Organiser un concert en 7 étapes !

Organiser un concert en 7 étapes !

Il est à la portée de tous d’organiser son propre concert de musique. Que cela soit dans un objectif caritatif, pour promouvoir son groupe ou un artiste qui vous plaît ou pour financer votre association. Voici nos méthodes pour que tout se passe comme sur des roulettes !

Les 7 postes de réflexion afin d’organiser votre concert de la meilleure des manières :

1. Définir son public cible
2. Trouver le lieu parfait
3. S’assurer d’être en règle
4. Accueillir artistes et presta­taires
5. Le Jour-J
6. Après le concert
7. Commu­niquer tout le long


1 – Définir son public cible et son budget

La première chose à faire avant de se lancer dans un tel projet est de bien cerner la cible que vous souhaitez atteindre par votre concert. Quel type de public souhaitez-vous attirer ? Du plus jeune au plus vieux, les autori­sa­tions que vous devrez obtenir ne seront pas les mêmes. Pensez à la vente d’alcool par exemple, ou à l’heure de fin de votre événement, elles seront diffé­rentes pour un public mineur ou pour un public majeur.

Définissez un objectif de fréquen­tation à partir duquel le cachet de l’artiste, la réser­vation de la salle et toutes les dépenses annexes seront renta­bi­lisées.

2 – Trouver un lieu

L’étape suivante consiste à choisir un lieu approprié au style de musique que vous souhaitez jouer ainsi qu’à l’objectif de fréquen­tation que vous avez fixé, et un espace qui doit respecter un certain nombre de normes.

Renseignez-vous sur les salles de concert de votre ville, les bars, salles polyva­lentes et autres espaces publics mis à la dispo­sition des organi­sa­teurs de concerts. Une fois la salle répondant à vos objectifs de fréquen­tation et à l’esprit de votre concert trouvée, contactez le respon­sable afin de vous renseigner sur les formules proposées et l’accessibilité du lieu.

Le lieu dispose-t-il d’un accès aux PMR (personnes à mobilité réduite) ? D’un espace fumeur, d’un parking ? A-t-il une licence pour vendre de l’alcool ? Demandez au respon­sable si le service de sécurité est inclus dans la formule, s’il dispose d’équipements audio­vi­suels à la hauteur de vos exigences ou si au contraire vous devrez engager une équipe et louer du matériel à cet effet, si vous devez prévoir des barmans et des caissiers ou si ce service est inclus dans la prestation.

3 – S’assurer d’être en règle administrativement

Autorisations

La loi prévoit qu’au-dessus de 6 repré­sen­ta­tions par an, un organi­sateur devra obtenir une licence d’entrepreneur du spectacle. En deçà, le statut d’association 1901 suffit.

Par rapport au lieu de votre concert, assurez-vous bien qu’il soit considéré comme un ERP (établis­sement recevant du public). Pour être en règle, il devra avoir été contrôlé par une commission de sécurité. Si vous prévoyez de changer la dispo­sition de la salle, d’installer des aména­ge­ments tempo­raires, vous devrez les faire valider par cette même commission.

Si votre objectif de fréquen­tation dépasse les 1500 parti­ci­pants (staff inclus), vous serez tenus d’en faire une décla­ration au maire ou au préfet de police. Cette décla­ration devra être souscrite entre 1 an et 1 mois avant la repré­sen­tation et devra préciser qui est l’organisateur, où et quand (date et heure) se déroulera l’événement, sa fréquen­tation et la capacité du lieu, la description du service d’ordre et de sécurité prévu.

Secours et Sécurité

Pour des petits concerts, les services de secours ne sont pas requis. Pensez toutefois à garder de côté une liste des numéros d’urgence et une trousse de premier secours en cas de problème. Pour les plus gros événe­ments, vous devrez impéra­ti­vement faire appel à des secou­ristes, à la Croix-Rouge ou aux pompiers pour assurer la sécurité sur place et dans un rayon de 50 mètres autour du concert. Vous avez la respon­sa­bilité de tous les accidents et nuisances se produisant dans ce périmètre.

Selon le type de concert que vous organisez, vous aurez sûrement besoin d’un service de sécurité de taille propor­tion­nelle au nombre de parti­ci­pants. On compte généra­lement un agent de sécurité pour 100 parti­ci­pants. Ce service de sécurité devra, le jour J, porter une tenue spéci­fique, disposer de l’autorisation de la préfecture (à noter, une autori­sation parti­cu­lière devra être accordée pour permettre la fouille corpo­relle sur plus de 300 parti­ci­pants) et avoir sur eux une carte profes­sion­nelle d’agent de sécurité.

