Réalisée correctement, l’organisation d’une soirée caritative peut devenir votre ressource de financement la plus importante. À l’inverse, votre événement peut donner une mauvaise image à votre cause si vos participants le jugent raté.
Sommaire
Ce guide vous aide à concevoir, planifier, et réaliser un événement qui attire des participants et booste votre association caritative.
Étape 1 : Décider du format et du thème de votre événement
Les objectifs principaux de votre soirée caritative sont d’encourager les dons, la participation, et l’intérêt envers votre association. Pour les atteindre, commencez par trouver un format et un thème d’événement qui stimule les inscriptions. Pour vous aider à y réfléchir, posez-vous ces questions :
- Comment allez-vous atteindre vos objectifs ? Si vous vous concentrez sur les dons, avez-vous des articles à vendre, ou proposez-vous une activité pour laquelle vous pouvez fixer un prix d’admission ?
- Qui est votre public-cible ? Quels types de personnes sont les plus susceptibles d’être séduits par votre cause ? Auraient-ils plus envie de participer à une course caritative, d’assister à un défilé de mode, ou de profiter d’un concert ?
Ces questions peuvent vous aider à trouver un format et un thème qui correspondent à vos objectifs.
Étape 2 : Constituer un budget événementiel
Établir un budget événementiel prévisionnel peut vous aider à déterminer la taille, le champ d’action, et la faisabilité de votre événement. Faites des recherches en observant des événements passés et leur coût, et contactez des fournisseurs et des salles pour obtenir des devis.
Laissez une marge de manoeuvre dans votre budget pour les dépenses imprévues… Il y en a malheureusement toujours. Lorsque vous avancez dans l’organisation de votre événement, continuez à mettre à jour votre budget en temps réel pour éviter les surprises.
Étape 3 : Choisir un lieu pour votre soirée caritative
Le choix du lieu est peut-être la plus grosse décision que vous aurez à prendre avant de vous lancer dans l’organisation de votre soirée caritative. Pensez à chercher ailleurs que dans les salles luxueuses et les centres des congrès lorsque vous choisissez un lieu. De nombreuses soirées caritatives se tiennent dans des lieux alternatifs comme des hangars d’aéroports, des fermes agricoles, des jardins sur les toits.
Voici quelques questions à se poser lorsque vous choisissez le lieu de votre soirée caritative :
- Peut-il accueillir le nombre de personnes que vous espérez ?
- Combien coûte-t-il ?
- Le lieu offre-t-il des rabais pour les événements non-lucratifs ?
- Qu’inclut le prix ? Restauration, places assises, staff, décor, photographes ?
Étape 4 : Sélectionner votre solution d’inscription
Une fois les détails réglés, vous aurez besoin d’offrir à vos potentiels participants un moyen intuitif de s’inscrire et de réserver des tickets.
Commencez par choisir une plateforme en laquelle vos participants ont confiance, surtout en ce qui concerne leurs données personnelles et financières. Cherchez une plateforme adaptée au mobile car de nombreuses personnes découvriront l’existence de votre événement en utilisant leur téléphone — via e-mails, réseaux sociaux, messagerie privée, etc.
Étape 5 : Lancer votre communication
Votre billetterie est en place, il est désormais temps de communiquer et de créer de l’attente autour de votre soirée caritative. Voici quelques idées d’actions pour lancer votre campagne de communication :
- Créez un événement Facebook. Les abonnés à votre organisation seront ainsi au courant de votre événement et pourront faire passer le mot autour d’eux. Incluez un lien vers votre page d’inscription ainsi que tous les détails pertinents.
- Faites de la publicité sur les réseaux sociaux — Facebook, Instagram, Twitter, YouTube. Ces plateformes vous permettent de cibler vos potentiels participants en se basant sur leur localisation géographique, leurs informations démographiques, et leurs centres d’intérêt.
- Envoyez des e-mails dès que vous connaissez la date de mise en vente, en commençant par les anciens participants. Si c’est votre premier événement, partagez l’annonce à votre liste de contacts e-mails pour déclencher de l’attente.
- Lancez une campagne de retargeting — ou « reciblage » — pour les visiteurs de votre site qui n’auraient pas finalisé leur inscription. Créez une sensation d’urgence en leur rappelant la date de fin de la vente, ou le taux de remplissage proche des 100%.
Étape 6 : Contacter des sponsors
Pour trouver des sponsors à votre événement, commencez par votre cercle de connaissances proches, et élargissez-le petit à petit. Repérez des organisations avec lesquelles vous avez déjà travaillé. Si vos participants sont leurs prospects ou clients, vous avez des objectifs communs et il sera avantageux pour eux de vous sponsoriser.
Ensuite, demandez aux membres de votre organisation — actionnaires, directeurs, collègues, etc. — s’ils ont des suggestions de partenariats. Enfin, recherchez quelles entreprises financent d’autres soirées caritatives comme la vôtre et contactez-les.
Étape 7 : Choisir des fournisseurs
Il est dans votre intérêt de trouver des fournisseurs qui correspondent aux objectifs de votre événement. Faites vos recherches et dénichez ceux qui travaillent avec les autres organisateurs d’événements de votre région. Certains peuvent même offrir des rabais aux événements caritatifs. À vous de les séduire !
Étape 8 : Établir un plan organisationnel
Toutes les grandes décisions sont prises, place à l’ensemble des détails. Créez un schéma de votre événement : où seront placés les fournisseurs ? Comment les participants vont-ils se déplacer entre les différentes entrées et sorties ? Vous aurez ainsi à prévoir une équipe de staff et un plan de contingence, et à réfléchir à comment vous allez vous adapter aux imprévus. Pendant toute cette procédure, veillez à rester ouvert aux suggestions et à communiquer avec les personnes impliquées dans votre événement : bénévoles, staff, fournisseurs, participants.
Respecter toutes ces étapes pour organiser une soirée caritative nécessite des outils adaptés. Choisissez le bon partenaire et organisez votre propre soirée caritative avec Weezevent :
