Organizar un concierto está al alcance de todos, pero es imprescindible hacerse las preguntas adecuadas antes de ponerse manos a la obra. ¡Te presentamos nuestro método para que todo salga bien!
1. El presupuesto y los patrocinadores
2. Los artistas (el booking)
3. El público objetivo
4. El espacio, los trámites, la seguridad y los elementos técnicos
5. La venta de entradas (y más)
6. El control de acceso
7. La imagen
8. La difusión
9. Las promociones
10. La fidelización
1. El presupuesto y los patrocinadores
Es importante que tengas presente en todo momento el presupuesto del que se dispone para el concierto. De esta forma, tendrás siempre una vista global de dónde puedes recortar si tienes que poner más recursos en otra partida. Te servirá de hoja de ruta en toda la organización del concierto y te ayudará en el análisis post-concierto.
Además, el presupuesto es fundamental para poder establecer el precio de las entradas (sin pasar por alto a qué público te diriges, un factor de gran influencia en el precio que puedes poner a tus entradas): calcula tu objetivo mínimo de asistencia para que, con el precio de la entrada y los gastos previstos, el concierto sea rentable. Este punto se llama break even.
No tienes por qué correr con todos los gastos. Para eso están los patrocinadores y otros colaboradores con los que puedes llegar a acuerdos beneficiosos para ambas partes: normalmente ellos te darán dinero, productos o servicios necesarios para tu evento a cambio de publicidad de su marca. Para ayudarte con la búsqueda de patrocinadores, hemos escrito un artículo sobre cómo encontrar patrocinadores.
2. Los artistas (el booking)
Sin artista no hay concierto. ¿Tu evento gira alrededor del artista o el concierto es una parte más de este? ¿El concierto es un fin en sí mismo o se inscribe dentro de otro objetivo, como recaudar fondos? Estas preguntas te ayudarán a ver si tienes que adaptar el universo de tu evento al artista escogido o, al contrario, escoger un artista que encaje con el universo de tu evento.
Contacta con la agencia de contratación o el manager del artista escogido y no olvides enviar toda la información relativa al concierto: dónde tendrá lugar, aforo, características del espacio, etc.
3. El público objetivo
Edad, nivel educativo, nivel socioeconómico, tipo de ocio habitual… Conocer bien a tu público te facilitará mucho las cosas, ya que podrás adaptarte para sacar partido del comportamiento de cada grupo. La edad es un dato imprescindible ya que tendrá un gran impacto en los permisos que tengas que tramitar (para vender alcohol, por ejemplo), el horario del evento, etc. No olvides nunca para quién estás organizando el concierto.
Puedes conseguir más información útil sobre los asistentes a tu concierto si incluyes un formulario en el proceso de compra de entradas.
4. El espacio, los trámites, la seguridad y los elementos técnicos
- El lugar del concierto: Independientemente de que elijas una sala o un lugar al aire libre, es importante que te asegures de lo que el espacio te ofrece y lo que tendrás que conseguir por tu cuenta (licencias de venta de alcohol, seguridad, elementos técnicos…) y que compruebes detalles como la limpieza, si dispone o no de guardarropa, la ventilación, si hay cobertura, si es accesible para personas con movilidad reducida… También es importante fijarse en si hay acceso fácil para camiones, etc. si el montaje lo requiriese.
- Trámites: No olvides comprobar los trámites que puedes tener que realizar con el ayuntamiento, Hacienda, la SGAE, los trámites de contratación, seguros y otros relacionados con la seguridad del evento.
- Seguridad: Hay que contemplar este tema desde dos ángulos: lo que en inglés llaman safety y lo que llaman security. Esto abarca, por un lado, las condiciones de la sala, el respeto del aforo, las medidas contra incendios, etc. y por otro lado, la vigilancia de que no se introduzcan objetos peligrosos, el personal de seguridad tanto en los accesos como en el interior del recinto, etc. No olvides que, según el tipo de evento, puedes tener que contar también con la policía o con ambulancias.
- Elementos técnicos:Asegúrate de tener en orden todo lo que los artistas te indiquen que necesitan en el rider técnico. Esto incluye todo lo relacionado con el sonido, las luces, el backline…
5. La venta de entradas (y más)
Tienes que fijar los precios (como hemos visto, el presupuesto y saber quién es tu público te ayudará) pero también decidir cuándo y dónde ponerlas a la venta.
Hoy en día, limitarse a la venta física de entradas no tiene sentido; tanto por las preferencias de los asistentes como por las posibilidades y la flexibilidad que te ofrece la venta online. Combina ambas formas según tus necesidades, colaboradores, público…
- La venta de entradas online: Dentro de la venta online, hay diferentes posibilidades, que no tienen por qué ser excluyentes. Nosotros creemos en el modelo de autodistribución, por eso es el que ofrecemos: con este modelo, damos al organizador las herramientas técnológicas para que pueda ser autosuficiente en la venta de sus entradas, encargándose él mismo de la comercialización (integrando su venta de entradas online en su propia web o en un microsite que le proporcionamos gratuitamente). Así, además, los clientes finales son suyos, por lo que los datos también lo son. Esto no quiere decir que no sea interesante, según el caso y como complemento, utilizar también plataformas de distribución para llegar a los clientes a los que no puede llegar por sí mismo. ¡Una cosa no quita la otra, pero no cedas todo el control!
