Cómo organizar un cocktail profesional

Cómo organizar un cocktail profesional

¿Quieres orga­ni­zar un even­to pro­fe­sion­al? ¿Un momen­to para hablar tran­quil­a­mente con tus clientes poten­ciales, colab­o­radores o clientes, para fidelizar­los o con­quis­tar­los? El cock­tail es un buen for­ma­to para hac­er net­work­ing con un número lim­i­ta­do de per­sonas. Crea un even­to úni­co, que os reú­na alrede­dor de aper­i­tivos y un buf­fet.

El cock­tail es una bue­na alter­na­ti­va a las cenas tradi­cionales que no favore­cen una dinámi­ca de movimien­to e inter­ac­ción. El for­ma­to cock­tail inci­ta al net­work­ing, al estar todo el mun­do de pie y poder com­er o cenar mien­tras habla y cam­bia de grupo. Para que las condi­ciones de encuen­tro y con­ver­sación sean ópti­mas, así como para que las rela­ciones entre tus invi­ta­dos sean sig­ni­fica­ti­vas, la orga­ni­zación de tu cock­tail tiene que ser per­fec­ta.

Determinar el formato 

Hay muchas ideas difer­entes que podrían entrar den­tro del tér­mi­no cock­tail. Tienes que pen­sar en cuál es el for­ma­to más ade­cua­do para tu even­to. ¿Será comi­da o cena? ¿Estará den­tro de otro even­to —con­gre­so, even­to anu­al de la empre­sa…—? ¿Quiénes serán los invi­ta­dos? ¿Qué esperas del even­to: ampli­ar tus rela­ciones pro­fe­sion­ales, obten­er nuevos clientes, fidelizar a tus clientes actuales…? Todas las pre­gun­tas y obje­tivos de este esti­lo te per­mi­tirán encuadrar tu even­to.

Reservar el espacio ideal

El espa­cio en el que ten­drá lugar un even­to suele ser un pun­to cen­tral y estratégi­co de la orga­ni­zación del mis­mo. En el caso de un cock­tail lo es aún más; el espa­cio tiene que estar a la altura de tus obje­tivos y de tus invi­ta­dos. Reúnete con ellos en un lugar espe­cial, orig­i­nal o rep­re­sen­ta­ti­vo de tu empre­sa / activi­dad. La primera impre­sión de los invi­ta­dos a tu cock­tail estará deter­mi­na­da por el lugar, por lo que es mejor que no te pre­cip­ites con la elec­ción del mis­mo. No dudes en salirte de lo clási­co y bus­car espa­cios ines­per­a­dos para que se sien­tan como VIPs.

No dejes de lado los aspec­tos prác­ti­cos. El lugar escogi­do tiene que ser fácil­mente acce­si­ble para tus invi­ta­dos, en trans­porte públi­co y/o en coche. Si dispone de una zona verde, a ser posi­ble, exte­ri­or, siem­pre es un plus.

Fijar una fecha entre semana 

Un pun­to que puede pare­cer obvio pero que es impor­tante recor­dar: un even­to pro­fe­sion­al suele ten­er lugar entre sem­ana. Los invi­ta­dos estarán más dis­puestos a hac­er hue­co para una cena o una comi­da pro­fe­sion­al entre sem­ana. Ten en cuen­ta tam­bién si hay otros even­tos pro­fe­sion­ales a los que podrían quer­er asi­s­tir.

Asegurarse la asistencia de los invitados

Para ase­gu­rarte de que los invi­ta­dos acud­irán a tu cock­tail, avísales con tiem­po envian­do el clási­co «Save the date», segui­do de una invitación per­son­al­iza­da y de recorda­to­rios. Haz que sea fácil ano­tar el even­to en su agen­da medi­ante apli­ca­ciones: Google Agen­da, Cal­en­dario iOS, even­tos de Face­book, etc. Para ges­tionar las invita­ciones e inscrip­ciones, crea una platafor­ma de inscrip­ción per­son­al­iza­da que te facilite la vida y te haga ganar tiem­po. El día D, podrás acced­er de un vis­ta­zo a los datos de todos los invi­ta­dos y, si quieres, podrás con­tro­lar las entradas.

Escoger los proveedores adecuados

El ambi­ente de tu cock­tail es tan impor­tante como el espa­cio. Recibe a tus invi­ta­dos en un ambi­ente que per­mi­ta romper el hielo y empezar a cono­cerse ráp­i­da­mente. Puedes decidir incluir algún tipo de ani­mación para la ocasión, stands y zonas especí­fi­cas sobre un tema. Pon espe­cial aten­ción a los provee­dores que con­tratas. El for­ma­to cock­tail te per­mite estar con tus clientes y clientes poten­ciales en un ambi­ente infor­mal, así que no incluyas pre­senta­ciones y dis­cur­sos demasi­a­do pom­posos. Inclí­nate por ani­ma­ciones e inter­ven­ciones cor­tas e inci­ta a tus invi­ta­dos a par­tic­i­par e inter­ac­tu­ar.

Los detalles diferenciadores de un evento profesional

Los detalles difer­en­ci­adores son los ele­men­tos que tus invi­ta­dos recor­darán tras el even­to. Puede ser una activi­dad y una temáti­ca par­tic­u­lares, una bebi­da o un pla­to orig­i­nal, pequeños rega­los entre­ga­dos durante el cock­tail, un agradec­imien­to per­son­al­iza­do tras el even­to… ¡No quites val­or a estos gestos, ya que pueden ser lo que mar­que la difer­en­cia!

Ya tienes todos los ingre­di­entes para preparar el cock­tail per­fec­to. ¡Aho­ra solo tienes que adap­tar estos con­se­jos a las par­tic­u­lar­i­dades de tu empre­sa!

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