Finaliser l’organisation d’un réveillon du nouvel an en 5 points

Finaliser l’organisation d’un réveillon du nouvel an en 5 points

[Article mis à jour le 6 décembre 2019]

Le réveillon du Nouvel An approche à grands pas ! Pour l’occasion, que vous soyez particulier ou professionnel, que vous accueillez 10 ou 1000 personnes, les solutions de Weezevent vous aideront à organiser une soirée de réveillon inoubliable pour vos invités. Suivez ces quelques conseils afin de préparer au mieux votre soirée et de gérer tous les détails le jour J.

Sommaire

  1. Partager sa billetterie en ligne
  2. Écouler les derniers tickets sur place
  3. Réaliser le contrôle des accès
  4. Constituer vos stocks
  5. Informer vos participants

1. Partager sa billetterie en ligne

Votre billetterie en ligne

La vente de tickets en ligne profite autant aux organisateurs de soirées du Nouvel An qu’aux acheteurs. Les soirées sont tellement demandées que les participants n’ayant pas acheté leur ticket avant de se rendre à une soirée doivent patienter de longues minutes dans une file d’attente sans être certains de pouvoir entrer à la soirée. Pour les organisateurs, connaître ses ventes de tickets en temps réel, à partir de plusieurs semaines avant le jour J, lui permet d’ajuster sa communication et ses budgets si besoin.

Weezevent vous offre la possibilité d’intégrer votre module de billetterie à votre site internet de manière simple et rapide. Vous augmenterez alors la visibilité de votre billetterie et permettrez à vos participants de réserver leurs billets directement depuis votre site. Vous n’avez pas de site web ? Créez un mini-site en quelques clics pour un résultat quasi-similaire.

Votre billetterie sur Facebook

Sur Facebook, les moyens d’être visible et d’attirer de potentiels participants vers votre billetterie sont multiples. Vous pouvez dans un premier temps intégrer votre billetterie à une page Facebook, mais il est fortement conseillé de créer un événement dédié à votre soirée du Nouvel An. Vous pourrez par la suite y publier votre billetterie.

À savoir : Que vous décidiez d’opter pour Linkedin, Facebook, Twitter ou encore Instagram, le mieux reste encore que vos participants communiquent à propos de votre soirée via leurs propres réseaux sociaux. Cela permettra d’augmenter la visibilité de votre événement sans effort et de transformer vos participants en prescripteurs. Avec Weezevent, des boutons de partage sont proposés à chaque acheteur de billet. Cet article détaille comment fonctionne cette option activée par défaut.

Votre billetterie sur Instagram

Instagram possède la particularité de ne pas permettre le partage d’un lien URL dans un post classique. Cependant vous pouvez renseigner l’URL de votre billetterie dans la bio de votre profil. Les comptes ayant plus de 10 000 abonnés peuvent aussi partager un lien dans chaque story publiée.

À savoir : Facebook et Instagram proposent des solutions de publicité ciblée pour les organisateurs souhaitant booster la visibilité de leurs événements auprès des participants les plus susceptibles de s’y rendre.

Votre billetterie par e‑mail

L’e‑mail représente un moyen aussi traditionnel qu’efficace pour communiquer autour de votre événement. Il est d’usage d’envoyer une newsletter pour informer vos contacts sur la soirée du réveillon que vous organisez. Vous pouvez préparer des relances en fonction de la quantité d’informations qualitatives que vous avez à fournir. Plus vous produirez du contenu intéressant, plus vos e‑mails seront lus, appréciés, et inciteront vos destinataires à acheter des tickets pour votre soirée du Nouvel An. Si vous avez déjà organisé des soirées similaires, ciblez d’abord les listes de participants à ces soirées.

En complément, vous pouvez utiliser votre signature de mail comme support de communication en insérant un lien de redirection vers votre billetterie Weezevent. Ainsi, à chacun de vos échanges, votre interlocuteur pourra prendre connaissance de votre événement et accéder à la billetterie.

2. Écouler les derniers tickets sur place

Vous n’avez pas vendu toutes vos places pour votre événement du réveillon ? Pas de panique, on vous donne quelques astuces pour afficher complet, car il se peut que certains participants se rendent à votre soirée sans avoir acheté de billets au préalable. Pour cela, Weezevent propose un guichet de vente sur place accessible directement depuis votre interface Weezevent.

Nous vous invitons à consulter cet article qui vous expliquera en détails en quoi consiste la vente sur place avec le guichet Weezevent et comment utiliser ce dernier.

Si cette solution ne vous convient pas, vous pouvez effectuer des impressions de stock de billets. L’impression de stock est prise en compte dans le chiffre d’affaires de votre événement, comme si les billets avaient été achetés en ligne.

Cependant, si vous imprimez plus de billets que vous n’en vendez, vous pourrez par la suite supprimer les billets en surplus. Pour cela, accédez à l’onglet PARTICIPANTS > Gérer les participants et supprimez les billets non vendus afin que les documents comptables mis à votre disposition soient à jour.

3. Réaliser le contrôle des accès

Dès l’ouverture de la soirée, vous allez devoir contrôler les billets de chaque participant. Pour cela, Weezevent propose plusieurs solutions de contrôle d’accès fiables et efficaces.


WeezAccess Listing

Cette méthode de contrôle consiste à imprimer les listes d’entrées papier pour contrôler manuellement les visiteurs à leur arrivée. Simple et efficace, cette solution convient à la plupart des événements à faible affluence.

WeezAccess Mobile

Cette solution de contrôle consiste à installer l’application WeezAccess sur votre mobile Apple ou Androïd et contrôler les billets en flashant les codes-barres avec l’appareil photo intégré à votre mobile !

WeezAccess Pro

WeezAccess Pro est un terminal de contrôle équipé d’un lecteur laser haute performance. Les terminaux mobiles WeezAccess Pro vous permettront de gérer les accès en toute sécurité et dans toutes les situations.

Vous pouvez passer commande sur notre boutique en ligne.

4. Constituer vos stocks

Depuis votre interface Weezevent, vous pouvez accéder à votre nombre de participants dans l’onglet PARTICIPANTS > Gérer les participants. Vous pourrez donc évaluer les besoins en termes de boissons, nourriture… ainsi que les commandes spéciales en cross-selling (bouteilles de Champagne, carré VIP, ou même transport en limousine…).

5. Informer vos participants

Si vous souhaitez communiquer à vos participants certaines informations de dernières minutes, vous pouvez exporter leurs adresses mails dans l’onglet COMMUNIQUER > Export e‑mails. Ensuite, à vous de leur envoyer un e‑mail avec les informations que vous souhaitez leur communiquer. Vous pouvez même utiliser la version bêta de WeezTarget, notre CRM, pour envoyer des e‑mails à vos participants sans effort.

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