Organiser un événement : checklist à suivre

L’or­gan­i­sa­tion d’un événe­ment implique une pré­pa­ra­tion minu­tieuse et une mul­ti­tude de détails aux­quels penser. De la phase de plan­i­fi­ca­tion à la logis­tique du jour de l’événe­ment, il y a beau­coup de choses à sur­veiller. La réal­i­sa­tion d’une liste de tâch­es à effectuer pour votre événe­ment peut faire une énorme dif­férence ! Toute­fois, comme il n’y a pas deux événe­ments iden­tiques, il n’ex­iste pas de liste de con­trôle unique pour l’or­gan­i­sa­tion d’un événe­ment.

Une liste de tâch­es per­son­nal­isée vous per­me­t­tra non seule­ment de ne pas per­dre de vue vos objec­tifs, mais aus­si de fournir des infor­ma­tions essen­tielles aux per­son­nes qui pour­raient tra­vailler avec vous sur la plan­i­fi­ca­tion de l’événement.

Nous vous détail­lons les étapes à suiv­re pour créer une check­list qui vous per­me­t­tra de réalis­er un événe­ment réus­si !

1. Pourquoi organiser une liste de tâches pour l’organisation de votre événement ?

Les check­list pour l’organisation d’événe­ments sont des out­ils utiles que vous pou­vez utilis­er de dif­férentes façons :

• Suivi des pro­grès : en vous référant régulière­ment à votre liste de tâch­es, vous pou­vez déter­min­er les pro­grès réal­isés par votre équipe et l’avancée de la plan­i­fi­ca­tion à chaque étape du proces­sus.
  • Vous pou­vez égale­ment class­er les tâch­es de votre liste par ordre de pri­or­ité afin de réalis­er les plus impor­tantes en pre­mier mais aus­si de prévoir plus de temps pour celles qui risquent d’être plus longues à réalis­er.
• Suivi du bud­get : vous pou­vez ajouter sur votre liste de tâch­es un espace pour les esti­ma­tions de coûts et les coûts réels que représente cha­cune des tâch­es. La check­list devient alors un doc­u­ment utile pour suiv­re votre bud­get, les économies réal­isées pour chaque tâche et le mon­tant néces­saire pour achev­er les tâch­es restantes.
• Plan­i­fi­ca­tion du temps : lorsque vous avez con­nais­sance des tâch­es à accom­plir, vous pou­vez plan­i­fi­er votre temps pour vous con­cen­tr­er sur des tâch­es spé­ci­fiques et déter­min­er quand vous prévoyez de faire cha­cune d’en­tre elles.
• Rap­pel des infor­ma­tions impor­tantes : l’or­gan­i­sa­tion d’un événe­ment impli­quant de nom­breuses tâch­es, les check­lists sont donc des doc­u­ments pré­cieux pour se rap­pel­er les détails spé­ci­fiques de l’événe­ment.

Bien que la check­list que vous utilisez pour organ­is­er votre événe­ment puisse vari­er en fonc­tion du type d’événe­ment et de vos besoins, il existe plusieurs élé­ments com­muns que l’on retrou­ve générale­ment dans les listes de tâch­es.

Voici quelques con­seils sur la manière de réalis­er une liste de tâch­es pour l’or­gan­i­sa­tion de votre événe­ment.

2. Établissez les objectifs de l’événement

Com­prenez l’ob­jec­tif prin­ci­pal de votre événe­ment. Cer­tains événe­ments vont célébr­er une per­son­ne, d’autres, vont être sous le for­mat de con­férences ou de sémi­naires. Cer­tains événe­ments peu­vent aus­si avoir pour but de pro­mou­voir un nou­veau pro­duit ou ser­vice auprès de clients poten­tiels. Quel que soit l’ob­jec­tif de votre événe­ment, il est impor­tant de définir le thème et le ton que vous souhaitez don­ner à celui-ci afin de com­pren­dre les élé­ments spé­ci­fiques que vous devez prévoir d’y inclure.

3. Déterminez la logistique

Lors de l’organisation de votre événe­ment, vous devez déter­min­er ses prin­ci­pales car­ac­téris­tiques, notam­ment :

• Le pub­lic : déter­min­er votre pub­lic cible vous aidera à cibler les élé­ments de la plan­i­fi­ca­tion tels que la taille du lieu, le bud­get et le ser­vice de restau­ra­tion. Cela vous aidera égale­ment à pré­par­er l’envoi des invi­ta­tions puis à organ­is­er le voy­age et l’héberge­ment si néces­saire.
• La date et le lieu : il est impor­tant de réfléchir à la date et l’heure pré­cise de l’événe­ment. Une fois que vous dis­posez de suff­isam­ment d’in­for­ma­tions, vous pou­vez déter­min­er le lieu dont vous avez besoin.
• Le bud­get : l’une des infor­ma­tions les plus impor­tantes à inclure dans votre check­list est le bud­get de l’événe­ment. En le gar­dant sur votre liste, vous vous sou­vien­drez du mon­tant que vous pou­vez dépenser pour les dif­férentes étapes de votre événe­ment.

