5 razones para comunicar por e‑mail antes de tu evento

5 razones para comunicar por e‑mail antes de tu evento

A medi­da que se acer­ca la fecha de tu even­to, lle­ga el momen­to de comu­ni­carte con los asis­tentes para ase­gu­rarte de que todo se desar­rol­la según lo pre­vis­to. Para ello, el e‑mail es el mejor canal de comu­ni­cación para man­ten­er la relación con los asis­tentes y es el que ofrece un mejor retorno sobre la inver­sión.

Con una solu­ción de ven­ta de entradas e inscrip­ciones online como Weezevent, ten­drás todas las her­ramien­tas nece­sarias para comu­nicar efi­caz­mente por e‑mail ya que recogerás las direc­ciones de correo elec­tróni­co de todos los futur­os asis­tentes a tu even­to. En este artícu­lo, Thomas, nue­stro espe­cial­ista en estos temas y Prod­uct Own­er de Weez­Tar­get, te trae 5 bue­nas razones para comu­ni­carte por e‑mail con los futur­os asis­tentes a tu even­to antes de la fecha del mis­mo.

Índice

  1. Comu­nicar infor­ma­ción prác­ti­ca — 15 días antes*
  2. Recor­dar los temas impor­tantes — 2 días antes*
  3. Ofre­cer ser­vi­cios com­ple­men­tar­ios — 5 horas antes*
  4. Tran­quil­izar y explicar — Durante la cri­sis de «Covid-19»
  5. Comu­nicar en fun­ción de la evolu­ción de la situación — Durante la cri­sis de «Covid-19»

1. Comunicar información práctica — 15 días antes*

Al crear un even­to con Weezevent, nues­tra her­ramien­ta de e‑mailing y CRM crea automáti­ca­mente un grupo de con­tac­tos que se va com­ple­tan­do en tiem­po real con las direc­ciones de correo elec­tróni­co de las per­sonas que com­pran entradas para tu even­to —tam­bién si tu even­to es gra­tu­ito y requiere inscrip­ción—. De esta for­ma, podrás enviar e‑mails con facil­i­dad a un públi­co con­cre­to.

Antes de un even­to, entre 7 y 15 días antes de que ten­ga lugar, es recomend­able recor­dar infor­ma­ción impor­tante a los asis­tentes: fechas y horar­ios de inicio/fin, pro­gra­ma, activi­dades, lugar y acce­sos, medios de trans­porte, alo­jamien­to… Esto reduce sig­ni­fica­ti­va­mente los malen­ten­di­dos que podrían per­tur­bar tu even­to. Indi­ca tam­bién cómo pon­erse en con­tac­to con­ti­go en caso de dudas.

Gra­cias a Weez­Tar­get, puedes crear tus pro­pios e‑mails para facil­i­tar al públi­co esta infor­ma­ción. Además, podrás reuti­lizar tus plan­til­las en even­tos pos­te­ri­ores, mod­i­f­i­can­do solo lo que sea nece­sario.

2. Recordar los temas importantes — 2 días antes*

Se acer­ca el día D. Es hora de comu­nicar infor­ma­ción de últi­ma hora. ¿Está pre­vis­to que el día sea solea­do y caluroso? Di a los asis­tentes que estaría bien lle­var gor­ra o som­brero y tran­quilíza­les indi­can­do que habrá zonas de som­bra y fuentes de agua. ¿Han anun­ci­a­do chap­ar­rones? Pide a los asis­tentes que lleven lo nece­sario para pro­te­gerse de la llu­via y comu­ni­ca que habrá zonas en las que refu­gia­rse.

Esto parece triv­ial, pero los asis­tentes no pien­san nece­sari­a­mente en todo cuan­do acu­d­en a un even­to —y pueden lamen­tar­lo—. Además, este tipo de detalles, pen­san­do en ellos, son los que cre­an lazos entre tu públi­co y tú. Esto es lo que hace que las per­sonas se sien­tan unidas a tu even­to y vuel­van en cada edi­ción.

