4 consejos para organizar un evento en momentos de incertidumbre

4 consejos para organizar un evento en momentos de incertidumbre

Desde la aparición de la COVID-19, las restricciones y normativas sobre la celebración de eventos han ido cambiando y evolucionando momento a momento en función de la situación sanitaria de cada país y cada comunidad autónoma, lo que complica considerablemente la organización de eventos. En este artículo te damos 4 consejos para flexibilizar tu organización en momentos de incertidumbre y que estés listo para organizar tu evento.

Índice

  1. Contar con un plan B
  2. Comunicar con regularidad
  3. Estar preparado para una posible cancelación
  4. Avanzar de forma ágil y flexible

1. Contar con un plan B

Gracias a las recientes innovaciones tecnológicas, hoy en día existen numerosas maneras de convertir un evento físico en un evento virtual o híbrido en unos plazos razonables. No estamos hablando solamente de webinars: desde 2020 todo tipo de eventos y actividades como cursos —de deporte, cocina, idiomas…—, exposiciones e incluso fiestas se han pasado al mundo online. Por lo tanto, te recomendamos tener este formato en mente desde el inicio de la organización de tu evento para poder actuar de forma ágil en caso de que las restricciones cambiasen de forma repentina. Esto te evitará quedarte sin solución de última hora.

Piensa en el formato que podrías implementar en caso de pasar a un evento online. Por ejemplo, para una conferencia, ¿los ponentes realizarían una videoconferencia desde sus casas o sería mejor que contases con un espacio para realizarlas? Esto depende del presupuesto que tengas y también del ambiente que quieras crear.

A continuación, escoge las herramientas de grabación y difusión que mejor se adapten a tus necesidades y tómate tu tiempo para familiarizarte con ellas. Prepara también una campaña de e‑mailing segmentada para avisar del cambio a las personas afectadas y ofrecer la opción de reembolso a quienes no quieran participar en este formato.

2. Comunicar con regularidad

No dejes a los asistentes en vilo cuando se anuncian cambios en las restricciones, sean reales o potenciales. Esto alentaría la desconfianza. Tu papel implica tranquilizar sobre la celebración de tu evento así como el operativo implementado y sus posibles cambios.

Para ello, prevé diferentes escenarios posibles y comunica en cuanto se tome cualquier decisión o también para informar de la situación. Eso sí, no te precipites y piensa bien lo que quieres comunicar ya que si no lo haces bien podrías acabar creando más incomprensión.

Escoge los canales de comunicación a través de los cuales estás más seguro de poder llegar a los asistentes. Las redes sociales te permiten dirigirte a un máximo de personas y con el e‑mailing te aseguras de enviar una comunicación específica a las personas que tienen una entrada para tu evento.

3. Estar preparado para una posible cancelación

Si tu evento no se puede celebrar tal y como estaba previsto pero tampoco se puede convertir en un evento online ni cambiar de fecha, es importante estar preparado para considerar la cancelación como una posibilidad. Nadie quiere la cancelación de un evento pero en ocasiones no hay otra alternativa. Es mejor prepararse de antemano y que no te pille desprevenido.

Para empezar, calcula el coste que te supondría una cancelación. Pregúntate en qué momento implicaría menores pérdidas una decisión así —teniendo en cuenta los gastos que tendrías en o a partir de determinados momentos de la organización—. Redacta un anuncio de cancelación para que en caso de que las circunstancias te llevasen a ello esté ya listo para enviar. Si la cancelación se debe a cambios en las restricciones para la celebración de eventos, probablemente tu público habrá tenido ecos de ello y tendrá preguntas incluso antes de que hayas tomado una decisión final. El hecho de poder responder con rapidez reforzará la confianza de tu público y esto te ayudará a mantener una relación duradera con él.

Anticípate y consulta con tu colaborador tecnológico de venta de entradas online las posibles modalidades de reembolso y explica el procedimiento a los asistentes de forma detallada y clara. Esto te permitirá tener tu tesorería actualizada lo antes posible. En caso de aplazamiento, ofrece la posibilidad de solicitar un reembolso a quien lo desee y de conservar sus entradas para el evento aplazado a quien lo prefiera así.

4. Avanzar de forma ágil y flexible

Cuando no todos los aspectos de tu evento están en tu mano, como por ejemplo el aforo en caso de restricciones, conviene reducir ciertos riesgos. Una opción es no poner a la venta todas las entradas desde el momento del lanzamiento de la venta de entrada online. Reduce el número de entradas a un cupo poco arriesgado en función de la situación en el momento en el que lances la venta y de las posibles restricciones próximas. De esta forma, tienes un margen de maniobra y libertad para aumentar el número de entradas a la venta si es posible.

En lo que respecta al control de acceso, reduce la colas y asegúrate de poner obtener datos en tiempo real mediante una solución que se adapte a tu evento. Para ello, valida las entradas en segundos con la aplicación móvil WeezAccess en tu teléfono móvil o utiliza nuestros lectores profesionales si tu evento espera un número de asistentes que lo requiera. Los e‑tickets se validan directamente en la pantalla del teléfono de los asistentes.

Escoge un espacio para celebrar tu evento con posibilidades de adaptación en función de las características finales de tu evento. Contempla la posibilidad de implementar un sistema de asientos numerados con distancia de seguridad si fuera necesario.

Por último, presta especial atención a las dificultades para viajar que puedan sufrir tus ponentes, invitados, artistas, etc. si residen en el extranjero. Optar por colaboradores locales es una buena forma de reducir riesgos.

El equipo Weezevent acompaña a diario a organizadores de eventos y les ayuda a encontrar soluciones frente a los obstáculos que se encuentran en el camino. Si tienes dudas sobre cómo organizar tu evento en un contexto como el actual, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo ya mismo:

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