Finaliser l’organisation d’un réveillon du nouvel an en 5 points

Finaliser l’organisation d’un réveillon du nouvel an en 5 points

[Arti­cle mis à jour le 6 décem­bre 2019]

Le réveil­lon du Nou­v­el An approche à grands pas ! Pour l’occasion, que vous soyez par­ti­c­uli­er ou pro­fes­sion­nel, que vous accueillez 10 ou 1000 per­son­nes, les solu­tions de Weezevent vous aideront à organ­is­er une soirée de réveil­lon inou­bli­able pour vos invités. Suiv­ez ces quelques con­seils afin de pré­par­er au mieux votre soirée et de gér­er tous les détails le jour J.

Som­maire

  1. Partager sa bil­let­terie en ligne
  2. Écouler les derniers tick­ets sur place
  3. Réalis­er le con­trôle des accès
  4. Con­stituer vos stocks
  5. Informer vos par­tic­i­pants

1. Partager sa billetterie en ligne

Votre billetterie en ligne

La vente de tick­ets en ligne prof­ite autant aux organ­isa­teurs de soirées du Nou­v­el An qu’aux acheteurs. Les soirées sont telle­ment demandées que les par­tic­i­pants n’ayant pas acheté leur tick­et avant de se ren­dre à une soirée doivent patien­ter de longues min­utes dans une file d’attente sans être cer­tains de pou­voir entr­er à la soirée. Pour les organ­isa­teurs, con­naître ses ventes de tick­ets en temps réel, à par­tir de plusieurs semaines avant le jour J, lui per­met d’ajuster sa com­mu­ni­ca­tion et ses bud­gets si besoin.

Weezevent vous offre la pos­si­bil­ité d’inté­gr­er votre mod­ule de bil­let­terie à votre site inter­net de manière sim­ple et rapi­de. Vous aug­menterez alors la vis­i­bil­ité de votre bil­let­terie et per­me­t­trez à vos par­tic­i­pants de réserv­er leurs bil­lets directe­ment depuis votre site. Vous n’avez pas de site web ? Créez un mini-site en quelques clics pour un résul­tat qua­si-sim­i­laire.

Votre billetterie sur Facebook

Sur Face­book, les moyens d’être vis­i­ble et d’attirer de poten­tiels par­tic­i­pants vers votre bil­let­terie sont mul­ti­ples. Vous pou­vez dans un pre­mier temps inté­gr­er votre bil­let­terie à une page Face­book, mais il est forte­ment con­seil­lé de créer un événe­ment dédié à votre soirée du Nou­v­el An. Vous pour­rez par la suite y pub­li­er votre bil­let­terie.

À savoir : Que vous déci­diez d’opter pour Linkedin, Face­book, Twit­ter ou encore Insta­gram, le mieux reste encore que vos par­tic­i­pants com­mu­niquent à pro­pos de votre soirée via leurs pro­pres réseaux soci­aux. Cela per­me­t­tra d’augmenter la vis­i­bil­ité de votre événe­ment sans effort et de trans­former vos par­tic­i­pants en pre­scrip­teurs. Avec Weezevent, des bou­tons de partage sont pro­posés à chaque acheteur de bil­let. Cet arti­cle détaille com­ment fonc­tionne cette option activée par défaut.

Votre billetterie sur Instagram

Insta­gram pos­sède la par­tic­u­lar­ité de ne pas per­me­t­tre le partage d’un lien URL dans un post clas­sique. Cepen­dant vous pou­vez ren­seign­er l’URL de votre bil­let­terie dans la bio de votre pro­fil. Les comptes ayant plus de 10 000 abon­nés peu­vent aus­si partager un lien dans chaque sto­ry pub­liée.

À savoir : Face­book et Insta­gram pro­posent des solu­tions de pub­lic­ité ciblée pour les organ­isa­teurs souhai­tant boost­er la vis­i­bil­ité de leurs événe­ments auprès des par­tic­i­pants les plus sus­cep­ti­bles de s’y ren­dre.

Votre billetterie par e‑mail

L’e‑mail représente un moyen aus­si tra­di­tion­nel qu’efficace pour com­mu­ni­quer autour de votre événe­ment. Il est d’usage d’envoyer une newslet­ter pour informer vos con­tacts sur la soirée du réveil­lon que vous organ­isez. Vous pou­vez pré­par­er des relances en fonc­tion de la quan­tité d’informations qual­i­ta­tives que vous avez à fournir. Plus vous pro­duirez du con­tenu intéres­sant, plus vos e‑mails seront lus, appré­ciés, et inciteront vos des­ti­nataires à acheter des tick­ets pour votre soirée du Nou­v­el An. Si vous avez déjà organ­isé des soirées sim­i­laires, ciblez d’abord les listes de par­tic­i­pants à ces soirées.

