Cómo organizar fiestas virtuales distendidas y cercanas pese al confinamiento

Cómo organizar fiestas virtuales distendidas y cercanas pese al confinamiento

La multitud de restricciones impuestas durante la pandemia de COVID han impedido la celebración de muchos eventos. A pesar de todo, hay organizadores que han conseguido inventar conceptos que nadie había pensado antes. Entre los eventos más llamativos, se encuentran las fiestas de @lappartchezmoi, que nos han llamado la atención por su carácter sorprendente, atractivo y cercano. Estas fiestas han alcanzado hasta 4.000 conexiones simultáneas en Zoom para “ir” de fiesta cada uno desde su casa —sin contar los casos con varias personas detrás de una misma pantalla—.

Axel Bonnichon lanzó esta idea de fiesta entre sus amigos en marzo de 2020 y ha cogido un vuelo imprevisible. Axel gestiona además una agencia de eventos y, además de contarnos cómo ha ido esta experiencia, nos trae 5 consejos útiles para cualquier organizador de cualquier tipo de evento.

Índice

  1. Lanzarse sin saber dónde nos va a llevar
  2. Dejar que los asistentes tomen iniciativas
  3. Fijar un precio justo
  4. Aprender de cada experiencia
  5. Utiliser une solution de billetterie intuitive

1. Lanzarse sin saber dónde nos va a llevar

¡Hola, Axel! ¿Puedes contarnos la historia de la creación de las fiestas de @lappatchezmoi?

Fue bastante sencillo. Durante el confinamiento de marzo, unos amigos y yo nos dimos cuenta rápidamente de que sería duro no poder salir de fiesta los fines de semana. Personalmente, me pregunté cómo hacer para que mis amigos se quedasen en casa, respetando el confinamiento. Quería probar algo online pero era totalmente novato. Me junté con mi amiga Barbara Butch, DJ profesional, y grabamos un DJ set que retransmitimos en directo en Facebook. Nos lanzamos sin saber muy bien dónde nos llevaría. Solo podían acceder nuestros amigos pero nos dieron un feedback muy bueno.

Por desgracia, Facebook no permite interactuar con facilidad entre los espectadores de un live. Entonces, un lunes por la mañana, durante una reunión en Zoom, se me ocurrió utilizar esa misma plataforma en lugar de Facebook. ¡Y así empezó todo! En la primera fiesta había poca gente pero se generó muy buen ambiente enseguida. Los asistentes podían verse y estaban muy motivados con la fiesta tranquilamente desde sus casas, protegidos en su entorno. Y fin de semana tras fin de semana el proyecto fue creciendo.

@lappartchezmoi ofrece a los asistentes una vía de escape. Nos envían mensajes para decírnoslo. Hemos alcanzado hasta 4000 conexiones únicas y hay que tener en cuenta que a menudo hay varias personas detrás de una misma pantalla. Desde el reconfinamiento francés de noviembre hay menos gente ya que las restricciones son menores y que cobramos entrada. Tenemos 200 conexiones únicas de media, pero con 5–10 personas detrás de cada pantalla. Nos hemos quedado solamente con los habituales, lo que tiene ciertas ventajas.

2. Dejar que los asistentes tomen iniciativas

Vuestras fiestas, a pesar de ser virtuales, son muy cercanas, a veces incluso más que algunos eventos presenciales. ¿Cómo habéis hecho esto posible?

Hemos conseguido atraer a personas abiertas y participativas porque nos hemos dirigido a la comunidad de Barbara, que comunica de forma muy abierta y cercana. Se generó un clima de confianza al momento. A continuación, la prensa se hizo eco rápidamente y esto atrajo a una mayor diversidad de personas: mayores, jóvenes, familias, etc.

Que las fiestas empiecen a las 21h también nos permite juntar a un público muy amplio y crear un ambiente curioso: hay gente cenando o fregando los platos mientras otros bailan como en una «verdadera fiesta». Todo lo que ocurre durante estas fiestas no podría tener lugar en una discoteca, etc. A medida que va avanzando el reloj, empieza a parecerse más a una gran fiesta y la gente se suelta, ya que lo necesitan dada la situación actual.

