4 ideas para organizar un evento de empresa original

Un even­to para tus emplea­d­os, un con­gre­so, un sem­i­nario, una fies­ta para clientes y clientes poten­ciales… los even­tos pro­fe­sion­ales son nece­sar­ios y un gran motor para tu nego­cio.

Ya sea para agrade­cer, cel­e­brar, unir al equipo, fidelizar o anun­ciar un nue­vo pro­duc­to, exis­ten numerosas oca­siones en las que cel­e­brar un even­to pro­fe­sion­al. Esto requiere preparación, un poco de inspiración y orga­ni­zación. Y tan­to even­to, a veces, ten­emos una sen­sación de déjà-vu, de fal­ta de orig­i­nal­i­dad.

En este artícu­lo, te damos cua­tro con­se­jos e ideas para que tu even­to de empre­sa sea un éxi­to.

Índice

1. Cel­e­brar el even­to en un espa­cio fuera de lo común
2. Incluir ani­mación
3. Respon­der a las necesi­dades de los invi­ta­dos
4. Incen­ti­var la con­ver­sación y la relación

1. Celebrar el evento en un espacio fuera de lo común

¡Haz que todos recuer­den tu even­to lleván­do­los a un espa­cio nun­ca vis­to, inusu­al, orig­i­nal o ines­per­a­do!

Para un evento interno

Salir de la ofic­i­na para un even­to inter­no solo puede ser ben­efi­cioso, ya sea para un team build­ing, un grupo de tra­ba­jo u otro. Cada vez son más los espa­cios, en prin­ci­pio no des­ti­na­dos a even­tos de empre­sa, que empiezan a acoger este tipo de even­to: lofts, bares y restau­rantes, cafeterías, galerías de arte… Tam­bién sur­gen nuevos espa­cios de cowork­ing y de co-meet­ing, cada vez más numerosos, que alquilan sus insta­la­ciones. Una fies­ta o un even­to de empre­sa en este tipo de entornos favorece un ambi­ente más infor­mal, en un entorno difer­ente, fuera de la ofic­i­na, para que los emplea­d­os se rela­cio­nen fuera de su ruti­na diaria.

Para un evento con clientes

Recibir a tus clientes en un lugar difer­ente, orig­i­nal y lejos de la ima­gen “cor­po­ra­ti­va”, tam­bién es una for­ma de lla­mar la aten­ción de clientes y clientes poten­ciales y hac­er que te recuer­den. El espa­cio tiene que enca­jar con la ima­gen de la empre­sa o de la fies­ta. Es una bue­na ocasión para crear una temáti­ca a par­tir del espa­cio o a la inver­sa, bus­car un espa­cio qué refle­je la temáti­ca escogi­da.

La mar­ca de tu empre­sa puede ser un ele­men­to clave: si tu empre­sa se posi­ciona como inno­vación, cul­tura, deporte… La elec­ción del espa­cio puede hac­erse pen­san­do en el ADN de la empre­sa o la ima­gen que quiere comu­nicar.

Ideas de espacios originales para tu evento profesional

• Un com­ple­jo deporti­vo (esta­dio de fút­bol, pisci­na, pista de hielo, dojo…)
• Un lugar fes­ti­vo temáti­co (cabaret, recre­ativos…)
• Un com­er­cio cer­ra­do para vosotros (tien­da de ropa, restau­rante, con­cept store…)
• Un espa­cio cul­tur­al (museo, teatro, galería de arte, ópera…)
• Un espa­cio móvil (par­ty bus, bar­co o, por qué no, ¡un avión!)
• Un lugar con vis­tas (rooftop, vis­tas a un mon­u­men­to, des­de un mon­u­men­to, vis­tas 360ª…)

2. Incluir animación

Evitar la sensación de «mero espectador»

Para que los asis­tentes recuer­den tu even­to, las mar­cas y el pro­pio públi­co, cada vez piden más inter­ac­ción, ya sea con la mar­ca, el pro­duc­to, los emplea­d­os… ¡Siem­pre des­de una ópti­ca de no ser meros espec­ta­dores!

Salir del marco profesional para un evento original

Des­per­tar el interés, crear cohe­sión y unir al equipo Es algo que se puede hac­er a través de talleres o ani­ma­ciones, retos o ponen­cias que, de nue­vo, se sal­gan de lo común y del sec­tor pro­fe­sion­al. No dudes en lle­var tus ideas hacia uni­ver­sos com­ple­ta­mente difer­entes del de tu empre­sa.

Unir al equipo gracias a la originalidad

Las activi­dades de las con­ven­ciones cada vez son más diver­sas. ¡Se ven activi­dades temáti­cas de todo tipo! Hoy en día las empre­sas ofre­cen a sus emplea­d­os even­tos como activi­dades deporti­vas, cre­ati­vas, atípi­cas, como pueden ser los skape games, talleres de coci­na, de elab­o­ración de cerveza, clases de músi­ca, jue­gos dramáti­cos, real­i­dad vir­tu­al… Exis­ten miles de ideas para unir los equipos.

