6 trucos para comunicar correctamente cuando tu evento se aplaza

El aplaza­mien­to de un even­to requiere tan­to tra­ba­jo y rig­or como su orga­ni­zación ini­cial. Ges­tionar de for­ma simultánea las ven­tas y los reem­bol­sos de entradas, comu­nicar para atraer nue­vo públi­co, con­tratar artis­tas… ¡y la lista no aca­ba aquí! En este artícu­lo, te trae­mos 6 tru­cos para comu­nicar cor­rec­ta­mente en caso de aplaza­mien­to de tu even­to, por la razón que sea. Adap­ta nue­stros con­se­jos según las car­ac­terís­ti­cas de tu even­to ya que, como bien sabes, ¡cada even­to es úni­co y así tiene que ser!

Índice

1. Infor­mar a los provee­dores
2. Comu­nicar las causas del aplaza­mien­to
3. Infor­mar de las condi­ciones de cel­e­bración del even­to aplaza­do
4. Tran­quil­izar sobre la validez de las entradas com­pradas antes del aplaza­mien­to
5. Uti­lizar un mod­e­lo de e‑mail como base
6. Inspi­rarse a par­tir de otros even­tos

1. Informar a los proveedores

Cuan­do estás planteán­dote aplazar tu even­to, es impor­tante que te pon­gas en con­tac­to con tus provee­dores para cono­cer su disponi­bil­i­dad en las nuevas fechas que estás bara­jan­do. Sin su acuer­do, te verías oblig­a­do a romper los con­tratos —y, por lo tan­to, ten­er que pagar ind­em­niza­ciones— y bus­car nuevos provee­dores. Lo mis­mo ocurre con los artis­tas o ponentes. Todos estos inter­locu­tores son cru­ciales y es impre­scindible que te garan­ti­cen si puedes con­tar con ellos para la nue­va fecha antes de hac­er cualquier comu­ni­cación al públi­co sobre el aplaza­mien­to de tu even­to.

2. Comunicar las causas del aplazamiento

Condi­ciones mete­o­rológ­i­cas adver­sas, pro­hibi­ción por parte de las autori­dades, irreg­u­lar­i­dades en el espa­cio, epi­demia… Hay muchos ele­men­tos que pueden lle­var al aplaza­mien­to tu even­to. Si esto ocur­ri­era, comu­ni­ca a los asis­tentes de for­ma clara las razones que te han lle­va­do a la necesi­dad de cam­biar de fecha tu even­to. Cuan­tos más detalles les des, mejor com­pren­derán tu decisión y estarán más abier­tos a asi­s­tir a tu even­to en la nue­va fecha.

Con el CRM ade­cua­do, envía con facil­i­dad e‑mails seg­men­ta­dos a los asis­tentes afec­ta­dos. Empieza a uti­lizar ya mis­mo Weez­Tar­get, nues­tra solu­ción de e‑mailing y mar­ket­ing, y gana un tiem­po muy valioso para preparar el aplaza­mien­to de tu even­to. Entra en tu área pri­va­da Weezevent y accede a Weez­Tar­get pin­chan­do en Pro­duc­tos > CRM: Ini­ciar sesión.

3. Informar de las condiciones de celebración del evento aplazado

Haz una lista exhaus­ti­va y comu­ni­ca a los asis­tentes las condi­ciones en las que se va a cel­e­brar el even­to en su nue­va fecha: horar­ios, lugar, aforo, pro­gra­ma, acce­si­bil­i­dad, ofer­ta de comi­da y bebi­da en el recin­to… No te olvides de nada y no per­mi­tas que haya malen­ten­di­dos inde­pen­di­en­te­mente de si todos los detalles son idén­ti­cos a los de la fecha ini­cial o no. Si no los comu­ni­cas cor­rec­ta­mente, cualquiera de estos cam­bios puede sor­pren­der neg­a­ti­va­mente a los asis­tentes a últi­ma hora y estro­pear su expe­ri­en­cia. ¿Por qué ibas a ten­er que pasar por eso después de tan­to esfuer­zo puesto en la orga­ni­zación del aplaza­mien­to de tu even­to?

