8 pasos para organizar una fiesta benéfica

8 pasos para organizar una fiesta benéfica

Si se hace correctamente, organizar una fiesta benéfica puede ser tu recurso de financiación más importante. Y de la misma forma, si los asistentes tienen la impresión de que el evento ha sido un fracaso, esto puede dar mala imagen a tu causa.
Esta guía te ayuda a pensar, planificar y llevar a cabo un evento que atraiga asistentes y que potencie tu asociación caritativa.

Paso 1: Decidir el tema y el formato de tu evento

Los principales objetivos de tu fiesta benéfica son animar a que se realicen donaciones y aumentar la participación y el interés hacia tu asociación. Para conseguirlo, empieza por buscar un tema y un formato de evento que atraiga inscripciones. Para ayudarte en esta reflexión, puedes hacerte las siguientes preguntas:

  • ¿Cómo vas a alcanzar tus objetivos? ¿Te vas a concentrar en las donaciones, tienes algún producto que puedas vender o alguna actividad a la que puedas poner un precio de acceso?
  • ¿Cuál es tu público objetivo? ¿Qué tipo de personas son más susceptibles de verse atraídas por tu causa? ¿Les interesaría más participar en una carrera benéfica, asistir a un desfile de moda o disfrutar de un concierto?

Estas preguntas te pueden ayudar a encontrar un formato y un tema que se ajusten a tus objetivos.

Paso 2: Elaborar un presupuesto para el evento

Elaborar un presupuesto para el evento puede ayudarte a fijar el tamaño, el campo de acción y la viabilidad de tu evento. Investiga fijándote en eventos pasados y sus costes y ponte en contacto con proveedores y salas para obtener presupuestos.

Deja margen de maniobra en tu presupuesto para gastos imprevistos… Por desgracia, siempre los hay. A medida que avanzas en la organización de tu evento, actualiza tu presupuesto en tiempo real para evitar sorpresas.

Paso 3: Escoger un espacio para tu fiesta benéfica

La elección del espacio es probablemente la decisión más importante que tendrás que tomar antes de lanzarte a organizar tu fiesta benéfica. Busca más allá de las salas lujosas y los palacios de congresos a la hora de escoger el espacio. Muchas fiestas benéficas tienen lugar en espacios alternativos como hangares de aeropuertos, granjas agrícolas, jardines en azoteas…

Estas son algunas de las preguntas que te tendrías que hacer a la hora de escoger el espacio para tu fiesta benéfica:

  • ¿Hay espacio suficiente para el número de asistentes que esperas?
  • ¿Cuánto cuesta?
  • ¿Hacen descuentos para eventos benéficos?
  • ¿Qué incluye el precio? ¿Comida, espacio con asientos, staff, decoración, fotógrafo…?

Paso 4: Elegir tu solución de inscripción

Una vez cerrados los puntos principales, tendrás que ofrecer a los potenciales asistentes una forma fácil de inscribirse y reservar entradas. ¡E incluso, por qué no, realizar directamente una donación!

Escoge una solución de confianza, sobre todo en lo que respecta a la gestión de los datos personales y financieros. Busca una plataforma que se adapte a cualquier tipo de pantalla, ya que muchos se enterarán de la existencia de tu evento a través de e‑mail, redes sociales, etc.

Paso 5: Lanzar tu comunicación

Con tu plataforma de venta de entradas lista, es hora de comunicar y crear expectación alrededor de tu fiesta benéfica. Aquí tienes algunas ideas de acciones que puedes llevar a cabo para lanzar tu campaña de comunicación:

  • Crea un evento en Facebook. Los seguidores de tu organización se enterarán así de tu evento y podrán comunicarlo a su alrededor. Incluye un enlace a tu página de inscripción, además de todos los datos importantes.
  • Haz publicidad en redes sociales —Facebook, Instagram, Twitter, Youtube—. Estas plataformas te permiten segmentar el público para dirigirte a tus asistentes potenciales basándose en su ubicación geográfica, información demográfica e intereses.
  • Envía e‑mails desde que sepas la fecha de lanzamiento, empezando por los asistentes a eventos anteriores. Si es tu primer evento, comparte el anuncio con tu lista de e‑mails de contacto para crear expectación.
  • Lanza una campaña de retargeting para los visitantes de tu web que no hayan finalizado su inscripción. Crea sensación de urgencia recordándoles la fecha de finalización de la venta o que estás cerca de alcanzar el sold out.

Paso 6: Contactar con patrocinadores para tu fiesta benéfica

Para encontrar patrocinadores para tu evento, empieza por tu círculo más cercano y ve ampliándolo poco a poco. Haz una lista de organizaciones con las que ya has trabajado. Si los asistentes son sus clientes o clientes potenciales, tenéis objetivos en común y ellos también se beneficiarán de esta colaboración.

A continuación, solicita a los miembros de tu organización —accionistas, directores, compañeros, etc.— si se les ocurren otras opciones de patrocinadores. Por último, busca qué empresas suelen financiar fiestas benéficas como la tuya y ponte en contacto con ellos.

Paso 7: Escoger proveedores

Te interesa encontrar proveedores que se ajusten a los objetivos de tu evento. Investiga y escoge los que trabajan con otros organizadores de tu zona. Algunos de ellos pueden incluso ofrecer descuentos para eventos benéficos.

Paso 8: Crear un plan de organización

Todas las grandes decisiones ya están tomadas, ahora toca gestionar los detalles. Crea un esquema de tu evento: ¿Dónde se colocarán los proveedores? ¿Cómo se moverán los asistentes entre los puntos de entrada y salida? Tienes que prever tu personal y un plan de contingencia y reflexionar sobre cómo te adaptarás a los imprevistos. Durante todo este proceso, no dejes de estar abierto a las sugerencias y a comunicarte con las personas implicadas en tu evento: personal, voluntarios, proveedores, asistentes.

Para organizar tu evento necesitarás herramientas específicas, pensadas para la gestión de eventos. Escoge el colaborador adecuado y organiza tu propia fiesta benéfica con Weezevent:

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