La situación nos ha sobrepasado un poco a todos. Si hace unos meses nos hubieran dicho «montad vuestra fiesta cada uno en su casa a través de webcams» no hubiéramos creído en ello. De hecho, son los propios asistentes los que hacen suya la fiesta instalando luces, disfrazándose, etc. Son ellos los que crean el ambiente de «discoteca virtual y familiar». Nosotros solo aportamos las condiciones para que esto se dé (música, normas de comportamiento, etc.) y todo funcione correctamente. Ellos se encargan del resto.

3. Fijar un precio justo

¿Cómo ha sido la transición de evento gratuito a evento de pago? ¿Y por qué este cambio?

Esto nos ha permitido, en primer lugar, amortizar la compra de material, la cuota de Zoom y la creación gráfica. Además, Barbara no tiene ingresos desde que las discotecas cerraron. Es importante que reciba los frutos del trabajo realizado. Tras 3 meses de fiestas gratuitas, hemos hecho la apuesta por el pago y nadie se ha quejado.

Hemos establecido un precio bajo y cada uno puede decidir añadir cierto importe en función del número de personas que estarán detrás de la misma pantalla. Hay que tener en cuenta que es un formato nuevo, hemos tenido que atraer público y esto es más difícil cuando el evento es de pago.

Al mismo tiempo, el precio es una barrera de entrada, por lo que asisten menos curiosos y tenemos menos eco en la prensa. La ventaja es que las personas que siguen asistiendo están mucho más implicadas y dejan las cámaras abiertas. Antes estábamos en un 50–50. Hemos perdido en número de personas pero hemos ganado en cercanía.


4. Aprender de cada experiencia

¿Esto os da ideas sobre cómo continuar? ¿Tenéis ganas de seguir organizando fiestas cuando vuelvan a abrir los espacios presenciales?

No necesariamente. Para empezar, porque no sabemos cuándo van a abrir estos espacios, por lo que de momento seguiremos organizando fiestas virtuales. Después, imagino que este paréntesis se cerrará. Tenemos nuestros trabajos y la organización de estas fiestas la hacemos en un contexto muy concreto. Está lejos de ser económicamente viable. La experiencia es estupenda, nos sienta bien a todos, pero dudo que lo pudiéramos mantener a largo plazo.

Sin embargo, sí pienso que en un futuro un poco más lejano, en unos años, esto pueda convertirse en una tendencia de fondo. Será interesante para los organizadores de eventos ofrecer una experiencia online como complemento de lo presencial. ¿Por qué privarse de una audiencia potencial que está demasiado lejos o que no puede desplazarse?


5. Utilizar una solución de venta de entradas online intuitiva

¿Por qué escogisteis Weezevent para vender vuestras entradas?

Hice una comparativa rápida de las diferentes soluciones de venta de entradas online y la primera ventaja de Weezevent es que puedo calcular con facilidad mis ingresos y la parte correspondiente a la comisión. Además, la solución está súper bien construida. Tardé menos de 1 hora en descubrir todas las opciones.

Como la frecuencia de las fiestas es semanal, solo tengo que duplicar los eventos en 2 clics. La solución se ajusta totalmente a nuestras necesidades con sencillez y eficacia. Para cada evento, utilizamos el microsite Weezevent y lo publico en nuestra página de Instagram y la de Barbara. Nuestros seguidores y los curiosos entran directamente a la página de venta de entradas. ¡Es sencillo tanto para ellos como para mí!

El éxito de las fiestas virtuales de @lappartchezmoi prueba que los organizadores de eventos tienen capacidad de reinventarse. ¿Quieres probar con la aventura de organizar un evento online? Weezevent te ofrece un conjunto de soluciones fáciles de implantar y utilizar. Ponte en contacto con nosotros para escoger la configuración que mejor se adapte a tu evento:

Contacta con nosotros

Comparte este artículo en