7 consejos para organizar una feria profesional

Orga­ni­zar una feria pro­fe­sion­al es un proyec­to apa­sio­n­ante pero que puede hac­erse cues­ta arri­ba si no tienes las com­pe­ten­cias nece­sarias en mate­ria de orga­ni­zación de even­tos. Sin una bue­na plan­i­fi­cación, recur­sos ade­cua­dos y una gestión proac­ti­va, tu even­to pro­fe­sion­al puede con­ver­tirse en toda una pesadil­la logís­ti­ca y de mar­ket­ing tan­to para ti y tus colab­o­radores como para los asis­tentes.

Las empre­sas que par­tic­i­pan en tu feria pro­fe­sion­al uti­lizan este even­to como una gran opor­tu­nidad para comu­nicar, expon­er y vender sus pro­duc­tos y, sobre todo, su mar­ca, para cer­rar nuevos acuer­dos de colab­o­ración y entrar en con­tac­to direc­to con clientes poten­ciales o actuales. Tan­to las empre­sas como todos los asis­tentes tienen grandes expec­ta­ti­vas sobre la plan­i­fi­cación y la orga­ni­zación del even­to.

¡Te trae­mos 7 con­se­jos fun­da­men­tales para orga­ni­zar una feria pro­fe­sion­al y que sea todo un éxi­to!

1. Planificar con suficiente antelación

Lan­zarse direc­ta­mente a orga­ni­zar la feria sin una bue­na plan­i­fi­cación pre­via sería caer en la tram­pa que te lle­varía a pasar por alto detalles cru­ciales para el cor­rec­to desar­rol­lo de tu even­to pro­fe­sion­al. Plan­i­ficar y elab­o­rar un plan de acción con sufi­ciente antelación dis­para las posi­bil­i­dades de éxi­to de la orga­ni­zación de tu even­to. Conc­re­ta­mente, antes de pon­er en mar­cha cualquier tema orga­ni­za­ti­vo de tu feria, tienes que tomarte el tiem­po de:

• Estable­cer los obje­tivos de la feria
• Cal­cu­lar el poten­cial de tu even­to
• Definir un pre­supuesto — aunque sea aprox­i­ma­do
• Elab­o­rar un plan de mar­ket­ing
• Hac­er un lis­ta­do de posi­bles recin­tos para el even­to
• Hac­er una esti­mación de tus necesi­dades de mate­r­i­al, per­son­al, etc.

2. Encontrar el espacio perfecto para tus necesidades y las de los asistentes

La elec­ción del espa­cio en el que orga­ni­zar una feria pro­fe­sion­al tiene una impor­tan­cia cap­i­tal. Tiene que hac­erse tenien­do en cuen­ta tus necesi­dades y, sobre todo, las de los asis­tentes a la feria. Es muy impor­tante que la ubi­cación sea ade­cua­da: ¿La ciu­dad elegi­da es la mejor para con­seguir atraer el máx­i­mo de asis­tentes? ¿Es fácil­mente acce­si­ble para los poten­ciales asis­tentes a la feria? Tienes que ten­er en cuen­ta para ello cuán atrac­ti­va es la local­i­dad escogi­da, así como su acce­si­bil­i­dad (facil­i­dad para lle­gar en difer­entes medios de trans­porte, espe­cial­mente si los asis­tentes vienen de lejos) pero tam­bién aspec­tos com­ple­men­tar­ios como las condi­ciones mete­o­rológ­i­cas.

Asimis­mo, lo ante­ri­or se apli­ca tam­bién al recin­to en sí: ¿cuen­ta con var­ios acce­sos, plazas de aparcamien­to, acce­sos habil­i­ta­dos para per­sonas con movil­i­dad reduci­da, sal­i­das de emer­gen­cia, espa­cio sufi­ciente para la cir­cu­lación cómo­da de todos los asis­tentes en su inte­ri­or, espa­cio sufi­ciente para todos los stands pre­vis­tos…?

El número de asis­tentes pre­vis­tos tam­bién cobra impor­tan­cia a la hora de guiarte hacia la mejor elec­ción de espa­cio posi­ble: ¿Tu feria es de pequeña, medi­ana o gran ever­gadu­ra? Hay espa­cios como salas de reuniones, espa­cios cul­tur­ales y salas de con­fer­en­cias de los hote­les que sue­len estar adap­ta­dos para la real­ización de ferias pequeñas o medi­anas. En el caso de las ferias grandes, habría que optar por espa­cios como pala­cios de con­gre­sos o recin­tos feri­ales.

3. Escoger una fecha que no coincida con otros eventos importantes

De la mis­ma for­ma que la elec­ción del lugar, la de la fecha tam­poco es una decisión anod­i­na. Evi­ta en todo lo posi­ble orga­ni­zar tu feria en las mis­mas fechas que otros even­tos impor­tantes para cualquiera de las cat­e­gorías de asis­tentes poten­ciales (empre­sas, colab­o­radores, asis­tentes).

Estos even­tos impor­tantes pueden ir des­de fies­tas has­ta otras ferias. En casos con­cre­tos, si y sola­mente si con­sid­eras que puedes aprovechar para tu even­to el trá­fi­co que gen­era algún otro, podrías plantearte orga­ni­zar tu feria en las mis­mas fechas que el even­to en cuestión.

