Cómo organizar fiestas virtuales distendidas y cercanas pese al confinamiento

Cómo organizar fiestas virtuales distendidas y cercanas pese al confinamiento

La mul­ti­tud de restric­ciones impues­tas durante la pan­demia de COVID han impe­di­do la cel­e­bración de muchos even­tos. A pesar de todo, hay orga­ni­zadores que han con­segui­do inven­tar con­cep­tos que nadie había pen­sa­do antes. Entre los even­tos más lla­ma­tivos, se encuen­tran las fies­tas de @lappartchezmoi, que nos han lla­ma­do la aten­ción por su carác­ter sor­pren­dente, atrac­ti­vo y cer­cano. Estas fies­tas han alcan­za­do has­ta 4.000 conex­iones simultáneas en Zoom para “ir” de fies­ta cada uno des­de su casa —sin con­tar los casos con varias per­sonas detrás de una mis­ma pantalla—.

Axel Bon­ni­chon lanzó esta idea de fies­ta entre sus ami­gos en mar­zo de 2020 y ha cogi­do un vue­lo impre­vis­i­ble. Axel ges­tiona además una agen­cia de even­tos y, además de con­tarnos cómo ha ido esta expe­ri­en­cia, nos trae 5 con­se­jos útiles para cualquier orga­ni­zador de cualquier tipo de evento.

Índice

  1. Lan­zarse sin saber dónde nos va a llevar
  2. Dejar que los asis­tentes tomen iniciativas
  3. Fijar un pre­cio justo
  4. Apren­der de cada experiencia
  5. Utilis­er une solu­tion de bil­let­terie intuitive

1. Lanzarse sin saber dónde nos va a llevar

¡Hola, Axel! ¿Puedes contarnos la historia de la creación de las fiestas de @lappatchezmoi?

Fue bas­tante sen­cil­lo. Durante el con­fi­namien­to de mar­zo, unos ami­gos y yo nos dimos cuen­ta ráp­i­da­mente de que sería duro no poder salir de fies­ta los fines de sem­ana. Per­sonal­mente, me pre­gun­té cómo hac­er para que mis ami­gos se quedasen en casa, respetan­do el con­fi­namien­to. Quería pro­bar algo online pero era total­mente nova­to. Me jun­té con mi ami­ga Bar­bara Butch, DJ pro­fe­sion­al, y grabamos un DJ set que retrans­miti­mos en direc­to en Face­book. Nos lan­zamos sin saber muy bien dónde nos lle­varía. Solo podían acced­er nue­stros ami­gos pero nos dieron un feed­back muy bueno.

Por des­gra­cia, Face­book no per­mite inter­ac­tu­ar con facil­i­dad entre los espec­ta­dores de un live. Entonces, un lunes por la mañana, durante una reunión en Zoom, se me ocur­rió uti­lizar esa mis­ma platafor­ma en lugar de Face­book. ¡Y así empezó todo! En la primera fies­ta había poca gente pero se gen­eró muy buen ambi­ente ensegui­da. Los asis­tentes podían verse y esta­ban muy moti­va­dos con la fies­ta tran­quil­a­mente des­de sus casas, pro­te­gi­dos en su entorno. Y fin de sem­ana tras fin de sem­ana el proyec­to fue creciendo.

@lappartchezmoi ofrece a los asis­tentes una vía de escape. Nos envían men­sajes para decírnoslo. Hemos alcan­za­do has­ta 4000 conex­iones úni­cas y hay que ten­er en cuen­ta que a menudo hay varias per­sonas detrás de una mis­ma pan­talla. Des­de el recon­fi­namien­to francés de noviem­bre hay menos gente ya que las restric­ciones son menores y que cobramos entra­da. Ten­emos 200 conex­iones úni­cas de media, pero con 5–10 per­sonas detrás de cada pan­talla. Nos hemos queda­do sola­mente con los habit­uales, lo que tiene cier­tas ventajas.

2. Dejar que los asistentes tomen iniciativas

Vuestras fiestas, a pesar de ser virtuales, son muy cercanas, a veces incluso más que algunos eventos presenciales. ¿Cómo habéis hecho esto posible?

Hemos con­segui­do atraer a per­sonas abier­tas y par­tic­i­pa­ti­vas porque nos hemos dirigi­do a la comu­nidad de Bar­bara, que comu­ni­ca de for­ma muy abier­ta y cer­cana. Se gen­eró un cli­ma de con­fi­an­za al momen­to. A con­tin­uación, la pren­sa se hizo eco ráp­i­da­mente y esto atra­jo a una may­or diver­si­dad de per­sonas: may­ores, jóvenes, famil­ias, etc.

Que las fies­tas empiecen a las 21h tam­bién nos per­mite jun­tar a un públi­co muy amplio y crear un ambi­ente curioso: hay gente cenan­do o fre­gan­do los platos mien­tras otros bailan como en una «ver­dadera fies­ta». Todo lo que ocurre durante estas fies­tas no podría ten­er lugar en una dis­cote­ca, etc. A medi­da que va avan­zan­do el reloj, empieza a pare­cerse más a una gran fies­ta y la gente se suelta, ya que lo nece­si­tan dada la situación actual.

