8 pasos para organizar una fiesta benéfica

8 pasos para organizar una fiesta benéfica

Si se hace cor­rec­ta­mente, orga­ni­zar una fies­ta bené­fi­ca puede ser tu recur­so de finan­ciación más impor­tante. Y de la mis­ma for­ma, si los asis­tentes tienen la impre­sión de que el even­to ha sido un fra­ca­so, esto puede dar mala ima­gen a tu causa.
Esta guía te ayu­da a pen­sar, plan­i­ficar y lle­var a cabo un even­to que atraiga asis­tentes y que poten­cie tu aso­ciación caritativa.

Paso 1: Decidir el tema y el formato de tu evento

Los prin­ci­pales obje­tivos de tu fies­ta bené­fi­ca son ani­mar a que se real­i­cen dona­ciones y aumen­tar la par­tic­i­pación y el interés hacia tu aso­ciación. Para con­seguir­lo, empieza por bus­car un tema y un for­ma­to de even­to que atraiga inscrip­ciones. Para ayu­darte en esta reflex­ión, puedes hac­erte las sigu­ientes preguntas:

  • ¿Cómo vas a alcan­zar tus obje­tivos? ¿Te vas a con­cen­trar en las dona­ciones, tienes algún pro­duc­to que puedas vender o algu­na activi­dad a la que puedas pon­er un pre­cio de acceso?
  • ¿Cuál es tu públi­co obje­ti­vo? ¿Qué tipo de per­sonas son más sus­cep­ti­bles de verse atraí­das por tu causa? ¿Les intere­saría más par­tic­i­par en una car­rera bené­fi­ca, asi­s­tir a un des­file de moda o dis­fru­tar de un concierto?

Estas pre­gun­tas te pueden ayu­dar a encon­trar un for­ma­to y un tema que se ajusten a tus objetivos.

Paso 2: Elaborar un presupuesto para el evento

Elab­o­rar un pre­supuesto para el even­to puede ayu­darte a fijar el tamaño, el cam­po de acción y la via­bil­i­dad de tu even­to. Inves­ti­ga fiján­dote en even­tos pasa­dos y sus costes y ponte en con­tac­to con provee­dores y salas para obten­er presupuestos.

Deja mar­gen de man­io­bra en tu pre­supuesto para gas­tos impre­vis­tos… Por des­gra­cia, siem­pre los hay. A medi­da que avan­zas en la orga­ni­zación de tu even­to, actu­al­iza tu pre­supuesto en tiem­po real para evi­tar sorpresas.

Paso 3: Escoger un espacio para tu fiesta benéfica

La elec­ción del espa­cio es prob­a­ble­mente la decisión más impor­tante que ten­drás que tomar antes de lan­zarte a orga­ni­zar tu fies­ta bené­fi­ca. Bus­ca más allá de las salas lujosas y los pala­cios de con­gre­sos a la hora de escoger el espa­cio. Muchas fies­tas bené­fi­cas tienen lugar en espa­cios alter­na­tivos como hangares de aerop­uer­tos, gran­jas agrí­co­las, jar­dines en azoteas…

Estas son algu­nas de las pre­gun­tas que te ten­drías que hac­er a la hora de escoger el espa­cio para tu fies­ta benéfica:

  • ¿Hay espa­cio sufi­ciente para el número de asis­tentes que esperas?
  • ¿Cuán­to cuesta?
  • ¿Hacen des­cuen­tos para even­tos benéficos?
  • ¿Qué incluye el pre­cio? ¿Comi­da, espa­cio con asien­tos, staff, dec­o­ración, fotógrafo…?

Paso 4: Elegir tu solución de inscripción

Una vez cer­ra­dos los pun­tos prin­ci­pales, ten­drás que ofre­cer a los poten­ciales asis­tentes una for­ma fácil de inscribirse y reser­var entradas. ¡E inclu­so, por qué no, realizar direc­ta­mente una donación!

