Cómo organizar un concierto: 10 puntos clave

Cómo organizar un concierto: 10 puntos clave

A la hora de organizar un concierto, es imprescindible hacerse ciertas preguntas como: ¿Cuál es el perfil de las personas que escuchan a los artistas que actuarán en mi concierto? ¿Dónde hacer el concierto? ¿Cómo vender las entradas y a qué precio? ¿Cuándo poner las entradas a la venta? ¿Cómo gestionar toda la logística del concierto? ¿Qué hay que prever a nivel técnico? ¿Cómo promocionar el concierto?… ¡Te ayudamos a ordenar tus preguntas!

De puertas adentro: Cómo organizar un concierto

1. El presupuesto y los patrocinadores

Es importante tener presente en todo momento el presupuesto del que se dispone para el concierto. De esta forma, tendrás siempre una vista global de dónde puedes recortar si tienes que poner más recursos en otra partida. Te servirá de hoja de ruta en toda la organización del concierto y te ayudará en el análisis post-concierto.

Además, el presupuesto es fundamental para poder establecer los precios de las entradas (sin pasar por alto a qué público te diriges, que es un factor de gran influencia en el precio que puedes poner a tus entradas): calcula tu objetivo mínimo de asistencia para que, con el precio de la entrada y los gastos previstos, el concierto sea rentable. Este punto se llama break even.

No tienes por qué correr con todos los gastos. Para eso están los patrocinadores y otros colaboradores con los que puedes llegar a acuerdos beneficiosos para ambas partes: normalmente ellos te darán dinero, productos o servicios necesarios para tu evento a cambio de publicidad de su marca. ¿Quieres saber cómo encontrar patrocinadores? Lee este artículo.

2. Los artistas (el booking)

Sin artista no hay concierto. ¿Tu evento gira alrededor del artista o el concierto es una parte más de este? ¿El concierto es un fin en sí mismo o se inscribe dentro de otro objetivo, como recaudar fondos? Estas preguntas te ayudarán a ver si tienes que adaptar el universo de tu evento al artista escogido o, al contrario, escoger un artista que encaje con el universo de tu evento.

Contacta con la agencia de contratación o el manager del artista escogido y no olvides enviar toda la información relativa al concierto: dónde tendrá lugar, aforo, características del espacio, etc.

3. El público objetivo

Edad, nivel educativo, nivel socioeconómico, tipo de ocio habitual… Conocer bien a tu público te facilitará mucho las cosas, ya que podrás adaptarte para sacar partido del comportamiento de cada grupo. La edad es un dato imprescindible ya que tendrá un gran impacto en los permisos que tengas que tramitar (para vender alcohol, por ejemplo), el horario del evento, etc. No olvides nunca para quién estás organizando el concierto.

Puedes conseguir más información útil sobre los asistentes a tu concierto si incluyes un formulario en el proceso de compra de entradas.

4. El espacio, los trámites, la seguridad y los elementos técnicos

  • El lugar del concierto: Independientemente de que elijas una sala o un lugar al aire libre, es importante que te asegures de lo que el espacio te ofrece y lo que tendrás que conseguir por tu cuenta (licencias de venta de alcohol, seguridad, elementos técnicos…) y que compruebes detalles como la limpieza, si dispone o no de guardarropa, la ventilación, si hay cobertura, si es accesible para personas con movilidad reducida… También es importante fijarse en si hay acceso fácil para camiones, etc. si el montaje lo requiriese.
  • Trámites: No olvides comprobar los trámites que puedes tener que realizar con el ayuntamiento, Hacienda, la SGAE, los trámites de contratación, seguros y otros relacionados con la seguridad del evento.
  • Seguridad: Hay que contemplar este tema desde dos ángulos: lo que en inglés llaman safety y lo que llaman security. Esto abarca, por un lado, las condiciones de la sala, el respeto del aforo, las medidas contra incendios, etc. y por otro lado, la vigilancia de que no se introduzcan objetos peligrosos, el personal de seguridad tanto en los accesos como en el interior del recinto, etc. No olvides que, según el tipo de evento, puedes tener que contar también con la policía o con  ambulancias.
  • Elementos técnicos: Asegúrate de tener en orden todo lo que los artistas te indiquen que necesitan en el rider técnico. Esto incluye todo lo relacionado con el sonido, las luces, el backline

5. La venta de entradas (y más)

Tienes que fijar los precios (como hemos visto, el presupuesto y saber quién es tu público te ayudará) pero también decidir cuándo y dónde ponerlas a la venta.

Hoy en día, limitarse a la venta física de entradas no tiene sentido; tanto por las preferencias de los asistentes como por las posibilidades y la flexibilidad que te ofrece la venta online. Combina ambas formas según tus necesidades, colaboradores, público…

  • La venta de entradas online: Dentro de la venta online, hay diferentes posibilidades, que no tienen por qué ser excluyentes. Nosotros creemos en el modelo de autodistribución, por eso es el que ofrecemos: con este modelo, damos al organizador las herramientas técnológicas para que pueda ser autosuficiente en la venta de sus entradas, encargándose él mismo de la comercialización (integrando su taquilla virtual en su propia web, en un microsite que le proporcionamos, en Facebook o ¡en todos esos sitios!). Así, además, los clientes finales son suyos, por lo que los datos también lo son. Esto no quiere decir que no sea interesante, según el caso y como complemento, utilizar también otro tipo de ticketera para la distribución de entradas. ¡Una cosa no quita la otra, pero no cedas todo el control!
  • La venta de entradas en taquilla: Si te quedan entradas por vender, o incluso durante toda la venta, puedes completar la venta online con la venta física: imprime un stock de entradas para vender o instala una taquilla física en el lugar del evento o en puntos de venta de tus colaboradores. Mira qué taquilla más apañada tenemos nosotros para ti.
  • Las ventas cruzadas o cross-selling: con la taquilla virtual Weezevent, podrás uti­li­zar la fun­ción de ven­ta cru­za­da y ven­der onli­ne merchandising, plazas de aparcamiento, etc. en el mis­mo momen­to de la venta de la entrada, de for­ma que los asis­ten­tes sólo ten­gan que reco­ger­ su compra o hacer uso de ella el día del concierto.

