10 trucos para ganar tiempo en la organización de tu evento

10 trucos para ganar tiempo en la organización de tu evento

La preparación de un evento es un trabajo estresante ya que siempre hay nuevas tareas y fechas límite inminentes con las que lidiar. Por eso, todos los organizadores de eventos quieren ganar tiempo trabajando de forma más eficiente. Aunque no hay soluciones milagrosas, los 10 consejos que te damos a continuación te harán ganar tiempo durante la preparación de tu próximo evento y te ayudarán a alcanzar el éxito que buscas.

Índice

  1. Empezar lo antes posible
  2. Escoger las herramientas apropiadas
  3. Concentrar los esfuerzos en las prioridades
  4. Hacer una lista de TODAS las tareas
  5. Delegar, delegar, delegar
  6. Contar con personas externas
  7. Encontrar voluntarios
  8. Despedirse de los informes manuales
  9. Comunicar mediante campañas de marketing segmentadas
  10. Esperar lo inesperado

1. Empezar lo antes posible

Como bien sabes, la planificación de un evento es una tarea monumental. Cuanto más tiempo dediques a solucionar cada pequeño detalle, más oportunidades de éxito tendrá tu evento. Por ello, empieza lo antes posible. Esto te permitirá no solo reducir tu estrés, sino que también te dará ventaja a la hora de escoger un espacio o contratar personal y te dará más margen para anticipar los posibles imprevistos.

2. Escoger las herramientas apropiadas

Hay una infinidad de herramientas que merecen tu atención, por ejemplo las aplicaciones de gestión de proyectos como Trello, los programas de streaming de eventos como Livestream o las herramientas de venta de entradas e inscripciones online, control de acceso y cashless de Weezevent.

Estas aplicaciones te harán la vida mucho menos estresante como organizador de eventos. La clave está en encontrar las herramientas que te funcionan a ti y que se ajustan al tipo de evento que organizas. Haz pruebas y quédate con las que mejor se adapten a tu proyecto y que encajen en tu presupuesto.

3. Concentrar los esfuerzos en las prioridades

Es imprescindible dominar el arte de priorizar y gestionar tu tiempo y tus esfuerzos. Cuanto más te concentres en los objetivos adecuados, más éxito tendrás. Esto se aplica a cualquier proyecto, pero es especialmente cierto a la hora de organizar un evento.

Hay miles de pequeñas tareas que completar para que tu evento salga perfecto. ¿Por dónde empezar? Entender qué es lo más importante y merece ser una prioridad te permitirá concentrarte en las cosas que realmente cuentan.

Empieza por definir tu visión global. A continuación, establece prioridades en tu lista de tareas en función de la importancia de las mismas, no solo de la urgencia. Finalmente, ocúpate de los elementos de la lista uno por uno. Con este marco, te asegurarás una buena gestión del tiempo a la hora de organizar tus eventos.

4. Hacer una lista de TODAS las tareas

Empieza por incluir en una lista todas las tareas que tendrás que realizar, empezando por las más generales, como la reserva de un espacio, la búsqueda de proveedores o el trabajo con un diseñador gráfico.

Una vez que tienes todo por escrito, puedes empezar a planificar estas tareas, asignándoles periodos concretos de realización. No olvides fijar fechas límite para cada tarea y marcarlas como completadas cuando lo estén. Esto te permitirá mantenerte organizado e ir por el buen camino.

5. Delegar, delegar, delegar

La organización de un evento supone un esfuerzo colosal y no deberías tratar de hacerlo todo tú solo. Delegar es la clave de un evento de éxito. Esto también hace que tu equipo esté más motivado y se sienta más implicado en su trabajo.

Asegúrate de delegar en cada empleado la tarea apropiada, dales directrices y deja claro lo que esperas de ellos. A partir de ahí, déjales trabajar de forma autónoma. La delegación no es útil si tienes que estar constantemente vigilando lo que están haciendo.

6. Contar con personas externas

Hay veces que delegar tareas a tu propio equipo no es suficiente. Puede que tengas que recurrir a contratar autónomos, externos a la organización, para que te ayuden a alcanzar tus objetivos. ¿En qué te puede ayudar alguien externo? La respuesta es en muchas cosas, como por ejemplo el desarrollo de páginas web, durante el montaje el día D, fotografía del evento…

Recurre a personas externas para cubrir las competencias que faltan en tu equipo. Encuentra personas con talento a través de páginas web como Fiverr o Freelancer.

7. Encontrar voluntarios

Encontrar voluntarios para tu evento es una opción posible, especialmente si el objetivo de tu evento es sensibilizar o recaudar fondos para una causa caritativa. Empieza buscando entre tus conocidos y, una vez hayas agotado tus contactos personales, acércate a otros organizadores de eventos para preguntarles cómo hacen para conseguir voluntarios.

No olvides que el hecho de que sean voluntarios no quiere decir que no merezcan recibir algún tipo de recompensa por su ayuda. Puedes ofrecerles, por ejemplo, una entrada gratuita para tu evento, comida o merchandising para agradecerles su implicación.

8. Despedirse de los informes manuales

Muchos organizadores de eventos tienen tendencia a crear sus propios informes a mano, utilizando hojas de cálculo. Esto no solo lleva mucho más tiempo del necesario, sino que además es un método que favorece que se cometan más errores. Utiliza mejor una solución todo en uno que te permite sacar estadísticas de tu venta de entradas, tu control de acceso e incluso tus ganancias in situ gracias al sistema cashless.

9. Comunicar mediante campañas de marketing segmentadas

Los softwares de gestión de las relaciones con clientes (CRM) se están convirtiendo en imprescindibles para cualquier organizador de eventos. Los asistentes quieren experiencias personalizadas y es casi imposible ofrecérselas sin tener un conocimiento profundo y preciso de tu base de datos.

Por suerte, los eventos son puntos de contacto clave dentro de una estrategia de marketing. Con cada compra de entrada, validación de entrada en el punto de acceso o e‑mail abierto, tu relación con los asistentes evoluciona. Todo ello tiene que estar sincronizado con tu herramienta de CRM e integrado en tus futuras campañas de marketing.

10. Esperar lo inesperado

Por último, con todas las variables que entran en juego en la organización de un evento, no todo va a salir siempre como se ha previsto. Es preferible planificar teniendo esto en cuenta.

Te recomendamos tener tiempo contemplado en tu calendario para dedicar a las solicitudes de última hora, sobre todo durante las últimas semanas previas al evento. De esta forma, no te pillarán desprevenido y tendrás tiempo suficiente para finalizar todas las tareas.

Estos consejos, puestos en práctica todos juntos, pueden jugar el papel de una especie de modelo de planificación para la organización de eventos y te ayudarán a asegurar el éxito de tu próximo evento. Si estás buscando herramientas para la venta de entradas o inscripciones online, el control de acceso y el sistema de pago cashless, descubre todas las funcionalidades de Weezevent pinchando en el siguiente botón:

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