Organizar un evento: checklist para no olvidar nada

Orga­ni­zar un even­to impli­ca una preparación min­u­ciosa y mul­ti­tud de detalles en los que pen­sar. Des­de la fase de plan­i­fi­cación has­ta la logís­ti­ca el día del even­to, hay mucho que con­tro­lar. Hac­er una lista de tar­eas para tu even­to puede mar­car la difer­en­cia. Sin embar­go, como no hay dos even­tos idén­ti­cos, no existe una check­list úni­ca para orga­ni­zar un even­to.

Una lista de tar­eas per­son­al­iza­da no sólo te man­ten­drá cen­tra­do en tus obje­tivos, sino que tam­bién pro­por­cionará infor­ma­ción bási­ca a quienes tra­ba­jen con­ti­go en la orga­ni­zación del even­to.

¡Detal­lam­os los pasos que hay que seguir para crear una check­list para que tu even­to sea un éxi­to!

1. ¿Por qué organizar una lista de tareas para tu evento?

Las check­list de orga­ni­zación de even­tos son her­ramien­tas útiles que puedes uti­lizar de difer­entes man­eras:

• Seguimien­to de los pro­gre­sos: Con­sul­tan­do per­iódica­mente la lista de tar­eas, podrás deter­mi­nar los pro­gre­sos que está hacien­do tu equipo y el avance de la orga­ni­zación en cada fase del proyec­to.
  Tam­bién puedes pri­orizar las tar­eas de tu lista para hac­er primero las más impor­tantes, pero tam­bién dejar más tiem­po para las que puedan requerir­lo.
• Seguimien­to del pre­supuesto: Puedes añadir un espa­cio en tu lista de tar­eas para los costes esti­ma­dos y reales de cada tarea. La check­list se con­vierte así en un doc­u­men­to útil para hac­er un seguimien­to de tu pre­supuesto, el ahor­ro en cada tarea y el importe nece­sario para com­ple­tar las tar­eas restantes.
• Plan­i­fi­cación del tiem­po: Una vez que sepas lo que tienes que hac­er, puedes plan­i­ficar tu tiem­po para cen­trarte en tar­eas especí­fi­cas y definir cuán­do hac­er cada una.
• Recorda­to­rio de infor­ma­ción impor­tante: Como la orga­ni­zación de un even­to con­ll­e­va muchas tar­eas, las check­lists son doc­u­men­tos valiosos para recor­dar los detalles especí­fi­cos del even­to.

Aunque la check­list que util­ices para orga­ni­zar tu even­to pue­da vari­ar en fun­ción del tipo de even­to y de tus necesi­dades, hay var­ios ele­men­tos comunes que sue­len encon­trarse en todas las lis­tas de tar­eas para la orga­ni­zación de even­tos.

Aquí tienes algunos con­se­jos sobre cómo hac­er una lista de tar­eas para tu even­to.

2. Define los objetivos del evento

Reflex­iona sobre el obje­ti­vo prin­ci­pal de tu even­to. Algunos even­tos hom­e­na­jean a una per­sona, otros ten­drán el for­ma­to de con­fer­en­cias o sem­i­nar­ios… Algunos actos tam­bién pueden ten­er como obje­ti­vo pro­mo­cionar un nue­vo pro­duc­to o ser­vi­cio entre clientes poten­ciales. Sea cual sea el propósi­to de tu even­to, es impor­tante definir el tema y el tono del mis­mo para com­pren­der los ele­men­tos especí­fi­cos que deberías incluir.

3. Organiza la logística

A la hora de orga­ni­zar tu even­to, tienes que definir sus car­ac­terís­ti­cas prin­ci­pales, entre ellas:

• El públi­co: Definir el públi­co obje­ti­vo te ayu­dará a ori­en­tarte con temas clave como el tamaño del recin­to, el pre­supuesto y el cater­ing. Esto tam­bién te ayu­dará a preparar el envío de invita­ciones y orga­ni­zar el via­je y el alo­jamien­to en caso nece­sario.
• La fecha y el lugar: Es impor­tante pen­sar en la fecha y hora exac­tas del even­to. Una vez que ten­gas sepas esto, podrás ele­gir tam­bién la ubi­cación que mejor se adapte a tus necesi­dades.
• El pre­supuesto: Uno de los datos más impor­tantes que tienes que incluir en tu check­list es el pre­supuesto del even­to. Si lo tienes en tu lista, recor­darás cuán­to puedes gas­tar en las dis­tin­tas fas­es de orga­ni­zación de tu even­to.

