Organiser un festival en 8 étapes

L’organ­i­sa­tion d’un fes­ti­val est stim­u­lante et grat­i­fi­ante, mais tout aus­si com­plexe et exigeante. Pour vous accom­pa­g­n­er, nous vous livrons tous nos con­seils pour savoir com­ment organ­is­er un fes­ti­val.

Pour aller plus loin, téléchargez gra­tu­ite­ment Le guide pra­tique de l’organisateur de fes­ti­val.

1. Déterminer les contours du festival

L’organisation d’un festival passe par certaines étapes indispensables. Avant de pouvoir vendre vos billets, vous devez définir les contours du festival que vous souhaitez organiser.

a) Raison d’être du festival

Com­mencez par répon­dre à la ques­tion “pourquoi est-ce que j’or­gan­ise un fes­ti­val ?”. Votre réponse vous aidera à définir des objec­tifs, qui vous per­me­t­tront de cal­culer le ROI de votre événe­ment.

b) Typologie du festival

La sec­onde étape con­siste à imag­in­er ce à quoi votre fes­ti­val va ressem­bler. Son genre (musique, ciné­ma, nour­ri­t­ure, etc), sa durée, son déroulé, sa cible, etc. C’est le moment de visu­alis­er l’événe­ment qui répond à votre but prin­ci­pal et à vos objec­tifs.

Stat­uez égale­ment sur la date, les horaires ain­si que sur le lieu du fes­ti­val. Prenez le temps néces­saire pour être sûr de faire un choix qui attir­era votre cible et lui don­nera envie d’a­cheter des bil­lets pour par­ticiper à votre fes­ti­val.

c) Budget du festival

Vous ne pou­vez pas envis­ager de met­tre en place un fes­ti­val dans vous pencher sur la ques­tion du bud­get. Pour en garan­tir la réus­site, vous devez prévoir votre bud­get de façon sérieuse et réal­iste.

Après avoir analysé votre pub­lic cible, ses cen­tres d’intérêt et ses attentes, vous saurez plus ou moins quels types d’activités et ani­ma­tion met­tre en place pour les sat­is­faire. Ces indi­ca­tions vont vous per­me­t­tre de dress­er votre bud­get prévi­sion­nel, en fonc­tion des dépens­es à cou­vrir pour chaque poste (cachets des artistes, loca­tion du lieu, prestataires, assur­ances, per­son­nels, etc.)

N’oubliez pas d’ajouter des marges de sécu­rité dans votre enveloppe budgé­taire. Générale­ment, cette marge se situe aux alen­tours des 15% du bud­get glob­al alloué.

Pour vous faciliter la tâche, inspirez-vous de notre arti­cle qui vous aide à créer un bud­get fes­ti­val réal­iste.

d) Financer le festival

Une fois de bud­get dressé, vient le moment de trou­ver les fonds néces­saires pour cou­vrir les dépens­es prévi­sion­nelles.

En vous y prenant suff­isam­ment à l’avance, plusieurs oppor­tu­nités de finance­ment s’offrent à vous. Vous pou­vez par exem­ple :

• Mon­ter un dossier et faire des deman­des de spon­sor­ing,
• Compter sur la prise en charge d’une par­tie des dépens­es via des mécènes,
• Dépos­er des deman­des de sub­ven­tions aux organ­ismes com­pé­tents de votre région,
• Ouvrir votre événe­ment à des prestataires externes et récolter des droits d’exploitation
• Faire appel à la générosité avec des cam­pagnes de dons et de crowd­fund­ing
• Etc.

Pour en savoir davan­tage sur vos pos­si­bil­ités, décou­vrez notre arti­cle dédié “Com­ment financer son fes­ti­val : 6 pistes à explor­er”.

2. Trouver le nom de son festival

Grâce à la déf­i­ni­tion des con­tours de votre fes­ti­val, vous allez pou­voir lui trou­ver un nom adéquat.

Pen­dant votre phase de réflex­ion, vous devez pren­dre en compte les critères suiv­ants :

• Facil­ité de pronon­ci­a­tion : Le nom de votre fes­ti­val doit pou­voir être pronon­cé facile­ment par vos par­tic­i­pants. Est-il facile à retenir ? Un enfant est-il capa­ble de le répéter ?
• Longueur idéale : Pour être per­cu­tant et bien retenu, le nom de fes­ti­val doit avoir une longueur adéquate, générale­ment située entre 10 et 30 car­ac­tères.
• Com­préhen­sion aisée : Il faut que les par­tic­i­pants que vous visez puis­sent com­pren­dre le nom de votre fes­ti­val. Pour cela, prenez en compte votre cible : son univers, ses habi­tudes et ses dif­férentes car­ac­téris­tiques. Il faut que le nom lui plaise et fasse sens pour elle.

Mais surtout, le nom de votre fes­ti­val doit vous plaire !

3. Distribuer les billets

Que vous ayez choisi de faire payer la participation à votre festival ou non, il est recommandé de mettre en place une billetterie en ligne pour encourager votre cible à passer à l’achat.

Une bil­let­terie en ligne vous per­met, entre autres, de :

• Suiv­re les inscrip­tions avant l’événement et veiller à respecter la capac­ité d’accueil de votre lieu
• Con­naître le taux de “no-show” (inscrits qui ne se sont pas présen­tés)
• Ven­dre du con­tenu addi­tion­nel aux bil­lets (accès camp­ing, accès zone VIP…)
• Con­fig­ur­er dif­férents tar­ifs et caté­gories pour vos dif­férents publics
• Génér­er des recettes en amont du fes­ti­val pour financer le pro­jet
• Mieux con­naître vos par­tic­i­pants et pou­voir les con­tac­ter avant, pen­dant et après le fes­ti­val

4. S’entourer de professionnels

Il est pratiquement certain que vous n’assumiez pas seul la totalité des missions liées à votre festival. Entourez-vous des meilleurs !

