Protocolo en eventos corporativos

Protocolo en eventos corporativos

Conoce el pro­to­co­lo en even­tos cor­po­ra­tivos para con­seguir el éxi­to en tu cel­e­bración, val­o­ran­do los tipos y las nor­mas a seguir para orga­ni­zar un acto pro­fe­sion­al y per­fec­to, sien­do habit­u­al en even­tos para empre­sas.

Con el paso del tiem­po es una necesi­dad adap­tar un acto o cel­e­bración empre­sar­i­al al pro­to­co­lo en even­tos cor­po­ra­tivos porque las empre­sas orga­ni­zan los even­tos de for­ma habit­u­al para con­seguir sus obje­tivos: mejo­rar la ima­gen cor­po­ra­ti­va, pre­senta­ciones, con­ven­ciones, con­gre­sos, formaciones, …

Pueden ser vari­a­dos, orga­nizán­dose en difer­entes espa­cios y crea­d­os para muchos o un número reduci­do de invi­ta­dos pero todos nece­si­tan guiarse por un pro­to­co­lo común en empre­sas de orga­ni­zación de even­tos en Madrid.

El pro­to­co­lo es una her­ramien­ta de comu­ni­cación esen­cial para lograr el obje­ti­vo de un evento.

Tipos de eventos

Depen­di­en­do del tipo de even­to, debe­mos adap­tar el pro­to­co­lo a seguir:

  • Ofi­ciales: orga­ni­za­dos por insti­tu­ciones públicas.
  • No ofi­ciales o privados
  • Actos de Estado
  • Empre­sar­i­ales
  • Académi­cos, sociales y familiares

Podemos definir pro­to­co­lo como el con­jun­to de nor­mas que reg­u­lan la for­ma de actuar.

Depen­di­en­do del tipo de even­to, el pro­to­co­lo será difer­ente, sigu­ien­do unas normas.

Eventos corporativos

Para mejo­rar la ima­gen cor­po­ra­ti­va y trans­mi­tir los val­ores de mar­ca, deberás cuidar el pro­to­co­lo a lo largo de tu celebración.

Protocolo en la organización de un evento

Define el moti­vo de la orga­ni­zación de tu even­to estableciendo:

1. Hora y lugar: decide el número de invi­ta­dos para bus­car un espa­cio ade­cua­do con los ele­men­tos nece­sar­ios para orga­ni­zar el even­to. Es esen­cial val­o­rar la pun­tu­al­i­dad para dar­le seriedad al acto.

Los even­tos exte­ri­ores son más infor­males que las cel­e­bra­ciones en espa­cios cerrados

2. Invi­ta­dos: las invita­ciones para pocos asis­tentes sue­len ser tele­fóni­cas y para even­tos con más aforo, es recomend­able hac­er­las por mail, por correo ordi­nario o medi­ante invita­ciones online, con quince días de antelación.

3. Pro­gra­ma: detal­la las acciones y actos que se desar­rol­larán en tu even­to con un orden estable­ci­do, hacien­do una pre­visión tem­po­ral de cada fase.

Protocolo en el desarrollo del evento

Cui­da has­ta el mín­i­mo detalle para con­seguir el éxito:

  • Anfitrión: respon­s­able del even­to, deberá abrir y cer­rar el acto reci­bi­en­do y des­pi­di­en­do a los asistentes.
  • Recep­ción: solici­ta a tus invi­ta­dos que lleguen un poco antes del comien­zo para recibir­los y situ­ar­los en el lugar fija­do en la orga­ni­zación, entre­ga­do el mate­r­i­al nece­sario para seguir la cel­e­bración: acred­itación, dossier, …
  • Prece­den­cias: establece el orden de los invi­ta­dos. Recuer­da que en actos que ten­gan pres­en­cia autori­dades, deberás aplicar el Real Decre­to 2099/83 para evi­tar romper la jer­ar­quía de los asistentes.
  • Gas­tronomía: el cater­ing impli­ca menor pro­to­co­lo. En cam­bio, en un ban­quete deberás cuidar la dis­tribu­ción de los invi­ta­dos. El méto­do inglés sitúa al anfitrión en la cabecera y el francés, lo ubi­ca en el cen­tro. El resto de los asis­tentes se sen­tarán según su car­go o rango.

Para finalizar el even­to, deberás prestar aten­ción a:

  • Agrade­cer la asis­ten­cia a los invitados
  • Mate­r­i­al mul­ti­me­dia: com­parte vídeos y fotos para lograr may­or difusión del evento
  • Val­o­ra los resul­ta­dos de la celebración

¿Qué te ha pare­ci­do el pro­to­co­lo en even­tos cor­po­ra­tivos? ¿Olvi­damos algo, tienes algu­na duda respec­to a la orga­ni­zación de even­tos?

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