Cómo gestionar el envío de entradas para invitados a un evento

Ya tienes claro que es impre­scindible vender entradas online para tu even­to pero ¿cómo ges­tionar las invita­ciones para autori­dades, colab­o­radores o ami­gos que no quieres que paguen ni que ten­gan que reg­is­trarse por su cuen­ta?

Esto puede ser un que­bradero de cabeza o una gestión sen­cil­lísi­ma si cuen­tas con la her­ramien­ta ade­cua­da: WeezTick­et te ofrece la fun­cional­i­dad más sen­cil­la y efi­ciente.

1. Las invitaciones en un evento de pago

Si tu even­to es gra­tu­ito, tu envío de invita­ciones con­siste más bien en un email­ing de invitación para que los asis­tentes se reg­istren y hac­er todo lo posi­ble para min­i­mizar la tasa de no show. Sin embar­go, las invita­ciones en un even­to de pago fun­cio­nan de man­era difer­ente: son exclu­si­vas, envi­adas a una lista de per­sonas, empre­sas o enti­dades selec­ciona­da con mimo, por diver­sos motivos.

Todo even­to tiene su lista de invi­ta­dos, ya sean per­sonas que han colab­o­ra­do de for­ma altru­ista en la orga­ni­zación, patroci­nadores o colab­o­radores de todo tipo o sim­ple­mente per­sonas a las que se quiere invi­tar des­de la orga­ni­zación por diver­sos motivos. Se tra­ta de un grupo exclu­si­vo de per­sonas a las que quieres ofre­cer la posi­bil­i­dad de acud­ir a tu even­to de for­ma gra­tui­ta, ¡ponién­dose­lo fácil y sin que te quite mucho tiem­po!

2. Una funcionalidad fácil de usar, rápida e intuitiva

Exis­ten muchas for­mas de abor­dar el envío de invita­ciones, pero ya tienes sufi­cientes par­tidas que orga­ni­zar y coor­di­nar como para uti­lizar un méto­do com­pli­ca­do, que con­suma muchos recur­sos, sobre todo humanos y de tiem­po.

Con WeezTick­et, puedes enviar en un par de min­u­tos has­ta 500 invita­ciones por even­to (1000 por cuen­ta Weezevent) de for­ma gra­tui­ta. Si nece­si­tas enviar aún más invita­ciones, no dudes en con­sul­tar­lo con nue­stro equipo.

¿Cómo funciona?

Prepara el lis­ta­do de invi­ta­dos:
Si quieres enviar muchas invita­ciones de una vez, te recomen­damos que pre­pares de ante­mano tu lis­ta­do en Excel con: Nom­bre, Apel­li­dos, Can­ti­dad de invita­ciones, Correo elec­tróni­co. Si vas a enviar tus invita­ciones poco a poco, puedes hac­er­lo de for­ma man­u­al.

Selec­ciona la tar­i­fa:
A la hora de vender entradas, habrás crea­do difer­entes tipos de entradas (Gen­er­al, VIP, etc.) con difer­entes dere­chos. Puedes enviar gra­tuita­mente a tus invi­ta­dos entradas de uno de los tipos ya crea­d­os, pero lo más recomend­able para un seguimien­to detal­la­do es que crees un tipo de entra­da especí­fi­co para las invita­ciones, gra­tu­ito y que no esté vis­i­ble en inter­net. Si vas a enviar invita­ciones de difer­ente cat­e­goría, con dere­chos de acce­so difer­entes, tam­bién puedes crear difer­entes tipos de entradas para invi­ta­dos.

Indi­ca el número de des­ti­natar­ios:
¿A cuán­tas per­sonas quieres enviar invita­ciones? Selec­ciona el número de direc­ciones de correo elec­tróni­co dis­tin­tas a las que enviarás tus invita­ciones, aunque a cada una de ellas envíes más de una invitación.

Men­saje y envío:
Indi­ca si quieres enviar las invita­ciones direc­ta­mente por e‑mail o si pre­fieres descar­gar­las para imprim­ir­las o enviar­las por otra vía. Si vas a enviar­las por e‑mail, podrás indicar el asun­to del e‑mail y un men­saje que se incluirá en el e‑mail que recibirán los invi­ta­dos jun­to con sus entradas.

En este artícu­lo de ayu­da te acom­pañamos paso a paso para que te famil­iarices con esta fun­cional­i­dad.

3. Mensajes personalizados

A la hora de gener­ar y enviar tus invita­ciones por e‑mail, como hemos vis­to en el últi­mo paso, puedes per­son­alizar el asun­to y un men­saje que apare­cerá en el cuer­po del e‑mail de invitación están­dar. Puedes mod­i­ficar este asun­to y men­saje en cada envío, indi­vid­ual o en bloque, de invita­ciones.

¿Quieres per­son­alizar aún más el e‑mail que reciben tus invi­ta­dos, a ima­gen de tu even­to? Este ser­vi­cio Pre­mi­um tam­bién está a tu dis­posi­ción, con­súl­ta­lo con nue­stro equipo.

4. Tranquilidad para todos el día D

La gen­eración y el envío de invita­ciones por e‑mail es la for­ma más ráp­i­da y sen­cil­la de ges­tionar el acce­so de tus invi­ta­dos el día del even­to. Cada invi­ta­do ten­drá su entra­da, con su códi­go QR, que le per­mi­tirá acced­er al even­to sin difi­cul­tad y sin esperas. Puedes con­fig­u­rar el con­trol de acce­so, escane­an­do las entradas de los asis­tentes, de for­ma que tus invi­ta­dos accedan por la mis­ma puer­ta y fila que el resto de asis­tentes o crear una fila ráp­i­da solo para invi­ta­dos.

Olví­date de lis­tas inter­minables, búsque­da de nom­bres a mano, recogi­da pres­en­cial de invita­ciones antes de acced­er y opta por un sis­tema que te per­mite una gestión mucho más cómo­da para todos.

La ven­ta de entradas online, la gestión de las invita­ciones y el con­trol de acce­so para tu even­to son pilares bási­cos para su éxi­to. Ponte en con­tac­to con nue­stro equipo para ver cuál es la mejor con­fig­u­ración para tu even­to.

Con­tac­tar