10 trucos para ganar tiempo en la organización de tu evento

La preparación de un even­to es un tra­ba­jo estre­sante ya que siem­pre hay nuevas tar­eas y fechas límite inmi­nentes con las que lidiar. Por eso, todos los orga­ni­zadores de even­tos quieren ganar tiem­po tra­ba­jan­do de for­ma más efi­ciente. Aunque no hay solu­ciones mila­grosas, los 10 con­se­jos que te damos a con­tin­uación te harán ganar tiem­po durante la preparación de tu próx­i­mo even­to y te ayu­darán a alcan­zar el éxi­to que bus­cas.

Índice

1. Empezar lo antes posi­ble
2. Escoger las her­ramien­tas apropi­adas
3. Con­cen­trar los esfuer­zos en las pri­or­i­dades
4. Hac­er una lista de TODAS las tar­eas
5. Del­e­gar, del­e­gar, del­e­gar
6. Con­tar con per­sonas exter­nas
7. Encon­trar vol­un­tar­ios
8. Des­pedirse de los informes man­uales
9. Comu­nicar medi­ante cam­pañas de mar­ket­ing seg­men­tadas
10. Esper­ar lo ines­per­a­do

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1. Empezar lo antes posible

Como bien sabes, la plan­i­fi­cación de un even­to es una tarea mon­u­men­tal. Cuan­to más tiem­po dediques a solu­cionar cada pequeño detalle, más opor­tu­nidades de éxi­to ten­drá tu even­to. Por ello, empieza lo antes posi­ble. Esto te per­mi­tirá no solo reducir tu estrés, sino que tam­bién te dará ven­ta­ja a la hora de escoger un espa­cio o con­tratar per­son­al y te dará más mar­gen para antic­i­par los posi­bles impre­vis­tos.

2. Escoger las herramientas apropiadas

Hay una infinidad de her­ramien­tas que mere­cen tu aten­ción, por ejem­p­lo las apli­ca­ciones de gestión de proyec­tos como Trel­lo, los pro­gra­mas de stream­ing de even­tos como Livestream o las her­ramien­tas de ven­ta de entradas e inscrip­ciones online, con­trol de acce­so y cash­less de Weezevent.

Estas apli­ca­ciones te harán la vida mucho menos estre­sante como orga­ni­zador de even­tos. La clave está en encon­trar las her­ramien­tas que te fun­cio­nan a ti y que se ajus­tan al tipo de even­to que orga­ni­zas. Haz prue­bas y qué­date con las que mejor se adapten a tu proyec­to y que enca­jen en tu pre­supuesto.

3. Concentrar los esfuerzos en las prioridades

Es impre­scindible dom­i­nar el arte de pri­orizar y ges­tionar tu tiem­po y tus esfuer­zos. Cuan­to más te con­cen­tres en los obje­tivos ade­cua­dos, más éxi­to ten­drás. Esto se apli­ca a cualquier proyec­to, pero es espe­cial­mente cier­to a la hora de orga­ni­zar un even­to.

Hay miles de pequeñas tar­eas que com­ple­tar para que tu even­to sal­ga per­fec­to. ¿Por dónde empezar? Enten­der qué es lo más impor­tante y merece ser una pri­or­i­dad te per­mi­tirá con­cen­trarte en las cosas que real­mente cuen­tan.

Empieza por definir tu visión glob­al. A con­tin­uación, establece pri­or­i­dades en tu lista de tar­eas en fun­ción de la impor­tan­cia de las mis­mas, no solo de la urgen­cia. Final­mente, ocú­pate de los ele­men­tos de la lista uno por uno. Con este mar­co, te ase­gu­rarás una bue­na gestión del tiem­po a la hora de orga­ni­zar tus even­tos.

4. Hacer una lista de TODAS las tareas

Empieza por incluir en una lista todas las tar­eas que ten­drás que realizar, empezan­do por las más gen­erales, como la reser­va de un espa­cio, la búsque­da de provee­dores o el tra­ba­jo con un dis­eñador grá­fi­co.

Una vez que tienes todo por escrito, puedes empezar a plan­i­ficar estas tar­eas, asignán­doles peri­o­dos con­cre­tos de real­ización. No olvides fijar fechas límite para cada tarea y mar­car­las como com­ple­tadas cuan­do lo estén. Esto te per­mi­tirá man­ten­erte orga­ni­za­do e ir por el buen camino.

5. Delegar, delegar, delegar

La orga­ni­zación de un even­to supone un esfuer­zo colos­al y no deberías tratar de hac­er­lo todo tú solo. Del­e­gar es la clave de un even­to de éxi­to. Esto tam­bién hace que tu equipo esté más moti­va­do y se sien­ta más impli­ca­do en su tra­ba­jo.

