[Article mis à jour le 23/11/2023]
Réalisée correctement, l’organisation d’une soirée caritative peut devenir votre ressource de financement la plus importante. À l’inverse, votre événement peut donner une mauvaise image à votre cause si vos participants le jugent raté.
Sommaire
Ce guide vous aide à concevoir, planifier, et réaliser un événement qui attire des participants et booste votre association caritative.
Étape 1 : Décider du format et du thème de votre événement
Les objectifs principaux de votre soirée caritative sont d’encourager les dons, la participation, et l’intérêt envers votre association. Pour les atteindre, commencez par trouver un format et un thème d’événement qui stimule les inscriptions. Pour vous aider à y réfléchir, posez-vous ces questions :
- Comment allez-vous atteindre vos objectifs ? Si vous vous concentrez sur les dons, avez-vous des articles à vendre, ou proposez-vous une activité pour laquelle vous pouvez fixer un prix d’admission ?
- Qui est votre public cible ? Quels types de personnes sont les plus susceptibles d’être séduits par votre cause ? Auraient-ils plus envie de participer à une course caritative, d’assister à un défilé de mode, ou de profiter d’un concert ?
Ces questions peuvent vous aider à trouver un format et un thème qui correspondent à vos objectifs.
Étape 2 : Constituer un budget événementiel
Établir un budget événementiel prévisionnel peut vous aider à déterminer la taille, le champ d’action, et la faisabilité de votre événement. Nous vous recommandons de réaliser des recherches en examinant les coûts des événements précédents et de solliciter des devis auprès de fournisseurs et de lieux adaptés.
Facteurs d’un budget événementiel
La conception d’un budget prévisionnel pour votre événement nécessite de considérer divers éléments essentiels. Vous devez évaluer les coûts liés à la location de l’espace, aux services de traiteur, aux honoraires des intervenants, ainsi qu’aux dépenses en marketing et promotion. Il est également crucial de prendre en compte les frais d’équipement audiovisuel, d’assurance, de décoration et de sécurité pour garantir le bon déroulement de votre événement.
L’importance de la négociation
L’importance de la négociation ne doit pas être sous-estimée. Il est possible d’obtenir des tarifs réduits pour la location de la salle ou pour les services de restauration si vous êtes en mesure de négocier efficacement avec les fournisseurs. Il est également crucial de comprendre les termes et conditions des contrats que vous signez avec vos fournisseurs. Cela vous aidera à éviter les frais cachés qui pourraient faire grimper vos dépenses.
Prévoir un fonds d’urgence
Il est également essentiel de prévoir un fonds d’urgence dans votre budget. Ce fonds sera utilisé pour couvrir les dépenses imprévues qui peuvent survenir pendant l’organisation de l’événement. Cela pourrait inclure des coûts supplémentaires pour l’équipement, des frais de dernière minute pour les conférenciers ou des dépenses imprévues pour la sécurité.
Suivi du budget
Enfin, assurez-vous de suivre de près votre budget tout au long de l’organisation de l’événement. Cela te permettra de garder un œil sur tes dépenses et de faire les ajustements nécessaires en temps réel.
Étape 3 : Choisir un lieu pour votre soirée caritative
Le choix du lieu est peut-être la plus grosse décision que vous aurez à prendre avant de vous lancer dans l’organisation de votre soirée caritative. Pensez à chercher ailleurs que dans les salles luxueuses et les centres des congrès lorsque vous choisissez un lieu. De nombreuses soirées caritatives se tiennent dans des lieux alternatifs comme des hangars d’aéroports, des fermes agricoles, des jardins sur les toits.
Voici quelques questions à se poser lorsque vous choisissez le lieu de votre soirée caritative :
- Peut-il accueillir le nombre de personnes que vous espérez ?
- Combien coûte-t-il ?
- Le lieu offre-t-il des rabais pour les événements non lucratifs ?
- Qu’inclut le prix ? Restauration, places assises, staff, décor, photographes ?
Étape 4 : Sélectionner votre solution d’inscription
Une fois les détails réglés, vous aurez besoin d’offrir à vos potentiels participants un moyen intuitif de s’inscrire et de réserver des tickets.
Plateforme responsive
Cherchez une plateforme adaptée au mobile car de nombreuses personnes découvriront l’existence de votre événement en utilisant leur téléphone — via e-mails, réseaux sociaux, messagerie privée, etc.
Il est essentiel de choisir une plateforme qui offre une expérience utilisateur fluide. Elle doit être facile à naviguer, avec des informations claires sur l’événement, les prix des billets et les options de paiement.
Personnalisation de l’expérience participant
La personnalisation est également un aspect à ne pas négliger. Les participants apprécient les plateformes qui leur permettent de personnaliser leur expérience, par exemple en choisissant leur propre siège ou en ajoutant des options supplémentaires à leur billet.
Protection des données et sécurité des paiements
Commencez par choisir une plateforme en laquelle vos participants ont confiance, surtout en ce qui concerne leurs données personnelles. De plus, la plateforme doit être capable de traiter des transactions sécurisées pour protéger les informations de paiement de vos participants.
Support client
Un support client efficace pourra répondre à toutes vos questions de configuration, pendant, avant et après la tenue de votre événement caritatif.
