Organiser une soirée caritative en 8 étapes

Réal­isée cor­recte­ment, l’organ­i­sa­tion d’une soirée car­i­ta­tive peut devenir votre ressource de finance­ment la plus impor­tante. À l’inverse, votre événe­ment peut don­ner une mau­vaise image à votre cause si vos par­tic­i­pants le jugent raté.

Ce guide vous aide à con­cevoir, plan­i­fi­er, et réalis­er un événe­ment qui attire des par­tic­i­pants et booste votre asso­ci­a­tion car­i­ta­tive.

Étape 1 : Décider du format et du thème de votre événement

Les objec­tifs prin­ci­paux de votre soirée car­i­ta­tive sont d’encourager les dons, la par­tic­i­pa­tion, et l’intérêt envers votre asso­ci­a­tion. Pour les attein­dre, com­mencez par trou­ver un for­mat et un thème d’événement qui stim­ule les inscrip­tions. Pour vous aider à y réfléchir, posez-vous ces ques­tions :

• Com­ment allez-vous attein­dre vos objec­tifs ? Si vous vous con­cen­trez sur les dons, avez-vous des arti­cles à ven­dre, ou pro­posez-vous une activ­ité pour laque­lle vous pou­vez fix­er un prix d’admission ?
• Qui est votre pub­lic-cible ? Quels types de per­son­nes sont les plus sus­cep­ti­bles d’être séduits par votre cause ? Auraient-ils plus envie de par­ticiper à une course car­i­ta­tive, d’assister à un défilé de mode, ou de prof­iter d’un con­cert ?

Ces ques­tions peu­vent vous aider à trou­ver un for­mat et un thème qui cor­re­spon­dent à vos objec­tifs.

Étape 2 : Constituer un budget événementiel

Établir un bud­get événe­men­tiel prévi­sion­nel peut vous aider à déter­min­er la taille, le champ d’action, et la fais­abil­ité de votre événe­ment. Faites des recherch­es en obser­vant des événe­ments passés et leur coût, et con­tactez des four­nisseurs et des salles pour obtenir des devis.

Lais­sez une marge de manoeu­vre dans votre bud­get pour les dépens­es imprévues… Il y en a mal­heureuse­ment tou­jours. Lorsque vous avancez dans l’organisation de votre événe­ment, con­tin­uez à met­tre à jour votre bud­get en temps réel pour éviter les sur­pris­es.

Étape 3 : Choisir un lieu pour votre soirée caritative

Le choix du lieu est peut-être la plus grosse déci­sion que vous aurez à pren­dre avant de vous lancer dans l’organisation de votre soirée car­i­ta­tive. Pensez à chercher ailleurs que dans les salles lux­ueuses et les cen­tres des con­grès lorsque vous choi­sis­sez un lieu. De nom­breuses soirées car­i­ta­tives se tien­nent dans des lieux alter­nat­ifs comme des hangars d’aéroports, des fer­mes agri­coles, des jardins sur les toits.

Voici quelques ques­tions à se pos­er lorsque vous choi­sis­sez le lieu de votre soirée car­i­ta­tive :

• Peut-il accueil­lir le nom­bre de per­son­nes que vous espérez ?
• Com­bi­en coûte-t-il ?
• Le lieu offre-t-il des rabais pour les événe­ments non-lucrat­ifs ?
• Qu’in­clut le prix ? Restau­ra­tion, places assis­es, staff, décor, pho­tographes ?

Étape 4 : Sélectionner votre solution d’inscription

Une fois les détails réglés, vous aurez besoin d’offrir à vos poten­tiels par­tic­i­pants un moyen intu­itif de s’inscrire et de réserv­er des tick­ets.

Com­mencez par choisir une plate­forme en laque­lle vos par­tic­i­pants ont con­fi­ance, surtout en ce qui con­cerne leurs don­nées per­son­nelles et finan­cières. Cherchez une plate­forme adap­tée au mobile car de nom­breuses per­son­nes décou­vriront l’existence de votre événe­ment en util­isant leur télé­phone — via e‑mails, réseaux soci­aux, mes­sagerie privée, etc.

