Organiser un concert en 7 étapes !

Il est à la portée de tous d’organ­is­er son pro­pre con­cert de musique. Que cela soit dans un objec­tif car­i­tatif, pour pro­mou­voir son groupe ou un artiste qui vous plaît ou pour financer votre asso­ci­a­tion. Voici nos méth­odes pour que tout se passe cor­recte­ment !

Les 7 postes de réflex­ion afin d’organiser votre con­cert de la meilleure des manières :

1. Définir son pub­lic cible
2. Trou­ver le lieu par­fait
3. S’as­sur­er d’être en règle
4. Accueil­lir artistes et prestataires
5. Le Jour‑J
6. Après le con­cert
7. Com­mu­ni­quer tout le long

1. Définir son public cible et son budget

La pre­mière chose à faire avant de se lancer dans un tel pro­jet est de bien cern­er la cible que vous souhaitez attein­dre par votre con­cert. Quel type de pub­lic souhaitez-vous attir­er ? En fonc­tion de l’âge de votre cible, les autori­sa­tions que vous devrez obtenir ne seront pas les mêmes. Pensez à la vente d’alcool par exem­ple, ou à l’heure de fin de votre événe­ment, elles seront dif­férentes pour un pub­lic mineur ou pour un pub­lic majeur.

Définis­sez un objec­tif de fréquen­ta­tion à par­tir duquel le cachet de l’artiste, la réser­va­tion de la salle et toutes les dépens­es annex­es seront rentabil­isées.

2. Trouver un lieu

L’étape suiv­ante con­siste à choisir un lieu appro­prié au style de musique que vous souhaitez jouer ain­si qu’à l’objectif de fréquen­ta­tion que vous avez fixé, et un espace qui doit respecter un cer­tain nom­bre de normes.

Ren­seignez-vous sur les salles de con­cert de votre ville, les bars, salles poly­va­lentes et autres espaces publics mis à la dis­po­si­tion des organ­isa­teurs de con­certs. Une fois la salle répon­dant à vos objec­tifs de fréquen­ta­tion et à l’esprit de votre con­cert trou­vée, con­tactez le respon­s­able afin de vous ren­seign­er sur les for­mules pro­posées et l’accessibilité du lieu.

Le lieu dis­pose-t-il d’un accès aux PMR (per­son­nes à mobil­ité réduite) ? D’un espace fumeur, d’un park­ing ? A‑t-il une licence pour ven­dre de l’alcool ? Deman­dez au respon­s­able si le ser­vice de sécu­rité est inclus dans la for­mule, s’il dis­pose d’équipements audio­vi­suels à la hau­teur de vos exi­gences ou si au con­traire vous devrez engager une équipe et louer du matériel à cet effet, si vous devez prévoir des bar­mans et des caissiers ou si ce ser­vice est inclus dans la presta­tion.

3. S’assurer d’être en règle administrativement

Autorisations

La loi prévoit qu’au-dessus de 6 représen­ta­tions par an, un organ­isa­teur devra obtenir une licence d’entrepreneur du spec­ta­cle. En deçà, le statut d’association 1901 suf­fit.

Par rap­port au lieu de votre con­cert, assurez-vous bien qu’il soit con­sid­éré comme un ERP (étab­lisse­ment rece­vant du pub­lic). Pour être en règle, il devra avoir été con­trôlé par une com­mis­sion de sécu­rité. Si vous prévoyez de chang­er la dis­po­si­tion de la salle, d’installer des amé­nage­ments tem­po­raires, vous devrez les faire valid­er par cette même com­mis­sion.

Si votre objec­tif de fréquen­ta­tion dépasse les 1500 par­tic­i­pants (staff inclus), vous serez tenus d’en faire une déc­la­ra­tion au maire ou au préfet de police. Cette déc­la­ra­tion devra être souscrite entre 1 an et 1 mois avant la représen­ta­tion et devra pré­cis­er qui est l’organisateur, où et quand (date et heure) se déroulera l’événement, sa fréquen­ta­tion et la capac­ité du lieu, la descrip­tion du ser­vice d’ordre et de sécu­rité prévu.