4. Pensez à la décoration pour votre événement

Déter­minez com­ment utilis­er au mieux le lieu pour con­cevoir l’événe­ment en fonc­tion des spé­ci­fi­ca­tions tech­niques et des besoins de l’or­gan­i­sa­tion. Les déco­ra­tions, l’emplacement des tables et les zones d’in­térêt, comme une scène, sont des élé­ments que vous pou­vez utilis­er pour créer votre espace.

Veillez à ce que l’e­space soit à la fois fonc­tion­nel pour les ora­teurs ou les présen­ta­teurs et accueil­lant pour le pub­lic. La déco­ra­tion n’est pas seule­ment jolie, elle est essen­tielle à la réus­site de votre événe­ment. Le choix d’un thème vous per­me­t­tra égale­ment de reli­er les dif­férents élé­ments de l’événe­ment, tels que la déco­ra­tion, la restau­ra­tion et les activ­ités.

5. N’oubliez pas la nourriture et les boissons

Si votre événe­ment com­prend de la nour­ri­t­ure et des bois­sons, recherchez des trai­teurs locaux. La liste des invités, le thème de l’événe­ment et l’e­space disponible peu­vent vous aider à déter­min­er le type de nour­ri­t­ure à servir et l’e­space disponible pour la nour­ri­t­ure.

La check­list pour la plan­i­fi­ca­tion de la nour­ri­t­ure d’un événe­ment com­prend :

• La recherche de four­nisseurs ou trai­teurs.
• Le type de ser­vice (dîn­er assis, sta­tions de restau­ra­tion, amuse-gueule).
• La plan­i­fi­ca­tion du menu en fonc­tion des restric­tions ali­men­taires.

6. Planifiez les activités

Si vous prévoyez d’en­gager des con­férenciers, des artistes ou des ani­ma­teurs, vous devez ajouter plusieurs élé­ments à votre liste de con­trôle. Par exem­ple les con­trats des invités, leurs héberge­ments ou encore leurs trans­ports.

Out­re les con­férenciers et les artistes, vous devrez égale­ment coor­don­ner les activ­ités et diver­tisse­ments que vous souhaitez met­tre en place lors de votre événe­ment. Votre liste de tâch­es vous aidera ain­si à avoir une vue d’ensem­ble sur votre événe­ment.

7. Annoncez votre événement

Une fois que la plu­part des détails de l’événe­ment ont été défi­nis, vous dis­posez de suff­isam­ment d’in­for­ma­tions pour envoy­er vos invi­ta­tions ou faire la pro­mo­tion de votre événe­ment auprès du pub­lic cible.

L’annonce de votre événe­ment per­me­t­tra de sus­citer l’im­pa­tience et de garan­tir une bonne par­tic­i­pa­tion. La pro­mo­tion de votre événe­ment peut inclure des fly­ers, des affich­es, un teas­er vidéo, ou encore l’envoi d’e‑mail.

8. Préparez le jour J

Une fois que vous avez organ­isé tout ce dont vous avez besoin pour l’événe­ment, pensez à prévoir suff­isam­ment de temps avant celui-ci pour vous pré­par­er. Cela peut inclure le temps de décor­er l’e­space, d’in­staller les tables et les chais­es ou de ren­con­tr­er les per­son­nes impor­tantes, comme les prestataires, afin d’as­sur­er le suc­cès de l’événe­ment.

Notez sur votre check­list les respon­s­abil­ités qui vous incombent le jour de l’événe­ment, comme la super­vi­sion des four­nisseurs et l’or­gan­i­sa­tion des artistes. Cela vous aidera à com­pren­dre ce que vous devez faire et à déter­min­er si vous avez besoin d’aide pen­dant l’événe­ment.

9. Identifiez les tâches postérieures à votre événement

Un événe­ment peut avoir des besoins spé­ci­fiques après l’événe­ment, comme l’en­voi de cour­ri­ers de remer­ciement aux con­férenciers par exem­ple. Ain­si, le fait d’in­clure ces tâch­es dans votre liste vous per­me­t­tra de vous sou­venir de les effectuer dès que votre événe­ment sera ter­miné.

10. Modèle de checklist pour l’organisation d’un événement

Vous trou­verez ci-dessous un exem­ple de check­list à com­pléter.

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