Para pre­sen­tar un nue­vo pro­duc­to, se puede mostrar el pro­ce­so de creación de este, el conocimien­to y saber hac­er que puede exi­s­tir detrás del mis­mo ( arte­sanía, tec­nología…), ofre­cer activi­dades que per­mi­tan uti­lizar el pro­duc­to y com­pren­der su uso, etc.

Utilizar la tecnología

Dig­i­tal­iza tu even­to, ya sea medi­ante el pago cash­less y la inter­ac­ción a través de her­ramien­tas como los chips NFC, inter­ac­ción online, real­i­dad aumen­ta­da, inteligen­cia arti­fi­cial o cualquier tipo de juego inter­ac­ti­vo , etc.

¡A las marcas no les falta imaginación!  no tengas miedo de hacer lo mismo en tus eventos profesionales.

3. Responder a las necesidades de los invitados

Anticiparse a las expectativas de tus invitados e ir más allá

En fun­ción del lugar, la fecha y el horario escogi­dos ya puedes imag­i­nar algu­nas de las expec­ta­ti­vas que ten­drán tus invi­ta­dos. Por ejem­p­lo: la comi­da, el desar­rol­lo del even­to, el tipo de espa­cio (inte­ri­or o al aire libre), las activi­dades típi­cas.
Aunque algu­nas de estas expec­ta­ti­vas no podrás (ni deberás) dejar­las de lado ( como­di­dad y seguri­dad, para empezar), sí podrás sor­pren­der­los cam­bian­do cosas a las que todos estáis acos­tum­bra­dos por even­tos pre­vios de tu empre­sa o en gen­er­al.

¡Pien­sa en grande y sé cre­ati­vo!

¡La orig­i­nal­i­dad puede estar en todas partes: en las comi­das, el con­tenido del even­to, los invi­ta­dos, las ponen­cias, la dec­o­ración, la for­ma de vestir…

Prever el número de invitados

Se acabaron las lis­tas en Excel para hac­er un seguimien­to del número de invi­ta­dos con­fir­ma­dos y por con­fir­mar. Hoy en día es posi­ble realizar un seguimien­to en tiem­po real a través de platafor­mas de inscrip­ción, invitación o de ven­ta de entradas online. Una vez in situ, real­iza un con­trol de acce­so escane­an­do las entradas des­de tu móvil, con ter­mi­nales de con­trol pro­fe­sion­ales o un lis­ta­do descar­gable para un con­trol man­u­al.

De esta for­ma obten­drás todos los datos nece­sar­ios para cono­cer en pro­fun­di­dad a los asis­tentes, sus necesi­dades para el even­to, o cualquier otro dato que te interese recoger a través del for­mu­la­rio de inscrip­ción, así como la posi­bil­i­dad de avis­ar­les sin gran esfuer­zo en caso de cam­bios.

Contar con un presupuesto adecuado

El pre­supuesto es fun­da­men­tal para poder orga­ni­zar cor­rec­ta­mente el even­to pro­fe­sion­al orig­i­nal que has imag­i­na­do.

Preparar el pre­supuesto de un even­to es un paso clave que per­mite con­trastar de for­ma real­ista lo que te gus­taría hac­er con los medios de los que dispones.

¿Tu pre­supuesto es bajo? Des­cubre nue­stros con­se­jos para orga­ni­zar un even­to si no tienes mucho pre­supuesto.

Tru­co: Para ahor­rar, orga­ni­za mejor un even­to diurno que noc­turno y entre sem­ana mejor que en fin de sem­ana.

4. Incentivar la conversación y la relación

Un even­to pro­fe­sion­al suele ser el entorno en el que cono­cer y crear lazos con futur­os colab­o­radores y socios, además de clientes poten­ciales y com­pañeros del sec­tor.

Siem­pre es impor­tante crear un entorno que favorez­ca la con­ver­sación, un espa­cio más tran­qui­lo, momen­tos especí­fi­cos para ello. Se trate de una fies­ta o un even­to de empre­sa, de for­ma nat­ur­al se dará el net­work­ing, Pero si el even­to lo tiene en cuen­ta en su estruc­tura, siem­pre será más agrad­able y prove­choso para los asis­tentes. Insis­ti­mos, no dudes en crear espa­cios físi­cos y tem­po­rales que inviten a la con­ver­sación.

De hecho es uno de los obje­tivos posi­bles de la orga­ni­zación de tu even­to pro­fe­sion­al, espe­cial­mente en caso de pre­senta­ciones con clientes poten­ciales, un even­to para la con­trat­ación de per­son­al o la inte­gración de nuevos emplea­d­os. Asimis­mo, en algunos casos, las activi­dades poco con­ven­cionales pueden ayu­dar a romper el hielo.

Orga­ni­za tú tam­bién tu even­to pro­fe­sion­al de for­ma sen­cil­la, con Weezevent, pin­chan­do en el sigu­iente botón:

Más infor­ma­ción