4 conseils pour organiser un événement en période de forte incertitude

4 conseils pour organiser un événement en période de forte incertitude

Depuis l’ap­pari­tion du Covid-19 en 2020, les restric­tions et régle­men­ta­tions rel­a­tives à la tenue des événe­ments évolu­ent régulière­ment selon la sit­u­a­tion san­i­taire de chaque pays, com­pli­quant con­sid­érable­ment l’or­gan­i­sa­tion d’un événe­ment. Cet arti­cle vous pro­pose 4 con­seils pour ren­dre votre organ­i­sa­tion flex­i­ble afin de sur­mon­ter les péri­odes d’incertitude et organ­is­er des événe­ments dès que possible.

Som­maire

  1. Prévoir un plan B
  2. Main­tenir une com­mu­ni­ca­tion régulière
  3. Se tenir prêt en cas d’annulation
  4. Avancer avec agilité et flexibilité

1. Prévoir un plan B

Grâce aux récentes inno­va­tions tech­nologiques, il existe de nom­breux moyens de trans­former un événe­ment physique en événe­ment virtuel ou hybride dans des délais raisonnables. Et il ne s’ag­it pas seule­ment de webi­naires. Des cours — de sport, de cui­sine, de langues… —, des expo­si­tions et même des soirées sont passés au virtuel depuis 2020. Il est donc recom­mandé de réfléchir à ce for­mat dès la pré­pa­ra­tion de votre événe­ment afin d’être réac­t­if si les restric­tions changent soudaine­ment. Cela vous évite de vous retrou­ver sans solu­tion à la dernière minute.

Décidez donc du for­mat à met­tre en place en cas de tran­si­tion vers un événe­ment en ligne. Pour une con­férence par exem­ple, les inter­venants ani­meront-ils votre événe­ment en visio­con­férence depuis chez eux ou met­trez-vous en place une cap­ta­tion live dédiée ? Cela dépend du bud­get dont vous dis­posez et/ou de l’ambiance que vous voulez créer.

Choi­sis­sez ensuite les out­ils d’enregistrement et dif­fu­sion les plus adap­tés à vos besoins et prenez du temps pour vous famil­iaris­er avec. Pré­parez égale­ment une cam­pagne d’e‑mailing ciblé pour aver­tir les per­son­nes con­cernées par ce change­ment et pro­pos­er un rem­bourse­ment à ceux qui ne souhait­ent pas par­ticiper à ce format.

2. Maintenir une communication régulière

Ne lais­sez pas vos par­tic­i­pants dans l’inconnu lorsque de poten­tielles ou nou­velles restric­tions sont annon­cées dans les médias. Ce serait le meilleur moyen d’a­jouter de la con­fu­sion. Votre rôle est de les ras­sur­er sur la tenue de votre événe­ment et des change­ments ou dis­posi­tifs mis en place.

Pour cela, anticipez plusieurs scé­nar­ios et soyez prêts à com­mu­ni­quer dès qu’une déci­sion est prise ou pour faire le point sur la sit­u­a­tion. Ne com­mu­niquez pas dans la pré­cip­i­ta­tion car vous ris­queriez de rater votre mes­sage et de créer de l’incompréhension.

Choi­sis­sez les canaux de com­mu­ni­ca­tion via lesquels vous pou­vez touch­er vos par­tic­i­pants à coup sûr. Les réseaux soci­aux vous aident à vis­er le plus large pos­si­ble, et l’emailing vous assure de cibler pré­cisé­ment les par­tic­i­pants ayant un tick­et pour votre événement.

3. Se tenir prêt en cas d’annulation

Si votre événe­ment ne peut pas être reporté ou trans­for­mé en événe­ment en ligne, il est impor­tant de con­sid­ér­er l’annulation comme une véri­ta­ble option. Per­son­ne ne souhaite l’annulation d’un événe­ment, mais c’est par­fois la seule solu­tion. Mieux vaut s’y pré­par­er à l’a­vance plutôt que d’être pris au dépourvu.

Pour com­mencer, budgé­tisez le coût d’une annu­la­tion. Deman­dez-vous à quel moment la déci­sion d’annuler entraîn­era le moins de pertes finan­cières — en fonc­tion des dépens­es engagées à cer­taines péri­odes. Rédi­gez égale­ment une annonce d’an­nu­la­tion afin qu’elle soit prête à être envoyée si les restric­tions vous y con­duisent. Votre pub­lic aura prob­a­ble­ment eu vent de ces change­ments et aura des ques­tions avant même que vous ayez pris une déci­sion finale. Le fait de pou­voir y répon­dre rapi­de­ment con­tribuera à ren­forcer leur con­fi­ance et à main­tenir une rela­tion durable.

Anticipez les modal­ités de rem­bourse­ment avec votre prestataire de bil­let­terie et expliquez-les en détail à vos par­tic­i­pants.  Assurez-vous d’offrir le proces­sus de rem­bourse­ment le plus rapi­de et le plus sim­ple pos­si­ble. Cela vous per­met d’avoir une tré­sorerie à jour dès que pos­si­ble. En cas de report, pro­posez le rem­bourse­ment des bil­lets pour ceux qui le souhait­ent et le main­tien de la valid­ité des tick­ets pour les autres.

4. Avancer avec agilité et flexibilité

Lorsque vous ne maîtrisez pas tous les aspects de votre événe­ment, comme la jauge en cas de restric­tions par exem­ple, mieux vaut lim­iter cer­tains risques. Une pos­si­bil­ité est de ne pas met­tre en vente tous vos bil­lets disponibles dès le lance­ment de votre bil­let­terie. Lim­itez leur nom­bre à un seuil peu risqué en fonc­tion de la sit­u­a­tion et des pos­si­bles restric­tions à venir. Vous gardez ain­si une marge de manœu­vre et de la lib­erté pour aug­menter la quan­tité de bil­lets en vente si possible.

Côté con­trôle d’accès, réduisez vos files d’at­tente et assurez-vous de pou­voir obtenir des don­nées en temps réel grâce à une solu­tion adap­tée à votre événe­ment. Pour cela, con­trôlez les bil­lets de chaque par­tic­i­pant en quelques sec­on­des avec l’application mobile WeezA­c­cess sur votre télé­phone, ou utilisez nos ter­minaux de scan pro­fes­sion­nels si votre événe­ment accueille un nom­bre de par­tic­i­pants con­séquent. Les e‑billets sont directe­ment scan­nés via les télé­phones des participants.

Choi­sis­sez un lieu qui se prête à une cer­taine mod­u­lar­ité en intérieur et en extérieur. Envis­agez la pos­si­bil­ité de met­tre en place du place­ment numéroté et dis­tan­cié en cas de besoin.

Enfin, accordez une atten­tion par­ti­c­ulière aux dif­fi­cultés de voy­age ren­con­trées par vos inter­venants, invités, artistes, s’ils rési­dent loin de votre événe­ment. Miser sur le local est un bon moyen de réduire les risques.

Les con­seillers Weezevent accom­pa­g­nent des organ­isa­teurs au quo­ti­di­en et les aident à trou­ver des solu­tions face aux obsta­cles qui leur font face. Pour en savoir sur la ges­tion d’un événe­ment en péri­ode de restric­tions et les pro­to­coles de sécu­rité à met­tre en place pour réou­vrir vos portes, con­tactez nos con­seillers dédiés dès maintenant :

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