Gestionar los imprevistos: lo inevitable en la organización de eventos

Gestionar los imprevistos: lo inevitable en la organización de eventos

Todos conocemos la Ley de Murphy: «Si algo puede salir mal, saldrá mal». En un evento, podemos tener la impresión de que dicha ley se está cumpliendo al pie de la letra. Puede empezar por un pequeño incidente, como una impresora de acreditaciones que no funciona y a partir de ahí empieza un efecto dominó hasta poder llegarte a encontrar sin electricidad, sin ponente, sin comida para los asistentes… Cuando estás organizando un evento, ya se te echa bastante el tiempo encima, entonces,  ¿cómo «prever lo imprevisto» cuando no te sobra tiempo? ¿Cómo estar preparado para una posible catástrofe?

Aunque la palabra «catástrofe» nos haga pensar en algo apocalíptico y que no se puede resolver, ¿cómo te preparas para sobrellevar lo que no está previsto en tus planes? Hacerte esta pregunta puede ayudarte a clasificar los problemas que te puedas encontrar en función de su nivel de importancia. ¿Una impresora que no funciona? El problema no es muy grave. ¿Una tormenta torrencial durante un evento en el exterior? El problema es grave. La única solución para evitar los problemas graves es tener un plan previsto para todo aquello que no puedes controlar y ser flexible para poder actuar y encajar los golpes.

Principales niveles de consecuencias

Clasificar los problemas en función del nivel de las posibles consecuencias te puede ayudar a saber cómo gestionarlos antes y durante el evento. Esto te ayudará a reflexionar sobre para qué problemas tienes que tener un plan previsto y cuáles puedes capear con facilidad. Tómatelo como un ejercicio pragmático.

Nivel 1 : los incidentes fáciles de resolver

Los incidentes fáciles de resolver pueden ser inesperados o evitables poniendo en práctica sistemas que los puedan controlar. Aquí tienes algunos ejemplos de incidentes de este nivel:

  • Colas interminables
  • Falta de walkie-talkies
  • Cambio de sala
  • Anulación de un ponente y cambio de programa

Nivel 2 : cambios importante sobre el plan inicial

Estos problemas son fruto de una mezcla de falta de control y de imprevistos. Pueden ser los siguientes:

  • Falta de comida y bebida
  • Equipo de vídeo estropeado
  • Red de internet con fallos
  • Incidentes en relación con los VIPs y los proveedores

Nivel 3 : zona peligrosa

Esta categoría suele estar fuera de tu control. Esto no quiere decir que no puedas hacer nada para enfrentarte a estos problemas si se producen. Si te preparas con suficiente antelación, puedes pensar en planes de emergencia en función de la información de la que dispones. Aquí tienes algunos puntos cruciales a los que prestar atención:

  • El tiempo que va a hacer
  • Catástrofes naturales
  • Cortes de electricidad
  • Urgencias médicas
  • Inundación del espacio
  • Ausencia del proveedor de catering
  • Ataque de dragón

Tiempo al tiempo

Durante tu vida como organizador de eventos, irás inventando tus trucos y sabrás de memoria los tipos de incidentes que pueden tener lugar. Los organizadores expertos han ido acumulando en su haber una serie de reglas implícitas, muchas veces no escritas, que guían la preparación de sus eventos. Por ejemplo: ¿Trabajas con voluntarios? Cuenta con los menos posibles y no tengas las mismas expectativas hacia ellos que las que tienes hacia un staff profesional. ¿Vas a recibir a personas VIP? Piensa en ofrecerles las mejores condiciones y sobre todo déjales tiempo suficiente para prepararse y para el transporte.

Conclusión

Un único consejo: ¡Cree en ti! Si tienes dudas sobre un elemento del evento, ya tenga que ver con la logística, la comida, el espacio, el tiempo, etc., sigue tu intuición y prepara planes alternativos. ¿Es la primera vez que trabajas con una empresa de catering  y tienes el presentimiento de que no es muy fiable? Busca otra. Escucha las preocupaciones de tus compañeros, escucha a tu instinto y ¡cree en ti!

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