Dresser le bilan de son événement : Les indicateurs à suivre

Une fois votre événe­ment passé il est très impor­tant de faire un bilan. Il est sou­vent dif­fi­cile de savoir quoi regarder dans toutes les infor­ma­tions que l’on peut récolter. A la fin de votre événe­ment, tout naturelle­ment vous allez chercher le retour sur investisse­ment de toute cette organ­i­sa­tion et les retombées béné­fiques de vos choix et déci­sions. Quelles sont les don­nées et indi­ca­teurs à suiv­re pour savoir tir­er un bilan clair et lis­i­ble de son événe­ment ?

Selon l’événement organ­isé vos objec­tifs ne sont pas les mêmes et ain­si le choix des élé­ments à analyser et inter­préter est spé­ci­fique à chaque type d’événement.

Sommaire

1. Vos ventes & recettes
2. Les don­nées liées au track­ing de votre site inter­net
3. Les indi­ca­teurs de vos actions de com­mu­ni­ca­tions
4. La par­tic­i­pa­tion à votre événe­ment
5. Récolter des retours d’ex­péri­ence

1. Vos ventes & recettes

Le premier bilan de votre événement

Sim­ple­ment et évidem­ment, si votre événe­ment est payant, lors d’un bilan les pre­mières ques­tions à vous pos­er sont : êtes-vous ren­tré dans votre bud­get ? Avez-vous réal­isé les ventes atten­dues ? Est-ce que vos recettes ont cou­vert vos dépens­es ? Avez-vous fait un béné­fice ?

L’analyse de votre billetterie

Le nom­bre de bil­lets vendus/jour, le déroule­ment de vos ventes et savoir si l’ob­jec­tif d’in­scrits ou de places ven­dues a été atteint. Est-ce que l’événe­ment était sold-out avant ou au con­traire est-ce que tout a été ven­du en dernière minute ou sur place ? Voyez-vous des péri­odes de ventes sig­ni­fica­tive sur l’an­née (fêtes, sai­son esti­vale ou au con­traire pen­dant l’hiv­er, …) ?
La péri­od­ic­ité de vos ventes est impor­tante afin d’en ressor­tir et dress­er le com­porte­ment d’achat de vos par­tic­i­pants mais aus­si les actions — ou manque d’ac­tion, qui ont pu pénalis­er les ventes. Autant d’in­ter­pré­ta­tions per­me­t­tant de prévoir et anticiper l’an­née suiv­ante.

Le panier moyen d’achat

Il égale­ment intéres­sant de regarder le panier moyen d’achat de vos par­tic­i­pants, en lien avec le nom­bre de bil­lets ven­dus, le panier moyen est un indi­ca­teur du com­porte­ment d’achat : achè­tent-ils en groupe ? seuls ? fréquem­ment si vos événe­ments sont récur­rents ou sur toute la péri­ode de l’événe­ment (plusieurs ses­sions, jours, édi­tions) ? Dans ce sens, les bil­lets ven­dus en pre­mier ou le plus rapi­de­ment sont aus­si un indi­ca­teur est-ce les pass, les offres pro­mo ou bien les bil­lets 1 jour ?

Croiser les résultats

Tous les con­stats tirés sont à met­tre en par­al­lèle avec des don­nées com­plé­men­taires : votre pro­gram­ma­tion par exem­ple, la météo qui à pu jouer sur les déci­sions des par­tic­i­pants, les moyen de loge­ment aux alen­tours, les événe­ments sur la même péri­ode etc.
Par exem­ple, si le com­porte­ment d’achat de vos par­tic­i­pants est plutôt sur de l’achat groupé mais que les ventes ont été tar­dives, pourquoi ne pas faire de offres de groupes plus tôt dans l’an­née, pro­posez des ani­ma­tions ou encore des moyens trans­ports pour faciliter leur venue et/ou leur expéri­ence.

Analyser les recettes sur place

Quelles ont-été vos recettes sur place ? Si vous avez un moyen de paiement dématéri­al­isé sur le site de votre événe­ment, vous pou­vez suiv­re en direct les ventes cash­less et ain­si avoir un aperçu des recettes en temps réel pou­vant don­ner la pos­si­bil­ité de réa­gir, recadr­er, ou mod­uler cer­tains aspects de l’événe­ment.

2. Les données liées au tracking de votre site internet

Ces indi­ca­teurs là sont essen­tiels pour mieux con­naître vos acheteurs et par­tic­i­pants : don­nées socio-démo­graphique, sources (d’où vien­nent-ils) : est-ce via les réseaux soci­aux ou plutôt vos bud­gets pub­lic­i­taires et parte­nar­i­ats média ? Ont-ils été attiré par vos dif­férents arti­cles blogs et le référence­ment qui en découle ?

Le track­ing des vis­ites sur votre site web vous donne de bons moyens de con­naître le com­porte­ment de vos acheteurs mais aus­si de ceux qui n’ont pas acheté : où se sont-ils arrêtés et pour quelles raisons ? La nav­i­ga­tion a pu leur sem­bler dif­fi­cile, ou les infor­ma­tions recher­chées étaient man­quantes.

Ce sont des indi­ca­teurs à suiv­re avant la date de votre événe­ment, et même avant le début de vos dif­férentes cam­pagnes de com­mu­ni­ca­tion. En suiv­ant pré­cisé­ment ces dif­férents points, vous serez à même de procéder aux petits change­ments néces­saires sur le site ou de com­mu­ni­quer sur ces points d’alertes pré­cis ! En four­nissant des efforts pour assur­er ce suivi, vous pour­rez dress­er un compte ren­du com­plet et procéder à l’ensem­ble des amélio­ra­tions néces­saires pour max­imiser vos ventes pour les prochaines édi­tions.

