redi­ri­gir hacia la sal­i­da a las per­sonas que no cum­plan con los req­ui­si­tos de seguri­dad a través de un camino delim­i­ta­do, vig­i­la­do por agentes de seguri­dad.

PASO 4: CONSIGNA

Puedes autor­izar la devolu­ción de cier­tos obje­tos (pro­hibidos den­tro del recin­to) al finalizar el even­to. En ese caso, puedes insta­lar una consigna para los asis­tentes que deseen deposi­tar ahí algu­nas de sus perte­nen­cias y recoger­las a la sal­i­da. La zona de seguri­dad es un espa­cio ide­al para insta­lar este tipo de consigna. Las condi­ciones de uso de la mis­ma depen­den de lo que deci­das estable­cer.

Recomen­damos que haya una per­sona de seguri­dad en esta zona, que haga de enlace entre la zona de registro/cacheo y la zona de con­trol de entradas, y que se encar­gue de alig­er­ar el flu­jo de asis­tentes dan­do las indi­ca­ciones per­ti­nentes.

PASO 5: ZONA DE CONTROL DE ENTRADAS

Es muy acon­se­jable colo­car señaléti­ca en el acce­so a la zona de con­trol de entradas.
Ej.: “Pre­sen­ta tu entra­da”.

En la gran may­oría de los casos, lo que más hace perder el tiem­po durante el con­trol de acce­so es el tiem­po que nece­si­tan los asis­tentes para sacar y des­doblar sus entradas, por lo que es recomend­able pedirles que las ten­gan a mano durante toda la duración del con­trol, mostran­do en todo momen­to el códi­go de bar­ras.

Te acon­se­jamos dis­tribuir al per­son­al que real­iza el con­trol de las entradas colocán­do­lo al final de varias filas cor­tas y sep­a­radas entre sí por un sis­tema de bar­reras rec­tas. Con este sis­tema, los asis­tentes se irán dis­tribuyen­do en estas pequeñas colas y, en caso de prob­le­ma téc­ni­co en una de las colas, podrán diri­girse a una de las otras.

Para opti­mizar el con­trol de las entradas y evi­tar que algún asis­tente trate de entrar sin que se haya con­tro­la­do su entra­da, recomen­damos que las per­sonas encar­gadas del con­trol se colo­quen con­tra una de las dos bar­reras que com­po­nen la fila en la que se encuen­tran. Gra­cias a esta con­fig­u­ración, se pueden crear dos puestos de con­trol por fila (uno a cada lado de la mis­ma).

En caso de gran aflu­en­cia, tu per­son­al encar­ga­do de con­tro­lar las entradas tam­bién podría moverse por las colas. Sin embar­go, ten en cuen­ta que el encar­ga­do de reg­u­lar la aflu­en­cia de asis­tentes es tu equipo de seguri­dad, y no el de con­trol de entradas.

Hay que colo­car a un super­vi­sor del con­trol de entradas a con­tin­uación de la eta­pa ante­ri­or. Segu­ra­mente, algu­nas entradas apare­cerán como “no vál­i­das” en la eta­pa de con­trol. En este caso, el super­vi­sor del con­trol de entradas podría redi­ri­gir al asis­tente en cuestión hacia el pun­to de infor­ma­ción cor­re­spon­di­ente. Si fuera nece­sario, tam­bién se le podría redi­ri­gir hacia la entra­da prin­ci­pal medi­ante el camino especí­fi­co para este fin, delim­i­ta­do y con­tro­la­do por agentes de seguri­dad. El asis­tente podrá solu­cionar su prob­le­ma en el pun­to de infor­ma­ción o bien com­prar una nue­va entra­da.

PASO 6: ZONA FINAL DEL CONTROL DE ACCESO

Con el fin de evi­tar amon­ton­amien­tos innece­sar­ios que podrían inter­ferir en el cor­rec­to desar­rol­lo del con­trol de acce­so, acon­se­jamos la pres­en­cia de var­ios agentes de seguri­dad que ten­drían la mis­ión de invi­tar a los asis­tentes a desa­lo­jar ensegui­da la zona, una vez con­tro­ladas sus entradas.

No olvides que:

La flu­idez del acce­so de los asis­tentes a tu even­to depende tam­bién de cómo esté escalon­a­da la pro­gra­mación de tu even­to. Si en la pro­gra­mación se pre­vé la actuación de alguien muy esper­a­do, ten en cuen­ta que habrá un pico de aflu­en­cia en el con­trol de acce­so entre media hora y una hora antes de dicha actuación.

Para evi­tar prob­le­mas, te recomen­damos:

  • Abrir el recin­to con sufi­ciente antelación (entre media hora y una hora antes del ini­cio del even­to).
  • Si hay una actuación muy esper­a­da, pro­gra­mar­la al comien­zo del even­to.
    Y sobre todo:
  • Todos estos con­se­jos depen­den, por supuesto, de la orga­ni­zación de tu even­to y pueden adap­tarse en fun­ción de tus necesi­dades. En ningún caso pueden susti­tuir a la val­o­ración de una comisión de seguri­dad.

¡No dudes en pon­erte en con­tac­to con nosotros, lla­man­do al 911 878 186 para que uno de nue­stros exper­tos pue­da guiarte!

Te deseamos un feliz even­to, ¡con un con­trol de acce­so rápi­do y seguro!

¡Nos vemos por weezevent.com!

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