Cómo organizar un evento corporativo de forma sencilla

Cómo organizar un evento corporativo de forma sencilla

Las empre­sas sue­len orga­ni­zar even­tos para alcan­zar sus obje­tivos: mejo­rar su ima­gen de mar­ca, pre­sen­tar un nue­vo pro­duc­to o ser­vi­cio, ofre­cer for­ma­ciones, orga­ni­zar con­ven­ciones, congresos…

Con tan solo seguir unos sen­cil­los prin­ci­p­ios, tú tam­bién podrás ten­er éxi­to en la orga­ni­zación de tu even­to cor­po­ra­ti­vo. En este artícu­lo, te com­par­ti­mos nues­tras recomen­da­ciones para orga­ni­zar un even­to a la altura de tus expec­ta­ti­vas y de las de tus invitados.

La planificación es una herramienta fundamental para alcanzar los objetivos de un evento corporativo.

Índice


    1. Objetivo, público objetivo y tipo de evento

    objectif et cible evenement professionnel

    No todos los even­tos de empre­sa tienen que ser iguales. De hecho, según tus obje­tivos y el públi­co al que te diri­jas, el tipo de even­to de empre­sa que ten­gas que orga­ni­zar será diferente.

    a) El objetivo

    Tu even­to ha de respon­der a un obje­ti­vo. Para deter­mi­nar cuál es, pregún­tate: ¿por qué orga­ni­zo un even­to corporativo?

    Estos son algunos ejem­p­los de objetivos:

    • lan­zar un nue­vo pro­duc­to o servicio
    • jun­tar al equipo en una fies­ta de empresa
    • moti­var al equipo en una convención
    • crear un momen­to de net­work­ing profesional
    • reforzar la ima­gen de mar­ca de tu empresa
    • com­par­tir tus conocimien­tos y expe­ri­en­cia con un públi­co profesional

    b) El público objetivo

    Definir bien tu obje­ti­vo te per­mi­tirá diri­gir tu even­to al públi­co obje­ti­vo cor­rec­to. ¿Tiene más sen­ti­do invi­tar a tus emplea­d­os, a clientes, a clientes poten­ciales? ¿Has­ta cuán­tas per­sonas puedes recibir en tu evento?

    c) El tipo de evento

    Una vez definidos tu obje­ti­vo y el públi­co, ten­drás ya una idea más clara del tipo de even­to que tienes que orga­ni­zar. Tienes que pen­sar el for­ma­to de tu even­to de for­ma que atraiga a tu públi­co obje­ti­vo y que con­si­ga max­i­mizar la tasa de asistencia.

    Por ejem­p­lo, puede ser:

    • una fies­ta en un espa­cio lúdico
    • una con­fer­en­cia en un auditorio
    • un via­je de var­ios días en una ciu­dad extranjera
    • una jor­na­da con pre­senta­ciones y mesas redondas

    2. Lugar, fecha y horario del evento

    date evenement professionnel

    Una vez definidas las líneas maes­tras de tu even­to cor­po­ra­ti­vo, es hora de pon­erte con los detalles de la orga­ni­zación, como el lugar, la fecha y los horarios.

    a) Lugar

    A la hora de bus­car un espa­cio para tu even­to cor­po­ra­ti­vo, ten siem­pre en mente el número de asis­tentes que esperas recibir. Esta cifra deter­mi­nará el espa­cio nece­sario para su celebración.

    No olvides que los even­tos al aire libre, en gen­er­al, son más infor­males que los even­tos que se cel­e­bran en interior.

    Para difer­en­cia­rte, haz que tu even­to sea una expe­ri­en­cia orig­i­nal para los asis­tentes. Para ello, puedes escoger un espa­cio difer­ente, una activi­dad fuera de lo habit­u­al… Te ayu­damos con estos 4 con­se­jos para orga­ni­zar un even­to de empre­sa orig­i­nal.

    b) Fecha

    Para garan­ti­zar que a tu even­to acu­d­an el máx­i­mo de per­sonas posi­ble, es pre­ciso escoger la fecha con gran cuida­do. Define la fecha ide­al tenien­do en cuen­ta tu públi­co obje­ti­vo y sus cos­tum­bres. Pien­sa en sus expec­ta­ti­vas en fun­ción de su edad, de su situación famil­iar o de su activi­dad profesional.

    Además de en tu públi­co obje­ti­vo, tienes que pen­sar en el tiem­po que puede hac­er. Si quieres orga­ni­zar un even­to al aire libre, es lógi­co evi­tar los meses más llu­viosos y fríos.

    Con­sigue dar con la fecha per­fec­ta con los con­se­jos que te pre­sen­ta­mos en nue­stro artícu­lo de blog: Cómo ele­gir la mejor fecha para tu even­to.

    c) Horarios

    Aunque parez­ca un sim­ple detalle, la elec­ción de los horar­ios de tu even­to tienen una gran impor­tan­cia. ¡Y aún más tratán­dose de un even­to profesional!