4. Tranquilizar sobre la validez de las entradas compradas antes del aplazamiento

Tienes que saber que si aplazas tu even­to, puedes hac­er que las entradas ven­di­das para la fecha ini­cial sigan sien­do vál­i­das para la nue­va. Te recomen­damos que lo hagas ya que esto te garan­ti­za cier­ta con­tinuidad económi­ca­mente: no vuelves a empezar de cero. Para ello, añade los tipos de entra­da (tar­i­fas) de la fecha aplaza­da en las lis­tas de con­trol de la nue­va fecha. De esta for­ma, podrás escanear y val­i­dar tan­to las entradas «antiguas» como las «nuevas» sin esfuer­zo ni com­pli­ca­ciones.

Insiste sobre la validez de las entradas com­pradas para la fecha ini­cial —o, si no es el caso, sobre el hecho de que no sean vál­i­das— en todas tus nuevas cam­pañas de comu­ni­cación. Ani­ma tam­bién a los asis­tentes a con­ser­var su entra­da (en lugar de solic­i­tar un reem­bol­so). Para ello, puedes incen­ti­var­les ofre­cien­do good­ies a quienes con­ser­ven su entra­da para asi­s­tir en la nue­va fecha: con­sum­i­ción, mer­chan­dis­ing, una buta­ca mejor…

Al mis­mo tiem­po, tienes que reem­bol­sar las entradas de todos los asis­tentes que lo soliciten. Fija las for­mas de devolu­ción y comu­ni­ca con clar­i­dad el pro­ce­so a seguir en fun­ción de las opciones disponibles. Ten­drás que tomar deci­siones y comu­nicar sobre los sigu­ientes pun­tos:

• La fecha de comu­ni­cación del pro­ce­so de reem­bol­so puede diferir de la fecha de anun­cio del aplaza­mien­to;
• El peri­o­do de solic­i­tud de reem­bol­so: Establece una fecha de ini­cio y una fecha de final­ización para incen­ti­var que las solic­i­tudes se hagan may­ori­tari­a­mente en ese pla­zo y facil­i­tarte la gestión;
• La fecha de reem­bol­so según tus condi­ciones de ven­ta y la nor­ma­ti­va en vig­or;
• Difer­en­cias según el canal de ven­ta de entradas: Especí­fi­ca las políti­cas de tus dis­tribuidores;
• El pro­ce­so para las entradas anón­i­mas com­pradas en taquil­la físi­ca: Anun­cia tu políti­ca de reem­bol­so para estos com­pradores.

En este artícu­lo de ayu­da online encon­trarás la infor­ma­ción prác­ti­ca sobre el pro­ce­so para reem­bol­sar a tus asis­tentes con Weezevent.

5. Utilizar un modelo de e‑mail como base

Ten­er que comu­nicar sobre el aplaza­mien­to de un even­to es una situación excep­cional para la que tienes que estar prepara­do como orga­ni­zador. ¿Cómo vas a comu­ni­car­lo? ¿Qué vas a decir a los asis­tentes? En nue­stro CRM, encon­trarás un mod­e­lo de e‑mail para que puedas per­son­alizar­lo en fun­ción de las car­ac­terís­ti­cas de tu even­to y el aplaza­mien­to del mis­mo.

Con Weez­Tar­get, nue­stro CRM, envía un men­saje seg­men­ta­do a las per­sonas que han com­pra­do entradas para tu even­to. Para acced­er a la plan­til­la en la que te puedes basar, entra en Weez­Tar­get —más arri­ba hemos expli­ca­do cómo hac­er­lo— y a con­tin­uación sigue estos pasos:

Cam­pañas > Crear una cam­paña > Crear una cam­paña de e‑mail > Paso 2: Creación > Plan­til­las genéri­c­as > [Nom­bre de tu even­to] aplaza­do a [Nue­va fecha].

6. Inspirarse a partir de otros eventos

La epi­demia de Covid-19 ha oblig­a­do a mul­ti­tud de even­tos a hac­er comu­ni­ca­ciones de este tipo, por lo que pueden ser una bue­na fuente de inspiración, adap­tán­do­lo a tu con­tex­to:

Festival Tomavistas

III Maratón de spinning de la Fundación Ochotumbao

Fiesta de la Primavera by Atzaró Productions

Comu­nicar de for­ma efi­caz es impre­scindible cuan­do tienes que ges­tionar el aplaza­mien­to de tu even­to. Elige la solu­ción de e‑mailing y mar­ket­ing ade­cua­da para ase­gu­rarte el éxi­to. Des­cubre Weez­Tar­get para ges­tionar tus con­tac­tos, enviar men­sajes seg­men­ta­dos y aumen­tar tus ven­tas hacien­do clic en el sigu­iente botón:

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