Leur mission sur place consistera à inspecter les instal­la­tions et les éventuels risques, séparer le public des profes­sionnels et acteurs de la manifes­tation, prévenir les risques de diffé­rends entre parti­cu­liers, porter assis­tance aux personnes en danger, alerter les services de police et/ou de secours en cas de problème, faciliter et organiser l’accès au concert et aux sorties de secours.

Assurance

Vous devrez impéra­ti­vement souscrire une assurance respon­sa­bilité civile pour couvrir les éventuels dommages causés à la salle ainsi qu’aux parti­ci­pants. Renseignez-vous bien auprès de votre assureur pour savoir jusqu’où vous serez couvert. Serez-vous assuré pendant le montage et le démontage ? L’assureur propose-t-il une assurance annulation ?

Déclaration et rémunération des prestataires

Presta­taires, personnels et artistes doivent être rémunérés selon un contrat de type CDD. Deux types de contrats vous concernent dans le cas de l’organisation d’un concert :

Le contrat d’engagement qui lie l’organisateur (ici employeur) avec le personnel ainsi que les artistes et le contrat de cession dans le cas d’un spectacle produit par un producteur/tourneur. Ce dernier correspond à une facture d’achat dudit spectacle par vous, l’organisateur de l’événement.

Débit de boisson

Si le lieu dans lequel vous organisez votre concert ne dispose pas au préalable d’une licence de débit de boisson, pensez à en demander une au minimum 15 jours avant l’événement en mentionnant l’identité de l’organisateur, du proprié­taire du lieu, de la locali­sation du bar, et la catégorie de boisson proposée.

La SACEM

Plusieurs semaines avant votre concert, faites une demande d’autorisation d’utilisation en public d’œuvres du réper­toire de la SACEM. Celle-ci vous enverra en retour un contrat à remplir, signer, approuver et retourner. Après le concert vous devrez adresser un formu­laire des Recettes et Dépenses ainsi que le programme des œuvres diffusées. Vous pouvez aussi opter pour un forfait de droits d’auteur payable avant le concert, qui coûtera entre 55 et 305€ selon le type de musique (enregistrée ou vivante) et le caractère lucratif ou non de votre manifes­tation.

Tout organi­sateur bénéfi­ciant de l’autorisation de la SACEM bénéficie d’une réduction de 20% sur ces forfaits.

4 – Bien accueillir les artistes, gérer les prestataires

Une fois le lieu, le public et les démarches adminis­tra­tives bien définis et effec­tuées, vous pouvez (enfin !) passer à la raison pour laquelle vous souhaitez organiser un concert : la program­mation artis­tique.

Combien de groupes voulez-vous voir jouer ? Souhaitez-vous organiser votre concert autour d’un style, en privi­lé­giant un univers et en faisant donc appel à plus de groupes ? Ou bien souhaitez-vous mettre en avant un groupe en parti­cu­liers auquel cas, toute la soirée tournera autour de celui-ci avec éventuel­lement une première partie. Certains tourneurs exigent un groupe en parti­cu­liers pour les premières parties de leurs artistes, d’autres vous laissent choisir. Dans ce dernier cas, parlez-en avec le groupe à l’affiche pour vous assurer que votre choix lui conviendra.

Vous devrez prévoir un espace pour les artistes et leurs invités avec de quoi boire et se restaurer. Occupez-vous bien à l’avance du transport des artistes et de leur héber­gement (hôtel, maison d’hôte…). Demandez-leur assez longtemps avant votre événement un Rider (document sur lequel est listé tout le matériel et les exigences des artistes). Certaines demandes pourront vous paraître loufoques, essayez tant bien que mal d’y répondre favora­blement. De cette manière, vous entre­tiendrez une bonne relation avec les managers et tourneurs qui vous le rendront bien pour d’éventuels autres concerts.

Mais n’oubliez pas tous les autres presta­taires dont vous aurez aussi besoin pour organiser votre concert.

Si la salle ne dispose pas du matériel dont vous avez besoin, vous devrez faire appel à une entre­prise de sons et lumières.

Selon la taille de la salle et votre objectif de fréquen­tation, vous aurez besoin de choisir, comme nous l’avons évoqué précé­demment, un service de sécurité. Attention à sa réputation, votre événement pourra pâtir d’une mauvaise image si le service choisi n’est pas adapté, veillez donc à ce qu’il soit en accord avec l’esprit de votre soirée.