En com­plé­ment, vous pou­vez utilis­er votre sig­na­ture de mail comme sup­port de com­mu­ni­ca­tion en insérant un lien de redi­rec­tion vers votre bil­let­terie Weezevent. Ain­si, à cha­cun de vos échanges, votre inter­locu­teur pour­ra pren­dre con­nais­sance de votre événe­ment et accéder à la bil­let­terie.

2. Écouler les derniers tickets sur place

Vous n’avez pas ven­du toutes vos places pour votre événe­ment du réveil­lon ? Pas de panique, on vous donne quelques astuces pour affich­er com­plet, car il se peut que cer­tains par­tic­i­pants se ren­dent à votre soirée sans avoir acheté de bil­lets au préal­able. Pour cela, Weezevent pro­pose un guichet de vente sur place acces­si­ble directe­ment depuis votre inter­face Weezevent.

Nous vous invi­tons à con­sul­ter cet arti­cle qui vous expli­quera en détails en quoi con­siste la vente sur place avec le guichet Weezevent et com­ment utilis­er ce dernier.

Si cette solu­tion ne vous con­vient pas, vous pou­vez effectuer des impres­sions de stock de bil­lets. L’im­pres­sion de stock est prise en compte dans le chiffre d’af­faires de votre événe­ment, comme si les bil­lets avaient été achetés en ligne.

Cepen­dant, si vous imprimez plus de bil­lets que vous n’en vendez, vous pour­rez par la suite sup­primer les bil­lets en sur­plus. Pour cela, accédez à l’onglet PARTICIPANTS > Gér­er les par­tic­i­pants et sup­primez les bil­lets non ven­dus afin que les doc­u­ments compt­a­bles mis à votre dis­po­si­tion soient à jour.

3. Réaliser le contrôle des accès

Dès l’ouverture de la soirée, vous allez devoir con­trôler les bil­lets de chaque par­tic­i­pant. Pour cela, Weezevent pro­pose plusieurs solu­tions de con­trôle d’accès fiables et effi­caces.


WeezAccess Listing

Cette méth­ode de con­trôle con­siste à imprimer les listes d’en­trées papi­er pour con­trôler manuelle­ment les vis­i­teurs à leur arrivée. Sim­ple et effi­cace, cette solu­tion con­vient à la plu­part des événe­ments à faible afflu­ence.

WeezAccess Mobile

Cette solu­tion de con­trôle con­siste à installer l’appli­ca­tion WeezA­c­cess sur votre mobile Apple ou Androïd et con­trôler les bil­lets en flashant les codes-bar­res avec l’ap­pareil pho­to inté­gré à votre mobile !

WeezAccess Pro

WeezA­c­cess Pro est un ter­mi­nal de con­trôle équipé d’un lecteur laser haute per­for­mance. Les ter­minaux mobiles WeezA­c­cess Pro vous per­me­t­tront de gér­er les accès en toute sécu­rité et dans toutes les sit­u­a­tions.

Vous pou­vez pass­er com­mande sur notre bou­tique en ligne.

4. Constituer vos stocks

Depuis votre inter­face Weezevent, vous pou­vez accéder à votre nom­bre de par­tic­i­pants dans l’onglet PARTICIPANTS > Gér­er les par­tic­i­pants. Vous pour­rez donc éval­uer les besoins en ter­mes de bois­sons, nour­ri­t­ure… ain­si que les com­man­des spé­ciales en cross-sell­ing (bouteilles de Cham­pagne, car­ré VIP, ou même trans­port en lim­ou­sine…).

5. Informer vos participants

Si vous souhaitez com­mu­ni­quer à vos par­tic­i­pants cer­taines infor­ma­tions de dernières min­utes, vous pou­vez exporter leurs adress­es mails dans l’onglet COMMUNIQUER > Export e‑mails. Ensuite, à vous de leur envoy­er un e‑mail avec les infor­ma­tions que vous souhaitez leur com­mu­ni­quer. Vous pou­vez même utilis­er la ver­sion bêta de Weez­Tar­get, notre CRM, pour envoy­er des e‑mails à vos par­tic­i­pants sans effort.

Organ­is­er une soirée

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