La checklist para organizar con éxito una feria

La checklist para organizar con éxito una feria

A la hora de orga­ni­zar una feria, todas las eta­pas son impor­tantes. Tienes a tu dis­posi­ción diver­sas her­ramien­tas para ase­gu­rarte de que no se te olvi­da nada: cal­en­dario, agen­da, retro­plan­ning, check­list… Hoy ponemos a tu dis­posi­ción esta últi­ma, con un ejem­p­lo de check­list que puedes uti­lizar para ayu­darte a orga­ni­zar tu feria:

Antes de la feria

❍ Definir los obje­tivos y la temáti­ca de la feria;
❍ Estable­cer un pre­supuesto esti­ma­do;
❍ Bus­car patroci­nadores y colab­o­radores
❍ Escoger una fecha;
❍ Reser­var el espa­cio;
❍ Pon­erse en con­tac­to con los expos­i­tores: e‑mailing, telé­fono, en per­sona…;
❍ Mon­tar un sis­tema de ven­ta de entradas online;
❍ Difundir en redes sociales el enlace para com­prar entradas;
❍ Lan­zar la cam­paña de comu­ni­cación: e‑mailing, cartel­ería, redes sociales, pren­sa, pági­na web…;
❍ Preparar los soportes de comu­ni­cación para el día D: planos, pro­gra­ma, señaléti­ca…;
❍ Ges­tionar los recur­sos humanos: agentes de seguri­dad, azafatos/as…

El día de la apertura de puertas y la víspera

❍ Ter­mi­nar la insta­lación de dec­o­ración, luces, mate­r­i­al de sonido…;
❍ Recibir a los expos­i­tores;
❍ Con­tro­lar los stands para la lle­ga­da del públi­co;
❍ For­mar a los equipos de azafatos y azafa­tas;
❍ Recibir al públi­co.

Después de la feria

❍ Analizar el pre­supuesto real;
❍ Realizar una encues­ta de sat­is­fac­ción (entre los asis­tetes y/o los expos­i­tores);
❍ Exam­i­nar y analizar la encues­ta de sat­is­fac­ción;
❍ Orga­ni­zar una reunión post-feria con el equipo de orga­ni­zación;
❍ Redac­tar un informe con notas a ten­er en cuen­ta para la próx­i­ma edi­ción;
❍ Dar las gra­cias a los colab­o­radores.

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