La situación nos ha sobrepasa­do un poco a todos. Si hace unos meses nos hubier­an dicho «mon­tad vues­tra fies­ta cada uno en su casa a través de web­cams» no hubiéramos creí­do en ello. De hecho, son los pro­pios asis­tentes los que hacen suya la fies­ta insta­lan­do luces, dis­frazán­dose, etc. Son ellos los que cre­an el ambi­ente de «dis­cote­ca vir­tu­al y famil­iar». Nosotros solo apor­ta­mos las condi­ciones para que esto se dé (músi­ca, nor­mas de com­por­tamien­to, etc.) y todo fun­cione cor­rec­ta­mente. Ellos se encar­gan del resto.

3. Fijar un precio justo

¿Cómo ha sido la transición de evento gratuito a evento de pago? ¿Y por qué este cambio?

Esto nos ha per­mi­ti­do, en primer lugar, amor­ti­zar la com­pra de mate­r­i­al, la cuo­ta de Zoom y la creación grá­fi­ca. Además, Bar­bara no tiene ingre­sos des­de que las dis­cote­cas cer­raron. Es impor­tante que reci­ba los fru­tos del tra­ba­jo real­iza­do. Tras 3 meses de fies­tas gra­tu­itas, hemos hecho la apues­ta por el pago y nadie se ha quejado.

Hemos estable­ci­do un pre­cio bajo y cada uno puede decidir añadir cier­to importe en fun­ción del número de per­sonas que estarán detrás de la mis­ma pan­talla. Hay que ten­er en cuen­ta que es un for­ma­to nue­vo, hemos tenido que atraer públi­co y esto es más difí­cil cuan­do el even­to es de pago.

Al mis­mo tiem­po, el pre­cio es una bar­rera de entra­da, por lo que asis­ten menos curiosos y ten­emos menos eco en la pren­sa. La ven­ta­ja es que las per­sonas que siguen asistien­do están mucho más impli­cadas y dejan las cámaras abier­tas. Antes estábamos en un 50–50. Hemos per­di­do en número de per­sonas pero hemos gana­do en cercanía.


4. Aprender de cada experiencia

¿Esto os da ideas sobre cómo continuar? ¿Tenéis ganas de seguir organizando fiestas cuando vuelvan a abrir los espacios presenciales?

No nece­sari­a­mente. Para empezar, porque no sabe­mos cuán­do van a abrir estos espa­cios, por lo que de momen­to seguire­mos orga­ni­zan­do fies­tas vir­tuales. Después, imag­i­no que este parén­te­sis se cer­rará. Ten­emos nue­stros tra­ba­jos y la orga­ni­zación de estas fies­tas la hace­mos en un con­tex­to muy con­cre­to. Está lejos de ser económi­ca­mente viable. La expe­ri­en­cia es estu­pen­da, nos sien­ta bien a todos, pero dudo que lo pudiéramos man­ten­er a largo plazo.

Sin embar­go, sí pien­so que en un futuro un poco más lejano, en unos años, esto pue­da con­ver­tirse en una ten­den­cia de fon­do. Será intere­sante para los orga­ni­zadores de even­tos ofre­cer una expe­ri­en­cia online como com­ple­men­to de lo pres­en­cial. ¿Por qué pri­varse de una audi­en­cia poten­cial que está demasi­a­do lejos o que no puede desplazarse?


5. Utilizar una solución de venta de entradas online intuitiva

¿Por qué escogisteis Weezevent para vender vuestras entradas?

Hice una com­par­a­ti­va ráp­i­da de las difer­entes solu­ciones de ven­ta de entradas online y la primera ven­ta­ja de Weezevent es que puedo cal­cu­lar con facil­i­dad mis ingre­sos y la parte cor­re­spon­di­ente a la comisión. Además, la solu­ción está súper bien con­stru­i­da. Tardé menos de 1 hora en des­cubrir todas las opciones.

Como la fre­cuen­cia de las fies­tas es sem­anal, solo ten­go que duplicar los even­tos en 2 clics. La solu­ción se ajus­ta total­mente a nues­tras necesi­dades con sen­cillez y efi­ca­cia. Para cada even­to, uti­lizamos el microsite Weezevent y lo pub­li­co en nues­tra pági­na de Insta­gram y la de Bar­bara. Nue­stros seguidores y los curiosos entran direc­ta­mente a la pági­na de ven­ta de entradas. ¡Es sen­cil­lo tan­to para ellos como para mí!

El éxi­to de las fies­tas vir­tuales de @lappartchezmoi prue­ba que los orga­ni­zadores de even­tos tienen capaci­dad de rein­ven­tarse. ¿Quieres pro­bar con la aven­tu­ra de orga­ni­zar un even­to online? Weezevent te ofrece un con­jun­to de solu­ciones fáciles de implan­tar y uti­lizar. Ponte en con­tac­to con nosotros para escoger la con­fig­u­ración que mejor se adapte a tu evento:

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