4. Piensa en la decoración de tu evento

Bus­ca la mejor for­ma de sacar par­tido al recin­to para dis­eñar el even­to de acuer­do con las especi­fi­ca­ciones téc­ni­cas y las necesi­dades de la orga­ni­zación. La dec­o­ración, la ubi­cación de las mesas y las zonas de interés, como un esce­nario, son ele­men­tos que puedes uti­lizar para crear tu espa­cio.

Asegúrate de que el espa­cio sea fun­cional para los ponentes y acoge­dor para el públi­co. La dec­o­ración no es sólo boni­ta, es esen­cial para el éxi­to de tu even­to. La elec­ción de un tema tam­bién te per­mi­tirá enlazar los dis­tin­tos ele­men­tos del even­to, como la dec­o­ración, el cater­ing y las activi­dades.

5. No te olvides de la comida y la bebida

Si tu even­to incluye comi­da y bebi­da, bus­ca provee­dores locales. La lista de invi­ta­dos o el públi­co obje­ti­vo, el tema del even­to y el espa­cio disponible pueden ayu­darte a deter­mi­nar el tipo de comi­da que se va a servir y el espa­cio disponible para la comi­da.

La check­list para plan­i­ficar la comi­da de un even­to incluye:

• La búsque­da de provee­dores o empre­sas de cater­ing.
• El tipo de ser­vi­cio (cena sen­ta­da, puestos de comi­da, aper­i­tivos).
• Plan­i­fi­cación de menús de acuer­do con las restric­ciones dietéti­cas.

6. Planifica las actividades

Si tienes pre­vis­to con­tratar a con­fer­en­ciantes, artis­tas o ani­madores, hay varias cosas que tienes que añadir a tu check­list. Por ejem­p­lo, las con­trat­a­ciones, el alo­jamien­to o el trans­porte.

Además de los ponentes y artis­tas, tam­bién ten­drás que coor­di­nar las activi­dades y el entreten­imien­to que quieras ofre­cer en tu even­to. Tu check­list te ayu­dará a man­ten­er una visión gen­er­al del even­to.

7. Anuncia el evento

Una vez definidos la may­oría de los detalles del even­to, dispon­drás de infor­ma­ción sufi­ciente para enviar las invita­ciones o pro­mo­cionar el even­to entre el públi­co obje­ti­vo.

El anun­cio de tu even­to con­tribuirá a crear expectación y a garan­ti­zar una bue­na asis­ten­cia. La pro­mo­ción de tu even­to puede incluir fol­letos, carte­les, un teas­er en vídeo o tam­bién el envío de corre­os elec­tróni­cos.

8. Prepara el día D

Una vez que hayas orga­ni­za­do todo lo nece­sario para el even­to, no olvides dejar tiem­po sufi­ciente antes del mis­mo para prepararse bien. Esto puede incluir tiem­po para dec­o­rar el espa­cio, colo­car mesas y sil­las o reunirte con per­sonas impor­tantes, como provee­dores, para garan­ti­zar el éxi­to del even­to.

Ano­ta en tu check­list las respon­s­abil­i­dades que ten­drás el día del even­to, como super­vis­ar a los provee­dores y orga­ni­zar a los artis­tas. Esto te ayu­dará a saber ráp­i­da­mente lo que tienes que hac­er y si nece­si­ta ayu­da durante el even­to.

9. Identifica las tareas que realizar después del evento

Sigue habi­en­do tar­eas que realizar después del even­to, como el envío de corre­os elec­tróni­cos de agradec­imien­to a los ponentes, por ejem­p­lo. Así que incluir estas tar­eas en tu lista te ayu­dará a acor­darte de hac­er­las en cuan­to ter­mine tu even­to.

10. Ejemplo de lista de control para organizar un evento

A con­tin­uación tienes un ejem­p­lo de lista de con­trol para rel­lenar.

Descar­gar la plan­til­la en for­ma­to Excel

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