La fin d’année approche à grands pas, c’est l’occasion de célébrer l’année écoulée entre amis, avec ses collaborateurs ou ses partenaires. L’organisation d’une soirée ou d’un réveillon demande toutefois de respecter quelques étapes et points essentiels afin de garantir la meilleure expérience à vos invités pour ce moment privilégié.
Vous pensez organiser une soirée, un dîner entre amis ou une fête de fin d’année dans l’entreprise ? Découvrez les 5 points essentiels pour organiser votre soirée :
Sommaire
Les éléments incontournables dans l’organisation de votre soirée ou réveillon vont être communs à tout type de soirée que ce soit entre amis, en entreprise ou pour un plus large public.
1. Le budget
Tout événement demande d’établir un budget. Il peut être modulable, mais il vous permettra d’établir une ligne directrice entre ce que vous souhaitez et ce qui est réalisable.
Organisez une soirée de fin d’année à la hauteur de vos moyens : cela ne sert à rien d’en faire trop et, à l’inverse, à trop réduire les coûts vous prendriez des risques sur certains points.
Un budget par invité peut être défini, à vous de voir si vous souhaitez demander une participation, faire payer l’entrée ou l’inscription à votre événement. Que vous choisissiez de faire payer ou non l’accès à votre soirée, vous pouvez utiliser un service de billetterie en ligne pour gérer les inscriptions.
2. Le planning
L’organisation est une affaire de planning ! La dimension de votre événement va jouer sur le temps d’anticipation à avoir et le nombre de tâches à réaliser avant de faire le bilan.
Il est nécessaire de prendre le temps de lister toutes les étapes, leur statut et de les planifier pour avoir une vue claire de vos deadlines et pouvoir déléguer si besoin.
À partir de la date de votre soirée, vous saurez les tâches à accomplir 1 mois avant, 2 semaines avant, 1 semaine avant et les tâches à accomplir avant la veille.
3. Le lieu idéal
Le lieu est un élément à prévoir bien en amont. La recherche du lieu parfait peut être complexe, car les soirées sont nombreuses en fin d’année et les lieux les plus atypiques et intéressants vont être vite pris d’assaut.
Effectuez votre recherche en vous notant les critères essentiels, ceux importants et ceux qui apporteront un plus. Vous les définirez en lien avec le nombre d’invités attendu, le budget que vous vous êtes fixé, le matériel dont vous avez besoin (piste de danse, sono, micro, de quoi présenter, projeter, …), l’univers et l’ambiance que vous souhaitez donner à votre soirée, etc.
4. Les prestataires
Votre soirée demande de prévoir boissons et nourritures. Souvent proposés avec la location du lieu, vous pouvez toutefois partir sur une “location sèche” et rechercher des prestataires externes : traiteurs et bar, pour le format de votre soirée que ce soit dîner, cocktail ou soirée. La recherche de prestataire peut être laborieuse, comme abordé dans cet article dédié à la recherche de prestataires.
Vos invités maintenant sustentés et avec un choix de boissons au bar, vous souhaitez sûrement proposer de la musique, que vous devez prévoir si cela n’est pas inclus avec la location du lieu. Choisissez l’option qui vous convient le mieux, une playlist, un DJ, … Demandez autour de vous, des amis ou proches peuvent être d’une grande aide.
Rendez votre soirée mémorable ! Si vous souhaitez laisser un souvenir à vos invités, n’hésitez pas à offrir une réelle expérience, un élément à rapporter chez soi : un photomaton, des goodies, de quoi se défier, jouer entre amis ou collègues, un karaoké ou un quiz, … Toute idée qui permettra d’enrichir la soirée et de marquer les esprits de vos invités est bonne ! Certains lieux vous proposeront des animations qu’ils ont l’habitude de mettre en place.
5. Les invités
Nous en venons à un point central, vos invités ! Ne prenez pas à la légère la communication de votre événement si vous souhaitez toucher un public plus large que vos connaissances, et surtout faire plaisir et envoyer un message positif.
Parlez de votre événement autour de vous, créez un événement sur Facebook, invitez à l’avance et gardez le contact pour que vos invités aient bien en tête la date, les informations pratiques, … et ne passe pas à autre chose ou une autre soirée.
Lors de l’envoi de vos invitations, profitez-en pour poser quelques questions via un formulaire. Des éléments pourraient vous être utiles : des allergies pour un repas, les dates qui conviennent le mieux, s’ils souhaitent venir accompagnés, … C’est aussi l’occasion de sonder les équipes, un thème peut être apprécié, cela vous permettra d’axer vos recherches de décoration, animations et goodies à distribuer en souvenir.
Si vous souhaitez organiser une soirée professionnelle ou entre amis, quelques éléments à prévoir vont être différents et sont à prendre en ligne de compte.
Une soirée d’entreprise va répondre à certains objectifs particuliers selon la culture d’entreprise : par exemple faire le point sur l’année, présenter les chiffres et les grands projets de l’année qui viennent. Des éléments qui demanderont de prévoir le matériel pour.
Les collaborateurs doivent être prévenus en avance de la date afin d’être disponibles. Une soirée en semaine peut être plus simple, les équipes se rendront à la soirée après leur journée de travail.
Une soirée entre amis va demander moins d’organisation, pensez toutefois à chacun des points listés ci-dessus pour assurer une soirée de réveillon ou un arbre de noël parfait.
Peut-être souhaiteriez-vous que chacun participe au budget de la soirée ? Dans ce cas, créez une plateforme d’inscription avec un tarif libre ou fixe. La mise en place d’un formulaire peut être pratique pour vous organiser entre vous.
Vous souhaitez garder cette soirée privée ? Configurez votre événement pour qu’il soit privé et accessible avec un mot de passe à communiquer à vos amis.
