Organizar un evento implica una preparación minuciosa y multitud de detalles en los que pensar. Desde la fase de planificación hasta la logística el día del evento, hay mucho que controlar. Hacer una lista de tareas para tu evento puede marcar la diferencia. Sin embargo, como no hay dos eventos idénticos, no existe una checklist única para organizar un evento.
Una lista de tareas personalizada no sólo te mantendrá centrado en tus objetivos, sino que también proporcionará información básica a quienes trabajen contigo en la organización del evento.
Índice
¡Detallamos los pasos que hay que seguir para crear una checklist para que tu evento sea un éxito!
1. ¿Por qué organizar una lista de tareas para tu evento?
Las checklist de organización de eventos son herramientas útiles que puedes utilizar de diferentes maneras:
- Seguimiento de los progresos: Consultando periódicamente la lista de tareas, podrás determinar los progresos que está haciendo tu equipo y el avance de la organización en cada fase del proyecto.
También puedes priorizar las tareas de tu lista para hacer primero las más importantes, pero también dejar más tiempo para las que puedan requerirlo. - Seguimiento del presupuesto: Puedes añadir un espacio en tu lista de tareas para los costes estimados y reales de cada tarea. La checklist se convierte así en un documento útil para hacer un seguimiento de tu presupuesto, el ahorro en cada tarea y el importe necesario para completar las tareas restantes.
- Planificación del tiempo: Una vez que sepas lo que tienes que hacer, puedes planificar tu tiempo para centrarte en tareas específicas y definir cuándo hacer cada una.
- Recordatorio de información importante: Como la organización de un evento conlleva muchas tareas, las checklists son documentos valiosos para recordar los detalles específicos del evento.
Aunque la checklist que utilices para organizar tu evento pueda variar en función del tipo de evento y de tus necesidades, hay varios elementos comunes que suelen encontrarse en todas las listas de tareas para la organización de eventos.
Aquí tienes algunos consejos sobre cómo hacer una lista de tareas para tu evento.
2. Define los objetivos del evento
Reflexiona sobre el objetivo principal de tu evento. Algunos eventos homenajean a una persona, otros tendrán el formato de conferencias o seminarios… Algunos actos también pueden tener como objetivo promocionar un nuevo producto o servicio entre clientes potenciales. Sea cual sea el propósito de tu evento, es importante definir el tema y el tono del mismo para comprender los elementos específicos que deberías incluir.
3. Organiza la logística
A la hora de organizar tu evento, tienes que definir sus características principales, entre ellas:
- El público: Definir el público objetivo te ayudará a orientarte con temas clave como el tamaño del recinto, el presupuesto y el catering. Esto también te ayudará a preparar el envío de invitaciones y organizar el viaje y el alojamiento en caso necesario.
- La fecha y el lugar: Es importante pensar en la fecha y hora exactas del evento. Una vez que tengas sepas esto, podrás elegir también la ubicación que mejor se adapte a tus necesidades.
- El presupuesto: Uno de los datos más importantes que tienes que incluir en tu checklist es el presupuesto del evento. Si lo tienes en tu lista, recordarás cuánto puedes gastar en las distintas fases de organización de tu evento.
4. Piensa en la decoración de tu evento
Busca la mejor forma de sacar partido al recinto para diseñar el evento de acuerdo con las especificaciones técnicas y las necesidades de la organización. La decoración, la ubicación de las mesas y las zonas de interés, como un escenario, son elementos que puedes utilizar para crear tu espacio.
Asegúrate de que el espacio sea funcional para los ponentes y acogedor para el público. La decoración no es sólo bonita, es esencial para el éxito de tu evento. La elección de un tema también te permitirá enlazar los distintos elementos del evento, como la decoración, el catering y las actividades.
5. No te olvides de la comida y la bebida
Si tu evento incluye comida y bebida, busca proveedores locales. La lista de invitados o el público objetivo, el tema del evento y el espacio disponible pueden ayudarte a determinar el tipo de comida que se va a servir y el espacio disponible para la comida.
La checklist para planificar la comida de un evento incluye:
- La búsqueda de proveedores o empresas de catering.
- El tipo de servicio (cena sentada, puestos de comida, aperitivos).
- Planificación de menús de acuerdo con las restricciones dietéticas.
6. Planifica las actividades
Si tienes previsto contratar a conferenciantes, artistas o animadores, hay varias cosas que tienes que añadir a tu checklist. Por ejemplo, las contrataciones, el alojamiento o el transporte.
Además de los ponentes y artistas, también tendrás que coordinar las actividades y el entretenimiento que quieras ofrecer en tu evento. Tu checklist te ayudará a mantener una visión general del evento.
7. Anuncia el evento
Una vez definidos la mayoría de los detalles del evento, dispondrás de información suficiente para enviar las invitaciones o promocionar el evento entre el público objetivo.
El anuncio de tu evento contribuirá a crear expectación y a garantizar una buena asistencia. La promoción de tu evento puede incluir folletos, carteles, un teaser en vídeo o también el envío de correos electrónicos.
8. Prepara el día D
Una vez que hayas organizado todo lo necesario para el evento, no olvides dejar tiempo suficiente antes del mismo para prepararse bien. Esto puede incluir tiempo para decorar el espacio, colocar mesas y sillas o reunirte con personas importantes, como proveedores, para garantizar el éxito del evento.
Anota en tu checklist las responsabilidades que tendrás el día del evento, como supervisar a los proveedores y organizar a los artistas. Esto te ayudará a saber rápidamente lo que tienes que hacer y si necesita ayuda durante el evento.
9. Identifica las tareas que realizar después del evento
Sigue habiendo tareas que realizar después del evento, como el envío de correos electrónicos de agradecimiento a los ponentes, por ejemplo. Así que incluir estas tareas en tu lista te ayudará a acordarte de hacerlas en cuanto termine tu evento.
10. Ejemplo de lista de control para organizar un evento
A continuación tienes un ejemplo de lista de control para rellenar.
Descargar la plantilla en formato Excel
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