Cancelación de tu evento: 5 claves para comunicar

Cancelación de tu evento: 5 claves para comunicar

Can­ce­lar un even­to nun­ca es algo fácil para un orga­ni­zador de even­tos. Sosten­er la decep­ción, ges­tionar las for­mal­i­dades admin­is­tra­ti­vas, equi­li­brar las cuen­tas… Todo te cae enci­ma en un tiem­po récord. Tam­bién las per­sonas que habían com­pra­do entradas para tu even­to se ven afec­tadas por la can­celación y es tu deber infor­mar­les sobre los próx­i­mos pasos, espe­cial­mente sobre el pro­ce­so de reem­bol­so. Aquí tienes nue­stros 5 con­se­jos para comu­nicar de for­ma efi­caz la can­celación de tu even­to a los asis­tentes.

Índice

  1. Pon­erte en con­tac­to con el equipo Weezevent
  2. Infor­mar a tus provee­dores
  3. Cer­rar las ven­tas y anun­ciar la can­celación
  4. Comu­nicar sobre los reem­bol­sos
  5. Hac­er un lla­mamien­to a la sol­i­dari­dad y recoger dona­ciones

1. Ponerte en contacto con el equipo Weezevent

Nue­stro acom­pañamien­to a los orga­ni­zadores en todas las fas­es de sus even­tos no es excep­ción en caso de can­celación. Con conocimien­to de las difi­cul­tades rela­cionadas con el aplaza­mien­to o la can­celación de un even­to, nue­stro equipo te ofrece respues­tas adap­tadas a tu situación. Ponte en con­tac­to con nosotros a través de cualquiera de los medios indi­ca­dos en nues­tra pági­na de con­tac­to.

2. Informar a tus proveedores

No bas­ta con que informes y reem­bolses a los asis­tentes. Tus provee­dores y otros inter­locu­tores rela­ciona­dos con tu even­to tienen que estar infor­ma­dos de la can­celación lo antes posi­ble, inclu­so antes de que se tome la decisión final de can­celación. Revisa con aten­ción tus con­tratos para estar al tan­to de tus obliga­ciones y de las con­se­cuen­cias en caso de no abonar las presta­ciones.

3. Cerrar las ventas y anunciar la cancelación

Una vez toma­da la decisión de can­ce­lar tu even­to, tienes que plan­i­ficar en qué fecha vas a anun­ciar la can­celación y cer­rar las ven­tas cuan­to antes. Inde­pen­di­en­te­mente de si las causas de la can­celación depen­den de ti o no, es pri­or­i­tario infor­mar de esta a todos los posee­dores de una entra­da.

El fon­do y la for­ma del anun­cio tienen que estar bien pen­sa­dos y estruc­tura­dos. De esta for­ma, el men­saje lle­gará mejor y los asis­tentes decep­ciona­dos por la can­celación podrán digerir­lo mejor.

No olvides recor­dar a los asis­tentes el con­tex­to que obliga a can­ce­lar tu even­to; estos no tienen por qué estar tan al cor­ri­ente de los hechos que pueden afec­tar a tu even­to y la expli­cación hará que sean más com­pren­sivos.

4. Comunicar sobre los reembolsos

Como orga­ni­zador de even­tos, en caso de can­celación de tu even­to, estás oblig­a­do legal­mente a reem­bol­sar su entra­da a todos los asis­tentes que lo soliciten —inde­pen­di­en­te­mente de las causas de la can­celación—. Des­de un pun­to de vista jurídi­co, la entra­da es un con­tra­to entre el orga­ni­zador del even­to y el asis­tente; si una de las partes no cumple con sus obliga­ciones —en este caso, tú como orga­ni­zador—, tiene que com­pen­sar a la otra (en tu caso, medi­ante el reem­bol­so). Recordemos que esto es igual­mente aplic­a­ble en caso de mod­i­fi­cación sus­tan­cial del even­to: cam­bio de fecha, horario, lugar…

Comu­ni­ca de for­ma inteligente sobre las for­mas de reem­bol­so para que los asis­tentes sean pacientes y com­pren­sivos con­ti­go. Demués­trales que estás hacien­do todo lo que están en tu mano para que la can­celación ten­ga el mín­i­mo impacto neg­a­ti­vo posi­ble. No olvides detal­lar los difer­entes pro­ce­sos de reem­bol­so en fun­ción del canal de dis­tribu­ción de tus entradas si exis­ten var­ios.

Tru­co: Uti­liza un for­mu­la­rio de solic­i­tud de reem­bol­so para reem­bol­sar a todos los asis­tentes o sola­mente a quienes lo soliciten. Fija un pla­zo para que la may­oría de las solic­i­tudes llegue den­tro del mis­mo y facil­i­tarte la gestión.

5. Hacer un llamamiento a la solidaridad y recoger donaciones

Si la can­celación de tu even­to y el reem­bol­so de todas las entradas com­pradas supone una ame­naza para la con­tinuidad de tu orga­ni­zación, pien­sa en orga­ni­zar una recogi­da de dona­ciones. Esta prác­ti­ca no enca­ja nece­sari­a­mente con todos los even­tos, pero si tu even­to es impor­tante para la cohe­sión social o el desar­rol­lo cul­tur­al en tu zona, esta puede ser una sal­i­da. La solu­ción todo en uno de Weezevent te da ls her­ramien­tas para pon­er en mar­cha una cam­paña de recogi­da de dona­ciones en un par de clics.

Envía con facil­i­dad un e‑mail en el que hagas un lla­mamien­to a la sol­i­dari­dad hacia tu even­to gra­cias a nues­tra solu­ción de e‑mailing y mar­ket­ing: Weez­Tar­get. Puedes basarte en la plan­til­la que encon­trarás sigu­ien­do estos pasos:

  • Entra en tu área pri­va­da Weezevent > Pro­duc­tos > CRM ;
  • Cam­pañas > Crear una cam­paña > Paso 2: Creación > Plan­til­las genéri­c­as > [Nom­bre del even­to]: ¿Quieres ayu­darnos?

Si no todos tus even­tos están can­ce­la­dos, seg­men­ta tus con­tac­tos con un par de clics para enviar la cam­paña sola­mente a los con­tac­tos afec­ta­dos. Si tienes dudas a la hora de empezar a uti­lizar Weez­Tar­get, te guiamos des­de nues­tra pági­na de ayu­da online.

Escoge la solu­ción ade­cua­da de e‑mailing y mar­ket­ing para comu­nicar efi­caz­mente en todas las fas­es de tu even­to. Seg­men­ta tu públi­co, envía men­sajes seg­men­ta­dos y aumen­ta tus ven­tas con Weez­Tar­get. Empieza hacien­do clic en el sigu­iente botón:

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