Pour vous aider à créer un événe­ment mémorable, entourez-vous de spé­cial­istes et de pro­fes­sion­nels de l’événe­men­tiel qui sauront vous accom­pa­g­n­er. Opti­misez la réus­site de votre fes­ti­val en les choi­sis­sant avec soin, et définis­sez leurs rôles et mis­sions avec exac­ti­tude.

Par­mi ceux qui vous entourent, comptez :

• La pro­duc­tion (prési­dent, tré­sori­er, directeur de la com­mu­ni­ca­tion, directeur de la pro­gram­ma­tion, directeur de la logis­tique…) et les bénév­oles
• Les prestataires (audio­vi­suel, restau­ra­tion, ani­ma­tion, con­trôle d’ac­cès…)
• La pro­gram­ma­tion (les artistes et inter­venants qui ryth­meront votre fes­ti­val)

Astuce : Décou­vrez les 6 erreurs à éviter lorsque vous organ­isez votre fes­ti­val.

5. Communiquer avant le festival

Optimisez vos chances d’attirer un maximum de festivaliers en communiquant suffisamment en amont de votre festival.

Plusieurs leviers s’of­frent à vous. À vous de sélec­tion­ner ceux qui seront les plus per­ti­nents pour votre cible et ses habi­tudes ! Voici plusieurs idées de canaux de com­mu­ni­ca­tion :

• Site inter­net opti­misé
• E‑mailing
• Pub­lic­ités (en ligne ou imprimées)
• Réseaux soci­aux
• Médias (presse écrite, radio, chaîne de télévi­sion)
• Parte­naires

“Attirez votre cible en cap­tant son atten­tion ! Réseaux, affichage, radio… Testez et adaptez votre stratégie en fonc­tion des résul­tats.” Julie, Cheffe de Pro­jet — Weezevent

6. Optimiser son organisation au maximum

Pour assurer le bon déroulement du festival, vous devez prévoir les étapes détaillées de son organisation.

Met­tez toutes les chances de votre côté en étant le plus pré­cis pos­si­ble dans le détail de chaque étape de votre plan­ning. Cette étape est longue et fas­ti­dieuse, mais elle vous per­met d’avoir une vision glob­ale du déroulé de votre fes­ti­val.

Prévoyez suff­isam­ment de temps pour réfléchir à la pro­gram­ma­tion idéale pour votre fes­ti­val. Quels en seront les grands temps forts ? Chaque moment d’animation de votre fes­ti­val (un con­cert, une con­férence, une activ­ité…) fera l’objet d’un plan­ning d’organisation dis­tinct. Anticiper au max­i­mum vous per­met de max­imiser vos chances de pou­voir book­er vos inter­venants rêvés.

Pensez égale­ment à prévoir la dis­po­si­tion du site de l’événement, à plan­i­fi­er vos com­mu­ni­ca­tions ain­si que l’organisation du Jour J. Pour vous aider à y par­venir, décou­vrez notre arti­cle sur le plan­ning organ­i­sa­tion­nel d’un fes­ti­val.

7. Prévoir les étapes après le festival

Évidemment, l’organisation de votre festival ne s’arrête pas une fois les festivaliers partis ! L’organisation “post-événement” est tout aussi importante que tout le travail accompli en amont.

Prévoyez le démon­tage et le net­toy­age du site dès la fin de votre événe­ment. Vous pou­vez faire appel à un prestataire de net­toy­age pour vous aider dans cette démarche. Néan­moins, la pro­preté pen­dant et après l’événement est l’affaire de tous. Sen­si­bilisez l’ensemble de vos équipes sur le sujet, et impliquez cha­cun dans le net­toy­age con­tinu du site pen­dant le fes­ti­val.

Organ­isez des bilans avec les dif­férentes par­ties prenantes du fes­ti­val. Équipe, bénév­oles, prestataires, parte­naires… dressez le bilan de votre col­lab­o­ra­tion, et déter­minez ensem­ble les axes d’amélio­ra­tions pour les prochaines édi­tions.

La com­mu­ni­ca­tion post-événe­ment est toute aus­si impor­tante que celle qui précède votre fes­ti­val.

Juste après votre fes­ti­val, c’est égale­ment le moment idéal pour sol­liciter l’avis des fes­ti­va­liers à tra­vers un ques­tion­naire en ligne, tout en les remer­ciant de leur par­tic­i­pa­tion. Vous pou­vez égale­ment met­tre en place un moyen de com­mu­ni­ca­tion pour les par­tic­i­pants qui auraient per­du des affaires per­son­nelles pen­dant votre fes­ti­val. Par exem­ple, une adresse e‑mail dédiée, un numéro de télé­phone ou un post sur les réseaux soci­aux.

N’hésitez pas à créer du con­tenu de com­mu­ni­ca­tion lié à votre événe­ment. Avec des pho­tos et des vidéos pris­es pen­dant le fes­ti­val, con­tin­uez à ali­menter vos réseaux soci­aux tout au long de l’année pour créer une com­mu­nauté autour de votre fes­ti­val, et inciter à par­ticiper à sa prochaine édi­tion.

8. Télécharger le guide pratique pour organiser votre premier festival

La lecture de cet article vous a donné envie d’organiser votre premier festival, et vous souhaitez avoir davantage de conseils et de témoignages d’experts ?

Nous met­tons à dis­po­si­tion “Le guide pra­tique de l’organisateur de fes­ti­val”, un livre blanc gra­tu­it au con­tenu riche et var­ié pour vous guider dans toutes les étapes de votre fes­ti­val.