Secours et Sécurité

Pour des petits con­certs, les ser­vices de sec­ours ne sont pas req­uis. Pensez toute­fois à garder de côté une liste des numéros d’urgence et une trousse de pre­mier sec­ours en cas de prob­lème. Pour les plus gros événe­ments, vous devrez impéra­tive­ment faire appel à des sec­ouristes, à la Croix-Rouge ou aux pom­piers pour assur­er la sécu­rité sur place et dans un ray­on de 50 mètres autour du con­cert. Vous avez la respon­s­abil­ité de tous les acci­dents et nui­sances se pro­duisant dans ce périmètre.

Selon le type de con­cert que vous organ­isez, vous aurez sûre­ment besoin d’un ser­vice de sécu­rité de taille pro­por­tion­nelle au nom­bre de par­tic­i­pants. On compte générale­ment un agent de sécu­rité pour 100 par­tic­i­pants. Ce ser­vice de sécu­rité devra, le jour J, porter une tenue spé­ci­fique, dis­pos­er de l’autorisation de la pré­fec­ture (à not­er, une autori­sa­tion par­ti­c­ulière devra être accordée pour per­me­t­tre la fouille cor­porelle sur plus de 300 par­tic­i­pants) et avoir sur eux une carte pro­fes­sion­nelle d’agent de sécu­rité.

Leur mis­sion sur place con­sis­tera à inspecter les instal­la­tions et les éventuels risques, sépar­er le pub­lic des pro­fes­sion­nels et acteurs de la man­i­fes­ta­tion, prévenir les risques de dif­férends entre par­ti­c­uliers, porter assis­tance aux per­son­nes en dan­ger, alert­er les ser­vices de police et/ou de sec­ours en cas de prob­lème, faciliter et organ­is­er l’accès au con­cert et aux sor­ties de sec­ours.

Assurance

Vous devrez impéra­tive­ment souscrire une assur­ance respon­s­abil­ité civile pour cou­vrir les éventuels dom­mages causés à la salle ain­si qu’aux par­tic­i­pants. Ren­seignez-vous bien auprès de votre assureur pour savoir jusqu’où vous serez cou­vert. Serez-vous assuré pen­dant le mon­tage et le démon­tage ? L’assureur pro­pose-t-il une assur­ance annu­la­tion ?

Déclaration et rémunération des prestataires

Prestataires, per­son­nels et artistes doivent être rémunérés selon un con­trat de type CDD. Deux types de con­trats vous con­cer­nent dans le cas de l’organisation d’un con­cert :

Le con­trat d’engagement qui lie l’organisateur (ici employeur) avec le per­son­nel ain­si que les artistes et le con­trat de ces­sion dans le cas d’un spec­ta­cle pro­duit par un producteur/tourneur. Ce dernier cor­re­spond à une fac­ture d’achat dudit spec­ta­cle par vous, l’organisateur de l’événement.

Débit de boisson

Si le lieu dans lequel vous organ­isez votre con­cert ne dis­pose pas au préal­able d’une licence de débit de bois­son, pensez à en deman­der une au min­i­mum 15 jours avant l’événement en men­tion­nant l’identité de l’organisateur, du pro­prié­taire du lieu, de la local­i­sa­tion du bar, et la caté­gorie de bois­son pro­posée.

La SACEM

Plusieurs semaines avant votre con­cert, faites une demande d’autorisation d’utilisation en pub­lic d’œuvres du réper­toire de la SACEM. Celle-ci vous enver­ra en retour un con­trat à rem­plir, sign­er, approu­ver et retourn­er. Après le con­cert vous devrez adress­er un for­mu­laire des Recettes et Dépens­es ain­si que le pro­gramme des œuvres dif­fusées. Vous pou­vez aus­si opter pour un for­fait de droits d’auteur payable avant le con­cert, qui coûtera entre 55 et 305€ selon le type de musique (enreg­istrée ou vivante) et le car­ac­tère lucratif ou non de votre man­i­fes­ta­tion.

Tout organ­isa­teur béné­fi­ciant de l’autorisation de la SACEM béné­fi­cie d’une réduc­tion de 20% sur ces for­faits.

4. Bien accueillir les artistes, gérer les prestataires

Une fois le lieu, le pub­lic et les démarch­es admin­is­tra­tives bien défi­nis et effec­tuées, vous pou­vez (enfin !) pass­er à la rai­son pour laque­lle vous souhaitez organ­is­er un con­cert : la pro­gram­ma­tion artis­tique.

