Tous nos conseils pour communiquer par e‑mail avant votre événement

À mesure que l’ouverture de votre événe­ment approche, votre rôle con­siste à com­mu­ni­quer avec vos par­tic­i­pants pour vous assur­er que tout se déroule comme prévu. Pour ce faire, l’e‑mail reste le meilleur canal de com­mu­ni­ca­tion pour entretenir une rela­tion avec ses par­tic­i­pants et c’est celui qui pos­sède le meilleur retour sur investisse­ment.

Avec une solu­tion de bil­let­terie et d’in­scrip­tion en ligne comme Weezevent, vous avez toutes les cartes en main pour com­mu­ni­quer effi­cace­ment par email car vous col­lectez les adress­es de tous vos futurs par­tic­i­pants. Dans cet arti­cle, Thomas, notre spé­cial­iste de la rela­tion client et du par­cours d’achat, Prod­uct Own­er de Weez­Tar­get, vous livre ses con­seils pour com­mu­ni­quer par e‑mail auprès de vos par­tic­i­pants avant votre événe­ment.

Sommaire

1. Détailler les infor­ma­tions pra­tiques — J‑15*
2. Prévenir les fraudes et com­porte­ments à risques — J‑10 à J‑2*
3. Rap­pel­er les détails à ne pas oubli­er — J‑2*
4. Pro­pos­er des ser­vices addi­tion­nels — H‑5*
5. Ras­sur­er les par­tic­i­pants en temps de crise

Contenu additionnel

1. Met­tre en forme ses cam­pagnes email­ing
2. Pré­par­er l’en­voi d’emails en seg­men­tant ses publics
3. Exem­ples d’ob­jets d’emails de rap­pel

1. Détailler les informations pratiques — J‑15*

Lorsque vous créez un événe­ment avec Weezevent, notre out­il d’emailing et CRM créé automa­tique­ment un groupe de con­tacts ali­men­té en temps réel avec les adress­es emails des per­son­nes qui achè­tent des bil­lets pour votre événe­ment — ou qui s’y inscrivent gra­tu­ite­ment. Cela vous per­met d’envoyer facile­ment des emails à un pub­lic pré­cis.

Avant un événe­ment, entre 7 et 15 jours avant sa tenue, il est recom­mandé de rap­pel­er quelques infor­ma­tions élé­men­taires à vos par­tic­i­pants : dates et horaires de début/fin, pro­gram­ma­tion, activ­ités, lieux et accès, moyens de trans­port, héberge­ment… Cela lim­ite sig­ni­fica­tive­ment les malen­ten­dus qui peu­vent per­turber votre événe­ment. Indiquez égale­ment com­ment vous con­tac­ter en cas de ques­tions.

2. Prévenir les fraudes et comportements à risques — J‑10 à J‑2*

Cer­tains indi­vidus voient les rassem­ble­ments fes­tifs comme des oppor­tu­nités pour adopter des com­porte­ments déviants. Arnaques, reventes de faux bil­lets, vio­lences sex­uelles et sex­istes, drogues… nom­breuses sont les sit­u­a­tions désagréables ou dan­gereuses dans lesquelles vos par­tic­i­pants peu­vent se retrou­ver.

Pour palier à cela, met­tez en place des actions con­crètes (plate­forme de revente offi­cielle, fouilles, brigades de préven­tion et d’in­ter­ven­tion, appli­ca­tion d’alerte etc.), et com­mu­niquez large­ment auprès de vos publics.

3. Rappeler les détails à ne pas oublier — J‑2*

Le jour J approche. Il est temps de com­mu­ni­quer les infor­ma­tions de dernière minute. La météo prévoit un superbe soleil ? Dites à vos par­tic­i­pants de prévoir un cha­peau et ras­surez-les en pré­cisant que vous avez prévu des zones ombragées et des points d’eau. Des avers­es sont annon­cées ? Deman­dez à vos par­tic­i­pants d’apporter le néces­saire en cas de pluie et prévenez qu’il y aura de quoi s’abriter.

Cela paraît triv­ial, mais les par­tic­i­pants ne pensent pas for­cé­ment à tout lorsqu’ils se ren­dent à un événe­ment — et ils peu­vent le regret­ter. Surtout, c’est ce genre de petites atten­tions qui créent un lien entre vous et votre pub­lic. C’est de cette façon qu’ils s’attachent à votre événe­ment et revi­en­nent au fil des édi­tions.

4. Proposer des services additionnels — H‑5*

Quelques heures avant l’ouverture de votre événe­ment, pro­posez des ser­vices addi­tion­nels à vos par­tic­i­pants : espace VIP, repas gas­tronomique, pass coupe-file… Le moment est prop­ice pour leur faire décou­vrir ces ser­vices dès lors qu’ils se pro­jet­tent à l’intérieur de votre événe­ment. Mon­trez-leur que vous faites tout pour leur pro­pos­er une expéri­ence événe­men­tielle opti­male.

*Ces échéances sont indica­tives, à vous de les adapter à votre plan­ning de com­mu­ni­ca­tion.

5. Rassurer les participants en temps de crise

Dans cer­tains con­textes, comme celui que nous avons con­nu avec le Covid-19, il est de bon ton de ras­sur­er vos par­tic­i­pants.

