Organiser un festival en 7 étapes

Organiser un festival en 7 étapes

L’organ­i­sa­tion d’un fes­ti­val est stim­u­lante et grat­i­fi­ante, mais tout aus­si com­plexe et exigeante. Pour vous accom­pa­g­n­er, nous vous livrons tous nos con­seils pour savoir com­ment organ­is­er un festival.

Pour aller plus loin, téléchargez gra­tu­ite­ment Le guide pra­tique de l’organisateur de fes­ti­val.

Som­maire


    1. Déterminer les contours du festival

    L’organisation d’un festival passe par certaines étapes indispensables. Avant de pouvoir vendre vos billets, vous devez définir les contours du festival que vous souhaitez organiser.

    Com­mencez par répon­dre à la ques­tion “pourquoi est-ce que j’or­gan­ise un fes­ti­val ?”. Votre réponse vous aidera à définir des objec­tifs, qui vous per­me­t­tront de cal­culer le ROI de votre événe­ment.

    La sec­onde étape con­siste à imag­in­er ce à quoi votre fes­ti­val va ressem­bler. Sa typolo­gie, sa durée, son déroulé, sa cible, son nom… C’est le moment de visu­alis­er l’événe­ment qui répond à votre but prin­ci­pal et à vos objectifs.

    Ensuite, étab­lis­sez le bud­get de votre fes­ti­val. Pour vous faciliter la tâche, vous vous inspirez de notre arti­cle sur les règles de base pour établir le bud­get de votre événe­ment.

    Enfin, stat­uez sur la date, les horaires ain­si que sur le lieu du fes­ti­val. Prenez le temps néces­saire pour être sûr de faire un choix qui attir­era votre cible et lui don­nera envie d’a­cheter des bil­lets pour par­ticiper à votre festival.

    2. Distribuer les billets

    Que vous ayez choisi de faire payer la participation à votre festival ou non, il est recommandé de mettre en place une billetterie en ligne pour encourager votre cible à passer à l’achat.

    Une bil­let­terie en ligne vous per­met, entre autres, de :

    • Suiv­re les inscrip­tions avant l’événement et veiller à respecter la capac­ité d’accueil de votre lieu
    • Con­naître le taux de “no-show” (inscrits qui ne se sont pas présentés)
    • Ven­dre du con­tenu addi­tion­nel aux bil­lets (accès camp­ing, accès zone VIP…)
    • Con­fig­ur­er dif­férents tar­ifs et caté­gories pour vos dif­férents publics
    • Génér­er des recettes en amont du fes­ti­val pour financer le projet
    • Mieux con­naître vos par­tic­i­pants et pou­voir les con­tac­ter avant, pen­dant et après le festival

    3. S’entourer de professionnels

    Il est pratiquement certain que vous n’assumiez pas seul la totalité des missions liées à votre festival. Entourez-vous des meilleurs !

    Pour vous aider à créer un événe­ment mémorable, entourez-vous de spé­cial­istes et de pro­fes­sion­nels de l’événe­men­tiel qui sauront vous accom­pa­g­n­er. Opti­misez la réus­site de votre fes­ti­val en les choi­sis­sant avec soin, et définis­sez leurs rôles et mis­sions avec exactitude.

    Par­mi ceux qui vous entourent, comptez :

    • La pro­duc­tion (prési­dent, tré­sori­er, directeur de la com­mu­ni­ca­tion, directeur de la pro­gram­ma­tion, directeur de la logis­tique…) et les bénévoles
    • Les prestataires (audio­vi­suel, restau­ra­tion, ani­ma­tion, con­trôle d’ac­cès…)
    • La pro­gram­ma­tion (les artistes et inter­venants qui ryth­meront votre festival)

    4. Communiquer avant le festival

    Optimisez vos chances d’attirer un maximum de festivaliers en communiquant suffisamment en amont de votre festival.

    Plusieurs leviers s’of­frent à vous. À vous de sélec­tion­ner ceux qui seront les plus per­ti­nents pour votre cible et ses habi­tudes ! Voici plusieurs idées de canaux de communication :

    Attirez votre cible en cap­tant son atten­tion ! Réseaux, affichage, radio… Testez et adaptez votre stratégie en fonc­tion des résul­tats. Julie, Cheffe de Pro­jet — Weezevent

    5. Optimiser son organisation au maximum

    Pour assurer le bon déroulement du festival, vous devez prévoir les étapes détaillées de son organisation.

    Met­tez toutes les chances de votre côté étant le plus pré­cis pos­si­ble dans le détail de chaque étape de votre plan­ning. Cette étape est longue et fas­ti­dieuse, mais elle vous per­met d’avoir une vision glob­ale du déroulé de votre festival.
    Astuce : Décou­vrez les 6 erreurs à éviter lorsque vous organ­isez votre festival.

    6. Prévoir les étapes après le festival

    Évidemment, l’organisation de votre festival ne s’arrête pas une fois les festivaliers partis ! L’organisation “post-événement” est tout aussi importante que tout le travail accompli en amont.

    Prévoyez le démon­tage et le net­toy­age du site dès la fin de votre événe­ment. Vous pou­vez faire appel à un prestataire de net­toy­age pour vous aider dans cette démarche. Néan­moins, la pro­preté pen­dant et après l’événement est l’affaire de tous. Sen­si­bilisez l’ensemble de vos équipes sur le sujet, et impliquez cha­cun dans le net­toy­age con­tinu du site pen­dant le festival.

    Organ­isez des bilans avec les dif­férentes par­ties prenantes du fes­ti­val. Équipe, bénév­oles, prestataires, parte­naires… dressez le bilan de votre col­lab­o­ra­tion, et déter­minez ensem­ble les axes d’amélio­ra­tions pour les prochaines éditions.

    La com­mu­ni­ca­tion post-événe­ment est toute aus­si impor­tante que celle qui précède votre festival.

    Juste après votre fes­ti­val, c’est égale­ment le moment idéal pour sol­liciter l’avis des fes­ti­va­liers à tra­vers un ques­tion­naire en ligne, tout en les remer­ciant de leur par­tic­i­pa­tion. Vous pou­vez égale­ment met­tre en place un moyen de com­mu­ni­ca­tion pour les par­tic­i­pants qui auraient per­du des affaires per­son­nelles pen­dant votre fes­ti­val. Par exem­ple, une adresse e‑mail dédiée, un numéro de télé­phone ou un post sur les réseaux sociaux.

    N’hésitez pas à créer du con­tenu de com­mu­ni­ca­tion lié à votre événe­ment. Avec des pho­tos et des vidéos pris­es pen­dant le fes­ti­val, con­tin­uez à ali­menter vos réseaux soci­aux tout au long de l’année pour créer une com­mu­nauté autour de votre fes­ti­val, et inciter à par­ticiper à sa prochaine édition.

    7. Télécharger le guide pratique pour organiser votre premier festival

    La lecture de cet article vous a donné envie d’organiser votre premier festival, et vous souhaitez avoir davantage de conseils et de témoignages d’experts ?

    Nous met­tons à dis­po­si­tion “Le guide pra­tique de l’organisateur de fes­ti­val”, un livre blanc gra­tu­it au con­tenu riche et var­ié pour vous guider dans toutes les étapes de votre festival.

    Télécharg­er le guide

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