7 consejos para organizar una feria profesional

7 consejos para organizar una feria profesional

Organizar una feria profe­sional es un proyecto apasio­nante pero que puede hacerse cuesta arriba si no tienes las compe­tencias necesarias en materia de organi­zación de eventos. Sin una buena plani­fi­cación, recursos adecuados y una gestión proactiva, tu evento profe­sional puede conver­tirse en toda una pesadilla logística y de marketing tanto para ti y tus colabo­ra­dores como para los asistentes.

Las empresas que parti­cipan en tu feria profe­sional utilizan este evento como una gran oportu­nidad para comunicar, exponer y vender sus productos y, sobre todo, su marca, para cerrar nuevos acuerdos de colabo­ración y entrar en contacto directo con clientes poten­ciales o actuales. Tanto las empresas como todos los asistentes tienen grandes expec­ta­tivas sobre la plani­fi­cación y la organi­zación del evento.

¡Te traemos 7 consejos funda­men­tales para organizar una feria profe­sional y que sea todo un éxito!

1. Planificar con suficiente antelación

Lanzarse direc­ta­mente a organizar la feria sin una buena plani­fi­cación previa sería caer en la trampa que te llevaría a pasar por alto detalles cruciales para el correcto desarrollo de tu evento profe­sional. Plani­ficar y elaborar un plan de acción con suficiente antelación dispara las posibi­li­dades de éxito de la organi­zación de tu evento. Concre­ta­mente, antes de poner en marcha cualquier tema organi­zativo de tu feria, tienes que tomarte el tiempo de:

  • Establecer los objetivos de la feria
  • Calcular el potencial de tu evento
  • Definir un presu­puesto – aunque sea aproximado
  • Elaborar un plan de marketing
  • Hacer un listado de posibles recintos para el evento
  • Hacer una estimación de tus necesi­dades de material, personal, etc.

2. Encontrar el espacio perfecto para tus necesidades y las de los asistentes

La elección del espacio en el que organizar una feria profe­sional tiene una impor­tancia capital. Tiene que hacerse teniendo en cuenta tus necesi­dades y, sobre todo, las de los asistentes a la feria. Es muy impor­tante que la ubicación sea adecuada: ¿La ciudad elegida es la mejor para conseguir atraer el máximo de asistentes? ¿Es fácil­mente accesible para los poten­ciales asistentes a la feria? Tienes que tener en cuenta para ello cuán atractiva es la localidad escogida, así como su accesi­bi­lidad (facilidad para llegar en diferentes medios de trans­porte, especial­mente si los asistentes vienen de lejos) pero también aspectos comple­men­tarios como las condi­ciones meteo­ro­ló­gicas.

Asimismo, lo anterior se aplica también al recinto en sí: ¿cuenta con varios accesos, plazas de aparca­miento, accesos habili­tados para personas con movilidad reducida, salidas de emergencia, espacio suficiente para la circu­lación cómoda de todos los asistentes en su interior, espacio suficiente para todos los stands previstos…?

El número de asistentes previstos también cobra impor­tancia a la hora de guiarte hacia la mejor elección de espacio posible: ¿Tu feria es de pequeña, mediana o gran evergadura? Hay espacios como salas de reuniones, espacios cultu­rales y salas de confe­rencias de los hoteles que suelen estar adaptados para la reali­zación de ferias pequeñas o medianas. En el caso de las ferias grandes, habría que optar por espacios como palacios de congresos o recintos feriales.

3. Escoger una fecha que no coincida con otros eventos importantes

De la misma forma que la elección del lugar, la de la fecha tampoco es una decisión anodina. Evita en todo lo posible organizar tu feria en las mismas fechas que otros eventos impor­tantes para cualquiera de las categorías de asistentes poten­ciales (empresas, colabo­ra­dores, asistentes).

Estos eventos impor­tantes pueden ir desde fiestas hasta otras ferias. En casos concretos, si y solamente si consi­deras que puedes aprovechar para tu evento el tráfico que genera algún otro, podrías plantearte organizar tu feria en las mismas fechas que el evento en cuestión.

