Finalisez l’organisation de votre réveillon : soyez prêt pour le jour J

Finalisez l’organisation de votre réveillon : soyez prêt pour le jour J

Le réveillon du nouvel an approche à grands pas. Pour l’occasion, que vous soyez parti­culier ou profes­sionnel, que vous accueillez 10 ou 1000 personnes, une billet­terie Weezevent vous aidera à gérer au mieux votre soirée du réveillon.

 

Vendez vos dernières places
Préparez la vente sur place
Préparez le contrôle d’accès
Constituez vos stocks
Informez vos parti­ci­pants

 


Vendez vos dernières places

Vous n’avez pas vendu toutes vos places pour votre événement du réveillon. Pas de panique, on vous donne quelques astuces pour afficher complet.

Réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont un bon moyen pour commu­niquer gratui­tement tout en s’assurant de toucher une large audience. Pour ce faire plusieurs méthodes peuvent être mises en place.

Mais dans un premier temps, il est primordial d’identifier les réseaux sociaux qui corres­pondent à vos objectifs et à votre cible.

Le partage sur les réseaux sociaux en fin de commande

Que vous décidiez d’opter pour Linkedin, Facebook, Twitter ou encore Instagram, vous pouvez commu­niquer vous-même sur votre événement. Mais le mieux reste encore que vos parti­ci­pants commu­niquent sur leurs parti­ci­pa­tions via leurs propres réseaux sociaux. Cela permettra d’augmenter la visibilité de votre événement sans effort et de trans­former vos parti­ci­pants en prescrip­teurs.

Pour activer le partage sur les réseaux sociaux en fin de commande, consultez cet article.

Votre billetterie sur Facebook

Sur Facebook les moyens de commu­niquer sont multiples. Vous pouvez dans un premier temps intégrer votre billet­terie Weezevent à une page Facebook. Cependant il est conseillé de créer un événement Facebook pour votre soirée du réveillon, vous pourrez ensuite y publier votre billet­terie Weezevent.

À savoir : Facebook propose des solutions de publicité.

Votre billetterie sur Instagram

Instagram possède la parti­cu­larité de ne pas permettre de publier un lien URL redirec­tible dans un post. Cependant vous pouvez renseigner l’URL de votre billet­terie dans votre profil Instagram.

À savoir : Instagram propose des solutions de publicité sur sa plate­forme, dans lesquelles vous pourrez rediriger vers votre billet­terie.

Mail

Le mail repré­sente un autre moyen de commu­niquer sur votre événement.
Il est d’usage d’envoyer une newsletter pour informer votre réseau sur la soirée du réveillon que vous organisez. En complément vous pouvez utiliser votre signature de mail comme support de commu­ni­cation en insérant un lien de redirection vers votre billet­terie Weezevent. Ainsi, à chacun de vos échanges, votre inter­lo­cuteur pourra prendre connais­sance de votre événement et accéder à la billet­terie.
Gmail, Outlook, Yahoo et bien d’autres proposent des articles d’aide pour vous permettre de paramétrer au mieux votre signature de mail.

Site internet

Weezevent vous offre la possi­bilité d’intégrer votre module de billet­terie sur votre site internet de manière simple et rapide. Vous augmen­terez alors la visibilité de votre billet­terie et permettrez à vos parti­ci­pants de réserver leurs billets direc­tement depuis votre site.


Préparez la vente sur place

Il se peut que certains parti­ci­pants arrivent le jour de l’événement sans avoir acheté de billets au préalable. Pour cela, Weezevent propose un guichet de vente sur place acces­sible direc­tement depuis votre interface Weezevent.

Nous vous invitons à consulter cet article qui vous expli­quera en détail en quoi consiste la vente sur place avec le guichet Weezevent et comment l’utiliser.

Si cette solution ne vous satisfait pas, vous pouvez effectuer des impres­sions de stock de billets. L’impression de stock est prise en compte dans le chiffre d’affaires de votre événement, comme si les billets avaient été achetés en ligne.

Cependant dans le cas où vous auriez imprimé plus de billets que vous en avez vendu, vous pourrez par la suite supprimer les billets en trop. Pour cela, accédez à l’onglet PARTICIPANTS > Gérer les parti­ci­pants et supprimez les billets non vendus afin que les documents comptables mis à votre dispo­sition soient corrects.


Préparez le contrôle d’accès

Vos parti­ci­pants ayant reçu suite à leur commande un ou plusieurs billets, il vous faudra les contrôler le jour de l’événement. Pour cela, Weezevent propose plusieurs solutions de contrôle.


Weezaccess listing

 

Cette méthode de contrôle consiste à imprimer les listes d’entrées papier pour contrôler manuel­lement les visiteurs à leur arrivée. Simple et efficace, cette solution convient à la plupart des événe­ments à faible affluence.

Weezaccess mobile

 

Cette solution de contrôle consiste à installer l’appli­cation WeezAccess sur votre mobile Apple ou Androïd et contrôler les billets en flashant les codes-barres avec l’appareil photo intégré à votre mobile !

Weezaccess pro

 

Weezaccess pro est un terminal de contrôle équipé d’un lecteur laser haute perfor­mance. Les terminaux mobiles WeezAccess Pro vous permet­tront de gérer les accès en toute sécurité et dans toutes les situa­tions.

Vous pouvez passer commande sur notre boutique en ligne.


Constituez vos stocks

Depuis votre interface Weezevent vous pouvez accéder à votre nombre de parti­ci­pants dans l’onglet PARTICIPANTS > Gérer les parti­ci­pants, vous pourrez donc évaluer les besoins en termes de boissons, nourriture…

Dans le cas où vous auriez mis en place du cross-selling, vous pouvez retrouver ces commandes dans PARTICIPANTS > Gérer les parti­ci­pants. Vous devez ensuite télécharger les infor­ma­tions parti­ci­pants au format CSV (bouton bleu en haut à droite).
Vous pourrez donc connaître le nom et prénom des acheteurs et ainsi préparer les commandes en amont de l’événement.


Informez vos participants

Si vous souhaitez informer vos parti­ci­pants de certaines infor­ma­tions de dernières minutes, vous pouvez télécharger leurs adresses mails dans l’onglet COMMUNIQUER > Export e-mails.

Ensuite à vous de leur envoyer un mail avec les infor­ma­tions que vous souhaitez leur commu­niquer.

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