4 consejos para organizar un evento en momentos de incertidumbre

4 consejos para organizar un evento en momentos de incertidumbre

Des­de la apari­ción de la COVID-19, las restric­ciones y nor­ma­ti­vas sobre la cel­e­bración de even­tos han ido cam­bian­do y evolu­cio­nan­do momen­to a momen­to en fun­ción de la situación san­i­taria de cada país y cada comu­nidad autóno­ma, lo que com­pli­ca con­sid­er­able­mente la orga­ni­zación de even­tos. En este artícu­lo te damos 4 con­se­jos para flex­i­bi­lizar tu orga­ni­zación en momen­tos de incer­tidum­bre y que estés lis­to para orga­ni­zar tu evento.

Índice

  1. Con­tar con un plan B
  2. Comu­nicar con regularidad
  3. Estar prepara­do para una posi­ble cancelación
  4. Avan­zar de for­ma ágil y flexible

1. Contar con un plan B

Gra­cias a las recientes inno­va­ciones tec­nológ­i­cas, hoy en día exis­ten numerosas man­eras de con­ver­tir un even­to físi­co en un even­to vir­tu­al o híbri­do en unos pla­zos razon­ables. No esta­mos hablan­do sola­mente de webi­na­rs: des­de 2020 todo tipo de even­tos y activi­dades como cur­sos —de deporte, coci­na, idiomas…—, exposi­ciones e inclu­so fies­tas se han pasa­do al mun­do online. Por lo tan­to, te recomen­damos ten­er este for­ma­to en mente des­de el ini­cio de la orga­ni­zación de tu even­to para poder actu­ar de for­ma ágil en caso de que las restric­ciones cam­bi­asen de for­ma repenti­na. Esto te evi­tará quedarte sin solu­ción de últi­ma hora.

Pien­sa en el for­ma­to que podrías imple­men­tar en caso de pasar a un even­to online. Por ejem­p­lo, para una con­fer­en­cia, ¿los ponentes realizarían una video­con­fer­en­cia des­de sus casas o sería mejor que con­tases con un espa­cio para realizarlas? Esto depende del pre­supuesto que ten­gas y tam­bién del ambi­ente que quieras crear.

A con­tin­uación, escoge las her­ramien­tas de grabación y difusión que mejor se adapten a tus necesi­dades y tómate tu tiem­po para famil­iar­izarte con ellas. Prepara tam­bién una cam­paña de e‑mailing seg­men­ta­da para avis­ar del cam­bio a las per­sonas afec­tadas y ofre­cer la opción de reem­bol­so a quienes no quier­an par­tic­i­par en este formato.

2. Comunicar con regularidad

No dejes a los asis­tentes en vilo cuan­do se anun­cian cam­bios en las restric­ciones, sean reales o poten­ciales. Esto alen­taría la descon­fi­an­za. Tu papel impli­ca tran­quil­izar sobre la cel­e­bración de tu even­to así como el oper­a­ti­vo imple­men­ta­do y sus posi­bles cambios.

Para ello, pre­vé difer­entes esce­nar­ios posi­bles y comu­ni­ca en cuan­to se tome cualquier decisión o tam­bién para infor­mar de la situación. Eso sí, no te pre­cip­ites y pien­sa bien lo que quieres comu­nicar ya que si no lo haces bien podrías acabar cre­an­do más incomprensión.

Escoge los canales de comu­ni­cación a través de los cuales estás más seguro de poder lle­gar a los asis­tentes. Las redes sociales te per­miten diri­girte a un máx­i­mo de per­sonas y con el e‑mailing te ase­guras de enviar una comu­ni­cación especí­fi­ca a las per­sonas que tienen una entra­da para tu evento.

3. Estar preparado para una posible cancelación

Si tu even­to no se puede cel­e­brar tal y como esta­ba pre­vis­to pero tam­poco se puede con­ver­tir en un even­to online ni cam­biar de fecha, es impor­tante estar prepara­do para con­sid­er­ar la can­celación como una posi­bil­i­dad. Nadie quiere la can­celación de un even­to pero en oca­siones no hay otra alter­na­ti­va. Es mejor prepararse de ante­mano y que no te pille desprevenido.