4. Encontrar patrocinadores/colaboradores

Los patro­ci­na­dores dan un gran impulso a la promoción y, por lo tanto, al éxito de los eventos profe­sio­nales como puede ser una feria. Lo ideal es conseguir varios pequeños patro­ci­na­dores o uno principal. Este debe contar con una gran experiencia en tu sector objetivo y ser consi­derado un experto por parte de los asistentes a la feria.

Para que ambas partes saquen todo el provecho posible de esta colabo­ración, piensa en cerrar un contrato de tipo comercial en el que tu colabo­rador te propor­cionará, por ejemplo, consejos en materia de marketing, bases de datos de clientes, espacios publi­ci­tarios, etc. como contra­partida a la gran visibi­lidad que le darás antes, durante y después de la feria, junto con la posibi­lidad de disfrutar de una serie de servicios de forma gratuita.

5. Tomar las decisiones correctas para la ejecución del plan de marketing

Nos ocupamos ahora de la promoción de tu feria, una parte de la cual estaría cubierta mediante el patro­cinio antes comentado.

En lo que respecta a la promoción tradi­cional para este tipo de evento profe­sional, tienes que tomar las decisiones organi­za­tivas y de marketing adecuadas. Las princi­pales decisiones que tienes que tomar conciernen la venta de entradas y stands. Para ello, utiliza prefe­ren­te­mente diferentes herra­mientas y canales como las llamadas a puerta fría, el envío de correos electró­nicos infor­ma­tivos, los carteles, la comuni­cación en redes sociales, etc., sin perder nunca de vista cuál es el público objetivo para tu feria.

Escoger un sistema de venta de entradas/inscripciones online

Para la venta de los títulos de acceso a la feria, no dudes en utilizar una plata­forma de inscripción o de venta de entradas online como Weezevent que te facilitará la gestión. Este sistema se puede integrar direc­ta­mente en la página web de tu feria, puedes utilizar un microsite que se ofrece de forma gratuita e incluso enviar invita­ciones y las acredi­ta­ciones a los asistentes por e-mail.

Utilizar un sistema de control de acceso y de desmaterialización de las transacciones

Para que la seguridad de las transac­ciones sea óptima y evitar el fraude, utiliza un sistema de control de entradas en los accesos a tu feria e incluso un sistema de pago desma­te­ria­lizado. Este último sistema te permite, entre otras cosas, gestionar las transac­ciones en los puestos de merchan­dising, food-trucks y bares.

Colocar soportes de marketing in situ

Crea soportes de marketing como señalética, banners, flyers… para inten­si­ficar la promoción de tu evento. Es una tarea que puedes exter­na­lizar sin problema en lugar de contratar personal para ello.

6. Preparar animaciones, comida y bebida

Las activi­dades y anima­ciones, junto con la comida y la bebida forman también parte integrante de una feria profe­sional. Con las primeras, conso­li­darás el entusiasmo de los visitantes y de las empresas asistentes a tu feria. La comida y la bebida son necesarias para que los asistentes repongan fuerzas e incluso facilitan entornos de networking. No te olvides tampoco del personal de los stands, que muchas veces no pueden abando­narlo por mucho tiempo y también necesi­tarán comer y beber: ofrece platos para llevar.

7. Hacer un seguimiento tras la feria

En todo evento profe­sional, es impor­tante para ti hacer un segui­miento real con los asistentes tras la feria. De esta forma, podrás mantener en el tiempo una relación positiva y de confianza con los diferentes actores, lo que será funda­mental para los siguientes eventos que organices. Pídeles su opinión y sus comen­tarios sobre la organi­zación y la experiencia que han vivido para así mejorar en las próximas ediciones.

Quoi qu’il en soit, tout au long de l’organisation, faites attention aux détails, prévoyez des plans B et assurez-vous toujours que vos choix offriront une expérience unique aux parti­ci­pants, et permet­tront à ces derniers d’atteindre leurs objectifs inhérents à votre salon.

Y ante todo, durante todo el proceso de organi­zación, presta mucha atención a los detalles, prevé planes B y pon todo tu interés en que tus elecciones ofrezcan una experiencia única a los asistentes y les faciliten el alcance de los objetivos que se han planteado al acudir a tu feria.

¡Nos vemos por weezevent.com!

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