Cómo organizar un concierto: 10 puntos clave

Cómo organizar un concierto: 10 puntos clave

A la hora de organizar un concierto, es impres­cin­dible hacerse ciertas preguntas como: ¿Cuál es el perfil de las personas que escuchan a los artistas que actuarán en mi concierto? ¿Dónde hacer el concierto? ¿Cómo vender las entradas y a qué precio? ¿Cuándo poner las entradas a la venta? ¿Cómo gestionar toda la logística del concierto? ¿Qué hay que prever a nivel técnico? ¿Cómo promo­cionar el concierto?… ¡Te ayudamos a ordenar tus preguntas!

De puertas adentro: Cómo organizar un concierto

1. El presupuesto y los patrocinadores

Es impor­tante tener presente en todo momento el presu­puesto del que se dispone para el concierto. De esta forma, tendrás siempre una vista global de dónde puedes recortar si tienes que poner más recursos en otra partida. Te servirá de hoja de ruta en toda la organi­zación del concierto y te ayudará en el análisis post-concierto.

Además, el presu­puesto es funda­mental para poder establecer los precios de las entradas (sin pasar por alto a qué público te diriges, que es un factor de gran influencia en el precio que puedes poner a tus entradas): calcula tu objetivo mínimo de asistencia para que, con el precio de la entrada y los gastos previstos, el concierto sea rentable. Este punto se llama break even.

No tienes por qué correr con todos los gastos. Para eso están los patro­ci­na­dores y otros colabo­ra­dores con los que puedes llegar a acuerdos benefi­ciosos para ambas partes: normal­mente ellos te darán dinero, productos o servicios necesarios para tu evento a cambio de publi­cidad de su marca. ¿Quieres saber cómo encontrar patro­ci­na­dores? Lee este artículo.

2. Los artistas (el booking)

Sin artista no hay concierto. ¿Tu evento gira alrededor del artista o el concierto es una parte más de este? ¿El concierto es un fin en sí mismo o se inscribe dentro de otro objetivo, como recaudar fondos? Estas preguntas te ayudarán a ver si tienes que adaptar el universo de tu evento al artista escogido o, al contrario, escoger un artista que encaje con el universo de tu evento.

Contacta con la agencia de contra­tación o el manager del artista escogido y no olvides enviar toda la infor­mación relativa al concierto: dónde tendrá lugar, aforo, carac­te­rís­ticas del espacio, etc.

3. El público objetivo

Edad, nivel educativo, nivel socio­eco­nómico, tipo de ocio habitual… Conocer bien a tu público te facilitará mucho las cosas, ya que podrás adaptarte para sacar partido del compor­ta­miento de cada grupo. La edad es un dato impres­cin­dible ya que tendrá un gran impacto en los permisos que tengas que tramitar (para vender alcohol, por ejemplo), el horario del evento, etc. No olvides nunca para quién estás organi­zando el concierto.

Puedes conseguir más infor­mación útil sobre los asistentes a tu concierto si incluyes un formu­lario en el proceso de compra de entradas.

4. El espacio, los trámites, la seguridad y los elementos técnicos

  • El lugar del concierto: Indepen­dien­te­mente de que elijas una sala o un lugar al aire libre, es impor­tante que te asegures de lo que el espacio te ofrece y lo que tendrás que conseguir por tu cuenta (licencias de venta de alcohol, seguridad, elementos técnicos…) y que compruebes detalles como la limpieza, si dispone o no de guarda­rropa, la venti­lación, si hay cobertura, si es accesible para personas con movilidad reducida… También es impor­tante fijarse en si hay acceso fácil para camiones, etc. si el montaje lo requi­riese.
  • Trámites: No olvides comprobar los trámites que puedes tener que realizar con el ayunta­miento, Hacienda, la SGAE, los trámites de contra­tación, seguros y otros relacio­nados con la seguridad del evento.
  • Seguridad: Hay que contemplar este tema desde dos ángulos: lo que en inglés llaman safety y lo que llaman security. Esto abarca, por un lado, las condi­ciones de la sala, el respeto del aforo, las medidas contra incendios, etc. y por otro lado, la vigilancia de que no se intro­duzcan objetos peligrosos, el personal de seguridad tanto en los accesos como en el interior del recinto, etc. No olvides que, según el tipo de evento, puedes tener que contar también con la policía o con  ambulancias.
  • Elementos técnicos: Asegúrate de tener en orden todo lo que los artistas te indiquen que necesitan en el rider técnico. Esto incluye todo lo relacionado con el sonido, las luces, el backline