6. El control de acceso

Un momento crítico en cualquier concierto es el del acceso al recinto (sin olvidar el acceso al backstage y otras zonas restringidas). Existen varias formas de hacerlo:

  • Listing y recorte de entradas: Los métodos tradicionales: el primero, un listado en papel. Si la persona está en la lista, puede entrar; si no lo está, no. Es un método muy barato pero muy lento y sólo es útil para conciertos casi privados, con un aforo muy reducido. El segundo, quedándote con la matriz de las entradas, si son de tipo talonario o con un trozo de la misma si es de otro tipo. Este método es sencillo pero nada seguro y no te permite llevar más control que cuántos papelitos has recortado.
  • App de control de acceso: Con un aforo algo mayor y para un control más riguroso, es imprescindible escanear las entradas. Si el aforo no es muy grande y no necesitas una velocidad profesional, Weezevent te ofrece una app gratuita para controlar desde tu smartphone las entradas que hayas vendido con tu taquilla Weezevent, pero también podrás importar a tu área privada los códigos de barras de las entradas vendidas por otros medios. ¡Échale un vistazo!
  • Lectores profesionales de control de acceso: A partir de los 200 asistentes, te recomendamos utilizar lectores profesionales. Los que te ofrece Weezevent ¡pueden con todo! Total seguridad en cualquier circunstancia.

 

De puertas afuera: Cómo comunicar y promocionar un concierto

7. La imagen

¿Tie­nes pági­na web? Es el primer sitio en el que publicar toda la información sobre tu concierto y empezar a crear una imagen. Puede ser buena idea tener una web específica para tu concierto, además de poner la información en tu página web global. De esta forma, el universo del concierto impregnará toda la web y sumerge al asistente en el ambiente del mismo desde la compra de la entrada. ¡Integra tu taquilla virtual directamente en la web para que el asistente no tenga que abandonar este universo en todo el proceso! ¿Tienes varios eventos y te gustaría venderlos todos desde tu web, sin salir de la misma? ¡Integra un widget multi-eventos!

¿No tienes web o sólo tienes una web global? ¡No pasa nada! Al crear tu even­to en Wee­ze­vent, se te gene­ra­rá auto­má­ti­ca­men­te un micro­si­te exclu­si­vo para tu concierto, con el wid­get de ins­crip­ción y pago ya inte­gra­do. El micro­si­te es gra­tui­to pero si quie­res per­so­na­li­zar­lo aún más de lo que per­mi­ten las opcio­nes bási­cas, tene­mos opcio­nes pre­mium que segu­ro que se ajus­tan a lo que nece­si­tas.

Personaliza las entradas y los e‑mails a tu imagen. Para una experiencia completa, haz que el universo de tu evento esté presente en todos los puntos de contacto con los asistentes. Weezevent te ofrece varios niveles de personalización, para que se ajuste a tu presupuesto, empezando por las personalizaciones gratuitas que puedes hacer tú mismo.

8. La difusión

Face­book, Ins­ta­gram, Twit­ter… ¡Es hora de dar que hablar! Crea con­ver­sa­ción alre­de­dor de lo que más gusta a los asistentes a tu evento: ¡la música de los artistas que presentas! y comu­ni­ca con cla­ri­dad sobre tu concierto: hora, lugar, pre­cio, pro­ce­so de compra de entradas, cómo llegar, etc. Crea un evento en Face­book y, ¡vende directamente también ahí! Puedes poner un botón con enlace a la web en la que tengas tu taquilla virtual o, si tienes al menos 2.000 seguidores (requisito impuesto por Facebook), tu taquilla Weezevent se puede ¡integrar directamente en tu página de Facebook, aumentando así la conversión y poniendo a tu disposición un canal de venta más!

Si activas la opción de “Compartir en redes sociales”, quienes compren tus entradas con Weezevent, verán en la pantalla de confirmación de la compra los botones que le permiten compartir fácilmente en redes sociales que van a acudir a tu concierto, lo que te da visibilidad.

Por últi­mo, ¡no des­car­tes los méto­dos tra­di­cio­na­les como la crea­ción y dis­tri­bu­ción de flyers o las posi­bi­li­da­des que te da la pren­sa si consigues despertar su interés!

9. Las promociones

¡Crea todos los códi­gos pro­mo­cio­na­les que quie­ras y envía­se­los a per­so­nas con­cre­tas o comu­ní­ca­los al públi­co gene­ral! Así de fácil es con Weezevent.

También puedes poner en práctica una estrategia de precios escalonados, en función de la proximidad de la fecha del concierto.

10. La fidelización

Las personas que han acudido a uno de tus conciertos, podrían estar interesadas en futuros conciertos del mismo artista o banda o de otros. ¡No desaproveches la oportunidad y mantén el contacto!

Incluye un formulario en el proceso de compra para conocer mejor a los asistentes y saber en qué podrían estar interesados y en qué no, incluye una casilla para que indiquen si quieren recibir información sobre tus eventos y envíales ofertas exclusivas para fidelizarlos.

Y sobre todo… ¡Disfruta de la música!

¡Nos vemos por weezevent.com!

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