Dresser le bilan de son événement : Les indicateurs à suivre

Dresser le bilan de son événement : Les indicateurs à suivre

Une fois votre événement passé il est très important de faire un bilan. Il est souvent difficile de savoir quoi regarder dans toutes les infor­ma­tions que l’on peut récolter. A la fin de votre événement, tout naturel­lement vous allez chercher le retour sur inves­tis­sement de toute cette organi­sation et les retombées bénéfiques de vos choix et décisions. Quelles sont les données et indica­teurs à suivre pour savoir tirer un bilan clair et lisible de son événement ?

Selon l’événement organisé vos objectifs ne sont pas les mêmes et ainsi le choix des éléments à analyser et inter­préter est spéci­fique à chaque type d’événement.

1/ Vos ventes & recettes

Simplement et évidemment, si votre événement est payant, lors d’un bilan la première question est : êtes-vous rentré dans votre budget ? Avez-vous réalisé les ventes attendues ? Est-ce que vos recettes ont couvert vos dépenses ? Avez-vous fait un bénéfice ?

Le nombre de billets vendus/jour, le dérou­lement de vos ventes et savoir si l’objectif d’inscrits ou de places vendues a été atteint. Est-ce que l’événement était sold-out avant ou au contraire est-ce que tout a été vendu en dernière minute ou sur place ? Voyez-vous des périodes de ventes signi­fi­cative sur l’année (fêtes, saison estivale ou au contraire pendant l’hiver, …) ?

La pério­dicité de vos ventes est impor­tante afin d’en ressortir et dresser le compor­tement d’achat de vos parti­ci­pants mais aussi les actions – ou manque d’action, qui ont pu pénaliser les ventes. Autant d’interprétations permettant de prévoir et anticiper l’année suivante.

Il également intéressant de regarder le panier moyen d’achat de vos parti­ci­pants, en lien avec le nombre de billets vendus, le panier moyen est un indicateur du compor­tement d’achat : achètent-ils en groupe ? seuls ? fréquemment si vos événe­ments sont récur­rents ou sur toute la période de l’événement (plusieurs sessions, jours, éditions) ? Dans ce sens, les billets vendus en premier ou le plus rapidement sont aussi un indicateur est-ce les pass, les offres promo ou bien les billets 1 jour ?

Ce sont des infor­ma­tions à mettre en parallèle avec votre program­mation par exemple, ou la météo à pu jouer sur les décisions des parti­ci­pants, les moyen de logement aux alentours trop rare pour permettre aux personnes de rester plus longtemps qu’une journée, etc.

Par exemple, si le compor­tement d’achat de vos parti­ci­pants est plutôt sur de l’achat groupé mais que les ventes ont été tardives, pourquoi ne pas faire de offres de groupes plus tôt dans l’année, proposez des anima­tions ou encore des moyens trans­ports pour faciliter leur venue et/ou leur expérience.

Et sur place, qu’elles ont-été les recettes ? Si vous avez un moyen de paiement dématé­rialisé sur place, vous pouvez suivre en direct les ventes cashless et ainsi avoir un aperçu des recettes en temps réel pouvant donner la possi­bilité de réagir et/ou recadrer, moduler certains aspects de l’événement.

2/ Les données liées au tracking de votre site internet

Ces indica­teurs là sont essen­tiels pour mieux connaître votre acheteur et parti­cipant : données socio-démogra­phique, sources (d’où viennent-ils) : est-ce via les réseaux sociaux ou plutôt vos budgets publi­ci­taires et parte­na­riats média ? des articles blogs et le référen­cement ?

Le tracking des visites sur votre site web vous donne de bons moyens de connaître le compor­tement de vos acheteurs mais aussi de ceux qui n’ont pas acheté : où se sont-ils arrêtés et pour quelles raisons ? La navigation a pu leur sembler difficile ou les infor­ma­tions qu’ils cherchaient manquantes. Ce sont des indica­teurs à suivre dès le début, avant votre événement cela peut être amélioré par le biais de petits change­ments sur le site ou via une commu­ni­cation accès sur ces points d’alerte ! Et si cela a été fait, vous voyez l’évolution également à la fin.

3/ Les indicateurs de vos actions de communications

Lié au tracking de votre site web, il est pertinent de suivre les retombées de vos actions de commu­ni­cation web et print. Il est plus simple sur le web, vous pouvez suivre les statis­tiques de vos pages, post, articles, publi­cités (ads) et ainsi voir les moments où votre audience est présente et la plus à l’écoute de vos messages (via l’engagement – clics, commen­taires, partages).

Lors de vos temps de commu­ni­ca­tions vous pourrez voir l’impact que cela a sur les visites sur votre site par exemple, ou les ventes. Les réper­cus­sions d’une visibilité print ou d’affichages se verront via les indica­teurs cités ci-dessus.

Côté presse, la réali­sation d’une revue de presse vous permettra d’avoir une vue à la fin de l’événement des retombées médias. Les articles où vous êtes cités, les inter­views données, les prises de contacts après envoi de commu­niqués ou de temps de commu­ni­cation.

4/ Un retour d’expérience

Tout d’abord, faire la compa­raison entre la première étape, le suivi de vos recettes et ventes et le nombre de personnes actuel­lement présentes à votre événement. Le contrôle des accès sur place vous permet un suivi en temps réel du remplissage de votre événement, les heures de pointes, le nombre de parti­ci­pants et quels parti­ci­pants (selon leur billets). Une infor­mation essen­tielle pour mesurer la réussite de l’événement et l’affluence sur place.

A la fin de l’événement, n’hésitez pas à demander à vos parti­ci­pants, vos équipes, un retour d’expérience. Via mailing, vous pouvez envoyer un formu­laire afin de recueillir leurs impres­sions. Pensez bien à le faire dès la fin de l’événement, à chaud les parti­ci­pants pourront répondre et se donner la peine de remplir le formu­laire. Il est important de bien réfléchir aux questions, ne demander que des questions / avis où vous avez un vrai besoin d’information et de retours. Sur toutes les parties de l’événement : accueil, restau­ration, solution, parcours et expérience parti­cipant et ne pas oublier les commen­taires libres, laissez la parole. Le formu­laire doit rester court et simple (menu déroulant, choix multiple, gradation ou notation) afin d’inciter les parti­ci­pants à répondre et de ne pas créer un obstacle qui les fera abandonner en cours de remplissage.

Toutes ces infor­ma­tions vous permet­tront d’en tirer des conclu­sions pour votre prochain événement et la stratégie de vente et de commu­ni­cation liée. Les moments propices pour commu­niquer, les messages à faire passer et les promo­tions possibles.

Prenez le temps d’analyser, de comparer aux années précé­dentes, à d’autres événe­ments. Le retour de vos équipes et presta­taires est tout aussi important, y a-t-il eu des imprévus qui ont pu se réper­cuter sur des retours parti­ci­pants, sur l’expérience ?

Et prenez le négatif comme le positif, c’est très important !

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