5 raisons de communiquer par e‑mail avant votre événement

5 raisons de communiquer par e‑mail avant votre événement

À mesure que l’ouverture de votre événe­ment approche, votre rôle con­siste à com­mu­ni­quer avec vos par­tic­i­pants pour vous assur­er que tout se déroule comme prévu. Pour ce faire, l’email reste le meilleur canal de com­mu­ni­ca­tion pour entretenir une rela­tion avec ses par­tic­i­pants et c’est celui qui pos­sède le meilleur retour sur investisse­ment.

Avec une solu­tion de bil­let­terie et inscrip­tion en ligne comme Weezevent, vous avez toutes les cartes en main pour com­mu­ni­quer effi­cace­ment par email car vous col­lectez les adress­es de tous vos futurs par­tic­i­pants. Dans cet arti­cle, Thomas, notre spé­cial­iste de la rela­tion client et du par­cours d’achat, Prod­uct Own­er de Weez­Tar­get, vous livre 5 bonnes raisons de com­mu­ni­quer par e‑mail auprès de vos par­tic­i­pants avant votre événe­ment.

Som­maire

  1. Détailler les infor­ma­tions pra­tiques — J‑15*
  2. Rap­pel­er les détails à ne pas oubli­er — J‑2*
  3. Pro­pos­er des ser­vices addi­tion­nels — H‑5*
  4. Ras­sur­er et expli­quer — En péri­ode “Covid-19”
  5. Faire le point sur la sit­u­a­tion — En péri­ode “Covid-19”

1. Détailler les informations pratiques — J‑15*

Lorsque vous créez un événe­ment avec Weezevent, notre out­il d’emailing et CRM créé automa­tique­ment un groupe de con­tacts ali­men­té en temps réel avec les adress­es emails des per­son­nes qui achè­tent des bil­lets pour votre événe­ment — et égale­ment dans le cas d’inscriptions gra­tu­ites. Cela vous per­met d’envoyer facile­ment des emails à un pub­lic pré­cis.

Avant un événe­ment, entre 7 et 15 jours avant sa tenue, il est recom­mandé de rap­pel­er quelques infor­ma­tions élé­men­taires à vos par­tic­i­pants : dates et horaires de début/fin, pro­gram­ma­tion, activ­ités, lieux et accès, moyens de trans­port, héberge­ment… Cela lim­ite sig­ni­fica­tive­ment les malen­ten­dus qui peu­vent per­turber votre événe­ment. Indiquez égale­ment com­ment vous con­tac­ter en cas de ques­tions.

Grâce à Weez­Tar­get, vous dis­posez d’un mod­èle d’email prêt à l’emploi afin d’expliquer à votre pub­lic com­ment se ren­dre sur le lieu de votre événe­ment (aperçu ci-dessous). Il est acces­si­ble, ain­si qu’une dizaine d’autres, en suiv­ant le chemin Com­mu­ni­ca­tions > Tem­plates > Tem­plates publiques.

WeezTarget-Template-Lieu

2. Rappeler les détails à ne pas oublier — J‑2*

Le jour J approche. Il est temps de com­mu­ni­quer les infor­ma­tions de dernière minute. La météo prévoit un superbe soleil ? Dites à vos par­tic­i­pants de prévoir un cha­peau et ras­surez-les en pré­cisant que vous avez prévu des zones ombragées et des points d’eau. Des avers­es sont annon­cées ? Deman­dez à vos par­tic­i­pants d’apporter le néces­saire en cas de pluie et prévenez qu’il y aura de quoi s’abrit­er.

Cela paraît triv­ial, mais les par­tic­i­pants ne pensent pas for­cé­ment à tout lorsqu’ils se ren­dent à un événe­ment — et ils peu­vent le regret­ter. Surtout, c’est ce genre de petites atten­tions qui créent un lien entre vous et votre pub­lic. C’est de cette façon que des per­son­nes s’attachent à votre événe­ment et revi­en­nent au fil des édi­tions.

3. Proposer des services additionnels — H‑5*

Quelques heures avant l’ouverture de votre événe­ment, pro­posez des ser­vices addi­tion­nels à vos par­tic­i­pants : espace VIP, repas gas­tronomique, pass coupe-file… Le moment est prop­ice pour leur faire décou­vrir ces ser­vices dès lors qu’ils se pro­jet­tent à l’intérieur de votre événe­ment. Mon­trez-leur que vous faites tout pour leur pro­pos­er une expéri­ence événe­men­tielle opti­male.

*Ces échéances sont indica­tives, à vous de les adapter à votre plan­ning de com­mu­ni­ca­tion.

4. Rassurer et expliquer — En période “Covid-19”

Dans le con­texte actuel lié au Covid-19, rap­pelez les efforts four­nis et les dis­posi­tifs mis en place sur le lieu de votre événe­ment. Démon­trez par A + B à vos par­tic­i­pants que tout est fait pour qu’ils s’y sen­tent en sécu­rité et à l’aise pour partager des moments con­vivi­aux. Soyez toute­fois mod­érés pour ne pas faire plan­er un cli­mat anx­iogène qui créerait l’effet inverse de celui désiré.

Le Fes­ti­val des Musiques Emer­gentes (Québec) détaille par exem­ple son dis­posi­tif face au Covid-19 dans un email envoyé à ses publics, tout en ajoutant une touche sym­pa­thique à la fin du para­graphe en ques­tion :

“Cette année, la Scène Des­jardins sera aménagée au Lac Kiwa­nis et accueillera un max­i­mum de 250 per­son­nes, tel que recom­mandé par la Santé publique. Il y aura également plusieurs lieux de con­certs différents, à capacité réduite, éparpillés un peu partout dans la ville de Rouyn-Noran­da. Des spec­ta­cles en 5 à 7 et en soirée, en plus de quelques sur­pris­es en journée seront présentés aux festivalier.e.s.”

Plus loin dans l’email, le FME effectue un rap­pel ferme mais indis­pens­able pour la péren­nité des événe­ments à long terme. Car si les par­tic­i­pants à des événe­ments adoptent des com­porte­ments respon­s­ables, la tenue de futurs événe­ments pour­raient être favorisés par les autorités :

“Le FME tra­vaille fort pour offrir aux festivalier.e.s un événement haut en couleurs. Il sera impor­tant de respecter les con­signes mis­es en place pour assur­er la sécurité de tous. Le port du masque sera oblig­a­toire dans les déplacements, la dis­tan­ci­a­tion devra être respectée en tout temps et la désinfection des mains sera aus­si oblig­a­toire dès l’arrivée des festivalier.e.s sur les lieux des spec­ta­cles. Le non respect de ces con­signes san­i­taires entraînera l’arrêt du spec­ta­cle.”

5. Faire le point sur la situation — En période “Covid-19”

La sit­u­a­tion épidémique évolue dans toute la France ou dans votre région ? Des arrêtés locaux sont pris par les autorités ? Peu importe que votre événe­ment soit con­cerné ou non, vos publics vont se pos­er des ques­tions. A vous de leur apporter un max­i­mum de répons­es claires dans vos com­mu­ni­ca­tions.

Com­mu­ni­quer avec vos par­tic­i­pants avant votre événe­ment n’est qu’une par­tie de ce que Weezevent peut vous aider à accom­plir. Décou­vrez sans tarder toutes les fonc­tion­nal­ités de notre out­il d’emailing et mar­ket­ing :

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