De la même façon, assurez-vous également que la plateforme offre un support réactif pour aider les participants potentiels en cas de problèmes ou de questions.
Gestion de grands volumes de trafic
Une autre considération importante est la capacité de la plateforme à gérer de grands volumes de trafic. Si votre événement attire beaucoup de monde, vous ne voulez pas que votre billetterie tombe en panne au moment où les gens essaient de s’inscrire.
Étape 5 : Lancer votre communication
Votre billetterie est en place, il est désormais temps de communiquer et de créer de l’attente autour de votre soirée caritative. Voici quelques idées d’actions pour lancer votre campagne de communication :
- Créez un événement Facebook. Les abonnés à votre organisation seront ainsi au courant de votre événement et pourront faire passer le mot autour d’eux. Incluez un lien vers votre page d’inscription ainsi que tous les détails pertinents.
- Faites de la publicité sur les réseaux sociaux — Facebook, Instagram, Twitter, YouTube. Ces plateformes vous permettent de cibler vos potentiels participants en se basant sur leur localisation géographique, leurs informations démographiques, et leurs centres d’intérêt.
- Envoyez des e-mails dès que vous connaissez la date de mise en vente, en commençant par les anciens participants. Si c’est votre premier événement, partagez l’annonce à votre liste de contacts e-mails pour déclencher de l’attente.
- Lancez une campagne de retargeting — ou « reciblage » — pour les visiteurs de votre site qui n’auraient pas finalisé leur inscription. Créez une sensation d’urgence en leur rappelant la date de fin de la vente, ou le taux de remplissage proche des 100%.
Étape 6 : Contacter des sponsors
Pour trouver des sponsors à votre événement, commencez par votre cercle de connaissances proches, et élargissez-le petit à petit. Repérez des organisations avec lesquelles vous avez déjà travaillé. Si vos participants sont leurs prospects ou clients, vous avez des objectifs communs et il sera avantageux pour eux de vous sponsoriser.
Ensuite, demandez aux membres de votre organisation — actionnaires, directeurs, collègues, etc. — s’ils ont des suggestions de partenariats. Enfin, recherchez quelles entreprises financent d’autres soirées caritatives comme la vôtre et contactez-les.
Étape 7 : Choisir des fournisseurs
Il est dans votre intérêt de trouver des fournisseurs qui correspondent aux objectifs de votre événement. Faites vos recherches et dénichez ceux qui travaillent avec les autres organisateurs d’événements de votre région. Certains peuvent même offrir des rabais aux événements caritatifs. À vous de les séduire !
Type de fournisseur adapté à l’événement
Pour une soirée caritative de gala, le choix des fournisseurs est un aspect crucial qui nécessite une attention particulière.
- Un traiteur réputé pour sa cuisine raffinée et son service impeccable est indispensable pour satisfaire les palais exigeants des invités.
- La décoration de l’événement, confiée à des décorateurs et designers spécialisés, doit créer une atmosphère élégante et raffinée, en parfaite adéquation avec le prestige de la soirée.
- Des spécialistes en éclairage et sonorisation sont également essentiels pour assurer une ambiance et une mise en scène parfaites, valorisant les discours et les divertissements.
- La présence de photographes et vidéastes professionnels est cruciale pour capturer l’essence et les moments forts de l’événement.
Choisir les bons fournisseurs garantit non seulement le succès de la soirée mais contribue également à créer une expérience mémorable pour les invités, essentielle pour le succès de tout événement caritatif.
Réputation du fournisseur
Il est essentiel de se renseigner sur la réputation des fournisseurs. Cela peut se faire en consultant des avis en ligne et en demandant des recommandations à d’autres organisateurs d’événements. Un fournisseur fiable et expérimenté peut grandement contribuer au succès de l’événement.
Négociation des tarifs
Il ne faut pas hésiter à négocier avec les fournisseurs. En discutant directement avec eux, il est souvent possible d’obtenir des tarifs plus avantageux. Demander des devis à plusieurs fournisseurs permet de comparer les prix et les services offerts.
Communication continue
Il est important de maintenir une bonne communication avec les fournisseurs tout au long du processus d’organisation. Ils doivent comprendre clairement vos attentes et besoins pour fournir le meilleur service possible.
En résumé, choisir soigneusement ses fournisseurs est essentiel pour la réussite de l’événement. Il convient de prendre le temps nécessaire pour effectuer des recherches approfondies, comparer les options disponibles et sélectionner les fournisseurs qui correspondent le mieux aux objectifs de l’événement.
Étape 8 : Établir un plan organisationnel
Toutes les grandes décisions sont prises, place à l’ensemble des détails. Créez un schéma de votre événement : où seront placés les fournisseurs ? Comment les participants vont-ils se déplacer entre les différentes entrées et sorties ? Vous aurez ainsi à prévoir une équipe de staff et un plan de contingence, et à réfléchir à comment vous allez vous adapter aux imprévus. Pendant toute cette procédure, veillez à rester ouvert aux suggestions et à communiquer avec les personnes impliquées dans votre événement : bénévoles, staff, fournisseurs, participants.
Respecter toutes ces étapes pour organiser une soirée caritative nécessite des outils adaptés. Choisissez le bon partenaire et organisez votre propre soirée caritative avec Weezevent :
