¿Estás organizando un evento? ¡Uno de los primeros pasos de tu lista de tareas es encontrar el espacio en el que tendrá lugar! A la hora de elegir el lugar de celebración para tu evento, tienes que tener en cuenta tus objetivos, tu presupuesto… ¡Te explicamos cómo elegir bien el espacio en el que celebrar tu evento!
Aquí tienes los 5 pasos clave que tienes que seguir para elegir el lugar de celebración de tu evento.
Índice
1. Gestiona tu presupuesto
A la hora de elegir el lugar de celebración del evento, tienes que asegurarte de que se ajusta al presupuesto que hayas definido. También puedes optar por organizar tu evento sin presupuesto, en cuyo caso recurrir a la ayuda de patrocinadores te será muy útil.
La siguiente pregunta que hay que hacerse es: ¿alquilas el recinto completo para tu evento o solamente un espacio dentro del mismo?
Aquí tienes algunas preguntas más que tienes que hacerte:
- ¿Cuántos seréis?
- ¿Quieres incluir actividades de animación?
- ¿Qué equipamiento será necesitario?
- ¿Necesitas catering y/o bebidas?
Hay que enumerar todos estos elementos para elaborar un presupuesto con el arrendatario o responsable del recinto. En todos los casos, pequeños o grandes eventos, es fundamental ser previsor: has una lista de tus necesidades con suficiente antelación, tómate tu tiempo para visitar espacios, compara, define el número de asistentes previstos, el objetivo de tu evento y el recuerdo que quieres que guarden del evento.
Planifica bien tu presupuesto y ten siempre un plan B. Nadie es inmune a los incidentes, las cancelaciones, los cambios de fechas o el mal tiempo.
2. Haz una lista de invitados
La elección del lugar dependerá, por supuesto, del número de asistentes. El lugar de celebración tiene que adaptarse al número de asistentes y es importante tener en cuenta la capacidad del local.
Si tu evento está dirigido a un público reducido, te resultará más fácil buscar un local que permita crear un ambiente cálido, desenfadado u original. Por ejemplo, puedes elegir un restaurante, una cafetería o un espacio de coworking.
Ya sea para un seminario un gran evento de estudiantes, un concierto… la búsqueda de un local es igual de importante en todos los casos y puede resultar más complicada cuando se esperan muchos asistentes. Hay que encontrar una sala lo suficientemente grande para acoger a un gran número de asistentes. La posibilidad de un espacio al aire libre, si hace bueno, puede ser una buena opción. También puedes consultar en el ayuntamiento la disponibilidad de espacios públicos en la ciudad: puede tratarse de locales culturales, salas de conferencias, salas de exposiciones, etc.
Sin embargo, ten cuidado de no irte a un espacio demasiado grande para no crear una sensación de vacío, aunque tu aforo esté casi completo.
3. Tipo, fecha y duración del evento
El tipo de evento, la fecha y la hora de tu evento son elementos importantes a la hora de elegir el lugar de celebración de tu evento: en un evento de tarde o uno de mañana, el espacio más adecuado no será el mismo. Al realizar la contratación, recuerda definir el horario de tu evento, incluyendo la instalación y el desmontaje.
Una cafetería, un loft, una sala de reuniones, un espacio cultural, un bar, una discoteca, una sala de conciertos… Tú eliges, en función de tus criterios de ambientación, del universo que quieras transmitir y del tipo de evento que organices (concierto, evento profesional, entre amigos, taller, etc.).
Para elegir una fecha adecuada, comprueba la disponibilidad de los espacios preseleccionados. También puedes enviar un correo electrónico de invitación a tus invitados con una encuesta sobre la fecha que mejor les viene. Si, por ejemplo, el evento va a durar varios días, tendrás que pensar en dónde dormirán los invitados.
4. Piensa en la logística
El acceso al espacio y su distribución también son importantes. Dependiendo de su evento, puede ser necesario disponer de varios espacios que se adapten a la programación del mismo: para una presentación, es bueno tener espacio suficiente para sentar a todo el mundo y disponer de un espacio para exponer un PowerPoint, mientras que en un cóctel, es importante poder moverse con facilidad y estar de pie sin pisarse unos a otros.
El mobiliario in situ también puede ser un factor a tener en cuenta, es más fácil utilizar lo que ya está disponible en el lugar de celebración. Dependiendo de la época del año, es posible que desee disponer de una zona al aire libre para disfrutar del clima, crear una zona para fumadores, etc.
El acceso al lugar de celebración es importante, así que seleccione el lugar según criterios definidos de antemano: acceso al aparcamiento, acceso para discapacitados y personas con movilidad reducida, varias entradas, salidas de emergencia. ¿Esperas que vaya gente de lejos? No olvides el entorno, es interesante que el lugar de celebración esté cerca de estaciones de tren, aeropuertos y transporte público para facilitar la llegada de los asistentes.
Para una gran fiesta como un evento profesional (team building, afterwork, convención, etc.), piensa también en el viaje de vuelta para que sea lo más fácil y agradable posible para los asistentes. Son servicios que puede incluir en tu venta de entradas o inscripciones: el asistente puede recoger su entrada y luego añadir una opción de transporte o elegir una tarifa específica que incluya entrada y transporte.
5. Ideas de espacios para tu evento
Mantente al día de las tendencias si buscas un espacio original o inesperado. Cada vez hay más oferta de espacios efímeros: se crean espacios como los de co-meeting o se alquilan lofts y pisos para una ocasión especial.
Ideas de lugares originales para tu evento:
- Una azotea
- Un restaurante
- Un barco
- Un bar de cócteles
- Un museo
- Un autobús de fiesta o partybus
- Un jardín
- Etc.
Una vez que hayas encontrado un espacio para celebrar tu evento, ¡puedes empezar a vender entradas! Weezevent te ofrece soluciones de venta de entradas online, control de acceso, pago cashless y herramientas de marketing y CRM.
