Enviar con éxito un e‑mailing de invitación a un evento

El e‑mail es el canal ide­al para enviar tus invita­ciones. Sen­cil­lo, rápi­do, bara­to y con posi­bil­i­dad de respues­ta prác­ti­ca­mente inmedi­a­ta, la may­oría de los orga­ni­zadores de even­tos uti­lizan esta her­ramien­ta para ges­tionar sus invita­ciones.

Pero, ¿cómo hac­er que tu cam­paña de e‑mailing de invitación para que sea efi­caz?

¿Cómo ase­gu­rarte de que tu e‑mail resul­tará intere­sante a tus invi­ta­dos y les inci­tará a acud­ir a tu even­to?

Sigue estos 9 con­se­jos y todo estará a tu favor para con­seguir el éxi­to de un e‑mailing de invitación a tu even­to.

1. La base de datos de clientes: factor clave de éxito

¿Ya has orga­ni­za­do algún even­to con Weezevent? Uti­liza una her­ramien­ta de CRM e e‑mail mar­ket­ing adap­ta­da a tu even­to para inter­ac­tu­ar con los asis­tentes antes, durante y después del día D. Si ya has orga­ni­za­do algún even­to con Weezevent, al con­tar con un CRM conec­ta­do con tu platafor­ma de ven­ta de entradas e inscrip­ciones, será mucho más fácil seg­men­tar y enviar comu­ni­ca­ciones al públi­co que ya ha asis­ti­do a alguno de tus even­tos. ¡Estos des­ti­natar­ios son afines a tu even­to y obten­drás una respues­ta exce­lente!

Con­se­jo: Para enrique­cer tu base de datos entre dos even­tos, puedes recoger las direc­ciones de correo elec­tróni­co de las per­sonas que te siguen (en tu blog, págin web…) a cam­bio de comu­nicar de for­ma reg­u­lar infor­ma­ción sobre tu sec­tor, tu even­to, etc.

2. Un asunto de e‑mail sencillo y atractivo

El des­ti­natario tiene que poder enten­der cuál es la infor­ma­ción prin­ci­pal de tu e‑mail des­de el mis­mo asun­to del e‑mail. Lo ide­al es que este intro­duz­ca el con­tenido. Tiene que ser sen­cil­lo, atrac­ti­vo y no demasi­a­do den­so (40 a 50 car­ac­teres como máx­i­mo). Además, difer­entes estu­dios han demostra­do que intro­ducir un sím­bo­lo en el asun­to de un e‑mail de mar­ket­ing per­mite destacar en la abar­ro­ta­da ban­de­ja de entra­da del des­ti­natario y ganar un +15% de tasa de aper­tu­ra.

Ejem­p­lo: «☺ ¡Weezevent te invi­ta a su cock­tail en Madrid!»

3. Un remitente que se pueda identificar fácilmente

El remi­tente de tu e‑mail tiene que poder­se iden­ti­ficar ráp­i­da­mente y ser recono­ci­ble. Tiene que per­mi­tir que el des­ti­natario iden­ti­fique ráp­i­da­mente tu empre­sa, tu pro­duc­to o el nom­bre de una per­sona de ref­er­en­cia.

Ejem­p­lo: «Weezevent» o «Alex de Weezevent»

4. Un cuerpo de e‑mail escueto y visual

El cuer­po del e‑mail no tiene que con­tener mucho tex­to. Da pref­er­en­cia a una ima­gen (estáti­ca o ani­ma­da) ya que cap­tará con may­or facil­i­dad la aten­ción del des­ti­natario y no olvides incluir el logo de tu empre­sa o even­to. Los datos más impor­tantes (nom­bre de tu even­to, lugar y fecha) tienen que apare­cer en el títu­lo prin­ci­pal (head­er), es decir, al prin­ci­pio de tu men­saje. El des­ti­natario tiene que poder enten­der tu men­saje con leer el primer pár­rafo o aparta­do.

5. Que no falten los datos importantes

No olvides incluir de for­ma breve en el cuer­po de tu men­saje los sigu­ientes ele­men­tos:

- El con­cep­to.

- Ponentes, artis­tas, invi­ta­dos desta­ca­dos…: Hablar de la pres­en­cia en el even­to de deter­mi­nadas per­sonas (inde­pen­di­en­te­mente de su papel en el even­to) puede influir para que los asis­tentes poten­ciales acu­d­an a tu even­to.

- Instruc­ciones claras para inscribirse.

- Un botón de acción «Inscribirse» desta­ca­do.

Tam­bién puedes añadir un enlace a tu pági­na web y a tus redes sociales (Face­book, Twit­ter, LinkedIn) en for­ma de botones.

6. Un «call to action» eficaz

Sim­pli­fi­ca y reduce al máx­i­mo el número de pasos nece­sar­ios para inscribirse. Si hay que rel­lenar un for­mu­la­rio de inscrip­ción, tra­ta de lim­i­tar el número de cam­pos oblig­a­to­rios al mín­i­mo indis­pens­able. Para el botón de inscrip­ción, opta por un ver­bo de acción, que inci­tará a hac­er­lo. Si es aplic­a­ble a tu caso, tam­bién puedes uti­lizar un incen­ti­vo como una ofer­ta (por ejem­p­lo, una invitación gra­tui­ta para los tres primeros inscritos).

7. Un proceso de envío bien pensado

Anun­cia el even­to con sufi­ciente antelación para dejar a los posi­bles asis­tentes tiem­po sufi­ciente para inscribirse y envía un recorda­to­rio más ade­lante (no olvides quitar de la lista de envío de este recorda­to­rio a quienes ya se hayan inscrito). Envía tam­bién un recorda­to­rio a los inscritos unos días antes del even­to con un e‑mail «Remem­ber the date». No dudes en insi­s­tir tam­bién a los no inscritos con un e‑mail con un asun­to del esti­lo de «Solo quedan unos días para inscribirte/para poder asi­s­tir a [tu even­to]».

8. Un mensaje personalizado en función del destinatario

Para que tu e‑mail ten­ga un may­or impacto, empieza por recor­dar el his­to­r­i­al de tu relación con el des­ti­natario. Seg­men­ta tam­bién el men­saje en fun­ción del públi­co obje­ti­vo y per­son­alíza­lo con el nom­bre o nom­bre y apel­li­do del des­ti­natario (por ejem­p­lo: «Hola, XXX»). Tam­bién es impor­tante que cada invitación esté per­son­al­iza­da.

9. Retoma el contacto con los asistentes tras el evento

Una vez tu even­to haya final­iza­do, deja pasar dos o tres días y envía un e‑mail de agradec­imien­to a los asis­tentes por su pres­en­cia. No dudes en enviar un resumen o un enlace a un vídeo de tu even­to, tam­bién a quienes final­mente no hayan acu­d­i­do. De esta for­ma estarás incitán­doles a acud­ir a tu próx­i­mo even­to. Envía tam­bién un cues­tionario de sat­is­fac­ción apra eval­u­ar los pun­tos fuertes y débiles de tu even­to y poder ten­er en cuen­ta los comen­tar­ios para opti­mizar tu próx­i­mo even­to.

¡Aho­ra te toca a ti!

Haz clic en el sigu­iente enlace y crea invita­ciones online con Weezevent:

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