3. Ofrecer servicios complementarios — 5 horas antes*

Unas horas antes de la aper­tu­ra de tu even­to, ofrece a los asis­tentes ser­vi­cios com­ple­men­tar­ios: zona VIP, gas­tronomía, fila ráp­i­da… Es un momen­to prop­i­cio para que des­cubran estos ser­vi­cios puesto que ya se están proyectan­do en tu even­to. Demués­trales así que haces todo lo posi­ble para ofre­cer­les una expe­ri­en­cia inigual­able.

*Estos pla­zos son ori­en­ta­tivos; adáp­ta­los según tu plan­ning de comu­ni­cación.

4. Tranquilizar y explicar — Durante la crisis de «Covid-19»

En el con­tex­to actu­al de cri­sis san­i­taria, recuer­da a los asis­tentes los esfuer­zos que se están real­izan­do y el oper­a­ti­vo imple­men­ta­do en tu even­to. Demues­tra con clar­i­dad a los asis­tentes que se está hacien­do todo lo nece­sario para que se sien­tan seguros y a gus­to para com­par­tir momen­tos dis­ten­di­dos. Que tu comu­ni­cación sea, aún y todo, mod­er­a­da, para no crear ansiedad y gener­ar el efec­to con­trario del que bus­cas.

Por ejem­p­lo, colab­o­ramos con el Fes­ti­val de Musiques Emer­gentes (Québec) que ha descrito el oper­a­ti­vo pre­vis­to frente a la Covid-19 en un e‑mail envi­a­do a su públi­co, dán­dole un toque más sim­páti­co y rela­ja­do al final del pár­rafo en cuestión:

«Este año, el esce­nario Des­jardins se situ­ará en el lago Kiwa­nis y acogerá a un máx­i­mo de 250 per­sonas, tal y como recomien­dan las autori­dades san­i­tarias. Habrá tam­bién diver­sos espa­cios con difer­entes concier­tos, con aforo reduci­do, repar­tidos por difer­entes pun­tos de la ciu­dad de Rouyn-Noran­da. Habrá espec­tácu­los por la tarde y por la noche, además de algu­nas sor­pre­sas a lo largo del día para los fes­ti­valeros y fes­ti­valeras.»

Más aba­jo en el mis­mo e‑mail, el FME hace un firme recorda­to­rio, nece­sario para la super­viven­cia a largo pla­zo de los even­tos. Ya que si los asis­tentes a even­tos se com­por­tan de for­ma respon­s­able, esto sería favor­able para que las autori­dades autori­cen even­tos en el futuro:

«El FME tra­ba­ja duro para ofre­cer a los fes­ti­valeros y fes­ti­valeras un even­to espe­cial. Es impor­tante respetar las medi­das implan­tadas para ase­gu­rar la seguri­dad de todos. Lle­var mas­car­il­la será oblig­a­to­rio en cualquier desplaza­mien­to, la dis­tan­ciación tiene que respetarse en todo momen­to y la desin­fec­ción de manos tam­bién será oblig­a­to­ria des­de la lle­ga­da de los fes­ti­valeros y fes­ti­valeras a los recin­tos de los espec­tácu­los. No respetar estas nor­mas san­i­tarias impli­caría la sus­pen­sión del espec­tácu­lo.»

5. Comunicar en función de la evolución de la situación — Durante la crisis de «Covid-19»

¿La situación epidémi­ca evolu­ciona en tu zona? ¿Las autori­dades dic­tan nue­va nor­ma­ti­va? Inde­pen­di­en­te­mente de si tu even­to se ve afec­ta­do o no, tu públi­co se hará pre­gun­tas. Por ello, tienes que dar­les en tu comu­ni­cación toda la infor­ma­ción de primera mano, con respues­tas claras.

Comu­nicar con los asis­tentes a tu even­to antes de la fecha del mis­mo no es más que una parte de lo que Weezevent te puede ayu­dar a implan­tar para tu even­to. Des­cubre ya mis­mo todas las fun­cional­i­dades de nues­tra her­armien­ta de mar­ket­ing e e‑mailing:

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