Com­bi­en de groupes voulez-vous voir jouer ? Souhaitez-vous organ­is­er votre con­cert autour d’un style, en priv­ilé­giant un univers et en faisant donc appel à plus de groupes ? Ou bien souhaitez-vous met­tre en avant un groupe en par­ti­c­uliers auquel cas, toute la soirée tourn­era autour de celui-ci avec éventuelle­ment une pre­mière par­tie. Cer­tains tourneurs exi­gent un groupe en par­ti­c­uliers pour les pre­mières par­ties de leurs artistes, d’autres vous lais­sent choisir. Dans ce dernier cas, par­lez-en avec le groupe à l’affiche pour vous assur­er que votre choix lui con­vien­dra.

Vous devrez prévoir un espace pour les artistes et leurs invités avec de quoi boire et se restau­r­er. Occu­pez-vous bien à l’avance du trans­port des artistes et de leur héberge­ment (hôtel, mai­son d’hôte…). Deman­dez-leur assez longtemps avant votre événe­ment un Rid­er (doc­u­ment sur lequel est listé tout le matériel et les exi­gences des artistes). Cer­taines deman­des pour­ront vous paraître loufo­ques, essayez tant bien que mal d’y répon­dre favor­able­ment. De cette manière, vous entre­tien­drez une bonne rela­tion avec les man­agers et tourneurs qui vous le ren­dront bien pour d’éventuels autres con­certs.

Mais n’oubliez pas tous les autres prestataires dont vous aurez aus­si besoin pour organ­is­er votre con­cert.

Si la salle ne dis­pose pas du matériel dont vous avez besoin, vous devrez faire appel à une entre­prise de sons et lumières.

Selon la taille de la salle et votre objec­tif de fréquen­ta­tion, vous aurez besoin de choisir, comme nous l’avons évo­qué précédem­ment, un ser­vice de sécu­rité. Atten­tion à sa répu­ta­tion, votre événe­ment pour­ra pâtir d’une mau­vaise image si le ser­vice choisi n’est pas adap­té, veillez donc à ce qu’il soit en accord avec l’esprit de votre soirée.

Pensez aus­si à la restau­ra­tion, du pub­lic et du per­son­nel, pour lesquels vous devrez faire appel à un trai­teur ou à des foodtrucks (favorisez le local pour lim­iter les coûts et val­oris­er votre région).

Enfin, vous aurez besoin d’un prestataire pour votre bil­let­terie et pour le con­trôle des accès. Vendez vous-même vos bil­lets et/ou pass­er par des dis­trib­u­teurs, offrez plusieurs tar­ifs ou encore du cross-sell­ing si vous avez du mer­chan­dis­ing par exem­ple.

Vous pou­vez retrou­ver nos con­seils pour bien choisir ses prestataires événe­men­tiels.

Vous pou­vez égale­ment exter­nalis­er la recherche de musi­ciens auprès de prestataires. Cer­tains ser­vices pour­ront faciliter ces étapes et vous assur­er un événe­ment réus­si. C’est le cas de Link­a­band, spé­cial­isée dans le book­ing de musi­ciens. Leurs offres vous per­me­t­tent de trou­ver et réserv­er des groupes de musiques, des DJs ou des musi­ciens.

5. Le jour‑J

Le jour de votre con­cert, votre tâche sera de pay­er les artistes, de faire atten­tion à bien respecter les normes en terme de bruits et de sécu­rité des par­tic­i­pants. Pour pou­voir vous con­cen­trez sur ces tâch­es, vous devrez avoir établi un plan­ning pré­cis en amont.

Prévoyez les heures d’arrivée des artistes ain­si que des prestataires et du per­son­nel. Formez les équipes, assignez-les à leur poste, et expliquez leur com­ment se déroulera l’événement.
Vous aurez pré­paré à l’avance les con­trats de chaque artistes et prestataires ain­si que leur rémunéra­tion.
Cha­cun devra dis­pos­er d’un espace à soi : les artistes devront avoir des loges prêtes à leur arrivée, les prestataires un bureau pour effectuer les derniers pré­parat­ifs.

