Las empresas suelen organizar eventos para alcanzar sus objetivos: mejorar su imagen de marca, presentar un nuevo producto o servicio, ofrecer formaciones, organizar convenciones, congresos…
Con tan solo seguir unos sencillos principios, tú también podrás tener éxito en la organización de tu evento corporativo. En este artículo, te compartimos nuestras recomendaciones para organizar un evento a la altura de tus expectativas y de las de tus invitados.
La planificación es una herramienta fundamental para alcanzar los objetivos de un evento corporativo.
Índice
1. Objetivo, público objetivo y tipo de evento
No todos los eventos de empresa tienen que ser iguales. De hecho, según tus objetivos y el público al que te dirijas, el tipo de evento de empresa que tengas que organizar será diferente.
a) El objetivo
Tu evento ha de responder a un objetivo. Para determinar cuál es, pregúntate: ¿por qué organizo un evento corporativo?
Estos son algunos ejemplos de objetivos:
- lanzar un nuevo producto o servicio
- juntar al equipo en una fiesta de empresa
- motivar al equipo en una convención
- crear un momento de networking profesional
- reforzar la imagen de marca de tu empresa
- compartir tus conocimientos y experiencia con un público profesional
b) El público objetivo
Definir bien tu objetivo te permitirá dirigir tu evento al público objetivo correcto. ¿Tiene más sentido invitar a tus empleados, a clientes, a clientes potenciales? ¿Hasta cuántas personas puedes recibir en tu evento?
c) El tipo de evento
Una vez definidos tu objetivo y el público, tendrás ya una idea más clara del tipo de evento que tienes que organizar. Tienes que pensar el formato de tu evento de forma que atraiga a tu público objetivo y que consiga maximizar la tasa de asistencia.
Por ejemplo, puede ser:
- una fiesta en un espacio lúdico
- una conferencia en un auditorio
- un viaje de varios días en una ciudad extranjera
- una jornada con presentaciones y mesas redondas
2. Lugar, fecha y horario del evento
Una vez definidas las líneas maestras de tu evento corporativo, es hora de ponerte con los detalles de la organización, como el lugar, la fecha y los horarios.
a) Lugar
A la hora de buscar un espacio para tu evento corporativo, ten siempre en mente el número de asistentes que esperas recibir. Esta cifra determinará el espacio necesario para su celebración.
No olvides que los eventos al aire libre, en general, son más informales que los eventos que se celebran en interior.
Para diferenciarte, haz que tu evento sea una experiencia original para los asistentes. Para ello, puedes escoger un espacio diferente, una actividad fuera de lo habitual… Te ayudamos con estos 4 consejos para organizar un evento de empresa original.
b) Fecha
Para garantizar que a tu evento acudan el máximo de personas posible, es preciso escoger la fecha con gran cuidado. Define la fecha ideal teniendo en cuenta tu público objetivo y sus costumbres. Piensa en sus expectativas en función de su edad, de su situación familiar o de su actividad profesional.
Además de en tu público objetivo, tienes que pensar en el tiempo que puede hacer. Si quieres organizar un evento al aire libre, es lógico evitar los meses más lluviosos y fríos.
Consigue dar con la fecha perfecta con los consejos que te presentamos en nuestro artículo de blog: Cómo elegir la mejor fecha para tu evento.
c) Horarios
Aunque parezca un simple detalle, la elección de los horarios de tu evento tienen una gran importancia. ¡Y aún más tratándose de un evento profesional!
Si la asistencia a tu evento puede considerarse parte de las funciones de tus invitados y está relacionada con su sector, como una conferencia especializada, por ejemplo, nada te impide celebrarlo dentro de la jornada habitual de trabajo. Sin embargo, si tu evento es un momento para favorecer encuentros informales y networking, después de la jornada de trabajo sería una mejor opción.
¿Los asistentes acudirán a tu evento, en su mayoría, en transporte público? En ese caso, coordina los horarios de forma que sean acordes a los de la red de transporte público de la ciudad en la que tenga lugar el evento.
3. Presupuesto del evento
Definir un presupuesto, y cumplirlo, es uno de los pilares fundamentales de la organización de eventos. Sin dinero, es difícil (¡pero no imposible!) organizar un evento de éxito.
Por una parte, haz una lista de tus medios económicos: ¿cuánto dinero tienes para organizar tu evento de empresa? ¿De dónde sale ese dinero? ¿Puedes gastar todo ese dinero sin problema o, por el contrario, tienes que gastar lo menos posible?
Por otra parte, haz una lista de las diferentes partidas de gasto (alquiler del espacio, proveedores, restauración, etc.) y los gastos asociados.
Apóyate en este otro artículo que hemos escrito para ayudarte a elaborar tu presupuesto: Reglas básicas para elaborar el presupuesto de tu evento.
4. Contenido del evento
El siguiente paso consiste en pensar y diseñar el desarrollo de tu evento de empresa.
Para ello, hazte las siguientes preguntas:
- ¿Cuáles son los principales hitos, actividades y animaciones?
- ¿Quiénes serán los ponentes?
- ¿Cómo se recibirá a los invitados? ¿Cómo será el cierre del evento?
- Según el horario, ¿hay que ofrecer algo de comer? ¿Dulce o salado?
- …
Trata de responder a todas las preguntas que un asistente podría hacerse antes de acudir a tu evento. Así, te asegurarás de organizar tu evento al detalle, respondiendo a todas las necesidades de los asistentes.
5. Comunicación sobre el evento
La organización de tu evento no estaría completa sin una buena estrategia de comunicación. Pensar tu estrategia de comunicación con suficiente antelación te permitirá atraer a más asistentes y fidelizarlos.
a) Comunicar antes de tu evento corporativo
Prepara varias acciones de comunicación antes de tu evento para atraer a tu público objetivo.
Varía el tipo de soporte de tus comunicaciones: e-mailing, redes sociales, página web, prensa, etc. y también su formato: texto, audio, vídeo, imagen…
El e-mailing es uno de los formatos de marketing más eficaces a día de hoy. Para ayudarte a atraer asistentes por esta vía, descubre estos dos artículos de blog específicos:
- Enviar con éxito un e-mailing de invitación a un evento
- Nuestros consejos para comunicar por e-mail antes de tu evento
b) Comunicar durante tu evento corporativo
El día de celebración de tu evento de empresa, ¡sigue comunicando!
Esto puede ayudarte a atraer a los últimos potenciales asistentes interesados, a ofrecer información a todos los asistentes y también a ampliar el alcance de tu evento.
Si tienes seguidores en redes sociales que no han podido o no han querido acudir a tu evento, puedes compartir también con ellos lo que va ocurriendo en el evento, para darles ganas de acudir a la próxima edición.
c) Comunicar después de un evento corporativo
La comunicación de tu evento profesional no tiene que acabar el día del evento. Programa otras acciones para sacar partido del interés reciente que tu público objetivo ha tenido hacia tu evento.
Aquí tienes algunos ejemplos eficaces de comunicación para después de tu evento:
- Da las gracias a los asistentes por su papel en el éxito del evento.
- Recoge la opinión de los asistentes sobre la experiencia que han vivido.
- Crea contenido a partir de lo que ha ocurrido en el evento, por ejemplo: comparte fotos, una entrevista grabada durante el evento, una aftermovie, un balance con cifras del día, un artículo de blog recogiendo los
- principales aprendizajes, etc.
- Ofrece a los asistentes una tarifa especial para asistir a la próxima edición del evento
Ya tienes a tu disposición todas las cartas para organizar un evento profesional con éxito.
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