Faites de la vente sur place grâce à votre guichet Weezevent

Faites de la vente sur place grâce à votre guichet Weezevent

En tant qu’organisateur d’événement, une billet­terie de vente sur place en complément de votre billet­terie en ligne peut vous être utile. Pour cela, Weezevent propose un guichet de vente sur place direc­tement acces­sible depuis votre interface.
Ce guichet vous permet de vendre des billets sur place le jour J et/ou de confier un espace de vente à un parte­naire (office de tourisme, boutique physique …).

Paramétrez votre guichet
Utilisez votre guichet
Contrôlez les ventes sur votre guichet

 


Paramétrez votre guichet

Pour accéder aux paramé­trages de votre guichet, rendez-vous dans votre interface Weezevent dans l’onglet OUTILS > Guichets (en haut à droite).

1. Créez un guichet

Vous pouvez créer autant de guichets que vous le souhaitez. La création de plusieurs guichets peut vous permettre par exemple, d’allouer un guichet pour votre propre organi­sation et d’autres guichets pour vos parte­naires qui commer­cia­lisent vos événe­ments.

2. Configurez votre guichet

Événements et tarifs en vente

Par défaut tous les événe­ments et tous les tarifs créés sont mis en vente dans les guichets. Cependant, vous avez la possi­bilité de faire une sélection des événe­ments et des tarifs qui seront dispo­nibles à la vente sur place.

Pour cela, rendez-vous dans l’onglet ÉVÉNEMENTS, vous pourrez ensuite activer ou désac­tiver la mise en vente de certains événe­ments sur le guichet sélec­tionné. Vous pourrez aussi choisir les tarifs en vente sur le guichet.

Opérateurs

Pour chaque guichet, il est possible de créer un ou plusieurs profils Opérateur. Un opérateur a un droit d’accès à un seul guichet.

À savoir : Chaque guichet peut être administré de façon autonome par un ou plusieurs opéra­teurs mais il n’est pas permis de se connecter simul­ta­nément à deux points de vente diffé­rents avec un même compte opérateur.

Pour ajouter un opérateur, accédez à l’onglet OPÉRATEURS. Il vous sera demandé pour chaque opérateur un nom, un e-mail et un mot de passe.

Réglages du guichet

Dans l’onglet RÉGLAGES vous pourrez :
– Autoriser ou non les codes de réduction, les réser­va­tions, les rembour­se­ments, les suppres­sions de commandes, l’émission de factures …
– Donner l’accès aux commandes, aux statis­tiques …
– Activer un quota de ventes sur place par événement, un compteur d’impression, l’affichage des places restantes …

 

ℹ️ Pour des expli­ca­tions plus détaillées sur le paramé­trage de votre guichet, consultez notre article d’aide.


Utilisez votre guichet

Pour vendre depuis un guichet, l’utilisateur doit se rendre sur http://guichet.weezevent.com. Il s’y connectera grâce à ses identi­fiants opérateur.

1. Matériel nécessaire

Pour utiliser un guichet de vente sur place Weezevent, il vous faut un ordinateur connecté à internet et relié à une impri­mante.
Si vous ne disposez pas de ce matériel, vous pouvez louer ou acheter un guichet IPad Weezevent de ventes sur place dans notre boutique Weezevent.

2. Réglages

Impression

Pour pouvoir imprimer des billets depuis votre guichet, il vous est préala­blement demandé le mode d’impression que vous allez utiliser.

Pour cela, rendez-vous dans l’onglet RÉGLAGES > Impression.

Paiement/remboursement

À savoir : les réglages portant sur les paiements et les rembour­se­ments s’appliqueront à tous les opéra­teurs du guichet.

  • PAIEMENT(S)

Vous pouvez sélec­tionner les modes de paiement acceptés pour la vente depuis votre guichet. Certains modes de paiement sont dispo­nibles par défaut (espèces, chèque, carte bancaire, carte bancaire TPE virtuel Weezevent) mais il est possible de créer d’autres moyens de paiement.

Pour ce faire, accédez à l’onglet RÉGLAGES > Paiement/Remb. > PAIEMENT(S).

  • REMBOURSEMENTS

Dans le cas où vous avez autorisé les rembour­se­ments via ce guichet depuis votre interface Weezevent (OUTILS > GUICHETS > RÉGLAGES), il vous sera alors possible depuis http://guichet.weezevent.com d’accepter ou non certains modes de rembour­sement et même d’en ajouter si besoin.

Pour cela, rendez-vous dans l’onglet RÉGLAGES > Paiement/Remb. > REMBOURSEMENTS depuis https://guichet.weezevent.com.

Facturation

Les factures émises depuis un guichet utilisent les coordonnées du compte organi­sateur. En tant qu’opérateur, si vous décochez cette option, vous pouvez remplir et utiliser vos propres coordonnées sur les factures que vous émettrez.