5. La venta de entradas (y más)

Tienes que fijar los precios (como hemos visto, el presu­puesto y saber quién es tu público te ayudará) pero también decidir cuándo y dónde ponerlas a la venta.

Hoy en día, limitarse a la venta física de entradas no tiene sentido; tanto por las prefe­rencias de los asistentes como por las posibi­li­dades y la flexi­bi­lidad que te ofrece la venta online. Combina ambas formas según tus necesi­dades, colabo­ra­dores, público…

  • La venta de entradas online: Dentro de la venta online, hay diferentes posibi­li­dades, que no tienen por qué ser exclu­yentes. Nosotros creemos en el modelo de autodis­tri­bución, por eso es el que ofrecemos: con este modelo, damos al organi­zador las herra­mientas técno­ló­gicas para que pueda ser autosu­fi­ciente en la venta de sus entradas, encar­gándose él mismo de la comer­cia­li­zación (integrando su taquilla virtual en su propia web, en un microsite que le propor­cio­namos, en Facebook o ¡en todos esos sitios!). Así, además, los clientes finales son suyos, por lo que los datos también lo son. Esto no quiere decir que no sea intere­sante, según el caso y como comple­mento, utilizar también otro tipo de ticketera para la distri­bución de entradas. ¡Una cosa no quita la otra, pero no cedas todo el control!
  • La venta de entradas en taquilla: Si te quedan entradas por vender, o incluso durante toda la venta, puedes completar la venta online con la venta física: imprime un stock de entradas para vender o instala una taquilla física en el lugar del evento o en puntos de venta de tus colabo­ra­dores. Mira qué taquilla más apañada tenemos nosotros para ti.
  • Las ventas cruzadas o cross-selling: con la taquilla virtual Weezevent, podrás uti­li­zar la fun­ción de ven­ta cru­za­da y ven­der onli­ne merchan­dising, plazas de aparca­miento, etc. en el mis­mo momen­to de la venta de la entrada, de for­ma que los asis­ten­tes sólo ten­gan que reco­ger­ su compra o hacer uso de ella el día del concierto.

6. El control de acceso

Un momento crítico en cualquier concierto es el del acceso al recinto (sin olvidar el acceso al backstage y otras zonas restrin­gidas). Existen varias formas de hacerlo:

  • Listing y recorte de entradas: Los métodos tradi­cio­nales: el primero, un listado en papel. Si la persona está en la lista, puede entrar; si no lo está, no. Es un método muy barato pero muy lento y sólo es útil para conciertos casi privados, con un aforo muy reducido. El segundo, quedándote con la matriz de las entradas, si son de tipo talonario o con un trozo de la misma si es de otro tipo. Este método es sencillo pero nada seguro y no te permite llevar más control que cuántos papelitos has recortado.
  • App de control de acceso: Con un aforo algo mayor y para un control más riguroso, es impres­cin­dible escanear las entradas. Si el aforo no es muy grande y no necesitas una velocidad profe­sional, Weezevent te ofrece una app gratuita para controlar desde tu smartphone las entradas que hayas vendido con tu taquilla Weezevent, pero también podrás importar a tu área privada los códigos de barras de las entradas vendidas por otros medios. ¡Échale un vistazo!
  • Lectores profe­sio­nales de control de acceso: A partir de los 200 asistentes, te recomen­damos utilizar lectores profe­sio­nales. Los que te ofrece Weezevent ¡pueden con todo! Total seguridad en cualquier circuns­tancia.