Rap­pelez les efforts four­nis et les dis­posi­tifs mis en place sur le lieu de votre événe­ment. Démon­trez par A + B à vos par­tic­i­pants que tout est fait pour qu’ils s’y sen­tent en sécu­rité et à l’aise pour partager des moments con­vivi­aux. Soyez toute­fois mod­érés pour ne pas faire plan­er un cli­mat anx­iogène qui créerait l’effet inverse de celui désiré.

Le Fes­ti­val des Musiques Emer­gentes (Québec) détaille par exem­ple son dis­posi­tif face au Covid-19 dans un email envoyé à ses publics, tout en ajoutant une touche sym­pa­thique à la fin du para­graphe en ques­tion :

“Cette année, la Scène Des­jardins sera aménagée au Lac Kiwa­nis et accueillera un max­i­mum de 250 per­son­nes, tel que recom­mandé par la Santé publique. Il y aura également plusieurs lieux de con­certs différents, à capacité réduite, éparpillés un peu partout dans la ville de Rouyn-Noran­da. Des spec­ta­cles en 5 à 7 et en soirée, en plus de quelques sur­pris­es en journée seront présentés aux festivalier.e.s.”

Plus loin dans l’email, le FME effectue un rap­pel ferme mais indis­pens­able pour la péren­nité des événe­ments à long terme. Car si les par­tic­i­pants à des événe­ments adoptent des com­porte­ments respon­s­ables, la tenue de futurs événe­ments pour­raient être favorisés par les autorités :

“Le FME tra­vaille fort pour offrir aux festivalier.e.s un événement haut en couleurs. Il sera impor­tant de respecter les con­signes mis­es en place pour assur­er la sécurité de tous. Le port du masque sera oblig­a­toire dans les déplacements, la dis­tan­ci­a­tion devra être respectée en tout temps et la désinfection des mains sera aus­si oblig­a­toire dès l’arrivée des festivalier.e.s sur les lieux des spec­ta­cles. Le non respect de ces con­signes san­i­taires entraînera l’arrêt du spec­ta­cle.”

Contenu additionnel

Les inter­nautes sont sol­lic­ités en per­ma­nence via une mul­ti­tude de canaux, dont les emails font par­tis. Pour ne pas per­dre l’at­ten­tion de vos publics, vous devez leur adress­er le bon mes­sage, au bon moment, avec un objet et une mise en forme adéquats.

Pour vous aider dans cette tache, décou­vrez nos con­seils :

1. Mettre en forme ses campagnes emailing

Grâce à Weez­Tar­get, vous dis­posez d’un mod­èle d’email prêt à l’emploi afin d’envoyer à votre pub­lic des infor­ma­tions liées à votre événe­ment (aperçu ci-dessous). Une dizaine de mod­èles pour des scé­nar­ios dif­férents sont disponibles sur l’outil, en suiv­ant le chemin Com­mu­ni­ca­tions > Tem­plates > Tem­plates publiques.

2. Préparer l’envoi d’emails en segmentant ses publics

En util­isant un out­il de CRM, vous pou­vez engager vos dif­férents publics de façon per­son­nal­isée. Pour cela, seg­mentez vos par­tic­i­pants dans des groupes de con­tacts pour leur adress­er des com­mu­ni­ca­tions adap­tées.

Quelques exem­ples d’usages :

1. Indiquez com­ment retir­er le mer­chan­dis­ing acheté en cross-sell­ing
2. Envoyez un plan d’ac­cès aux par­tic­i­pants qui ne sont jamais venus à votre événe­ment
3. Remer­ciez les par­tic­i­pants fidèles (codes pro­mo­tion­nels, gra­tu­ités, accès à des activ­ités ou lieux inédits etc.)

3. Exemples d’objets d’emails de rappel

• [Nom de votre événe­ment] : décou­vrez la pro­gram­ma­tion !
• Ate­liers gra­tu­its à [Nom de votre événe­ment], inscrivez-vous !
• Gag­nez du temps en pré-chargeant votre compte cash­less [Nom de votre événe­ment]
• Com­ment se ren­dre à [Nom de votre événe­ment] ?
• Que pou­vez-vous amen­er à [Nom de votre événe­ment] ?
• Où récupér­er mon bracelet/carte cash­less pré-chargé ? [Nom de votre événe­ment]
• Dernière chance de pass­er VIP ! [Nom de votre événe­ment]
• Votre sécu­rité à [Nom de votre événe­ment], notre pri­or­ité !
• Où retir­er mon [nom de l’ob­jet acheté] ? [Nom de votre événe­ment]
• [Nom de votre événe­ment] J‑1 !
• Dernières infor­ma­tions impor­tantes avant [Nom de votre événe­ment]
• [Nom de votre événe­ment] — Ouver­ture des portes immi­nente !

Com­mu­ni­quer avec vos par­tic­i­pants avant votre événe­ment n’est qu’une par­tie de ce que Weezevent peut vous aider à accom­plir. Décou­vrez sans tarder toutes les fonc­tion­nal­ités de notre out­il d’emailing et mar­ket­ing :

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