Pensez aussi à la restau­ration, du public et du personnel, pour lesquels vous devrez faire appel à un traiteur ou à des foodtrucks (favorisez le local pour limiter les coûts et valoriser votre région).

Enfin, vous aurez besoin d’un presta­taire pour votre billet­terie et pour le contrôle des accès. Vendez vous-même vos billets et/ou passer par des distri­bu­teurs, offrez plusieurs tarifs ou encore du cross-selling si vous avez du merchan­dising par exemple.

Vous pouvez retrouver nos conseils pour bien choisir ses presta­taires événe­men­tiels.

5 – Le jour J

Le jour de votre concert, votre tâche sera de payer les artistes, de faire attention à bien respecter les normes en terme de bruits et de sécurité des parti­ci­pants. Pour pouvoir vous concentrez sur ces tâches, vous devrez avoir établi un planning précis en amont.

Prévoyez les heures d’arrivée des artistes ainsi que des presta­taires et du personnel. Formez les équipes, assignez-les à leur poste, et expliquez leur comment se déroulera l’événement.
Vous aurez préparé à l’avance les contrats de chaque artistes et presta­taires ainsi que leur rémuné­ration.
Chacun devra disposer d’un espace à soi : les artistes devront avoir des loges prêtes à leur arrivée, les presta­taires un bureau pour effectuer les derniers prépa­ratifs.

Vous devrez prévoir un accueil parti­culier pour les éventuels VIP, vos parte­naires et pour la presse avec un espace dédié, des places réservées, et badges spéci­fiques. A propos des badges, chaque type de personnel devra recevoir un badge précisant les accès qui lui seront donnés en fonction de son poste dans votre organi­sation. Certains postes néces­si­teront d’avoir un talkie-walkie, pensez-y donc bien en amont pour éviter les courses de dernières minutes qui génèreront un stress dont vous pourrez vous passer le jour J.

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6 – Après le concert

Ça y est, votre concert s’est bien déroulé, le public est ravi, vos artistes sont satis­faits et vous les avez payés ainsi que les presta­taires et le personnel. L’aventure ne s’arrête toutefois pas là !

Pensez d’abord à ranger la salle et ses alentours et à défaire vos instal­la­tions puis faites les comptes et faites-en une décla­ration à la SACEM.
Vous pourriez organiser une petite fête avec vos presta­taires, les éventuels bénévoles, vos équipes et peut-être les artistes. De cette manière vous remerciez tous les acteurs du succès de votre événement, idéal pour entre­tenir une bonne relation en vue d’événements futurs.

Enfin, compilez toutes vos retombées presses dans une revue de presse.

7 – Bien communiquer sur son concert

Vous l’aurez remarqué, à aucun moment encore nous n’avons évoqué la commu­ni­cation autour de votre concert. Elle est pourtant primor­diale pour assurer le succès de votre événement. En effet, elle est omnipré­sente dans l’organisation d’un concert aussi bien que pour n’importe quel événement.

Il existe un certain nombre de supports pour faire une promotion efficace de votre concert. Votre billet­terie est une première vitrine, qu’elle soit intégrée dans un site web ou un mini-site elle constitue un premier support de commu­ni­cation pour donner toutes les infor­ma­tions et le ton, l’ambiance de l’événement avec la possi­bilité d’intégrer une vidéo et des visuels.
Tenez tout d’abord tous vos fans au courant en mettant en ligne votre concert sur votre blog ainsi que sur tous les réseaux sociaux sur lesquels vous êtes inscrits. Incluez-y toutes les infor­ma­tions pratiques ainsi que les infor­ma­tions sur la program­mation.

