8 acciones imprescindibles para organizar un evento en contexto de Covid-19

8 acciones imprescindibles para organizar un evento en contexto de Covid-19

La situación sanitaria actual implica que los organizadores de eventos tengan que adaptarse a los diferentes protocolos y medidas aplicables a un evento de sus características. ¿No sabes por dónde empezar? Descubre las 8 acciones imprescindibles que tendrás que llevar a cabo para organizar un evento en el contexto de Covid-19.

Índice

  1. Dirigirse a las autoridades
  2. Adaptar el espacio, el formato y el contenido
  3. Utilizar una solución de venta de entradas online
  4. Comunicarse con los asistentes de forma regular
  5. Controlar los accesos de forma eficaz
  6. Optimizar los operativos de higiene
  7. Reforzar la señalética y ser pedagógico
  8. Crear un espacio de restauración seguro

Prepararse desde el inicio de la organización

1. Dirigirse a las autoridades

En el contexto de incertidumbre en el que está sumido el sector de los eventos, los organizadores tienen que asegurarse de que las autoridades locales autorizan la celebración de su evento. Ofréceles diseñar conjuntamente e implementar un protocolo estricto y seguro de forma que se tranquilicen y les muestres tu know-how. Si te anticipas solo puedes salir ganando y evitarás sorpresas desagradables.

2. Adaptar el espacio, el formato y el contenido

¿Cómo cumplir con los objetivos de tu evento cuando no puedes organizarlo en las condiciones inicialmente previstas? Aquí tienes tres pistas que son planteables, entre otras acciones, para aunar flexibilidad y rentabilidad:

  • Reducir los costes escogiendo ponentes o artistas locales
  • Escoger un formato repartido en varias fechas en lugar de organizar un único gran evento
  • Ofrecer una versión de pago online además de la edición presencial

Es altamente probable que tu evento no pueda celebrarse en las mismas condiciones que en tus ediciones anteriores. Adaptarse es clave para ponerlo todo de tu parte.

3. Utilizar una solución de venta de entradas online

Las limitaciones de aforo que se aplican a los eventos pueden controlarse fácilmente con un sistema de venta de entradas online. Vende online con un cupo de entradas disponibles para que el número de asistentes no sobrepase el límite autorizado en el recinto de tu evento. Si quieres, puedes dejar un margen para las personas que acudan directamente el día D. De esta forma ganas en tranquilidad. Haz un seguimiento de la evolución de las ventas en tiempo real y limita las colas in situ.

Para los eventos con una configuración en la que los asistentes están sentados, integra una funcionalidad de asientos con distancia de seguridad en tu widget de venta de entradas. Los asistentes pueden escoger su asiento y nuestra herramienta optimiza automáticamente la distancia en función de parámetros previamente definidos —número de asientos entre cada grupo de personas, tamaño máximo de los grupos, etc.—.

Asegúrate también de que tu colaborador de venta de entradas online y control de acceso tenga capacidad de gestionar el “pasaporte sanitario” que podría eventualmente implantarse y está actualmente en proceso de discusión.

4. Comunicarse con los asistentes de forma regular

Demuestra a los asistentes que haces todo lo posible para que tu evento tenga lugar en las mejores condiciones posibles. Dirígete a los asistentes de tus ediciones anteriores para llenar tu evento y comunica a los asistentes que ya hayan comprado sus entradas la información práctica y las normas por e‑mail.

Cuidar los detalles el día D

5. Controlar los accesos de forma eficaz

Optimiza el control de acceso, reduce las colas y haz un seguimiento del porcentaje de ocupación del aforo de tu recinto en tiempo real con una solución de escaneo pensada para tu evento. Controla la entrada de cada asistente en segundos gracias a la aplicación móvil WeezAccess o utiliza nuestros terminales profesionales si tu evento requiere la validación de un gran número de entradas.

6. Optimizar los operativos de higiene

Limpia de forma regular las zonas por las que más gente pasa: accesos, baños, barras… Facilita gel hidroalcohólico y mascarillas en puntos estratégicos. Equipa a tu staff con todo lo necesario para que tanto empleados como público se sientan seguros.

7. Reforzar la señalética y ser pedagógico

Carteles, marcas en el suelo, voluntarios… Pon todos los medios necesarios para guiar a los asistentes hacia las diferentes zonas del evento respetando el plan de higiene y recuérdales que realicen los gestos barrera que sirven para que todo el mundo esté protegido.

8. Crear un espacio de restauración seguro

Separa el mobiliario para que los asistentes puedan comer en pequeños grupos aislados o de forma individual para evitar aglomeraciones. Ofrece el sistema Click & Collect para que los asistentes puedan pedir a través de su smartphone y recoger su pedido en la barra. Es la mejor forma de limitar los contactos y las colas inútiles.

¿Quieres que te acompañemos en la implementación de este tipo de acciones? Ponte en contacto con nuestro equipo ya mismo, estamos acostumbrados a organizar eventos como el tuyo:

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