La organización de un festival es estimulante y gratificante, pero igualmente compleja y exigente. Para ayudarte en la tarea, te damos todos nuestros consejos sobre cómo organizar un festival.
Para profundizar más, descarga gratis La guía práctica para organizadores de festivales.
Índice
1. Definir las grandes líneas del festival
Organizar un festival implica una serie de pasos imprescindibles. Antes de lanzar la venta de entradas, tienes que definir el las grandes líneas del festival que quieres organizar.
a) Razón de ser del festival
Empieza por responder a la pregunta «¿Por qué organizo un festival?» Tu respuesta te ayudará a definir objetivos, lo que te permitirá calcular el ROI de tu evento.
b) Tipo de festival
El segundo paso es imaginar cómo será tu festival. El tipo de festival, su duración, cómo se desarrollará, el público objetivo, etc. Este es el momento de visualizar el evento que responde a por qué lo organizas y a tus principales objetivos.
Decide también la fecha los horarios y el lugar de celebración del festival. Tómate tu tiempo para asegurarte de que tu elección es atractiva para tu público objetivo y le dé ganas de comprar entradas para tu festival.
c) Presupuesto del festival
No puedes lanzarte a organizar un festival sin abordar la elaboración de un presupuesto. Para garantizar el éxito de tu festival, tienes que tomarte en serio la elaboración de tu presupuesto y ser realista.
Tras analizar tu público objetivo, sus intereses y sus expectativas, tendrás una idea aproximada de las actividades y el entretenimiento que puedes incluir para satisfacerlo. Esta orientación te permitirá elaborar tu presupuesto teniendo en cuenta los gastos que tendrás que cubrir para cada partida (ccaché de los artistas, alquiler del espacio, proveedores, seguros, personal, etc.).
No olvides incluir un margen de seguridad en tu presupuesto. En general, este margen se recomienda que ronde el 15% del presupuesto global.
Para que te resulte más fácil, puedes basarte en nuestro artículo que te ayudará a elaborar un presupuesto para un festival de forma realista.
Financiar el festival
Una vez elaborado el presupuesto, es el momento de conseguir los fondos necesarios para cubrir los gastos previstos.
Si actúas con suficiente antelación, tienes a tu disposición diversas oportunidades de financiación. Por ejemplo, puedes:
- Crear un dossier y realizar solicitudes de patrocinio.
- Contar con mecenas que puedan hacerse cargo de parte de los gastos.
- Solicitar subvenciones en los organizmos comptetentes de tu zona.
- Abrir tu evento a proveedores externos y cobrar derechos de explotación.
- Apoyarte en la generosidad de diferentes personas con campañas de donación y crowdfunding.
- Etc.
Para más información sobre las opciones a tu disposición, descubre nuestro artículo específico sobre este tema: «Cómo financiar tu festival: 6 vías a explorar».
2. Encontrar un nombre para tu festival
Haber definido las grandes líneas de tu festival te ayudará a encontrarle un nombre adecuado.
Al reflexionar sobre el nombre, has de tener en cuenta los siguientes criterios:
- Facilidad de pronunciación: Loa asistentes tienen que poder pronunciar el nombre de tu festival con facilidad. ¿Es fácil de recordar? ¿Un niño podría pronunciarlo?
- Longitud ideal: Para que el nombre de tu festival sea potente y se recuerde, tiene que tener una longitud adecuada, en general debería estar entre los 10 y los 30 caracteres.
- Entendible: Es necesario que tu público objetivo pueda entender el nombre de tu festival. Para ello, ten muy presentes las características de tu público objetivo: su universo, sus costumbres y sus características. El nombre le tiene que gustar y tiene que tener sentido para este segmento de población.
Pero sobre todo, ¡el nombre de tu evento te tiene que gustar!
3. Vender las entradas
Tanto si decides cobrar por asistir a tu festival como si es un evento gratuito, es recomendable que establezcas una venta de entradas online o un sistema de inscripción para animar a tu público objetivo a pasar a la acción.
Un sistema de venta de entradas online te permite, entre otras cosas:
- Hacer un seguimiento de la asistencia esperada antes del evento y asegurarte de que se respeta el aforo del recinto elegido.
- Conocer la tasa de «no-show» (personas que han adquirido su entrada y finalmente no acuden al festival).