    Si la asis­ten­cia a tu even­to puede con­sid­er­arse parte de las fun­ciones de tus invi­ta­dos y está rela­ciona­da con su sec­tor, como una con­fer­en­cia espe­cial­iza­da, por ejem­p­lo, nada te impi­de cel­e­brar­lo den­tro de la jor­na­da habit­u­al de tra­ba­jo. Sin embar­go, si tu even­to es un momen­to para favore­cer encuen­tros infor­males y net­work­ing, después de la jor­na­da de tra­ba­jo sería una mejor opción.

    ¿Los asis­tentes acud­irán a tu even­to, en su may­oría, en trans­porte públi­co? En ese caso, coor­di­na los horar­ios de for­ma que sean acordes a los de la red de trans­porte públi­co de la ciu­dad en la que ten­ga lugar el evento.

    3. Presupuesto del evento

    budget evenement professionnel

    Definir un pre­supuesto, y cumplir­lo, es uno de los pilares fun­da­men­tales de la orga­ni­zación de even­tos. Sin dinero, es difí­cil (¡pero no imposi­ble!) orga­ni­zar un even­to de éxito.

    Por una parte, haz una lista de tus medios económi­cos: ¿cuán­to dinero tienes para orga­ni­zar tu even­to de empre­sa? ¿De dónde sale ese dinero? ¿Puedes gas­tar todo ese dinero sin prob­le­ma o, por el con­trario, tienes que gas­tar lo menos posible?

    Por otra parte, haz una lista de las difer­entes par­tidas de gas­to (alquil­er del espa­cio, provee­dores, restau­ración, etc.) y los gas­tos asociados.
    Apóy­ate en este otro artícu­lo que hemos escrito para ayu­darte a elab­o­rar tu pre­supuesto: Reglas bási­cas para elab­o­rar el pre­supuesto de tu even­to.

    4. Contenido del evento

    contenu evenement professionnel

    El sigu­iente paso con­siste en pen­sar y dis­eñar el desar­rol­lo de tu even­to de empresa.

    Para ello, hazte las sigu­ientes preguntas:

    • ¿Cuáles son los prin­ci­pales hitos, activi­dades y animaciones?
    • ¿Quiénes serán los ponentes?
    • ¿Cómo se recibirá a los invi­ta­dos? ¿Cómo será el cierre del evento?
    • Según el horario, ¿hay que ofre­cer algo de com­er? ¿Dulce o salado?

    Tra­ta de respon­der a todas las pre­gun­tas que un asis­tente podría hac­erse antes de acud­ir a tu even­to. Así, te ase­gu­rarás de orga­ni­zar tu even­to al detalle, respon­di­en­do a todas las necesi­dades de los asistentes.

    5. Comunicación sobre el evento

    communication evenement professionnel

    La orga­ni­zación de tu even­to no estaría com­ple­ta sin una bue­na estrate­gia de comu­ni­cación. Pen­sar tu estrate­gia de comu­ni­cación con sufi­ciente antelación te per­mi­tirá atraer a más asis­tentes y fidelizarlos.

    a) Comunicar antes de tu evento corporativo

    Prepara varias acciones de comu­ni­cación antes de tu even­to para atraer a tu públi­co objetivo.

    Varía el tipo de soporte de tus comu­ni­ca­ciones: e‑mailing, redes sociales, pági­na web, pren­sa, etc. y tam­bién su for­ma­to: tex­to, audio, vídeo, imagen…

    El e‑mailing es uno de los for­matos de mar­ket­ing más efi­caces a día de hoy. Para ayu­darte a atraer asis­tentes por esta vía, des­cubre estos dos artícu­los de blog específicos:

    b) Comunicar durante tu evento corporativo

    El día de cel­e­bración de tu even­to de empre­sa, ¡sigue comunicando!

    Esto puede ayu­darte a atraer a los últi­mos poten­ciales asis­tentes intere­sa­dos, a ofre­cer infor­ma­ción a todos los asis­tentes y tam­bién a ampli­ar el alcance de tu evento.

    Si tienes seguidores en redes sociales que no han podi­do o no han queri­do acud­ir a tu even­to, puedes com­par­tir tam­bién con ellos lo que va ocur­rien­do en el even­to, para dar­les ganas de acud­ir a la próx­i­ma edición.

    c) Comunicar después de un evento corporativo

    La comu­ni­cación de tu even­to pro­fe­sion­al no tiene que acabar el día del even­to. Pro­gra­ma otras acciones para sacar par­tido del interés reciente que tu públi­co obje­ti­vo ha tenido hacia tu evento.

    Aquí tienes algunos ejem­p­los efi­caces de comu­ni­cación para después de tu evento:


    Ya tienes a tu dis­posi­ción todas las car­tas para orga­ni­zar un even­to pro­fe­sion­al con éxito.

    Saca par­tido tú tam­bién de nues­tras solu­ciones de inscrip­ción y ven­ta de entradas, con­trol de acce­so y e‑mailing para alcan­zar y sobrepasar tus objetivos.

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