Vous devrez prévoir un accueil par­ti­c­uli­er pour les éventuels VIP, vos parte­naires et pour la presse avec un espace dédié, des places réservées, et badges spé­ci­fiques. A pro­pos des badges, chaque type de per­son­nel devra recevoir un badge pré­cisant les accès qui lui seront don­nés en fonc­tion de son poste dans votre organ­i­sa­tion. Cer­tains postes néces­siteront d’avoir un talkie-walkie, pensez‑y donc bien en amont pour éviter les cours­es de dernières min­utes qui génèreront un stress dont vous pour­rez vous pass­er le jour J.

6. Après le concert

Ça y est, votre con­cert s’est bien déroulé, le pub­lic est ravi, vos artistes sont sat­is­faits et vous les avez payés ain­si que les prestataires et le per­son­nel. L’aventure ne s’arrête toute­fois pas là !

Pensez d’abord à ranger la salle et ses alen­tours et à défaire vos instal­la­tions puis faites les comptes et faites-en une déc­la­ra­tion à la SACEM.
Vous pour­riez organ­is­er une petite fête avec vos prestataires, les éventuels bénév­oles, vos équipes et peut-être les artistes. De cette manière vous remer­ciez tous les acteurs du suc­cès de votre événe­ment, idéal pour entretenir une bonne rela­tion en vue d’événements futurs.

Enfin, com­pilez toutes vos retombées press­es dans une revue de presse.

7. Bien communiquer sur son concert

Vous l’aurez remar­qué, à aucun moment encore nous n’avons évo­qué la com­mu­ni­ca­tion autour de votre con­cert. Elle est pour­tant pri­mor­diale pour assur­er le suc­cès de votre événe­ment. En effet, elle est omniprésente dans l’organisation d’un con­cert aus­si bien que pour n’importe quel événe­ment.

Il existe un cer­tain nom­bre de sup­ports pour faire une pro­mo­tion effi­cace de votre con­cert. Votre bil­let­terie est une pre­mière vit­rine, qu’elle soit inté­grée dans un site web ou un mini-site elle con­stitue un pre­mier sup­port de com­mu­ni­ca­tion pour don­ner toutes les infor­ma­tions et le ton, l’ambiance de l’événement avec la pos­si­bil­ité d’intégrer une vidéo et des visuels.
Tenez tout d’abord tous vos fans au courant en met­tant en ligne votre con­cert sur votre blog ain­si que sur tous les réseaux soci­aux sur lesquels vous êtes inscrits. Incluez‑y toutes les infor­ma­tions pra­tiques ain­si que les infor­ma­tions sur la pro­gram­ma­tion.