Étape 5 : Lancer votre communication

Votre bil­let­terie est en place, il est désor­mais temps de com­mu­ni­quer et de créer de l’attente autour de votre soirée car­i­ta­tive. Voici quelques idées d’actions pour lancer votre cam­pagne de com­mu­ni­ca­tion :

• Créez un événe­ment Face­book. Les abon­nés à votre organ­i­sa­tion seront ain­si au courant de votre événe­ment et pour­ront faire pass­er le mot autour d’eux. Incluez un lien vers votre page d’inscription ain­si que tous les détails per­ti­nents.
• Faites de la pub­lic­ité sur les réseaux soci­aux — Face­book, Insta­gram, Twit­ter, YouTube. Ces plate­formes vous per­me­t­tent de cibler vos poten­tiels par­tic­i­pants en se bas­ant sur leur local­i­sa­tion géo­graphique, leurs infor­ma­tions démo­graphiques, et leurs cen­tres d’intérêt.
• Envoyez des e‑mails dès que vous con­nais­sez la date de mise en vente, en com­mençant par les anciens par­tic­i­pants. Si c’est votre pre­mier événe­ment, partagez l’annonce à votre liste de con­tacts e‑mails pour déclencher de l’attente.
• Lancez une cam­pagne de retar­get­ing — ou « reci­blage » — pour les vis­i­teurs de votre site qui n’auraient pas final­isé leur inscrip­tion. Créez une sen­sa­tion d’urgence en leur rap­pelant la date de fin de la vente, ou le taux de rem­plis­sage proche des 100%.

Étape 6 : Contacter des sponsors

Pour trou­ver des spon­sors à votre événe­ment, com­mencez par votre cer­cle de con­nais­sances proches, et élar­gis­sez-le petit à petit. Repérez des organ­i­sa­tions avec lesquelles vous avez déjà tra­vail­lé. Si vos par­tic­i­pants sont leurs prospects ou clients, vous avez des objec­tifs com­muns et il sera avan­tageux pour eux de vous spon­soris­er.

Ensuite, deman­dez aux mem­bres de votre organ­i­sa­tion — action­naires, directeurs, col­lègues, etc. — s’ils ont des sug­ges­tions de parte­nar­i­ats. Enfin, recherchez quelles entre­pris­es finan­cent d’autres soirées car­i­ta­tives comme la vôtre et con­tactez-les.

Étape 7 : Choisir des fournisseurs

Il est dans votre intérêt de trou­ver des four­nisseurs qui cor­re­spon­dent aux objec­tifs de votre événe­ment. Faites vos recherch­es et dénichez ceux qui tra­vail­lent avec les autres organ­isa­teurs d’événements de votre région. Cer­tains peu­vent même offrir des rabais aux événe­ments car­i­tat­ifs. À vous de les séduire !

Étape 8 : Établir un plan organisationnel

Toutes les grandes déci­sions sont pris­es, place à l’ensemble des détails. Créez un sché­ma de votre événe­ment : où seront placés les four­nisseurs ? Com­ment les par­tic­i­pants vont-ils se déplac­er entre les dif­férentes entrées et sor­ties ? Vous aurez ain­si à prévoir une équipe de staff et un plan de con­tin­gence, et à réfléchir à com­ment vous allez vous adapter aux imprévus. Pen­dant toute cette procé­dure, veillez à rester ouvert aux sug­ges­tions et à com­mu­ni­quer avec les per­son­nes impliquées dans votre événe­ment : bénév­oles, staff, four­nisseurs, par­tic­i­pants.

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Respecter toutes ces étapes pour organ­is­er une soirée car­i­ta­tive néces­site des out­ils adap­tés. Choi­sis­sez le bon parte­naire et organ­isez votre pro­pre soirée car­i­ta­tive avec Weezevent :

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