8 acciones imprescindibles para organizar un evento en contexto de Covid-19

8 acciones imprescindibles para organizar un evento en contexto de Covid-19

La situación san­i­taria actu­al impli­ca que los orga­ni­zadores de even­tos ten­gan que adap­tarse a los difer­entes pro­to­co­los y medi­das aplic­a­bles a un even­to de sus car­ac­terís­ti­cas. ¿No sabes por dónde empezar? Des­cubre las 8 acciones impre­scindibles que ten­drás que lle­var a cabo para orga­ni­zar un even­to en el con­tex­to de Covid-19.

Índice

  1. Diri­girse a las autoridades
  2. Adap­tar el espa­cio, el for­ma­to y el contenido
  3. Uti­lizar una solu­ción de ven­ta de entradas online
  4. Comu­ni­carse con los asis­tentes de for­ma regular
  5. Con­tro­lar los acce­sos de for­ma eficaz
  6. Opti­mizar los oper­a­tivos de higiene
  7. Reforzar la señaléti­ca y ser pedagógico
  8. Crear un espa­cio de restau­ración seguro

Prepararse desde el inicio de la organización

1. Dirigirse a las autoridades

En el con­tex­to de incer­tidum­bre en el que está sum­i­do el sec­tor de los even­tos, los orga­ni­zadores tienen que ase­gu­rarse de que las autori­dades locales autor­izan la cel­e­bración de su even­to. Ofréce­les dis­eñar con­jun­ta­mente e imple­men­tar un pro­to­co­lo estric­to y seguro de for­ma que se tran­quil­i­cen y les muestres tu know-how. Si te antic­i­pas solo puedes salir ganan­do y evi­tarás sor­pre­sas desagradables.

2. Adaptar el espacio, el formato y el contenido

¿Cómo cumplir con los obje­tivos de tu even­to cuan­do no puedes orga­ni­zar­lo en las condi­ciones ini­cial­mente pre­vis­tas? Aquí tienes tres pis­tas que son plante­ables, entre otras acciones, para aunar flex­i­bil­i­dad y rentabilidad:

  • Reducir los costes esco­gien­do ponentes o artis­tas locales
  • Escoger un for­ma­to repar­tido en varias fechas en lugar de orga­ni­zar un úni­co gran evento
  • Ofre­cer una ver­sión de pago online además de la edi­ción presencial

Es alta­mente prob­a­ble que tu even­to no pue­da cel­e­brarse en las mis­mas condi­ciones que en tus edi­ciones ante­ri­ores. Adap­tarse es clave para pon­er­lo todo de tu parte.

3. Utilizar una solución de venta de entradas online

Las lim­ita­ciones de aforo que se apli­can a los even­tos pueden con­tro­larse fácil­mente con un sis­tema de ven­ta de entradas online. Vende online con un cupo de entradas disponibles para que el número de asis­tentes no sobrepase el límite autor­iza­do en el recin­to de tu even­to. Si quieres, puedes dejar un mar­gen para las per­sonas que acu­d­an direc­ta­mente el día D. De esta for­ma ganas en tran­quil­i­dad. Haz un seguimien­to de la evolu­ción de las ven­tas en tiem­po real y limi­ta las colas in situ.

Para los even­tos con una con­fig­u­ración en la que los asis­tentes están sen­ta­dos, inte­gra una fun­cional­i­dad de asien­tos con dis­tan­cia de seguri­dad en tu wid­get de ven­ta de entradas. Los asis­tentes pueden escoger su asien­to y nues­tra her­ramien­ta opti­miza automáti­ca­mente la dis­tan­cia en fun­ción de parámet­ros pre­vi­a­mente definidos —número de asien­tos entre cada grupo de per­sonas, tamaño máx­i­mo de los gru­pos, etc.—.

Asegúrate tam­bién de que tu colab­o­rador de ven­ta de entradas online y con­trol de acce­so ten­ga capaci­dad de ges­tionar el “pas­aporte san­i­tario” que podría even­tual­mente implan­tarse y está actual­mente en pro­ce­so de discusión.

4. Comunicarse con los asistentes de forma regular

Demues­tra a los asis­tentes que haces todo lo posi­ble para que tu even­to ten­ga lugar en las mejores condi­ciones posi­bles. Dirígete a los asis­tentes de tus edi­ciones ante­ri­ores para llenar tu even­to y comu­ni­ca a los asis­tentes que ya hayan com­pra­do sus entradas la infor­ma­ción prác­ti­ca y las nor­mas por e‑mail.

Cuidar los detalles el día D

5. Controlar los accesos de forma eficaz

Opti­miza el con­trol de acce­so, reduce las colas y haz un seguimien­to del por­centa­je de ocu­pación del aforo de tu recin­to en tiem­po real con una solu­ción de esca­neo pen­sa­da para tu even­to. Con­tro­la la entra­da de cada asis­tente en segun­dos gra­cias a la apli­cación móvil WeezA­c­cess o uti­liza nue­stros ter­mi­nales pro­fe­sion­ales si tu even­to requiere la val­i­dación de un gran número de entradas.

6. Optimizar los operativos de higiene

Limpia de for­ma reg­u­lar las zonas por las que más gente pasa: acce­sos, baños, bar­ras… Facili­ta gel hidroal­co­hóli­co y mas­car­il­las en pun­tos estratégi­cos. Equipa a tu staff con todo lo nece­sario para que tan­to emplea­d­os como públi­co se sien­tan seguros.

7. Reforzar la señalética y ser pedagógico

Carte­les, mar­cas en el sue­lo, vol­un­tar­ios… Pon todos los medios nece­sar­ios para guiar a los asis­tentes hacia las difer­entes zonas del even­to respetan­do el plan de higiene y recuérdales que real­i­cen los gestos bar­rera que sir­ven para que todo el mun­do esté protegido.

8. Crear un espacio de restauración seguro

Sep­a­ra el mobil­iario para que los asis­tentes puedan com­er en pequeños gru­pos ais­la­dos o de for­ma indi­vid­ual para evi­tar aglom­era­ciones. Ofrece el sis­tema Click & Col­lect para que los asis­tentes puedan pedir a través de su smart­phone y recoger su pedi­do en la bar­ra. Es la mejor for­ma de lim­i­tar los con­tac­tos y las colas inútiles.

¿Quieres que te acom­pañe­mos en la imple­mentación de este tipo de acciones? Ponte en con­tac­to con nue­stro equipo ya mis­mo, esta­mos acos­tum­bra­dos a orga­ni­zar even­tos como el tuyo:

Con­tac­tar con nostoros

Comparte este artículo en