Escoge una solu­ción de con­fi­an­za, sobre todo en lo que respec­ta a la gestión de los datos per­son­ales y financieros. Bus­ca una platafor­ma que se adapte a cualquier tipo de pan­talla, ya que muchos se enter­arán de la exis­ten­cia de tu even­to a través de e‑mail, redes sociales, etc.

Paso 5: Lanzar tu comunicación

Con tu platafor­ma de ven­ta de entradas lista, es hora de comu­nicar y crear expectación alrede­dor de tu fies­ta bené­fi­ca. Aquí tienes algu­nas ideas de acciones que puedes lle­var a cabo para lan­zar tu cam­paña de comunicación:

  • Crea un even­to en Face­book. Los seguidores de tu orga­ni­zación se enter­arán así de tu even­to y podrán comu­ni­car­lo a su alrede­dor. Incluye un enlace a tu pági­na de inscrip­ción, además de todos los datos importantes.
  • Haz pub­li­ci­dad en redes sociales —Face­book, Insta­gram, Twit­ter, Youtube—. Estas platafor­mas te per­miten seg­men­tar el públi­co para diri­girte a tus asis­tentes poten­ciales basán­dose en su ubi­cación geográ­fi­ca, infor­ma­ción demográ­fi­ca e intereses.
  • Envía e‑mails des­de que sepas la fecha de lan­za­mien­to, empezan­do por los asis­tentes a even­tos ante­ri­ores. Si es tu primer even­to, com­parte el anun­cio con tu lista de e‑mails de con­tac­to para crear expectación.
  • Lan­za una cam­paña de retar­get­ing para los vis­i­tantes de tu web que no hayan final­iza­do su inscrip­ción. Crea sen­sación de urgen­cia recordán­doles la fecha de final­ización de la ven­ta o que estás cer­ca de alcan­zar el sold out.

Paso 6: Contactar con patrocinadores para tu fiesta benéfica

Para encon­trar patroci­nadores para tu even­to, empieza por tu cír­cu­lo más cer­cano y ve amplián­do­lo poco a poco. Haz una lista de orga­ni­za­ciones con las que ya has tra­ba­ja­do. Si los asis­tentes son sus clientes o clientes poten­ciales, tenéis obje­tivos en común y ellos tam­bién se ben­e­fi­cia­rán de esta colaboración.

A con­tin­uación, solici­ta a los miem­bros de tu orga­ni­zación —accionistas, direc­tores, com­pañeros, etc.— si se les ocur­ren otras opciones de patroci­nadores. Por últi­mo, bus­ca qué empre­sas sue­len finan­ciar fies­tas bené­fi­cas como la tuya y ponte en con­tac­to con ellos.

Paso 7: Escoger proveedores

Te intere­sa encon­trar provee­dores que se ajusten a los obje­tivos de tu even­to. Inves­ti­ga y escoge los que tra­ba­jan con otros orga­ni­zadores de tu zona. Algunos de ellos pueden inclu­so ofre­cer des­cuen­tos para even­tos benéficos.

Paso 8: Crear un plan de organización

Todas las grandes deci­siones ya están tomadas, aho­ra toca ges­tionar los detalles. Crea un esque­ma de tu even­to: ¿Dónde se colo­carán los provee­dores? ¿Cómo se moverán los asis­tentes entre los pun­tos de entra­da y sal­i­da? Tienes que pre­v­er tu per­son­al y un plan de con­tin­gen­cia y reflex­ionar sobre cómo te adap­tarás a los impre­vis­tos. Durante todo este pro­ce­so, no dejes de estar abier­to a las sug­eren­cias y a comu­ni­carte con las per­sonas impli­cadas en tu even­to: per­son­al, vol­un­tar­ios, provee­dores, asistentes.

Para orga­ni­zar tu even­to nece­si­tarás her­ramien­tas especí­fi­cas, pen­sadas para la gestión de even­tos. Escoge el colab­o­rador ade­cua­do y orga­ni­za tu propia fies­ta bené­fi­ca con Weezevent:

Más infor­ma­ción

Con­tac­ta con nosotros

Comparte este artículo en