Enviar con éxito un e‑mailing de invitación a un evento

Enviar con éxito un e‑mailing de invitación a un evento

El e‑mail es el canal ideal para enviar tus invitaciones. Sencillo, rápido, barato y con posibilidad de respuesta prácticamente inmediata, la mayoría de los organizadores de eventos utilizan esta herramienta para gestionar sus invitaciones.

Pero, ¿cómo hacer que tu campaña de e‑mailing de invitación para que sea eficaz?

¿Cómo asegurarte de que tu e‑mail resultará interesante a tus invitados y les incitará a acudir a tu evento?

Sigue estos 9 consejos y todo estará a tu favor para conseguir el éxito de un e‑mailing de invitación a tu evento.

1. La base de datos de clientes: factor clave de éxito

¿Ya has organizado algún evento con Weezevent? Utiliza un CRM que se adapta a tu evento para interactuar con los asistentes antes, durante y después del día D. ¡Estos destinatarios son muy afines a tu evento y obtendrás una respuesta excelente!

Consejo: Para enriquecer tu base de datos entre dos eventos, puedes recoger las direcciones de correo electrónico de las personas que te siguen (en tu blog, págin web…) a cambio de comunicar de forma regular información sobre tu sector, tu evento, etc.

2. Un asunto de e‑mail sencillo y atractivo

El destinatario tiene que poder entender cuál es la información principal de tu e‑mail desde el mismo asunto del e‑mail. Lo ideal es que este introduzca el contenido. Tiene que ser sencillo, atractivo y no demasiado denso (40 a 50 caracteres como máximo). Además, diferentes estudios han demostrado que introducir un símbolo en el asunto de un e‑mail de marketing permite destacar en la abarrotada bandeja de entrada del destinatario y ganar un +15% de tasa de apertura.

Ejemplo: «☺ ¡Weezevent te invita a su cocktail en Madrid!»

3. Un remitente que se pueda identificar fácilmente

El remitente de tu e‑mail tiene que poderse identificar rápidamente y ser reconocible. Tiene que permitir que el destinatario identifique rápidamente tu empresa, tu producto o el nombre de una persona de referencia.

Ejemplo: «Weezevent» o «Alex de Weezevent»

4. Un cuerpo de e‑mail escueto y visual

El cuerpo del e‑mail no tiene que contener mucho texto. Da preferencia a una imagen (estática o animada) ya que captará con mayor facilidad la atención del destinatario y no olvides incluir el logo de tu empresa o evento. Los datos más importantes (nombre de tu evento, lugar y fecha) tienen que aparecer en el título principal (header), es decir, al principio de tu mensaje. El destinatario tiene que poder entender tu mensaje con leer el primer párrafo o apartado.

5. Que no falten los datos importantes

No olvides incluir de forma breve en el cuerpo de tu mensaje los siguientes elementos:

- El concepto.

- Ponentes, artistas, invitados destacados…: Hablar de la presencia en el evento de determinadas personas (independientemente de su papel en el evento) puede influir para que los asistentes potenciales acudan a tu evento.

- Instrucciones claras para inscribirse.

- Un botón de acción «Inscribirse» destacado.

También puedes añadir un enlace a tu página web y a tus redes sociales (Facebook, Twitter, LinkedIn) en forma de botones.

6. Un «call to action» eficaz

Simplifica y reduce al máximo el número de pasos necesarios para inscribirse. Si hay que rellenar un formulario de inscripción, trata de limitar el número de campos obligatorios al mínimo indispensable. Para el botón de inscripción, opta por un verbo de acción, que incitará a hacerlo. Si es aplicable a tu caso, también puedes utilizar un incentivo como una oferta (por ejemplo, una invitación gratuita para los tres primeros inscritos).

7. Un proceso de envío bien pensado

Anuncia el evento con suficiente antelación para dejar a los posibles asistentes tiempo suficiente para inscribirse y envía un recordatorio más adelante (no olvides quitar de la lista de envío de este recordatorio a quienes ya se hayan inscrito). Envía también un recordatorio a los inscritos unos días antes del evento con un e‑mail «Remember the date». No dudes en insistir también a los no inscritos con un e‑mail con un asunto del estilo de «Solo quedan unos días para inscribirte/para poder asistir a [tu evento]».

8. Un mensaje personalizado en función del destinatario

Para que tu e‑mail tenga un mayor impacto, empieza por recordar el historial de tu relación con el destinatario. Segmenta también el mensaje en función del público objetivo y personalízalo con el nombre o nombre y apellido del destinatario (por ejemplo: «Hola, XXX»). También es importante que cada invitación esté personalizada.

9. Retoma el contacto con los asistentes tras el evento

Una vez tu evento haya finalizado, deja pasar dos o tres días y envía un e‑mail de agradecimiento a los asistentes por su presencia. No dudes en enviar un resumen o un enlace a un vídeo de tu evento, también a quienes finalmente no hayan acudido. De esta forma estarás incitándoles a acudir a tu próximo evento. Envía también un cuestionario de satisfacción apra evaluar los puntos fuertes y débiles de tu evento y poder tener en cuenta los comentarios para optimizar tu próximo evento.

¡Ahora te toca a ti!

Haz clic en el siguiente enlace y crea invitaciones online con Weezevent:

Más información

Contacta con nosotros

Comparte este artículo en