Organiser une soirée caritative en 8 étapes

Organiser une soirée caritative en 8 étapes

Réalisée correc­tement, l’organi­sation d’une soirée caritative peut devenir votre ressource de finan­cement la plus impor­tante. À l’inverse, votre événement peut donner une mauvaise image à votre cause si vos parti­ci­pants le jugent raté.

Ce guide vous aide à concevoir, planifier, et réaliser un événement qui attire des parti­ci­pants et booste votre association caritative.

Étape 1 : Décider du format et du thème de votre événement

Les objectifs principaux de votre soirée caritative sont d’encourager les dons, la parti­ci­pation, et l’intérêt envers votre association. Pour les atteindre, commencez par trouver un format et un thème d’événement qui stimule les inscrip­tions. Pour vous aider à y réfléchir, posez-vous ces questions :

  • Comment allez-vous atteindre vos objectifs ? Si vous vous concentrez sur les dons, avez-vous des articles à vendre, ou proposez-vous une activité pour laquelle vous pouvez fixer un prix d’admission ?
  • Qui est votre public-cible ? Quels types de personnes sont les plus suscep­tibles d’être séduits par votre cause ? Auraient-ils plus envie de parti­ciper à une course caritative, d’assister à un défilé de mode, ou de profiter d’un concert ?

Ces questions peuvent vous aider à trouver un format et un thème qui corres­pondent à vos objectifs.

Étape 2 : Constituer un budget événementiel

Etablir un budget événe­mentiel prévi­sionnel peut vous aider à déter­miner la taille, le champ d’action, et la faisa­bilité de votre événement. Faites des recherches en observant des événe­ments passés et leur coût, et contactez des fournis­seurs et des salles pour obtenir des devis.

Laissez une marge de manoeuvre dans votre budget pour les dépenses imprévues… Il y en a malheu­reu­sement toujours. Lorsque vous avancez dans l’organisation de votre événement, continuez à mettre à jour votre budget en temps réel pour évitez les surprises.

Étape 3 : Choisir un lieu pour votre soirée caritative

Le choix du lieu est peut-être la plus grosse décision que vous aurez à prendre avant de vous lancer dans l’organisation de votre soirée caritative. Pensez à chercher ailleurs que dans les salles luxueuses et les centres des congrès lorsque vous choisissez un lieu. De nombreuses soirées carita­tives se tiennent dans des lieux alter­natifs comme des hangars d’aéroports, des fermes agricoles, des jardins sur les toits.

Voici quelques questions à se poser lorsque vous choisissez le lieu de votre soirée caritative :

  • Peut-il accueillir le nombre de personnes que vous espérez ?
  • Combien coûte-t-il ?
  • Le lieu offre-t-il des rabais pour les événe­ments non-lucratifs ?
  • Qu’inclut le prix ? Restau­ration, places assises, staff, décor, photo­graphes ?

Étape 4 : Sélectionner votre solution d’inscription

Une fois les détails réglés, vous aurez besoin d’offrir à vos poten­tiels parti­ci­pants un moyen intuitif de s’inscrire et de réserver des tickets.

Commencez par choisir une plate­forme en laquelle vos parti­ci­pants ont confiance, surtout en ce qui concerne leurs données person­nelles et finan­cières. Cherchez une plate­forme adaptée au mobile car de nombreuses personnes décou­vriront l’existence de votre événement en utilisant leur téléphone — via e‑mails, réseaux sociaux, messa­gerie privée, etc.

Étape 5 : Lancer votre communication

Votre billet­terie est en place, il est désormais temps de commu­niquer et de créer de l’attente autour de votre soirée caritative. Voici quelques idées d’actions pour lancer votre campagne de commu­ni­cation :

  • Créez un événement Facebook. Les abonnés à votre organi­sation seront ainsi au courant de votre événement et pourront faire passer le mot autour d’eux. Incluez un lien vers votre page d’inscription ainsi que tous les détails perti­nents.
  • Faites de la publicité sur les réseaux sociaux — Facebook, Instagram, Twitter, YouTube. Ces plate­formes vous permettent de cibler vos poten­tiels parti­ci­pants en se basant sur leur locali­sation géogra­phique, leurs infor­ma­tions démogra­phiques, et leurs centres d’intérêt.
  • Envoyez des e‑mails dès que vous connaissez la date de mise en vente, en commençant par les anciens parti­ci­pants. Si c’est votre premier événement, partagez l’annonce à votre liste de contacts e‑mails pour déclencher de l’attente.
  • Lancez une campagne de retar­geting — ou « reciblage » — pour les visiteurs de votre site qui n’auraient pas finalisé leur inscription. Créez une sensation d’urgence en leur rappelant la date de fin de la vente, ou le taux de remplissage proche des 100%.

Étape 6 : Contacter des sponsors pour votre soirée caritative

Pour trouver des sponsors à votre événement, commencez par votre cercle de connais­sances proches, et élargissez-le petit à petit. Repérez des organi­sa­tions avec lesquelles vous avez déjà travaillé. Si vos parti­ci­pants sont leurs prospects ou clients, vous avez des objectifs communs et il sera avantageux pour eux de vous sponso­riser.

Ensuite, demandez aux membres de votre organi­sation — action­naires, direc­teurs, collègues, etc. — s’ils ont des sugges­tions de parte­na­riats. Enfin, recherchez quelles entre­prises financent d’autres soirées carita­tives comme la vôtre et contactez-les.

Étape 7 : Choisir des fournisseurs

Il est dans votre intérêt de trouver des fournis­seurs qui corres­pondent aux objectifs de votre événement. Faites vos recherches et dénichez ceux qui travaillent avec les autres organi­sa­teurs d’événements de votre région. Certains peuvent même offrir des rabais aux événe­ments caritatifs. À vous de les séduire !

Étape 8 : Établir un plan organisationnel

Toutes les grandes décisions sont prises, place à l’ensemble des détails. Créez un schéma de votre événement : où seront placés les fournis­seurs ? Comment les parti­ci­pants vont se déplacer entre les diffé­rentes entrées et sorties ? Vous aurez ainsi à prévoir une équipe de staff et un plan de contin­gence, et à réfléchir à comment vous allez vous adapter aux imprévus. Pendant toute cette procédure, veillez à rester ouvert aux sugges­tions et à commu­niquer avec les personnes impli­quées dans votre événement : bénévoles, staff, fournis­seurs, parti­ci­pants.

Respecter toutes ces étapes pour organiser une soirée caritative nécessite des outils adaptés. Choisissez le bon parte­naire et organisez votre propre soirée caritative avec Weezevent :

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