Finalisez l’organisation de votre réveillon : soyez prêt pour le jour J

Le réveillon du nouvel an approche à grands pas. Pour l’occasion, que vous soyez particulier ou professionnel, que vous accueillez 10 ou 1000 personnes, une billetterie Weezevent vous aidera à gérer au mieux votre soirée du réveillon.

 

Vendez vos dernières places
Préparez la vente sur place
Préparez le contrôle d’accès
Constituez vos stocks
Informez vos participants

 


Vendez vos dernières places

Vous n’avez pas vendu toutes vos places pour votre événement du réveillon. Pas de panique, on vous donne quelques astuces pour afficher complet.

Réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont un bon moyen pour communiquer gratuitement tout en s’assurant de toucher une large audience et pour ce faire plusieurs méthodes peuvent être mises en place.

Mais dans un premier temps, il est primordial d’identifier les réseaux sociaux qui correspondent à vos objectifs et à votre cible.

Le partage sur les réseaux sociaux en fin de commande

Si vous décidez d’opter pour Linkedin, Facebook, Twitter … vous pouvez communiquer vous-même sur votre événement. Mais le mieux reste encore que vos participants communiquent sur leurs participations via leurs propres réseaux sociaux. Cela permettra d’augmenter la visibilité de votre événement sans effort et de transformer vos participants en prescripteurs.

Pour activer le partage sur les réseaux sociaux en fin de commande, consultez cet article.

Votre billetterie sur Facebook

Sur Facebook les moyens de communiquer sont multiples. Vous pouvez dans un premier temps intégrer votre billetterie Weezevent à une page Facebook. Cependant il est conseillé de créer un événement Facebook pour votre soirée du réveillon, vous pourrez ensuite y publier votre billetterie Weezevent.

À savoir : Facebook propose des solutions de publicité.

Votre billetterie sur Instagram

Instagram possède la particularité de ne pas permettre de publier un lien URL redirectible dans un post. Cependant vous pouvez renseigner l’URL de votre billetterie dans votre profil Instagram.

À savoir : Instagram propose des solutions de publicité sur sa plateforme, dans lesquelles vous pourrez rediriger vers votre billetterie.

Mail

Le mail représente un autre moyen de communiquer sur votre événement.
Il est d’usage d’envoyer une newsletter pour informer votre réseau sur la soirée du réveillon que vous organisez. En complément vous pouvez utiliser votre signature de mail comme support de communication en insérant un lien de redirection vers votre billetterie Weezevent. De ce fait, à chacun de vos échanges, votre interlocuteur pourra prendre connaissance de votre événement et accéder à la billetterie.
Gmail, Outlook, Yahoo et bien d’autres proposent des articles d’aide pour vous aider à paramétrer au mieux votre signature de mail.

Site internet

Weezevent vous offre la possibilité d’intégrer votre module de billetterie sur votre site internet de manière simple et rapide. Vous augmenterez alors la visibilité de votre billetterie et permettrez à vos participants de réserver leurs billets directement depuis votre site.


Préparez la vente sur place

Il se peut que certains participants arrivent le jour de l’événement sans avoir acheté de billets au préalable. Pour cela, Weezevent propose un guichet de vente sur place accessible directement depuis votre interface Weezevent.

Nous vous invitons à consulter cet article qui vous expliquera en détail en quoi consiste la vente sur place avec le guichet Weezevent et comment l’utiliser.

Si cette solution ne vous satisfait pas, vous pouvez effectuer des impressions de stock de billets. L'impression de stock est prise en compte dans le chiffre d'affaires de votre événement, comme si les billets avaient été achetés en ligne. Donc dans le cas où vous auriez imprimé plus de billets que vous en avez vendu, vous pourrez par la suite supprimer les billets en trop. Pour cela, accédez à l’onglet PARTICIPANTS > Gérer les participants et supprimez les billets non vendus afin que les documents comptables mis à votre disposition soient corrects.


Préparez le contrôle d’accès

Vos participants ayant reçu suite à leur commande un ou plusieurs billets, il vous faudra les contrôler le jour de l’événement. Pour cela, Weezevent propose plusieurs solutions de contrôle.


Weezaccess listing

Cette méthode de contrôle consiste à imprimer les listes d'entrées papier pour contrôler manuellement les visiteurs à leur arrivée. Simple et efficace, cette solution convient à la plupart des événements à faible affluence.

Weezaccess mobile

Cette solution de contrôle consiste à installer l'application WeezAccess sur votre mobile Apple ou Androïde et contrôler les billets en flashant les code-barres avec l'appareil photo intégré à votre mobile !

Weezaccess pro

Weezaccess pro est un terminal de contrôle équipé d'un lecteur laser haute performance. Les terminaux mobiles WeezAccess Pro vous permettront de gérer les accès en toute sécurité et dans toutes les situations.

Vous pouvez passer commande sur notre boutique en ligne.


Constituez vos stocks

Depuis votre interface Weezevent vous pouvez accéder à votre nombre de participants dans l’onglet PARTICIPANTS > Gérer les participants, vous pourrez donc évaluer les besoins en termes de boissons, nourriture …

Dans le cas où vous auriez mis en place du cross-selling, vous pouvez retrouver ces commandes dans PARTICIPANTS > Gérer les participants. Vous devez ensuite télécharger les informations participants au format CSV (bouton bleu en haut à droite).
Vous pourrez donc connaître le nom et prénom des acheteurs et ainsi préparer les commandes en amont de l’événement.


Informez vos participants

Si vous souhaitez informer vos participants de certaines informations de dernières minutes, vous pouvez télécharger leurs adresses mails dans l’onglet COMMUNIQUER > Export e-mails.

Ensuite à vous de leur envoyer un mail avec les informations que vous souhaitez leur communiquer.