Gestionar los imprevistos: lo inevitable en la organización de eventos

Gestionar los imprevistos: lo inevitable en la organización de eventos

Todos cono­ce­mos la Ley de Mur­phy: «Si algo puede salir mal, sal­drá mal». En un even­to, podemos ten­er la impre­sión de que dicha ley se está cumplien­do al pie de la letra. Puede empezar por un pequeño inci­dente, como una impre­so­ra de acred­ita­ciones que no fun­ciona y a par­tir de ahí empieza un efec­to dom­inó has­ta poder lle­garte a encon­trar sin elec­t­ri­ci­dad, sin ponente, sin comi­da para los asis­tentes… Cuan­do estás orga­ni­zan­do un even­to, ya se te echa bas­tante el tiem­po enci­ma, entonces,  ¿cómo «pre­v­er lo impre­vis­to» cuan­do no te sobra tiem­po? ¿Cómo estar prepara­do para una posi­ble catástrofe?

Aunque la pal­abra «catástrofe» nos haga pen­sar en algo apoc­alíp­ti­co y que no se puede resolver, ¿cómo te preparas para sobrell­e­var lo que no está pre­vis­to en tus planes? Hac­erte esta pre­gun­ta puede ayu­darte a clasi­ficar los prob­le­mas que te puedas encon­trar en fun­ción de su niv­el de impor­tan­cia. ¿Una impre­so­ra que no fun­ciona? El prob­le­ma no es muy grave. ¿Una tor­men­ta tor­ren­cial durante un even­to en el exte­ri­or? El prob­le­ma es grave. La úni­ca solu­ción para evi­tar los prob­le­mas graves es ten­er un plan pre­vis­to para todo aque­l­lo que no puedes con­tro­lar y ser flex­i­ble para poder actu­ar y enca­jar los golpes.

Principales niveles de consecuencias

Clasi­ficar los prob­le­mas en fun­ción del niv­el de las posi­bles con­se­cuen­cias te puede ayu­dar a saber cómo ges­tionar­los antes y durante el even­to. Esto te ayu­dará a reflex­ionar sobre para qué prob­le­mas tienes que ten­er un plan pre­vis­to y cuáles puedes capear con facil­i­dad. Tómate­lo como un ejer­ci­cio prag­máti­co.

Nivel 1 : los incidentes fáciles de resolver

Los inci­dentes fáciles de resolver pueden ser ines­per­a­dos o evita­bles ponien­do en prác­ti­ca sis­temas que los puedan con­tro­lar. Aquí tienes algunos ejem­p­los de inci­dentes de este niv­el:

  • Colas inter­minables
  • Fal­ta de walkie-talkies
  • Cam­bio de sala
  • Anu­lación de un ponente y cam­bio de pro­gra­ma

Nivel 2 : cambios importante sobre el plan inicial

Estos prob­le­mas son fru­to de una mez­cla de fal­ta de con­trol y de impre­vis­tos. Pueden ser los sigu­ientes:

  • Fal­ta de comi­da y bebi­da
  • Equipo de vídeo estro­pea­do
  • Red de inter­net con fal­los
  • Inci­dentes en relación con los VIPs y los provee­dores

Nivel 3 : zona peligrosa

Esta cat­e­goría suele estar fuera de tu con­trol. Esto no quiere decir que no puedas hac­er nada para enfrentarte a estos prob­le­mas si se pro­ducen. Si te preparas con sufi­ciente antelación, puedes pen­sar en planes de emer­gen­cia en fun­ción de la infor­ma­ción de la que dispones. Aquí tienes algunos pun­tos cru­ciales a los que prestar aten­ción:

  • El tiem­po que va a hac­er
  • Catástro­fes nat­u­rales
  • Cortes de elec­t­ri­ci­dad
  • Urgen­cias médi­cas
  • Inun­dación del espa­cio
  • Ausen­cia del provee­dor de cater­ing
  • Ataque de dragón

Tiempo al tiempo

Durante tu vida como orga­ni­zador de even­tos, irás inven­tan­do tus tru­cos y sabrás de memo­ria los tipos de inci­dentes que pueden ten­er lugar. Los orga­ni­zadores exper­tos han ido acu­mu­lan­do en su haber una serie de reglas implíc­i­tas, muchas veces no escritas, que guían la preparación de sus even­tos. Por ejem­p­lo: ¿Tra­ba­jas con vol­un­tar­ios? Cuen­ta con los menos posi­bles y no ten­gas las mis­mas expec­ta­ti­vas hacia ellos que las que tienes hacia un staff pro­fe­sion­al. ¿Vas a recibir a per­sonas VIP? Pien­sa en ofre­cer­les las mejores condi­ciones y sobre todo déjales tiem­po sufi­ciente para prepararse y para el trans­porte.

Conclusión

Un úni­co con­se­jo: ¡Cree en ti! Si tienes dudas sobre un ele­men­to del even­to, ya ten­ga que ver con la logís­ti­ca, la comi­da, el espa­cio, el tiem­po, etc., sigue tu intu­ición y prepara planes alter­na­tivos. ¿Es la primera vez que tra­ba­jas con una empre­sa de cater­ing  y tienes el pre­sen­timien­to de que no es muy fiable? Bus­ca otra. Escucha las pre­ocu­pa­ciones de tus com­pañeros, escucha a tu instin­to y ¡cree en ti!

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