Les canaux de communication

• • Le blog : Écrivez régulière­ment sur votre con­cert, dans des petits bil­lets sur les artistes qui par­ticiper­ont, la scéno­gra­phie, la salle dans laque­lle il se tien­dra… Vous pour­riez faire des inter­views des artistes et leur deman­der de les relay­er sur leurs réseaux soci­aux. Votre blog pour­ra aus­si vous servir de relai pour les retombées médias que vous obtien­drez !
  • Les réseaux soci­aux : ils sont un canal à priv­ilégi­er pour par­ler de votre con­cert. Impliquez les artistes, la salle, votre équipe et les par­tic­i­pants pour qu’ils relaient vos con­tenus et ain­si don­nent de la vis­i­bil­ité à votre événe­ment.
    1. Créez votre événe­ment sur Face­book en y indi­quant toutes les infor­ma­tions pra­tiques, en présen­tant les artistes (inter­views, pho­tos, vidéos de con­certs passés…). Inté­grez votre bil­let­terie directe­ment sur l’événement ou votre page.
       Relayez les arti­cles de presse et partagez des morceaux des artistes sur la page de votre événe­ment.
       Pour obtenir plus de vis­i­bil­ité, vous pour­riez créer une pub­lic­ité Face­book. Pour ce faire, vous définis­sez votre audi­ence cible (âge, local­i­sa­tion, cen­tres d’intérêt…), définis­sez un bud­get par jour et lancez la pro­mo­tion, Face­book se charge ensuite de la ren­dre un max­i­mum vis­i­ble.
    2. Twit­ter est aus­si très adap­té à la pro­mo­tion de con­certs. Priv­ilégiez les pho­tos et vidéos sur ce canal en partageant des inter­views, des extraits de répéti­tions, des pho­tos de la salle ou des con­certs passés des artistes pro­gram­més. La fréquence est impor­tante, n’hésitez pas à relay­er les comptes et tweets des artistes, parte­naires, ….
       Selon votre cible, des réseaux comme Snapchat ou Insta­gram peu­vent être à préfér­er.
    3. Des jeux con­cours peu­vent être mis en place sur ces plate­formes afin de vous faire gag­n­er en vis­i­bil­ité. Vous pou­vez met­tre des places à gag­n­er, des extras du type accès en back­stage ou aux bal­ances, ou des good­ies. Il est courant de les faire gag­n­er par tirage au sort après partage, like et com­men­taire du post du jeu con­cours. De cette manière vous attein­drez des per­son­nes qui ne vous suiv­ent pas par l’intermédiaire de rela­tions en com­mun.
  • Newslet­ter et email­ing : si vous dis­posez d’une base de don­nées sur vos fans, pensez à leur envoy­er une newslet­ter 3 mois à l’avance pour leur annon­cer le con­cert, leur trans­met­tre les infor­ma­tions pra­tiques et leur don­ner accès à votre bil­let­terie. Ren­voyez-leur une piqûre de rap­pel à l’approche du con­cert, avec pourquoi pas un code pro­mo­tion ?
  • Au-delà des réseaux soci­aux et de votre blog, la presse et les médias en général pour­ront être des alliés de taille pour don­ner de la vis­i­bil­ité et de la crédi­bil­ité à votre événe­ment. Il sera toute­fois dif­fi­cile d’obtenir des arti­cles, prévoyez donc un plan bien à l’avance.Commencez par rédi­ger un com­mu­niqué de presse orig­i­nal, agré­men­té de pho­togra­phies et/ou de vidéos en présen­tant le ou les groupes qui joueront, la salle de con­cert, l’esprit de votre con­cert, avec un lien vers la bil­let­terie.
    Ciblez ensuite les médias spé­cial­isés dans la musique, plus par­ti­c­ulière­ment dans le style de musique que vous avez pro­gram­mé et envoyez-leur le com­mu­niqué. Sachez que vous n’obtiendrez sans doute pas de réponse tout de suite, lais­sez le temps aux jour­nal­istes de don­ner suite à votre mes­sage. Si vous n’avez pas de réponse une semaine après, relancez-les par télé­phone, pro­posez-leur de ren­voy­er le com­mu­niqué et de faire une inter­view des artistes (avec l’accord du tourneur), il faut garder en tête qu’il n’a aucun intérêt à par­ler de vous. Ce qu’il cherche, c’est un arti­cle qui puisse intéress­er ses lecteurs. Rédi­gez-donc votre com­mu­niqué dans le but de le con­va­in­cre que vous êtes en pos­ses­sion d’une exclu­siv­ité, d’une actu­al­ité de taille pour le secteur en ques­tion.
  • Print : selon votre bud­get, il pour­ra être oppor­tun de lancer une cam­pagne d’affichage. Créez des affich­es et des fly­ers con­tenant la pro­gram­ma­tion, les infor­ma­tions pra­tiques, les éventuels parte­naires, l’adresse de votre site web/blog et vos réseaux soci­aux. Dis­tribuez-les et affichez-les ensuite autour des lieux de fêtes, des quartiers et com­merces où passe le pub­lic que vous ten­tez d’attirer.

Pendant le concert

La com­mu­ni­ca­tion doit con­tin­uer pen­dant le déroule­ment de l’événement. Vous pour­riez par exem­ple dif­fuser en live sur les réseaux soci­aux des extraits du con­cert ou des dernières répéti­tions et bal­ances. Rap­pelez bien les infor­ma­tions pra­tiques et les horaires de votre événe­ments sur vos pages.

Après le concert

Après l’événement, vous devrez cap­i­talis­er sur le suc­cès de votre con­cert ou au con­traire sur les ratés de celui-ci. Remer­ciez vos prestataires, félicitez les artistes, remer­ciez le pub­lic. Coupez l’herbe sous le pied des cri­tiques en expli­quant les défauts et prob­lèmes aux­quels vous avez dû faire face. Rien de pire qu’un organ­isa­teur qui fait l’autruche devant les cri­tiques du pub­lic, recon­naitre les couacs pour ne faire que s’amélior­er.

Vous aus­si, organ­isez votre con­cert sim­ple­ment avec Weezevent en cli­quant ci-dessous :

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