Organisez votre soirée de fin d’année !

Organisez votre soirée de fin d’année !

La fin d’année approche à grands pas, c’est l’occasion de célébrer entre amis, avec ses colla­bo­ra­teurs ou parte­naires l’année écoulée. L’organisation d’une soirée ou d’un réveillon demande toutefois de respecter quelques étapes et points essen­tiels afin de garantir la meilleure expérience à vos invités pour ce moment privi­légié.

Vous pensez organiser une soirée, un dîner entre amis ou une fête pour la fin d’année dans l’entreprise ? Suivez-le guide :

Les points essentiels pour organiser votre soirée :

Les éléments incon­tour­nables dans l’organisation de votre soirée ou réveillon vont être communs à tout type de soirée que ce soit entre amis, en entre­prise ou pour un plus large public.

1. Le budget

Tout événement demande d’établir un budget, il peut être modulable mais il vous permettra d’établir une ligne direc­trice entre ce que vous souhaitez et ce qui est réali­sable. Organisez une soirée de fin d’année à la hauteur de vos moyens, cela ne sert à rien d’en faire trop et à l’inverse à trop réduire les coûts vous prendriez des risques sur certains points. Un budget par invité peut être défini, à vous de voir si vous souhaitez demander une parti­ci­pation, faire payer l’entrée ou l’inscription à votre événement.

2. Le planning

L’organisation est une affaire de planning ! La dimension de votre événement va jouer sur le temps d’anticipation à avoir et le nombre de tâches à réaliser avant de faire le bilan. Il est néces­saire de prendre le temps de lister toutes les étapes, leur statut et de les planifier pour une vue claire de vos deadlines et pouvoir déléguer si besoin. A partir de la date de votre soirée, vous saurez les tâches à accomplir 1 mois avant, 2 semaines avant, 1 semaine avant et les tâches à accomplir avant la veille.

3. Le lieu idéal

Un élément à prévoir bien en amont, la recherche du lieu parfait peut être complexe, les soirées sont nombreuses en fin d’année et les lieux atypiques et intéres­sants vont être vite pris d’assaut. Effectuez votre recherche en vous notant les critères essen­tiels, ceux impor­tants et ceux qui appor­teront un plus. Vous les définirez en lien avec le nombre d’invités attendu, le budget que vous vous êtes fixé , le matériel dont vous avez besoin (piste de danse, sono, micro, de quoi présenter, projeter, …), l’univers et l’ambiance que vous souhaitez donner à votre soirée, etc.

4. Les prestataires

Forcément votre soirée demande de prévoir boissons et nourri­tures, souvent proposés avec la location du lieu, vous pouvez toutefois partir sur une « location sèche » et rechercher des presta­taires externes : traiteurs et bar, pour le format de votre soirée que ce soit dîner, cocktail ou soirée. La recherche de presta­taire peut être laborieuse, on vous en parlait dans un article dédié.

Vos invités nourris et avec un choix de boissons au bar, vous souhaitez peut-être ajouter des anima­tions, il va falloir assurer la musique également si ce n’est pas inclus avec la location du lieu. Choisissez l’option qui vous convient le mieux, une playlist, une personne avec ses platines, … demandez autour de vous, des amis ou proches peuvent être d’une grande aide.

Rendez votre soirée mémorable ! Si vous souhaitez laisser un souvenir à vos invités, n’hésitez pas à offrir une réelle expérience, un élément à rapporter chez-soi : un photo­maton, des goodies, de quoi se défier, jouer entre amis ou collègues, un karaoké ou encore un quiz, … Toute idée qui permettra d’enrichir la soirée et de marquer les esprits de vos invités est bonne ! Certains lieux vous propo­seront d’eux-mêmes des anima­tions.

5. Les invités

Nous en venons à un point central, vos invités ! Ne prenez pas à la légère la commu­ni­cation de votre événement si vous souhaitez toucher un public plus large que vos connais­sances, et surtout faire plaisir et envoyer un message positif.

Parlez de votre événement autour de vous, invitez à l’avance et gardez le contact pour que vos invités aient bien en tête la date, les infor­ma­tions pratiques, … et ne passe pas à autre chose ou une autre soirée.

Lors de l’envoi de vos invita­tions, profitez-en pour poser quelques questions via un formu­laire. Des éléments pourraient vous être utiles : des allergies pour un repas, les dates qui conviennent le mieux, s’ils souhaitent venir accom­pagnés, … C’est aussi l’occasion de sonder les équipes, un thème peut être apprécié, cela vous permettra d’axer vos recherches de décoration, anima­tions et goodies à distribuer en souvenir.

Si vous souhaitez organiser une soirée professionnelle ou entre amis, quelques éléments à prévoir vont être différents et son à prendre en compte.

Une soirée d’entreprise va répondre à certains objectifs parti­cu­liers selon la culture d’entreprise : par exemple faire le point sur l’année, présenter les chiffres et les grands projets de l’année qui viennent. Des éléments qui deman­deront de prévoir le matériel pour.
Les colla­bo­ra­teurs devront être prévenus en avant de la date de l’événement, afin d’être dispo­nibles. Une soirée en semaine peut être plus simple, les équipes se rendront à la soirée après leur journée.

Une soirée entre amis va demander moins d’organisation, pensez toutefois à chacun des points listés ci-dessus pour assurer une soirée de réveillon ou un arbre de noël parfait. Peut être souhai­teriez-vous que chacun participe au budget de la soirée ? Dans ce cas créez une plate­forme d’inscription avec un tarif libre ou fixe. La mise en place d’un formu­laire peut être pratique pour vous organiser entre vous.
Vous souhaitez garder cette soirée privée ? Confi­gurez votre événement pour qu’il soit privé et acces­sible avec un mot de passe à commu­niquer seulement à vos amis.

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