Para empezar, cal­cu­la el coste que te supon­dría una can­celación. Pregún­tate en qué momen­to impli­caría menores pér­di­das una decisión así —tenien­do en cuen­ta los gas­tos que ten­drías en o a par­tir de deter­mi­na­dos momen­tos de la orga­ni­zación—. Redac­ta un anun­cio de can­celación para que en caso de que las cir­cun­stan­cias te llevasen a ello esté ya lis­to para enviar. Si la can­celación se debe a cam­bios en las restric­ciones para la cel­e­bración de even­tos, prob­a­ble­mente tu públi­co habrá tenido ecos de ello y ten­drá pre­gun­tas inclu­so antes de que hayas toma­do una decisión final. El hecho de poder respon­der con rapi­dez reforzará la con­fi­an­za de tu públi­co y esto te ayu­dará a man­ten­er una relación duradera con él.

Anticí­pate y con­sul­ta con tu colab­o­rador tec­nológi­co de ven­ta de entradas online las posi­bles modal­i­dades de reem­bol­so y expli­ca el pro­ced­imien­to a los asis­tentes de for­ma detal­la­da y clara. Esto te per­mi­tirá ten­er tu tesor­ería actu­al­iza­da lo antes posi­ble. En caso de aplaza­mien­to, ofrece la posi­bil­i­dad de solic­i­tar un reem­bol­so a quien lo desee y de con­ser­var sus entradas para el even­to aplaza­do a quien lo pre­fiera así.

4. Avanzar de forma ágil y flexible

Cuan­do no todos los aspec­tos de tu even­to están en tu mano, como por ejem­p­lo el aforo en caso de restric­ciones, con­viene reducir cier­tos ries­gos. Una opción es no pon­er a la ven­ta todas las entradas des­de el momen­to del lan­za­mien­to de la ven­ta de entra­da online. Reduce el número de entradas a un cupo poco arries­ga­do en fun­ción de la situación en el momen­to en el que lances la ven­ta y de las posi­bles restric­ciones próx­i­mas. De esta for­ma, tienes un mar­gen de man­io­bra y lib­er­tad para aumen­tar el número de entradas a la ven­ta si es posible.

En lo que respec­ta al con­trol de acce­so, reduce la colas y asegúrate de pon­er obten­er datos en tiem­po real medi­ante una solu­ción que se adapte a tu even­to. Para ello, val­i­da las entradas en segun­dos con la apli­cación móvil WeezA­c­cess en tu telé­fono móvil o uti­liza nue­stros lec­tores pro­fe­sion­ales si tu even­to espera un número de asis­tentes que lo requiera. Los e‑tickets se val­i­dan direc­ta­mente en la pan­talla del telé­fono de los asistentes.

Escoge un espa­cio para cel­e­brar tu even­to con posi­bil­i­dades de adaptación en fun­ción de las car­ac­terís­ti­cas finales de tu even­to. Con­tem­pla la posi­bil­i­dad de imple­men­tar un sis­tema de asien­tos numer­a­dos con dis­tan­cia de seguri­dad si fuera necesario.

Por últi­mo, pres­ta espe­cial aten­ción a las difi­cul­tades para via­jar que puedan sufrir tus ponentes, invi­ta­dos, artis­tas, etc. si res­i­den en el extran­jero. Optar por colab­o­radores locales es una bue­na for­ma de reducir riesgos.

El equipo Weezevent acom­paña a diario a orga­ni­zadores de even­tos y les ayu­da a encon­trar solu­ciones frente a los obstácu­los que se encuen­tran en el camino. Si tienes dudas sobre cómo orga­ni­zar tu even­to en un con­tex­to como el actu­al, no dudes en pon­erte en con­tac­to con nue­stro equipo ya mismo:

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