Dresser le bilan de son événement : Les indicateurs à suivre

Dresser le bilan de son événement : Les indicateurs à suivre

Une fois votre événe­ment passé il est très impor­tant de faire un bilan. Il est sou­vent dif­fi­cile de savoir quoi regarder dans toutes les infor­ma­tions que l’on peut récolter. A la fin de votre événe­ment, tout naturelle­ment vous allez chercher le retour sur investisse­ment de toute cette organ­i­sa­tion et les retombées béné­fiques de vos choix et déci­sions. Quelles sont les don­nées et indi­ca­teurs à suiv­re pour savoir tir­er un bilan clair et lis­i­ble de son événe­ment ?

Selon l’événement organ­isé vos objec­tifs ne sont pas les mêmes et ain­si le choix des élé­ments à analyser et inter­préter est spé­ci­fique à chaque type d’événement.

1/ Vos ventes & recettes

Sim­ple­ment et évidem­ment, si votre événe­ment est payant, lors d’un bilan la pre­mière ques­tion est : êtes-vous ren­tré dans votre bud­get ? Avez-vous réal­isé les ventes atten­dues ? Est-ce que vos recettes ont cou­vert vos dépens­es ? Avez-vous fait un béné­fice ?

Le nom­bre de bil­lets vendus/jour, le déroule­ment de vos ventes et savoir si l’objectif d’inscrits ou de places ven­dues a été atteint. Est-ce que l’événement était sold-out avant ou au con­traire est-ce que tout a été ven­du en dernière minute ou sur place ? Voyez-vous des péri­odes de ventes sig­ni­fica­tive sur l’année (fêtes, sai­son esti­vale ou au con­traire pen­dant l’hiver, …) ?

La péri­od­ic­ité de vos ventes est impor­tante afin d’en ressor­tir et dress­er le com­porte­ment d’achat de vos par­tic­i­pants mais aus­si les actions — ou manque d’action, qui ont pu pénalis­er les ventes. Autant d’interprétations per­me­t­tant de prévoir et anticiper l’année suiv­ante.

Il égale­ment intéres­sant de regarder le panier moyen d’achat de vos par­tic­i­pants, en lien avec le nom­bre de bil­lets ven­dus, le panier moyen est un indi­ca­teur du com­porte­ment d’achat : achè­tent-ils en groupe ? seuls ? fréquem­ment si vos événe­ments sont récur­rents ou sur toute la péri­ode de l’événement (plusieurs ses­sions, jours, édi­tions) ? Dans ce sens, les bil­lets ven­dus en pre­mier ou le plus rapi­de­ment sont aus­si un indi­ca­teur est-ce les pass, les offres pro­mo ou bien les bil­lets 1 jour ?

Ce sont des infor­ma­tions à met­tre en par­al­lèle avec votre pro­gram­ma­tion par exem­ple, ou la météo à pu jouer sur les déci­sions des par­tic­i­pants, les moyen de loge­ment aux alen­tours trop rare pour per­me­t­tre aux per­son­nes de rester plus longtemps qu’une journée, etc.

Par exem­ple, si le com­porte­ment d’achat de vos par­tic­i­pants est plutôt sur de l’achat groupé mais que les ventes ont été tar­dives, pourquoi ne pas faire de offres de groupes plus tôt dans l’année, pro­posez des ani­ma­tions ou encore des moyens trans­ports pour faciliter leur venue et/ou leur expéri­ence.

Et sur place, qu’elles ont-été les recettes ? Si vous avez un moyen de paiement dématéri­al­isé sur place, vous pou­vez suiv­re en direct les ventes cash­less et ain­si avoir un aperçu des recettes en temps réel pou­vant don­ner la pos­si­bil­ité de réa­gir et/ou recadr­er, mod­uler cer­tains aspects de l’événement.

2/ Les données liées au tracking de votre site internet

Ces indi­ca­teurs là sont essen­tiels pour mieux con­naître votre acheteur et par­tic­i­pant : don­nées socio-démo­graphique, sources (d’où vien­nent-ils) : est-ce via les réseaux soci­aux ou plutôt vos bud­gets pub­lic­i­taires et parte­nar­i­ats média ? des arti­cles blogs et le référence­ment ?

