Cómo organizar un concierto: 10 puntos clave

Orga­ni­zar un concier­to está al alcance de todos, pero es impre­scindible hac­erse las pre­gun­tas ade­cuadas antes de pon­erse manos a la obra. ¡Te pre­sen­ta­mos nue­stro méto­do para que todo sal­ga bien!

1. El pre­supuesto y los patroci­nadores
2. Los artis­tas (el book­ing)
3. El públi­co obje­ti­vo
4. El espa­cio, los trámites, la seguri­dad y los ele­men­tos téc­ni­cos
5. La ven­ta de entradas (y más)
6. El con­trol de acce­so
7. La ima­gen
8. La difusión
9. Las pro­mo­ciones
10. La fidelización

1. El presupuesto y los patrocinadores

Es impor­tante que ten­gas pre­sente en todo momen­to el pre­supuesto del que se dispone para el concier­to. De esta for­ma, ten­drás siem­pre una vista glob­al de dónde puedes recor­tar si tienes que pon­er más recur­sos en otra par­ti­da. Te servirá de hoja de ruta en toda la orga­ni­zación del concier­to y te ayu­dará en el análi­sis post-concier­to.

Además, el pre­supuesto es fun­da­men­tal para poder estable­cer el pre­cio de las entradas (sin pasar por alto a qué públi­co te diriges, un fac­tor de gran influ­en­cia en el pre­cio que puedes pon­er a tus entradas): cal­cu­la tu obje­ti­vo mín­i­mo de asis­ten­cia para que, con el pre­cio de la entra­da y los gas­tos pre­vis­tos, el concier­to sea rentable. Este pun­to se lla­ma break even.

No tienes por qué cor­rer con todos los gas­tos. Para eso están los patroci­nadores y otros colab­o­radores con los que puedes lle­gar a acuer­dos ben­efi­ciosos para ambas partes: nor­mal­mente ellos te darán dinero, pro­duc­tos o ser­vi­cios nece­sar­ios para tu even­to a cam­bio de pub­li­ci­dad de su mar­ca. Para ayu­darte con la búsque­da de patroci­nadores, hemos escrito un artícu­lo sobre cómo encon­trar patroci­nadores.

2. Los artistas (el booking)

Sin artista no hay concier­to. ¿Tu even­to gira alrede­dor del artista o el concier­to es una parte más de este? ¿El concier­to es un fin en sí mis­mo o se inscribe den­tro de otro obje­ti­vo, como recau­dar fon­dos? Estas pre­gun­tas te ayu­darán a ver si tienes que adap­tar el uni­ver­so de tu even­to al artista escogi­do o, al con­trario, escoger un artista que enca­je con el uni­ver­so de tu even­to.

Con­tac­ta con la agen­cia de con­trat­ación o el man­ag­er del artista escogi­do y no olvides enviar toda la infor­ma­ción rel­a­ti­va al concier­to: dónde ten­drá lugar, aforo, car­ac­terís­ti­cas del espa­cio, etc.

3. El público objetivo

Edad, niv­el educa­ti­vo, niv­el socioe­conómi­co, tipo de ocio habit­u­al… Cono­cer bien a tu públi­co te facil­i­tará mucho las cosas, ya que podrás adap­tarte para sacar par­tido del com­por­tamien­to de cada grupo. La edad es un dato impre­scindible ya que ten­drá un gran impacto en los per­misos que ten­gas que trami­tar (para vender alco­hol, por ejem­p­lo), el horario del even­to, etc. No olvides nun­ca para quién estás orga­ni­zan­do el concier­to.

Puedes con­seguir más infor­ma­ción útil sobre los asis­tentes a tu concier­to si incluyes un for­mu­la­rio en el pro­ce­so de com­pra de entradas.

4. El espacio, los trámites, la seguridad y los elementos técnicos

• El lugar del concier­to: Inde­pen­di­en­te­mente de que eli­jas una sala o un lugar al aire libre, es impor­tante que te ase­gures de lo que el espa­cio te ofrece y lo que ten­drás que con­seguir por tu cuen­ta (licen­cias de ven­ta de alco­hol, seguri­dad, ele­men­tos téc­ni­cos…) y que com­pruebes detalles como la limpieza, si dispone o no de guardar­ropa, la ven­ti­lación, si hay cober­tu­ra, si es acce­si­ble para per­sonas con movil­i­dad reduci­da… Tam­bién es impor­tante fijarse en si hay acce­so fácil para camiones, etc. si el mon­ta­je lo requiriese.

• Trámites: No olvides com­pro­bar los trámites que puedes ten­er que realizar con el ayun­tamien­to, Hacien­da, la SGAE, los trámites de con­trat­ación, seguros y otros rela­ciona­dos con la seguri­dad del even­to.