- Vender servicios complementarios a las entradas (acceso al camping, acceso a la zona VIP…)
- Establecer diferentes tarifas y categorías para tus diferentes públicos.
- Generar ingresos antes del festival para financiar el proyecto.
- Conocer mejor a los asistentes y poder contactar con ellos antes, durante y después del festival
4. Rodearse de profesionales
Es casi seguro que no asumirás tú solo todas las tareas relacionadas con tu festival. ¡Rodéate de los mejores!
Para ayudarte a crear un evento memorable, rodéate de especialistas y profesionales de eventos que puedan llevarte de la mano. Optimiza el éxito de tu festival escogiéndolos con mimo y define sus roles y tareas al detalle.
Entre los profesionales y especialistas con los que tendrás que contar, están:
- Producción (presidente, tesorero/a, responsable de comunicación, responsable de programación, responsable de logística…) y voluntarios.
- Proveedores (audiovisuales, catering, animación, control de acceso…)
- Programación (los artistas y ponentes que participarán en tu festival).
Consejo: Descubre los 6 errores que evitar al organizar un festival.
5. Comunicar antes del festival
Maximiza tus posibilidades de atraer a un máximo de asistentes al festival comunicándolo con suficiente antelación.
Tienes varios recursos a tu disposición. Selecciona los que mejor encajen con tu público objetivo y sus hábitos. Aquí tienes algunas ideas de canales de comunicación:
- Página web optimizada
- E-mailing
- Anuncios (online o en papel)
- Redes sociales
- Medios de comunicación (prensa, radio, TV)
- Colaboradores
¡Atrae a tu público objetivo captando su atención! Redes sociales, vallas publicitarias, radio… Prueba y adapta tu estrategia en función de los resultados. Julie, Jefa de Proyectos – Weezevent
6. Optimizar al máximo tu organización
Para que el festival se desarrolle correctamente, tienes que planificar su organización paso a paso.
Cuanto más preciso seas en los detalles de cada paso de tu planificación, más posibilidades tendrás de que todo salga bien y de poder reaccionar a tiempo en caso de imprevistos. Este paso es largo y tedioso, pero te permite tener una visión global de tu festival.
Piensa la programación ideal para tu festival con tiempo suficiente. ¿Cuáles serán los momentos clave? Cada momento con una actividad programada en tu festival (un concierto, una conferencia, una actividad…) tiene que contar con su propio planning de organización. Prever de antemano todo lo posible te permite maximizar tus posibilidades de poder contratar a tus ponentes y artistas soñados.
Planifica también la distribución del recinto del evento, tu comunicación y la organización el día D. Para ayudarte a hacerlo, descubre el planning de organización de un festival.
7. No olvides los pasos post-festival
Por supuesto, ¡la organización de tu festival no termina cuando los asistentes se han ido! La organización «post-evento» es tan importante como todo el trabajo previo.
Planifica el desmontaje y la limpieza del recinto al final del evento. Puedes contratar a una empresa de limpieza para que te ayude con esto. No obstante, la limpieza durante y después del evento es asunto de todos. Haz que todo el equipo esté concienciado e implícalos en la limpieza continua del recinto durante el festival.
Organiza reuniones de balance con los distintos agentes implicados en el festival. Equipo, voluntarios, proveedores, colaboradores… Haced balance de vuestra colaboración, y definid juntos las áreas de mejora para las próximas ediciones.
La comunicación posterior al evento es tan importante como la previa al festival.
Justo después de tu festival, también es el momento ideal para pedir la opinión de los asistentes al festival a través de un cuestionario online, agradeciéndoles su asistencia. También puedes establecer una vía de comunicación para los asistentes que hayan perdido objetos personales durante el festival. Por ejemplo, una dirección de correo electrónico específica, un número de teléfono o una publicación en redes sociales.
No dudes en crear contenido de comunicación relacionado con tu evento. Sigue alimentando las redes sociales a lo largo del año con las fotos y vídeos tomados durante el festival, para crear una comunidad en torno al festival y potenciar la asistencia en la próxima edición.
8. Descargar la guía práctica para organizar tu primer festival
¿Este artículo te ha dado ganas de organizar tu primer festival y te gustaría leer más consejos y consejos de expertos?
Ponemos a tu disposición la «Guía práctica para organizadores de festivales«. Un libro blanco gratuito con un contenido rico y variado para guiarte en todas las etapas de tu festival.