3. Les indicateurs de vos actions de communications

Lié au track­ing de votre site web, il est per­ti­nent de suiv­re les retombées de vos actions de com­mu­ni­ca­tion web et print.

Cette analyse est plus aisée sur le web, puisque vous pou­vez suiv­re les sta­tis­tiques de vos pages, post sur les réseaux soci­aux, arti­cles, pub­lic­ités (ads) et ain­si voir les moments où votre audi­ence est présente et la plus à l’é­coute de vos mes­sages (via l’en­gage­ment — clics, com­men­taires, partages).

Lors de vos temps de com­mu­ni­ca­tions, vous pour­rez voir l’im­pact que cela a sur les vis­ites sur votre site par exem­ple, ou les ventes. Les réper­cus­sions d’une vis­i­bil­ité print ou d’af­fichages se ver­ront via les indi­ca­teurs cités ci-dessus.

Côté presse, la réal­i­sa­tion d’une revue de presse vous per­me­t­tra d’avoir, à la fin de votre événe­ment, une vue sur l’ensem­ble des retombées médias. Com­pilez dans cette revue de presse les arti­cles où vous êtes cités, les inter­views don­nées, les pris­es de con­tacts après envoi de com­mu­niqués ou de temps de com­mu­ni­ca­tion.

4. La participation à votre événement

Tout d’abord, faites la com­para­i­son entre la pre­mière étape, le suivi de vos recettes et ventes et le nom­bre de per­son­nes effec­tive­ment présentes à votre événe­ment. Le con­trôle des accès sur place vous per­met un suivi en temps réel du rem­plis­sage de votre événe­ment, les heures de pointes, le nom­bre de par­tic­i­pants et quels par­tic­i­pants (selon leur bil­let).

Ces infor­ma­tions essen­tielles pour mesur­er la réus­site de l’événe­ment et l’af­flu­ence sur place. Cela vous per­me­t­tra égale­ment de pou­voir iden­ti­fi­er les amélio­ra­tions liées à la ges­tion des publics : devez-vous pro­posez plusieurs créneaux d’ar­rivée pour flu­id­i­fi­er l’ac­cès ? les horaires pro­posées cor­re­spon­dent-elles aux horaires réelles de présence de vos par­tic­i­pants ? devez-vous prévoir plus de bénév­oles pour accueil­lir vos par­tic­i­pants ?

5. Récolter des retours d’expérience

À la fin de l’événe­ment, n’hésitez pas à deman­der à vos par­tic­i­pants et vos équipes, un retour d’ex­péri­ence. Via email­ing, vous pou­vez envoy­er un for­mu­laire afin de recueil­lir leurs avis et impres­sions. Pensez bien à le faire dès la fin de l’événe­ment, à chaud les par­tic­i­pants pour­ront répon­dre et se don­ner la peine de rem­plir le for­mu­laire. Il est impor­tant de bien réfléchir aux ques­tions, ne deman­der que des ques­tions / avis où vous avez un vrai besoin d’in­for­ma­tion et de retours. Sur toutes les par­ties de l’événe­ment : accueil, restau­ra­tion, solu­tion, par­cours et expéri­ence par­tic­i­pant et ne pas oubli­er les com­men­taires libres, lais­sez la parole. Le for­mu­laire doit rester court et sim­ple (menu déroulant, choix mul­ti­ple, gra­da­tion ou nota­tion) afin d’inciter les par­tic­i­pants à répon­dre et de ne pas créer un obsta­cle qui les fera aban­don­ner en cours de rem­plis­sage.

Toutes ces infor­ma­tions vous per­me­t­tront d’en tir­er des con­clu­sions pour votre prochain événe­ment et la stratégie de vente et de com­mu­ni­ca­tion liée. Vous con­naîtrez les moments prop­ices pour com­mu­ni­quer, les mes­sages à faire pass­er et les pro­mo­tions pos­si­bles.

Prenez le temps d’analyser, de com­par­er aux années précé­dentes, à d’autres événe­ments. Le retour de vos équipes et prestataires est tout aus­si impor­tant, y a‑t‑il eu des imprévus qui ont pu se réper­cuter sur des retours par­tic­i­pants, sur l’ex­péri­ence ?

Si le posi­tif est plus val­orisant et agréable, ne fer­mez pas les yeux sur les points négat­ifs que vous et vos par­tic­i­pants ont détec­té. Il s’ag­it d’in­for­ma­tions pré­cieuses qui vous aideront à l’amélio­ra­tion de vos prochaines édi­tions.

Vous avez main­tenant en main l’ensem­ble des clés pour dress­er de le bilan de votre événe­ment.

Décou­vrez nos con­seils sup­plé­men­taires pour dress­er le bilan de votre événe­ment :

• Pourquoi et com­ment recueil­lir l’avis des par­tic­i­pants à votre événe­ment
• Rédi­ger l’e‑mail de remer­ciement par­fait à la suite de votre événe­ment
• 5 idées pour fidélis­er vos par­tic­i­pants après un événe­ment

Vous aus­si, organ­isez votre événe­ment sim­ple­ment avec Weezevent en cli­quant ci-dessous :

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