Le track­ing des vis­ites sur votre site web vous donne de bons moyens de con­naître le com­porte­ment de vos acheteurs mais aus­si de ceux qui n’ont pas acheté : où se sont-ils arrêtés et pour quelles raisons ? La nav­i­ga­tion a pu leur sem­bler dif­fi­cile ou les infor­ma­tions qu’ils cher­chaient man­quantes. Ce sont des indi­ca­teurs à suiv­re dès le début, avant votre événe­ment cela peut être amélioré par le biais de petits change­ments sur le site ou via une com­mu­ni­ca­tion accès sur ces points d’alerte ! Et si cela a été fait, vous voyez l’évolution égale­ment à la fin.

3/ Les indicateurs de vos actions de communications

Lié au track­ing de votre site web, il est per­ti­nent de suiv­re les retombées de vos actions de com­mu­ni­ca­tion web et print. Il est plus sim­ple sur le web, vous pou­vez suiv­re les sta­tis­tiques de vos pages, post, arti­cles, pub­lic­ités (ads) et ain­si voir les moments où votre audi­ence est présente et la plus à l’écoute de vos mes­sages (via l’engagement — clics, com­men­taires, partages).

Lors de vos temps de com­mu­ni­ca­tions vous pour­rez voir l’impact que cela a sur les vis­ites sur votre site par exem­ple, ou les ventes. Les réper­cus­sions d’une vis­i­bil­ité print ou d’affichages se ver­ront via les indi­ca­teurs cités ci-dessus.

Côté presse, la réal­i­sa­tion d’une revue de presse vous per­me­t­tra d’avoir une vue à la fin de l’événement des retombées médias. Les arti­cles où vous êtes cités, les inter­views don­nées, les pris­es de con­tacts après envoi de com­mu­niqués ou de temps de com­mu­ni­ca­tion.

4/ Un retour d’expérience

Tout d’abord, faire la com­para­i­son entre la pre­mière étape, le suivi de vos recettes et ventes et le nom­bre de per­son­nes actuelle­ment présentes à votre événe­ment. Le con­trôle des accès sur place vous per­met un suivi en temps réel du rem­plis­sage de votre événe­ment, les heures de pointes, le nom­bre de par­tic­i­pants et quels par­tic­i­pants (selon leur bil­lets). Une infor­ma­tion essen­tielle pour mesur­er la réus­site de l’événement et l’affluence sur place.

A la fin de l’événement, n’hésitez pas à deman­der à vos par­tic­i­pants, vos équipes, un retour d’expérience. Via mail­ing, vous pou­vez envoy­er un for­mu­laire afin de recueil­lir leurs impres­sions. Pensez bien à le faire dès la fin de l’événement, à chaud les par­tic­i­pants pour­ront répon­dre et se don­ner la peine de rem­plir le for­mu­laire. Il est impor­tant de bien réfléchir aux ques­tions, ne deman­der que des ques­tions / avis où vous avez un vrai besoin d’in­for­ma­tion et de retours. Sur toutes les par­ties de l’événement : accueil, restau­ra­tion, solu­tion, par­cours et expéri­ence par­tic­i­pant et ne pas oubli­er les com­men­taires libres, lais­sez la parole. Le for­mu­laire doit rester court et sim­ple (menu déroulant, choix mul­ti­ple, gra­da­tion ou nota­tion) afin d’inciter les par­tic­i­pants à répon­dre et de ne pas créer un obsta­cle qui les fera aban­don­ner en cours de rem­plis­sage.

Toutes ces infor­ma­tions vous per­me­t­tront d’en tir­er des con­clu­sions pour votre prochain événe­ment et la stratégie de vente et de com­mu­ni­ca­tion liée. Les moments prop­ices pour com­mu­ni­quer, les mes­sages à faire pass­er et les pro­mo­tions pos­si­bles.

Prenez le temps d’analyser, de com­par­er aux années précé­dentes, à d’autres événe­ments. Le retour de vos équipes et prestataires est tout aus­si impor­tant, y a‑t-il eu des imprévus qui ont pu se réper­cuter sur des retours par­tic­i­pants, sur l’expérience ?

Et prenez le négatif comme le posi­tif, c’est très impor­tant !

 

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