Pour cela rendez-vous dans RÉGLAGES > Factu­ration .

Options

Depuis l’onglet RÉGLAGES > Options dans votre guichet vous avez la possi­bilité de :
Composter automa­ti­quement les billets. Ce réglage permet de consi­dérer comme billets scannés, les billets vendus ou réimprimés par l’opérateur de votre guichet. Une fois le compostage automa­tique sélec­tionné, vous avez la possi­bilité de spécifier si le compostage automa­tique du billet doit avoir lieu dans la liste de contrôle par défaut de l’événement, ou dans une liste de contrôle sélec­tionnée par l’opérateur.
Envoyer les billets par email lorsque cela est possible. Si cette option est activée, la commande contenant les billets PDF sera envoyée sur l’email de l’acheteur que vous aurez collecté à l’étape formu­laire.
Choisir la langue de l’interface guichet. Le guichet Weezevent est dispo­nible en français, anglais, espagnol et italien.

3. Vendez des billets


Pour procéder à la vente de billets depuis votre guichet, cliquez sur VENTE (en haut à gauche). Dans un premier temps, sélec­tionnez l’événement et éventuel­lement la séance. Dans un second temps, sélec­tionnez le tarif. Pour afficher le contenu du panier, cliquez sur la flèche centrale. Lorsque le panier est complet, cliquez ensuite sur CONTINUER pour passer à l’étape suivante qui est la saisie du formu­laire (option­nelle). Enfin passez au paiement en sélec­tionnant le mode de paiement.

Vous pouvez procéder à des réser­va­tions si cette option est activée dans votre interface Weezevent (CONFIGURER > Options de billet­terie > Paiement des commandes en ligne).

4. Transformation de réservations


Vous pouvez accéder aux réser­va­tions depuis l’onglet COMMANDES sur votre guichet, sous réserve d’autorisation d’accès à toutes les commandes (depuis votre interface Weezevent OUTILS > Guichets > RÉGLAGES). Les réser­va­tions, quelles que soient leurs origines, apparaî­tront avec une icône jaune RSV. Il est possible de les encaisser dans le guichet en cliquant sur la réser­vation puis sur ENCAISSER.

5. Statistiques

À partir de votre guichet dans l’onglet STATISTIQUES, vous pouvez visua­liser :

L’état des ventes : qui comprend la synthèse des opéra­tions (vente, rembour­sement, réser­vation, suppression) et la synthèse par événement.

L’état de la caisse : il s’agit des montants encaissés par tarif et par moyen de paiement. Le contenu est le même que celui de la sortie de caisse.

6. Fermeture de session de vente

Pour clôturer vos sessions de vente et pouvoir obtenir vos sorties de caisse, cliquez sur TERMINER en bas à gauche de votre guichet. Cliquez sur « Je confirme et je termine ma session » puis sur « Fermer le point de vente ».

 

ℹ️ Pour des expli­ca­tions détaillées sur l’utilisation de votre guichet, consultez notre article d’aide.


Contrôlez les ventes sur votre guichet

Vous pouvez contrôler les ventes sur votre guichet grâce aux divers documents comptables mis à dispo­sition sur votre interface Weezevent.

1. Sortie de caisse du guichet

Pour obtenir votre sortie de caisse du guichet, rendez-vous dans l’onglet OUTILS > GUICHETS > RAPPORTS > Sorties de caisse.

Vous pouvez obtenir des sorties de caisse par opérateur avec le détail des ventes effec­tuées depuis leur guichet.

2. Journal des ventes du guichet

Le journal des ventes du guichet présente l’ensemble de l’activité d’un guichet. Il est téléchar­geable dans l’onglet OUTILS > GUICHETS > RAPPORTS > Journal des ventes en cliquant sur EXPORTER > SYNTHÈSE.

3. Journal des commandes du guichet

Le journal des commandes du guichet présente l’ensemble des opéra­tions d’un guichet (encaissements/décaissements) ventilé par tarif. Il est téléchar­geable dans l’onglet OUTILS > GUICHETS > RAPPORTS > Journal des ventes en cliquant sur EXPORTER > JOURNAL DES COMMANDES.

4. Journal des paiements du guichet

Le journal des paiements du guichet présente l’ensemble des commandes d’un guichet ventilé par moyen de paiement. Il est téléchar­geable dans l’onglet OUTILS > GUICHETS > RAPPORTS > Journal des ventes en cliquant sur EXPORTER > JOURNAL DES PAIEMENTS.

 

ℹ️ Pour des expli­ca­tions détaillées sur ces documents, consultez notre article d’aide.


ℹ️ Pour des informations complémentaires, consultez nos articles d’aide sur l’installation de votre guichet IPad Weezevent et sur les crédits guichets.
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