10 trucos para ganar tiempo en la organización de tu evento

10 trucos para ganar tiempo en la organización de tu evento

La prepa­ración de un evento es un trabajo estre­sante ya que siempre hay nuevas tareas y fechas límite inminentes con las que lidiar. Por eso, todos los organi­za­dores de eventos quieren ganar tiempo traba­jando de forma más eficiente. Aunque no hay soluciones milagrosas, los 10 consejos que te damos a conti­nuación te harán ganar tiempo durante la prepa­ración de tu próximo evento y te ayudarán a alcanzar el éxito que buscas.

Índice

  1. Empezar lo antes posible
  2. Escoger las herra­mientas apropiadas
  3. Concentrar los esfuerzos en las priori­dades
  4. Hacer una lista de TODAS las tareas
  5. Delegar, delegar, delegar
  6. Contar con personas externas
  7. Encontrar volun­tarios
  8. Despe­dirse de los informes manuales
  9. Comunicar mediante campañas de marketing segmen­tadas
  10. Esperar lo inesperado

1. Empezar lo antes posible

Como bien sabes, la plani­fi­cación de un evento es una tarea monumental. Cuanto más tiempo dediques a solucionar cada pequeño detalle, más oportu­ni­dades de éxito tendrá tu evento. Por ello, empieza lo antes posible. Esto te permitirá no solo reducir tu estrés, sino que también te dará ventaja a la hora de escoger un espacio o contratar personal y te dará más margen para anticipar los posibles impre­vistos.

2. Escoger las herramientas apropiadas

Hay una infinidad de herra­mientas que merecen tu atención, por ejemplo las aplica­ciones de gestión de proyectos como Trello, los programas de streaming de eventos como Lives­tream o las herra­mientas de venta de entradas e inscrip­ciones online, control de acceso y cashless de Weezevent.

Estas aplica­ciones te harán la vida mucho menos estre­sante como organi­zador de eventos. La clave está en encontrar las herra­mientas que te funcionan a ti y que se ajustan al tipo de evento que organizas. Haz pruebas y quédate con las que mejor se adapten a tu proyecto y que encajen en tu presu­puesto.

3. Concentrar los esfuerzos en las prioridades

Es impres­cin­dible dominar el arte de priorizar y gestionar tu tiempo y tus esfuerzos. Cuanto más te concentres en los objetivos adecuados, más éxito tendrás. Esto se aplica a cualquier proyecto, pero es especial­mente cierto a la hora de organizar un evento.

Hay miles de pequeñas tareas que completar para que tu evento salga perfecto. ¿Por dónde empezar? Entender qué es lo más impor­tante y merece ser una prioridad te permitirá concen­trarte en las cosas que realmente cuentan.

Empieza por definir tu visión global. A conti­nuación, establece priori­dades en tu lista de tareas en función de la impor­tancia de las mismas, no solo de la urgencia. Final­mente, ocúpate de los elementos de la lista uno por uno. Con este marco, te asegu­rarás una buena gestión del tiempo a la hora de organizar tus eventos.

4. Hacer una lista de TODAS las tareas

Empieza por incluir en una lista todas las tareas que tendrás que realizar, empezando por las más generales, como la reserva de un espacio, la búsqueda de provee­dores o el trabajo con un diseñador gráfico.

Una vez que tienes todo por escrito, puedes empezar a plani­ficar estas tareas, asignán­doles periodos concretos de reali­zación. No olvides fijar fechas límite para cada tarea y marcarlas como comple­tadas cuando lo estén. Esto te permitirá mante­nerte organizado e ir por el buen camino.

5. Delegar, delegar, delegar

La organi­zación de un evento supone un esfuerzo colosal y no deberías tratar de hacerlo todo tú solo. Delegar es la clave de un evento de éxito. Esto también hace que tu equipo esté más motivado y se sienta más implicado en su trabajo.

Asegúrate de delegar en cada empleado la tarea apropiada, dales direc­trices y deja claro lo que esperas de ellos. A partir de ahí, déjales trabajar de forma autónoma. La delegación no es útil si tienes que estar constan­te­mente vigilando lo que están haciendo.

6. Contar con personas externas

Hay veces que delegar tareas a tu propio equipo no es suficiente. Puede que tengas que recurrir a contratar autónomos, externos a la organi­zación, para que te ayuden a alcanzar tus objetivos. ¿En qué te puede ayudar alguien externo? La respuesta es en muchas cosas, como por ejemplo el desarrollo de páginas web, durante el montaje el día D, fotografía del evento…

Recurre a personas externas para cubrir las compe­tencias que faltan en tu equipo. Encuentra personas con talento a través de páginas web como Fiverr o Freelancer.

7. Encontrar voluntarios

Encontrar volun­tarios para tu evento es una opción posible, especial­mente si el objetivo de tu evento es sensi­bi­lizar o recaudar fondos para una causa caritativa. Empieza buscando entre tus conocidos y, una vez hayas agotado tus contactos perso­nales, acércate a otros organi­za­dores de eventos para pregun­tarles cómo hacen para conseguir volun­tarios.

No olvides que el hecho de que sean volun­tarios no quiere decir que no merezcan recibir algún tipo de recom­pensa por su ayuda. Puedes ofrecerles, por ejemplo, una entrada gratuita para tu evento, comida o merchan­dising para agrade­cerles su impli­cación.

8. Despedirse de los informes manuales

Muchos organi­za­dores de eventos tienen tendencia a crear sus propios informes a mano, utili­zando hojas de cálculo. Esto no solo lleva mucho más tiempo del necesario, sino que además es un método que favorece que se cometan más errores. Utiliza mejor una solución todo en uno que te permite sacar estadís­ticas de tu venta de entradas, tu control de acceso e incluso tus ganancias in situ gracias al sistema cashless.

9. Comunicar mediante campañas de marketing segmentadas

Los softwares de gestión de las relaciones con clientes (CRM) se están convir­tiendo en impres­cin­dibles para cualquier organi­zador de eventos. Los asistentes quieren experiencias perso­na­li­zadas y es casi imposible ofrecér­selas sin tener un conoci­miento profundo y preciso de tu base de datos.

Por suerte, los eventos son puntos de contacto clave dentro de una estra­tegia de marketing. Con cada compra de entrada, validación de entrada en el punto de acceso o e‑mail abierto, tu relación con los asistentes evolu­ciona. Todo ello tiene que estar sincro­nizado con tu herra­mienta de CRM e integrado en tus futuras campañas de marketing.

10. Esperar lo inesperado

Por último, con todas las variables que entran en juego en la organi­zación de un evento, no todo va a salir siempre como se ha previsto. Es prefe­rible plani­ficar teniendo esto en cuenta.

Te recomen­damos tener tiempo contem­plado en tu calen­dario para dedicar a las solici­tudes de última hora, sobre todo durante las últimas semanas previas al evento. De esta forma, no te pillarán despre­venido y tendrás tiempo suficiente para finalizar todas las tareas.

Estos consejos, puestos en práctica todos juntos, pueden jugar el papel de una especie de modelo de plani­fi­cación para la organi­zación de eventos y te ayudarán a asegurar el éxito de tu próximo evento. Si estás buscando herra­mientas para la venta de entradas o inscrip­ciones online, el control de acceso y el sistema de pago cashless, descubre todas las funcio­na­li­dades de Weezevent pinchando en el siguiente botón:

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