Asegúrate de del­e­gar en cada emplea­do la tarea apropi­a­da, dales direc­tri­ces y deja claro lo que esperas de ellos. A par­tir de ahí, déjales tra­ba­jar de for­ma autóno­ma. La del­e­gación no es útil si tienes que estar con­stan­te­mente vig­i­lan­do lo que están hacien­do.

6. Contar con personas externas

Hay veces que del­e­gar tar­eas a tu pro­pio equipo no es sufi­ciente. Puede que ten­gas que recur­rir a con­tratar autónomos, exter­nos a la orga­ni­zación, para que te ayu­den a alcan­zar tus obje­tivos. ¿En qué te puede ayu­dar alguien exter­no? La respues­ta es en muchas cosas, como por ejem­p­lo el desar­rol­lo de pági­nas web, durante el mon­ta­je el día D, fotografía del even­to…

Recurre a per­sonas exter­nas para cubrir las com­pe­ten­cias que fal­tan en tu equipo. Encuen­tra per­sonas con tal­en­to a través de pági­nas web como Fiverr o Free­lancer.

7. Encontrar voluntarios

Encon­trar vol­un­tar­ios para tu even­to es una opción posi­ble, espe­cial­mente si el obje­ti­vo de tu even­to es sen­si­bi­lizar o recau­dar fon­dos para una causa car­i­ta­ti­va. Empieza bus­can­do entre tus cono­ci­dos y, una vez hayas ago­ta­do tus con­tac­tos per­son­ales, acér­cate a otros orga­ni­zadores de even­tos para pre­gun­tar­les cómo hacen para con­seguir vol­un­tar­ios.

No olvides que el hecho de que sean vol­un­tar­ios no quiere decir que no merez­can recibir algún tipo de rec­om­pen­sa por su ayu­da. Puedes ofre­cer­les, por ejem­p­lo, una entra­da gra­tui­ta para tu even­to, comi­da o mer­chan­dis­ing para agrade­cer­les su impli­cación.

8. Despedirse de los informes manuales

Muchos orga­ni­zadores de even­tos tienen ten­den­cia a crear sus pro­pios informes a mano, uti­lizan­do hojas de cál­cu­lo. Esto no solo lle­va mucho más tiem­po del nece­sario, sino que además es un méto­do que favorece que se cometan más errores. Uti­liza mejor una solu­ción todo en uno que te per­mite sacar estadís­ti­cas de tu ven­ta de entradas, tu con­trol de acce­so e inclu­so tus ganan­cias in situ gra­cias al sis­tema cash­less.

9. Comunicar mediante campañas de marketing segmentadas

Los soft­wares de gestión de las rela­ciones con clientes (CRM) se están con­vir­tien­do en impre­scindibles para cualquier orga­ni­zador de even­tos. Los asis­tentes quieren expe­ri­en­cias per­son­al­izadas y es casi imposi­ble ofrecérse­las sin ten­er un conocimien­to pro­fun­do y pre­ciso de tu base de datos.

Por suerte, los even­tos son pun­tos de con­tac­to clave den­tro de una estrate­gia de mar­ket­ing. Con cada com­pra de entra­da, val­i­dación de entra­da en el pun­to de acce­so o e‑mail abier­to, tu relación con los asis­tentes evolu­ciona. Todo ello tiene que estar sin­croniza­do con tu her­ramien­ta de CRM e inte­gra­do en tus futuras cam­pañas de mar­ket­ing.

10. Esperar lo inesperado

Por últi­mo, con todas las vari­ables que entran en juego en la orga­ni­zación de un even­to, no todo va a salir siem­pre como se ha pre­vis­to. Es preferi­ble plan­i­ficar tenien­do esto en cuen­ta.

Te recomen­damos ten­er tiem­po con­tem­pla­do en tu cal­en­dario para dedicar a las solic­i­tudes de últi­ma hora, sobre todo durante las últi­mas sem­anas pre­vias al even­to. De esta for­ma, no te pil­larán despre­venido y ten­drás tiem­po sufi­ciente para finalizar todas las tar­eas.

Estos con­se­jos, puestos en prác­ti­ca todos jun­tos, pueden jugar el papel de una especie de mod­e­lo de plan­i­fi­cación para la orga­ni­zación de even­tos y te ayu­darán a ase­gu­rar el éxi­to de tu próx­i­mo even­to. Si estás bus­can­do her­ramien­tas para la ven­ta de entradas o inscrip­ciones online, el con­trol de acce­so y el sis­tema de pago cash­less, des­cubre todas las fun­cional­i­dades de Weezevent pin­chan­do en el sigu­iente botón:

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