4. Encontrar patrocinadores/colaboradores

Los patroci­nadores dan un gran impul­so a la pro­mo­ción y, por lo tan­to, al éxi­to de los even­tos pro­fe­sion­ales como puede ser una feria. Lo ide­al es con­seguir var­ios pequeños patroci­nadores o uno prin­ci­pal. Este debe con­tar con una gran expe­ri­en­cia en tu sec­tor obje­ti­vo y ser con­sid­er­a­do un exper­to por parte de los asis­tentes a la feria.

Para que ambas partes saquen todo el prove­cho posi­ble de esta colab­o­ración, pien­sa en cer­rar un con­tra­to de tipo com­er­cial en el que tu colab­o­rador te pro­por­cionará, por ejem­p­lo, con­se­jos en mate­ria de mar­ket­ing, bases de datos de clientes, espa­cios pub­lic­i­tar­ios, etc. como con­tra­parti­da a la gran vis­i­bil­i­dad que le darás antes, durante y después de la feria, jun­to con la posi­bil­i­dad de dis­fru­tar de una serie de ser­vi­cios de for­ma gra­tui­ta.

5. Tomar las decisiones correctas para la ejecución del plan de marketing

Nos ocu­pamos aho­ra de la pro­mo­ción de tu feria, una parte de la cual estaría cubier­ta medi­ante el patrocinio antes comen­ta­do.

En lo que respec­ta a la pro­mo­ción tradi­cional para este tipo de even­to pro­fe­sion­al, tienes que tomar las deci­siones orga­ni­za­ti­vas y de mar­ket­ing ade­cuadas. Las prin­ci­pales deci­siones que tienes que tomar concier­nen la ven­ta de entradas y stands. Para ello, uti­liza pref­er­ente­mente difer­entes her­ramien­tas y canales como las lla­madas a puer­ta fría, el envío de corre­os elec­tróni­cos infor­ma­tivos, los carte­les, la comu­ni­cación en redes sociales, etc., sin perder nun­ca de vista cuál es el públi­co obje­ti­vo para tu feria.

Escoger un sistema de venta de entradas/inscripciones online

Para la ven­ta de los títu­los de acce­so a la feria, no dudes en uti­lizar una platafor­ma de inscrip­ción o de ven­ta de entradas online como Weezevent que te facil­i­tará la gestión. Este sis­tema se puede inte­grar direc­ta­mente en la pági­na web de tu feria, puedes uti­lizar un microsite que se ofrece de for­ma gra­tui­ta e inclu­so enviar invita­ciones y las acred­ita­ciones a los asis­tentes por e‑mail.

Utilizar un sistema de control de acceso y de desmaterialización de las transacciones

Para que la seguri­dad de las transac­ciones sea ópti­ma y evi­tar el fraude, uti­liza un sis­tema de con­trol de entradas en los acce­sos a tu feria e inclu­so un sis­tema de pago des­ma­te­ri­al­iza­do. Este últi­mo sis­tema te per­mite, entre otras cosas, ges­tionar las transac­ciones en los puestos de mer­chan­dis­ing, food-trucks y bares.

Colocar soportes de marketing in situ

Crea soportes de mar­ket­ing como señaléti­ca, ban­ners, fly­ers… para inten­si­ficar la pro­mo­ción de tu even­to. Es una tarea que puedes exter­nalizar sin prob­le­ma en lugar de con­tratar per­son­al para ello.

6. Preparar animaciones, comida y bebida

Las activi­dades y ani­ma­ciones, jun­to con la comi­da y la bebi­da for­man tam­bién parte inte­grante de una feria pro­fe­sion­al. Con las primeras, con­sol­i­darás el entu­si­as­mo de los vis­i­tantes y de las empre­sas asis­tentes a tu feria. La comi­da y la bebi­da son nece­sarias para que los asis­tentes repon­gan fuerzas e inclu­so facil­i­tan entornos de net­work­ing. No te olvides tam­poco del per­son­al de los stands, que muchas veces no pueden aban­donarlo por mucho tiem­po y tam­bién nece­si­tarán com­er y beber: ofrece platos para lle­var.

7. Hacer un seguimiento tras la feria

En todo even­to pro­fe­sion­al, es impor­tante para ti hac­er un seguimien­to real con los asis­tentes tras la feria. De esta for­ma, podrás man­ten­er en el tiem­po una relación pos­i­ti­va y de con­fi­an­za con los difer­entes actores, lo que será fun­da­men­tal para los sigu­ientes even­tos que organ­ices. Píde­les su opinión y sus comen­tar­ios sobre la orga­ni­zación y la expe­ri­en­cia que han vivi­do para así mejo­rar en las próx­i­mas edi­ciones.

Y ante todo, durante todo el pro­ce­so de orga­ni­zación, pres­ta mucha aten­ción a los detalles, pre­vé planes B y pon todo tu interés en que tus elec­ciones ofrez­can una expe­ri­en­cia úni­ca a los asis­tentes y les faciliten el alcance de los obje­tivos que se han plantea­do al acud­ir a tu feria.

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Si tienes algu­na duda sobre la ven­ta de entradas o inscrip­ciones, el con­trol de acce­so o la imple­mentación de un sis­tema de pago cash­less en tu feria pro­fe­sion­al, no dudes en pon­erte en con­tac­to con nue­stro equipo de exper­tos.

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