A la hora de organizar una feria, todas las etapas son importantes. Tienes a tu disposición diversas herramientas para asegurarte de que no se te olvida nada: calendario, agenda, retroplanning, checklist… Hoy ponemos a tu disposición esta última, con un ejemplo de checklist que puedes utilizar para ayudarte a organizar tu feria:
Antes de la feria
❍ Definir los objetivos y la temática de la feria;
❍ Establecer un presupuesto estimado;
❍ Buscar patrocinadores y colaboradores
❍ Escoger una fecha;
❍ Reservar el espacio;
❍ Ponerse en contacto con los expositores: e-mailing, teléfono, en persona…;
❍ Montar un sistema de venta de entradas online;
❍ Difundir en redes sociales el enlace para comprar entradas;
❍ Lanzar la campaña de comunicación: e-mailing, cartelería, redes sociales, prensa, página web…;
❍ Preparar los soportes de comunicación para el día D: planos, programa, señalética…;
❍ Gestionar los recursos humanos: agentes de seguridad, azafatos/as…
El día de la apertura de puertas y la víspera
❍ Terminar la instalación de decoración, luces, material de sonido…;
❍ Recibir a los expositores;
❍ Controlar los stands para la llegada del público;
❍ Formar a los equipos de azafatos y azafatas;
❍ Recibir al público.
Después de la feria
❍ Analizar el presupuesto real;
❍ Realizar una encuesta de satisfacción (entre los asistetes y/o los expositores);
❍ Examinar y analizar la encuesta de satisfacción;
❍ Organizar una reunión post-feria con el equipo de organización;
❍ Redactar un informe con notas a tener en cuenta para la próxima edición;
❍ Dar las gracias a los colaboradores.
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