- La venta de entradas en taquilla: Si te quedan entradas por vender, o incluso durante toda la venta, puedes completar la venta online con la venta física: imprime un stock de entradas para vender o instala una taquilla física en el lugar del evento o en puntos de venta de tus colaboradores.
- Las ventas cruzadas o cross-selling: Con la taquilla virtual Weezevent, podrás utilizar la función de venta cruzada y vender online merchandising, plazas de aparcamiento, etc. en el mismo momento de la venta de la entrada, de forma que los asistentes sólo tengan que recoger su compra o hacer uso de ella el día del concierto.
6. El control de acceso
Un momento crítico en cualquier concierto es el del acceso al recinto (sin olvidar el acceso al backstage y otras zonas restringidas). Existen varias formas de hacerlo:
- Listing y recorte de entradas: Los métodos tradicionales: el primero, un listado en papel. Si la persona está en la lista, puede entrar; si no lo está, no. Es un método muy barato pero muy lento y sólo es útil para conciertos casi privados, con un aforo muy reducido. El segundo, quedándote con la matriz de las entradas, si son de tipo talonario o con un trozo de la misma si es de otro tipo. Este método es sencillo pero nada seguro y no te permite llevar más control que cuántos papelitos has recortado.
- App de control de acceso: Con un aforo algo mayor y para un control más riguroso, es imprescindible escanear las entradas. Si el aforo no es muy grande y no necesitas una velocidad profesional, Weezevent te ofrece una app gratuita para controlar desde tu smartphone las entradas que hayas vendido a través de tu plataforma Weezevent, pero también podrás importar a tu área privada los códigos de barras de las entradas vendidas por otros medios.
- Lectores profesionales de control de acceso: A partir de los 350 asistentes, te recomendamos utilizar lectores profesionales. Los que te ofrece Weezevent ¡pueden con todo! Total seguridad en cualquier circunstancia.
7. La imagen
¿Tienes página web? Es el primer sitio en el que publicar toda la información sobre tu concierto y empezar a crear una imagen. Puede ser buena idea tener una web específica para tu concierto, además de poner la información en tu página web global. De esta forma, el universo del concierto impregnará toda la web y sumerge al asistente en el ambiente del mismo desde la compra de la entrada. ¡Integra tu venta de entradas online directamente en tu web para que el asistente no tenga que abandonar este universo en todo el proceso! ¿Tienes varios eventos y te gustaría venderlos todos desde tu web, sin salir de la misma? ¡Integra un widget multi-eventos!
¿No tienes web o sólo tienes una web global? ¡No pasa nada! Al crear tu evento en Weezevent, se te generará automáticamente un microsite exclusivo para tu concierto, con el widget de inscripción y pago ya integrado.
Personaliza las entradas y los e-mails a tu imagen. Para una experiencia completa, haz que el universo de tu evento esté presente en todos los puntos de contacto con los asistentes. Weezevent te ofrece varios niveles de personalización, para que se ajuste a tu presupuesto, empezando por las personalizaciones gratuitas que puedes hacer tú mismo.
8. La difusión
Facebook, Instagram, Twitter… ¡Es hora de dar que hablar! Crea conversación alrededor de lo que más gusta a los asistentes a tu evento: ¡la música de los artistas que presentas! y comunica con claridad sobre tu concierto: hora, lugar, precio, proceso de compra de entradas, cómo llegar, etc. Establece una estrategia de redes sociales para que tu comunicación tenga impacto y un gran alcance.
Si activas la opción de “Compartir en redes sociales”, quienes compren tus entradas con Weezevent, verán en la pantalla de confirmación de la compra los botones que le permiten compartir fácilmente en redes sociales que van a acudir a tu concierto, lo que te da visibilidad.
Por último, ¡no descartes los métodos tradicionales como la creación y distribución de flyers o las posibilidades que te da la prensa si consigues despertar su interés!
9. Las promociones
¡Crea todos los códigos promocionales que quieras y envíaselos a personas concretas o comunícalos al público general!
También puedes poner en práctica una estrategia de precios early bird, en función de la proximidad de la fecha del concierto.
10. La fidelización
Las personas que han acudido a uno de tus conciertos, podrían estar interesadas en futuros conciertos del mismo artista o banda o de otros. ¡No desaproveches la oportunidad y mantén el contacto! Enviar un e-mail de agradecimiento después del evento es una buena idea para empezar a mantener una relación.
Incluye un formulario en el proceso de compra para conocer mejor a los asistentes y saber en qué podrían estar interesados y en qué no, incluye una casilla para que indiquen si quieren recibir información sobre tus eventos y envíales ofertas exclusivas para fidelizarlos.
Weeevent te ofrece soluciones eficaces y muy fáciles de utilizar que te faciltarán vender entradas online, realizar el control de acceso e incluso gestionar los pagos de consumiciones con un sistema cashless y comunicarte con los asistentes mediante un CRM para eventos. Facilita tu organización y ¡disfruta de la música!