Les canaux de communication

    • Le blog : Écrivez réguliè­rement sur votre concert, dans des petits billets sur les artistes qui parti­ci­peront, la scéno­graphie, la salle dans laquelle il se tiendra… Vous pourriez faire des inter­views des artistes et leur demander de les relayer sur leurs réseaux sociaux. Votre blog pourra aussi vous servir de relai pour les retombées médias que vous obtiendrez !
    • Les réseaux sociaux : ils sont un canal à privi­légier pour parler de votre concert. Impliquez les artistes, la salle, votre équipe et les parti­ci­pants pour qu’ils relaient vos contenus et ainsi donnent de la visibilité à votre événement.
      1. Créez votre événement sur Facebook en y indiquant toutes les infor­ma­tions pratiques, en présentant les artistes (inter­views, photos, vidéos de concerts passés…). Intégrez votre billet­terie direc­tement sur l’événement ou votre page.
        Relayez les articles de presse et partagez des morceaux des artistes sur la page de votre événement.
        Pour obtenir plus de visibilité, vous pourriez créer une publicité Facebook. Pour ce faire, vous définissez votre audience cible (âge, locali­sation, centres d’intérêt…), définissez un budget par jour et lancez la promotion, Facebook se charge ensuite de la rendre un maximum visible.
      2. Twitter est aussi très adapté à la promotion de concerts. Privi­légiez les photos et vidéos sur ce canal en parta­geant des inter­views, des extraits de répéti­tions, des photos de la salle ou des concerts passés des artistes programmés. La fréquence est impor­tante, n’hésitez pas à relayer les comptes et tweets des artistes, parte­naires, ….
        Selon votre cible, des réseaux comme Snapchat ou Instagram peuvent être à préférer.
      3. Des jeux concours peuvent être mis en place sur ces plate­formes afin de vous faire gagner en visibilité. Vous pouvez mettre des places à gagner, des extras du type accès en backstage ou aux balances, ou des goodies. Il est courant de les faire gagner par tirage au sort après partage, like et commen­taire du post du jeu concours. De cette manière vous atteindrez des personnes qui ne vous suivent pas par l’intermédiaire de relations en commun.
    • Newsletter et emailing : si vous disposez d’une base de données sur vos fans, pensez à leur envoyer une newsletter 3 mois à l’avance pour leur annoncer le concert, leur trans­mettre les infor­ma­tions pratiques et leur donner accès à votre billet­terie. Renvoyez-leur une piqûre de rappel à l’approche du concert, avec pourquoi pas un code promotion ?
    • Au-delà des réseaux sociaux et de votre blog, la presse et les médias en général pourront être des alliés de taille pour donner de la visibilité et de la crédi­bilité à votre événement. Il sera toutefois difficile d’obtenir des articles, prévoyez donc un plan bien à l’avance.Commencez par rédiger un commu­niqué de presse original, agrémenté de photo­gra­phies et/ou de vidéos en présentant le ou les groupes qui joueront, la salle de concert, l’esprit de votre concert, avec un lien vers la billet­terie.
      Ciblez ensuite les médias spécia­lisés dans la musique, plus parti­cu­liè­rement dans le style de musique que vous avez programmé et envoyez-leur le commu­niqué. Sachez que vous n’obtiendrez sans doute pas de réponse tout de suite, laissez le temps aux journa­listes de donner suite à votre message. Si vous n’avez pas de réponse une semaine après, relancez-les par téléphone, proposez-leur de renvoyer le commu­niqué et de faire une interview des artistes (avec l’accord du tourneur), il faut garder en tête qu’il n’a aucun intérêt à parler de vous. Ce qu’il cherche, c’est un article qui puisse intéresser ses lecteurs. Rédigez-donc votre commu­niqué dans le but de le convaincre que vous êtes en possession d’une exclu­sivité, d’une actualité de taille pour le secteur en question.
    • Print : selon votre budget, il pourra être opportun de lancer une campagne d’affichage. Créez des affiches et des flyers contenant la program­mation, les infor­ma­tions pratiques, les éventuels parte­naires, l’adresse de votre site web/blog et vos réseaux sociaux. Distribuez-les et affichez-les ensuite autour des lieux de fêtes, des quartiers et commerces où passe le public que vous tentez d’attirer.

Pendant le concert

La commu­ni­cation doit continuer pendant le dérou­lement de l’événement. Vous pourriez par exemple diffuser en live sur les réseaux sociaux des extraits du concert ou des dernières répéti­tions et balances. Rappelez bien les infor­ma­tions pratiques et les horaires de votre événe­ments sur vos pages.

Après le concert

Après l’événement, vous devrez capita­liser sur le succès de votre concert ou au contraire sur les ratés de celui-ci. Remerciez vos presta­taires, félicitez les artistes, remerciez le public. Coupez l’herbe sous le pied des critiques en expli­quant les défauts et problèmes auxquels vous avez dû faire face. Rien de pire qu’un organi­sateur qui fait l’autruche devant les critiques du public, recon­naitre les couacs pour ne faire que s’améliorer.

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