4 conseils pour organiser un événement en période de forte incertitude

4 conseils pour organiser un événement en période de forte incertitude

Depuis l’apparition du Covid-19 en 2020, les restrictions et réglementations relatives à la tenue des événements évoluent régulièrement selon la situation sanitaire de chaque pays, compliquant considérablement l’organisation d’un événement. Cet article vous propose 4 conseils pour rendre votre organisation flexible afin de surmonter les périodes d’incertitude et organiser des événements dès que possible.

Sommaire

  1. Prévoir un plan B
  2. Maintenir une communication régulière
  3. Se tenir prêt en cas d’annulation
  4. Avancer avec agilité et flexibilité

1. Prévoir un plan B

Grâce aux récentes innovations technologiques, il existe de nombreux moyens de transformer un événement physique en événement virtuel ou hybride dans des délais raisonnables. Et il ne s’agit pas seulement de webinaires. Des cours — de sport, de cuisine, de langues… —, des expositions et même des soirées sont passés au virtuel depuis 2020. Il est donc recommandé de réfléchir à ce format dès la préparation de votre événement afin d’être réactif si les restrictions changent soudainement. Cela vous évite de vous retrouver sans solution à la dernière minute.

Décidez donc du format à mettre en place en cas de transition vers un événement en ligne. Pour une conférence par exemple, les intervenants animeront-ils votre événement en visioconférence depuis chez eux ou mettrez-vous en place une captation live dédiée ? Cela dépend du budget dont vous disposez et/ou de l’ambiance que vous voulez créer.

Choisissez ensuite les outils d’enregistrement et diffusion les plus adaptés à vos besoins et prenez du temps pour vous familiariser avec. Préparez également une campagne d’e‑mailing ciblé pour avertir les personnes concernées par ce changement et proposer un remboursement à ceux qui ne souhaitent pas participer à ce format.

2. Maintenir une communication régulière

Ne laissez pas vos participants dans l’inconnu lorsque de potentielles ou nouvelles restrictions sont annoncées dans les médias. Ce serait le meilleur moyen d’ajouter de la confusion. Votre rôle est de les rassurer sur la tenue de votre événement et des changements ou dispositifs mis en place.

Pour cela, anticipez plusieurs scénarios et soyez prêts à communiquer dès qu’une décision est prise ou pour faire le point sur la situation. Ne communiquez pas dans la précipitation car vous risqueriez de rater votre message et de créer de l’incompréhension.

Choisissez les canaux de communication via lesquels vous pouvez toucher vos participants à coup sûr. Les réseaux sociaux vous aident à viser le plus large possible, et l’emailing vous assure de cibler précisément les participants ayant un ticket pour votre événement.

3. Se tenir prêt en cas d’annulation

Si votre événement ne peut pas être reporté ou transformé en événement en ligne, il est important de considérer l’annulation comme une véritable option. Personne ne souhaite l’annulation d’un événement, mais c’est parfois la seule solution. Mieux vaut s’y préparer à l’avance plutôt que d’être pris au dépourvu.

Pour commencer, budgétisez le coût d’une annulation. Demandez-vous à quel moment la décision d’annuler entraînera le moins de pertes financières — en fonction des dépenses engagées à certaines périodes. Rédigez également une annonce d’annulation afin qu’elle soit prête à être envoyée si les restrictions vous y conduisent. Votre public aura probablement eu vent de ces changements et aura des questions avant même que vous ayez pris une décision finale. Le fait de pouvoir y répondre rapidement contribuera à renforcer leur confiance et à maintenir une relation durable.

Anticipez les modalités de remboursement avec votre prestataire de billetterie et expliquez-les en détail à vos participants.  Assurez-vous d’offrir le processus de remboursement le plus rapide et le plus simple possible. Cela vous permet d’avoir une trésorerie à jour dès que possible. En cas de report, proposez le remboursement des billets pour ceux qui le souhaitent et le maintien de la validité des tickets pour les autres.

4. Avancer avec agilité et flexibilité

Lorsque vous ne maîtrisez pas tous les aspects de votre événement, comme la jauge en cas de restrictions par exemple, mieux vaut limiter certains risques. Une possibilité est de ne pas mettre en vente tous vos billets disponibles dès le lancement de votre billetterie. Limitez leur nombre à un seuil peu risqué en fonction de la situation et des possibles restrictions à venir. Vous gardez ainsi une marge de manœuvre et de la liberté pour augmenter la quantité de billets en vente si possible.

Côté contrôle d’accès, réduisez vos files d’attente et assurez-vous de pouvoir obtenir des données en temps réel grâce à une solution adaptée à votre événement. Pour cela, contrôlez les billets de chaque participant en quelques secondes avec l’application mobile WeezAccess sur votre téléphone, ou utilisez nos terminaux de scan professionnels si votre événement accueille un nombre de participants conséquent. Les e‑billets sont directement scannés via les téléphones des participants.

Choisissez un lieu qui se prête à une certaine modularité en intérieur et en extérieur. Envisagez la possibilité de mettre en place du placement numéroté et distancié en cas de besoin.

Enfin, accordez une attention particulière aux difficultés de voyage rencontrées par vos intervenants, invités, artistes, s’ils résident loin de votre événement. Miser sur le local est un bon moyen de réduire les risques.

Les conseillers Weezevent accompagnent des organisateurs au quotidien et les aident à trouver des solutions face aux obstacles qui leur font face. Pour en savoir sur la gestion d’un événement en période de restrictions et les protocoles de sécurité à mettre en place pour réouvrir vos portes, contactez nos conseillers dédiés dès maintenant :

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