• Seguri­dad: Hay que con­tem­plar este tema des­de dos ángu­los: lo que en inglés lla­man safe­ty y lo que lla­man secu­ri­ty. Esto abar­ca, por un lado, las condi­ciones de la sala, el respeto del aforo, las medi­das con­tra incen­dios, etc. y por otro lado, la vig­i­lan­cia de que no se intro­duz­can obje­tos peli­grosos, el per­son­al de seguri­dad tan­to en los acce­sos como en el inte­ri­or del recin­to, etc. No olvides que, según el tipo de even­to, puedes ten­er que con­tar tam­bién con la policía o con  ambu­lan­cias.
• Ele­men­tos téc­ni­cos:Asegúrate de ten­er en orden todo lo que los artis­tas te indiquen que nece­si­tan en el rid­er téc­ni­co. Esto incluye todo lo rela­ciona­do con el sonido, las luces, el back­line…

5. La venta de entradas (y más)

Tienes que fijar los pre­cios (como hemos vis­to, el pre­supuesto y saber quién es tu públi­co te ayu­dará) pero tam­bién decidir cuán­do y dónde pon­er­las a la ven­ta.

Hoy en día, lim­i­tarse a la ven­ta físi­ca de entradas no tiene sen­ti­do; tan­to por las pref­er­en­cias de los asis­tentes como por las posi­bil­i­dades y la flex­i­bil­i­dad que te ofrece la ven­ta online. Com­bi­na ambas for­mas según tus necesi­dades, colab­o­radores, públi­co…

• La ven­ta de entradas online: Den­tro de la ven­ta online, hay difer­entes posi­bil­i­dades, que no tienen por qué ser excluyentes. Nosotros creemos en el mod­e­lo de autodis­tribu­ción, por eso es el que ofre­ce­mos: con este mod­e­lo, damos al orga­ni­zador las her­ramien­tas téc­nológ­i­cas para que pue­da ser auto­su­fi­ciente en la ven­ta de sus entradas, encar­gán­dose él mis­mo de la com­er­cial­ización (inte­gran­do su ven­ta de entradas online en su propia web o en un microsite que le pro­por­cionamos gra­tuita­mente). Así, además, los clientes finales son suyos, por lo que los datos tam­bién lo son. Esto no quiere decir que no sea intere­sante, según el caso y como com­ple­men­to, uti­lizar tam­bién platafor­mas de dis­tribu­ción para lle­gar a los clientes a los que no puede lle­gar por sí mis­mo. ¡Una cosa no qui­ta la otra, pero no cedas todo el con­trol!
• La ven­ta de entradas en taquil­la: Si te quedan entradas por vender, o inclu­so durante toda la ven­ta, puedes com­ple­tar la ven­ta online con la ven­ta físi­ca: imprime un stock de entradas para vender o insta­la una taquil­la físi­ca en el lugar del even­to o en pun­tos de ven­ta de tus colab­o­radores.
• Las ven­tas cruzadas o cross-sell­ing: Con la taquil­la vir­tu­al Weezevent, podrás uti­li­zar la fun­ción de ven­ta cru­za­da y ven­der onli­ne mer­chan­dis­ing, plazas de aparcamien­to, etc. en el mis­mo momen­to de la ven­ta de la entra­da, de for­ma que los asis­ten­tes sólo ten­gan que reco­ger­ su com­pra o hac­er uso de ella el día del concier­to.

6. El control de acceso

Un momen­to críti­co en cualquier concier­to es el del acce­so al recin­to (sin olvi­dar el acce­so al back­stage y otras zonas restringi­das). Exis­ten varias for­mas de hac­er­lo:

• List­ing y recorte de entradas: Los méto­dos tradi­cionales: el primero, un lis­ta­do en papel. Si la per­sona está en la lista, puede entrar; si no lo está, no. Es un méto­do muy bara­to pero muy lento y sólo es útil para concier­tos casi pri­va­dos, con un aforo muy reduci­do. El segun­do, quedán­dote con la matriz de las entradas, si son de tipo talonario o con un tro­zo de la mis­ma si es de otro tipo. Este méto­do es sen­cil­lo pero nada seguro y no te per­mite lle­var más con­trol que cuán­tos papeli­tos has recor­ta­do.
• App de con­trol de acce­so: Con un aforo algo may­or y para un con­trol más rig­uroso, es impre­scindible escanear las entradas. Si el aforo no es muy grande y no nece­si­tas una veloci­dad pro­fe­sion­al, Weezevent te ofrece una app gra­tui­ta para con­tro­lar des­de tu smart­phone las entradas que hayas ven­di­do a través de tu platafor­ma Weezevent, pero tam­bién podrás impor­tar a tu área pri­va­da los códi­gos de bar­ras de las entradas ven­di­das por otros medios.
• Lec­tores pro­fe­sion­ales de con­trol de acce­so: A par­tir de los 350 asis­tentes, te recomen­damos uti­lizar lec­tores pro­fe­sion­ales. Los que te ofrece Weezevent ¡pueden con todo! Total seguri­dad en cualquier cir­cun­stan­cia.

