5 razones para comunicar por e‑mail antes de tu evento

5 razones para comunicar por e‑mail antes de tu evento

A medida que se acerca la fecha de tu evento, llega el momento de comunicarte con los asistentes para asegurarte de que todo se desarrolla según lo previsto. Para ello, el e‑mail es el mejor canal de comunicación para mantener la relación con los asistentes y es el que ofrece un mejor retorno sobre la inversión.

Con una solución de venta de entradas e inscripciones online como Weezevent, tendrás todas las herramientas necesarias para comunicar eficazmente por e‑mail ya que recogerás las direcciones de correo electrónico de todos los futuros asistentes a tu evento. En este artículo, Thomas, nuestro especialista en estos temas y Product Owner de WeezTarget, te trae 5 buenas razones para comunicarte por e‑mail con los futuros asistentes a tu evento antes de la fecha del mismo.

Índice

  1. Comunicar información práctica — 15 días antes*
  2. Recordar los temas importantes — 2 días antes*
  3. Ofrecer servicios complementarios — 5 horas antes*
  4. Tranquilizar y explicar — Durante la crisis de «Covid-19»
  5. Comunicar en función de la evolución de la situación — Durante la crisis de «Covid-19»

1. Comunicar información práctica — 15 días antes*

Al crear un evento con Weezevent, nuestra herramienta de e‑mailing y CRM crea automáticamente un grupo de contactos que se va completando en tiempo real con las direcciones de correo electrónico de las personas que compran entradas para tu evento —también si tu evento es gratuito y requiere inscripción—. De esta forma, podrás enviar e‑mails con facilidad a un público concreto.

Antes de un evento, entre 7 y 15 días antes de que tenga lugar, es recomendable recordar información importante a los asistentes: fechas y horarios de inicio/fin, programa, actividades, lugar y accesos, medios de transporte, alojamiento… Esto reduce significativamente los malentendidos que podrían perturbar tu evento. Indica también cómo ponerse en contacto contigo en caso de dudas.

Gracias a WeezTarget, puedes crear tus propios e‑mails para facilitar al público esta información. Además, podrás reutilizar tus plantillas en eventos posteriores, modificando solo lo que sea necesario.

2. Recordar los temas importantes — 2 días antes*

Se acerca el día D. Es hora de comunicar información de última hora. ¿Está previsto que el día sea soleado y caluroso? Di a los asistentes que estaría bien llevar gorra o sombrero y tranquilízales indicando que habrá zonas de sombra y fuentes de agua. ¿Han anunciado chaparrones? Pide a los asistentes que lleven lo necesario para protegerse de la lluvia y comunica que habrá zonas en las que refugiarse.

Esto parece trivial, pero los asistentes no piensan necesariamente en todo cuando acuden a un evento —y pueden lamentarlo—. Además, este tipo de detalles, pensando en ellos, son los que crean lazos entre tu público y tú. Esto es lo que hace que las personas se sientan unidas a tu evento y vuelvan en cada edición.

3. Ofrecer servicios complementarios — 5 horas antes*

Unas horas antes de la apertura de tu evento, ofrece a los asistentes servicios complementarios: zona VIP, gastronomía, fila rápida… Es un momento propicio para que descubran estos servicios puesto que ya se están proyectando en tu evento. Demuéstrales así que haces todo lo posible para ofrecerles una experiencia inigualable.

*Estos plazos son orientativos; adáptalos según tu planning de comunicación.

4. Tranquilizar y explicar — Durante la crisis de «Covid-19»

En el contexto actual de crisis sanitaria, recuerda a los asistentes los esfuerzos que se están realizando y el operativo implementado en tu evento. Demuestra con claridad a los asistentes que se está haciendo todo lo necesario para que se sientan seguros y a gusto para compartir momentos distendidos. Que tu comunicación sea, aún y todo, moderada, para no crear ansiedad y generar el efecto contrario del que buscas.

Por ejemplo, colaboramos con el Festival de Musiques Emergentes (Québec) que ha descrito el operativo previsto frente a la Covid-19 en un e‑mail enviado a su público, dándole un toque más simpático y relajado al final del párrafo en cuestión:

«Este año, el escenario Desjardins se situará en el lago Kiwanis y acogerá a un máximo de 250 personas, tal y como recomiendan las autoridades sanitarias. Habrá también diversos espacios con diferentes conciertos, con aforo reducido, repartidos por diferentes puntos de la ciudad de Rouyn-Noranda. Habrá espectáculos por la tarde y por la noche, además de algunas sorpresas a lo largo del día para los festivaleros y festivaleras.»

Más abajo en el mismo e‑mail, el FME hace un firme recordatorio, necesario para la supervivencia a largo plazo de los eventos. Ya que si los asistentes a eventos se comportan de forma responsable, esto sería favorable para que las autoridades autoricen eventos en el futuro:

«El FME trabaja duro para ofrecer a los festivaleros y festivaleras un evento especial. Es importante respetar las medidas implantadas para asegurar la seguridad de todos. Llevar mascarilla será obligatorio en cualquier desplazamiento, la distanciación tiene que respetarse en todo momento y la desinfección de manos también será obligatoria desde la llegada de los festivaleros y festivaleras a los recintos de los espectáculos. No respetar estas normas sanitarias implicaría la suspensión del espectáculo.»

5. Comunicar en función de la evolución de la situación — Durante la crisis de «Covid-19»

¿La situación epidémica evoluciona en tu zona? ¿Las autoridades dictan nueva normativa? Independientemente de si tu evento se ve afectado o no, tu público se hará preguntas. Por ello, tienes que darles en tu comunicación toda la información de primera mano, con respuestas claras.

Comunicar con los asistentes a tu evento antes de la fecha del mismo no es más que una parte de lo que Weezevent te puede ayudar a implantar para tu evento. Descubre ya mismo todas las funcionalidades de nuestra herarmienta de marketing e e‑mailing:

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