 

De puertas afuera: Cómo comunicar y promocionar un concierto

7. La imagen

¿Tie­nes pági­na web? Es el primer sitio en el que publicar toda la infor­mación sobre tu concierto y empezar a crear una imagen. Puede ser buena idea tener una web específica para tu concierto, además de poner la infor­mación en tu página web global. De esta forma, el universo del concierto impregnará toda la web y sumerge al asistente en el ambiente del mismo desde la compra de la entrada. ¡Integra tu taquilla virtual direc­ta­mente en la web para que el asistente no tenga que abandonar este universo en todo el proceso! ¿Tienes varios eventos y te gustaría venderlos todos desde tu web, sin salir de la misma? ¡Integra un widget multi-eventos!

¿No tienes web o sólo tienes una web global? ¡No pasa nada! Al crear tu even­to en Wee­ze­vent, se te gene­ra­rá auto­má­ti­ca­men­te un micro­si­te exclu­si­vo para tu concierto, con el wid­get de ins­crip­ción y pago ya inte­gra­do. El micro­si­te es gra­tui­to pero si quie­res per­so­na­li­zar­lo aún más de lo que per­mi­ten las opcio­nes bási­cas, tene­mos opcio­nes pre­mium que segu­ro que se ajus­tan a lo que nece­si­tas.

Perso­naliza las entradas y los e-mails a tu imagen. Para una experiencia completa, haz que el universo de tu evento esté presente en todos los puntos de contacto con los asistentes. Weezevent te ofrece varios niveles de perso­na­li­zación, para que se ajuste a tu presu­puesto, empezando por las perso­na­li­za­ciones gratuitas que puedes hacer tú mismo.

8. La difusión

Face­book, Ins­ta­gram, Twit­ter… ¡Es hora de dar que hablar! Crea con­ver­sa­ción alre­de­dor de lo que más gusta a los asistentes a tu evento: ¡la música de los artistas que presentas! y comu­ni­ca con cla­ri­dad sobre tu concierto: hora, lugar, pre­cio, pro­ce­so de compra de entradas, cómo llegar, etc. Crea un evento en Face­book y, ¡vende direc­ta­mente también ahí! Puedes poner un botón con enlace a la web en la que tengas tu taquilla virtual o, si tienes al menos 2.000 segui­dores (requisito impuesto por Facebook), tu taquilla Weezevent se puede ¡integrar direc­ta­mente en tu página de Facebook, aumen­tando así la conversión y poniendo a tu dispo­sición un canal de venta más!

Si activas la opción de “Compartir en redes sociales”, quienes compren tus entradas con Weezevent, verán en la pantalla de confir­mación de la compra los botones que le permiten compartir fácil­mente en redes sociales que van a acudir a tu concierto, lo que te da visibi­lidad.

Por últi­mo, ¡no des­car­tes los méto­dos tra­di­cio­na­les como la crea­ción y dis­tri­bu­ción de flyers o las posi­bi­li­da­des que te da la pren­sa si consigues despertar su interés!

9. Las promociones

¡Crea todos los códi­gos pro­mo­cio­na­les que quie­ras y envía­se­los a per­so­nas con­cre­tas o comu­ní­ca­los al públi­co gene­ral! Así de fácil es con Weezevent.

También puedes poner en práctica una estra­tegia de precios escalo­nados, en función de la proxi­midad de la fecha del concierto.

10. La fidelización

Las personas que han acudido a uno de tus conciertos, podrían estar intere­sadas en futuros conciertos del mismo artista o banda o de otros. ¡No desapro­veches la oportu­nidad y mantén el contacto!

Incluye un formu­lario en el proceso de compra para conocer mejor a los asistentes y saber en qué podrían estar intere­sados y en qué no, incluye una casilla para que indiquen si quieren recibir infor­mación sobre tus eventos y envíales ofertas exclu­sivas para fideli­zarlos.

Y sobre todo… ¡Disfruta de la música!

¡Nos vemos por weezevent.com!

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