7. La imagen

¿Tie­nes pági­na web? Es el primer sitio en el que pub­licar toda la infor­ma­ción sobre tu concier­to y empezar a crear una ima­gen. Puede ser bue­na idea ten­er una web especí­fi­ca para tu concier­to, además de pon­er la infor­ma­ción en tu pági­na web glob­al. De esta for­ma, el uni­ver­so del concier­to impreg­nará toda la web y sumerge al asis­tente en el ambi­ente del mis­mo des­de la com­pra de la entra­da. ¡Inte­gra tu ven­ta de entradas online direc­ta­mente en tu web para que el asis­tente no ten­ga que aban­donar este uni­ver­so en todo el pro­ce­so! ¿Tienes var­ios even­tos y te gus­taría vender­los todos des­de tu web, sin salir de la mis­ma? ¡Inte­gra un wid­get mul­ti-even­tos!

¿No tienes web o sólo tienes una web glob­al? ¡No pasa nada! Al crear tu even­to en Wee­ze­vent, se te gene­ra­rá auto­má­ti­ca­men­te un micro­si­te exclu­si­vo para tu concier­to, con el wid­get de ins­crip­ción y pago ya inte­gra­do.

Per­son­al­iza las entradas y los e‑mails a tu ima­gen. Para una expe­ri­en­cia com­ple­ta, haz que el uni­ver­so de tu even­to esté pre­sente en todos los pun­tos de con­tac­to con los asis­tentes. Weezevent te ofrece var­ios nive­les de per­son­al­ización, para que se ajuste a tu pre­supuesto, empezan­do por las per­son­al­iza­ciones gra­tu­itas que puedes hac­er tú mis­mo.

8. La difusión

Face­book, Ins­ta­gram, Twit­ter… ¡Es hora de dar que hablar! Crea con­ver­sa­ción alre­de­dor de lo que más gus­ta a los asis­tentes a tu even­to: ¡la músi­ca de los artis­tas que pre­sen­tas! y comu­ni­ca con cla­ri­dad sobre tu concier­to: hora, lugar, pre­cio, pro­ce­so de com­pra de entradas, cómo lle­gar, etc. Establece una estrate­gia de redes sociales para que tu comu­ni­cación ten­ga impacto y un gran alcance.

Si acti­vas la opción de “Com­par­tir en redes sociales”, quienes com­pren tus entradas con Weezevent, verán en la pan­talla de con­fir­ma­ción de la com­pra los botones que le per­miten com­par­tir fácil­mente en redes sociales que van a acud­ir a tu concier­to, lo que te da vis­i­bil­i­dad.

Por últi­mo, ¡no des­car­tes los méto­dos tra­di­cio­na­les como la crea­ción y dis­tri­bu­ción de fly­ers o las posi­bi­li­da­des que te da la pren­sa si con­sigues des­per­tar su interés!

9. Las promociones

¡Crea todos los códi­gos pro­mo­cio­na­les que quie­ras y envía­se­los a per­so­nas con­cre­tas o comu­ní­ca­los al públi­co gene­ral!

Tam­bién puedes pon­er en prác­ti­ca una estrate­gia de pre­cios ear­ly bird, en fun­ción de la prox­im­i­dad de la fecha del concier­to.

10. La fidelización

Las per­sonas que han acu­d­i­do a uno de tus concier­tos, podrían estar intere­sadas en futur­os concier­tos del mis­mo artista o ban­da o de otros. ¡No desaprovech­es la opor­tu­nidad y man­tén el con­tac­to! Enviar un e‑mail de agradec­imien­to después del even­to es una bue­na idea para empezar a man­ten­er una relación.

Incluye un for­mu­la­rio en el pro­ce­so de com­pra para cono­cer mejor a los asis­tentes y saber en qué podrían estar intere­sa­dos y en qué no, incluye una casil­la para que indiquen si quieren recibir infor­ma­ción sobre tus even­tos y envíales ofer­tas exclu­si­vas para fidelizar­los.

Y sobre todo… ¡dis­fru­ta de la músi­ca!

Más infor­ma­ción

Crear un even­to