Organisez une soirée de fin d’année réussie avec Weezevent

Organisez une soirée de fin d’année réussie avec Weezevent

La fin d’année approche à grands pas, c’est l’occasion de célébr­er l’année écoulée entre amis, avec ses col­lab­o­ra­teurs ou ses parte­naires. L’organisation d’une soirée ou d’un réveil­lon demande toute­fois de respecter quelques étapes et points essen­tiels afin de garan­tir la meilleure expéri­ence à vos invités pour ce moment privilégié.

Vous pensez organ­is­er une soirée, un dîn­er entre amis ou une fête de fin d’année dans l’entreprise ? Décou­vrez les 5 points essen­tiels pour organ­is­er votre soirée :

Sommaire

  1. Le bud­get
  2. Le plan­ning
  3. Le lieu idéal
  4. Les prestataires
  5. Les invités

Les élé­ments incon­tourn­ables dans l’or­gan­i­sa­tion de votre soirée ou réveil­lon vont être com­muns à tout type de soirée que ce soit entre amis, en entre­prise ou pour un plus large public.

1. Le budget

Tout événe­ment demande d’établir un bud­get. Il peut être mod­u­la­ble, mais il vous per­me­t­tra d’établir une ligne direc­trice entre ce que vous souhaitez et ce qui est réal­is­able. Organ­isez une soirée de fin d’an­née à la hau­teur de vos moyens : cela ne sert à rien d’en faire trop et, à l’inverse, à trop réduire les coûts vous pren­driez des risques sur cer­tains points. Un bud­get par invité peut être défi­ni, à vous de voir si vous souhaitez deman­der une par­tic­i­pa­tion, faire pay­er l’entrée ou l’inscription à votre événe­ment. Que vous choi­sissiez de faire pay­er ou non l’accès à votre soirée, vous pou­vez utilis­er un ser­vice de bil­let­terie en ligne pour gér­er les inscriptions.

2. Le planning

L’organisation est une affaire de plan­ning ! La dimen­sion de votre événe­ment va jouer sur le temps d’anticipation à avoir et le nom­bre de tâch­es à réalis­er avant de faire le bilan. Il est néces­saire de pren­dre le temps de lis­ter toutes les étapes, leur statut et de les plan­i­fi­er pour avoir une vue claire de vos dead­lines et pou­voir déléguer si besoin. À par­tir de la date de votre soirée, vous saurez les tâch­es à accom­plir 1 mois avant, 2 semaines avant, 1 semaine avant et les tâch­es à accom­plir avant la veille.

3. Le lieu idéal

Le lieu est un élé­ment à prévoir bien en amont. La recherche du lieu par­fait peut être com­plexe, car les soirées sont nom­breuses en fin d’année et les lieux les plus atyp­iques et intéres­sants vont être vite pris d’assaut. Effectuez votre recherche en vous notant les critères essen­tiels, ceux impor­tants et ceux qui apporteront un plus. Vous les définirez en lien avec le nom­bre d’invités atten­du, le bud­get que vous vous êtes fixé, le matériel dont vous avez besoin (piste de danse, sono, micro, de quoi présen­ter, pro­jeter, …), l’univers et l’ambiance que vous souhaitez don­ner à votre soirée, etc.

4. Les prestataires

Votre soirée demande de prévoir bois­sons et nour­ri­t­ures. Sou­vent pro­posés avec la loca­tion du lieu, vous pou­vez toute­fois par­tir sur une “loca­tion sèche” et rechercher des prestataires externes : trai­teurs et bar, pour le for­mat de votre soirée que ce soit dîn­er, cock­tail ou soirée. La recherche de prestataire peut être laborieuse, comme abor­dé dans cet arti­cle dédié à la recherche de prestataires.

Vos invités main­tenant sus­ten­tés et avec un choix de bois­sons au bar, vous souhaitez sure­ment pro­pos­er de la musique, que vous devez prévoir si cela n’est pas inclus avec la loca­tion du lieu. Choi­sis­sez l’option qui vous con­vient le mieux, une playlist, un DJ, … deman­dez autour de vous, des amis ou proches peu­vent être d’une grande aide.

Ren­dez votre soirée mémorable ! Si vous souhaitez laiss­er un sou­venir à vos invités, n’hésitez pas à offrir une réelle expéri­ence, un élé­ment à rap­porter chez soi : un pho­toma­ton, des good­ies, de quoi se défi­er, jouer entre amis ou col­lègues, un karaoké ou un quiz, … Toute idée qui per­me­t­tra d’enrichir la soirée et de mar­quer les esprits de vos invités est bonne ! Cer­tains lieux vous pro­poseront des ani­ma­tions qu’ils ont l’habitude de met­tre en place.

5. Les invités

Nous en venons à un point cen­tral, vos invités ! Ne prenez pas à la légère la com­mu­ni­ca­tion de votre événe­ment si vous souhaitez touch­er un pub­lic plus large que vos con­nais­sances, et surtout faire plaisir et envoy­er un mes­sage positif.

Par­lez de votre événe­ment autour de vous, créez un événe­ment sur Face­book, invitez à l’avance et gardez le con­tact pour que vos invités aient bien en tête la date, les infor­ma­tions pra­tiques, … et ne passe pas à autre chose ou une autre soirée.

Lors de l’envoi de vos invi­ta­tions, prof­itez-en pour pos­er quelques ques­tions via un for­mu­laire. Des élé­ments pour­raient vous être utiles : des aller­gies pour un repas, les dates qui con­vi­en­nent le mieux, s’ils souhait­ent venir accom­pa­g­nés, … C’est aus­si l’occasion de son­der les équipes, un thème peut être appré­cié, cela vous per­me­t­tra d’axer vos recherch­es de déco­ra­tion, ani­ma­tions et good­ies à dis­tribuer en souvenir.

Si vous souhaitez organiser une soirée professionnelle ou entre amis, quelques éléments à prévoir vont être différents et sont à prendre en ligne de compte.

Une soirée d’entreprise va répon­dre à cer­tains objec­tifs par­ti­c­uliers selon la cul­ture d’en­tre­prise : par exem­ple faire le point sur l’année, présen­ter les chiffres et les grands pro­jets de l’année qui vien­nent. Des élé­ments qui deman­deront de prévoir le matériel pour.

Les col­lab­o­ra­teurs doivent être prévenus en avance de la date afin d’être disponibles. Une soirée en semaine peut être plus sim­ple, les équipes se ren­dront à la soirée après leur journée de travail.

Une soirée entre amis va deman­der moins d’organisation, pensez toute­fois à cha­cun des points listés ci-dessus pour assur­er une soirée de réveil­lon ou un arbre de noël parfait.
Peut-être souhai­teriez-vous que cha­cun par­ticipe au bud­get de la soirée ? Dans ce cas, créez une plate­forme d’inscription avec un tarif libre ou fixe. La mise en place d’un for­mu­laire peut être pra­tique pour vous organ­is­er entre vous.

Vous souhaitez garder cette soirée privée ? Con­fig­urez votre événe­ment pour qu’il soit privé et acces­si­ble avec un mot de passe à com­mu­ni­quer à vos amis.

Prêt à organiser votre soirée de fin d’année ?

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