Les 10 étapes à suivre pour engager et piloter une équipe de bénévoles

Les 10 étapes à suivre pour engager et piloter une équipe de bénévoles

Votre événe­ment approche à grand pas ? Peu importe son for­mat, il y a de fortes chances que vous ayez besoin d’aide et que vous ne puissiez pas offrir une rémunéra­tion pour toute celle-ci. Les bénév­oles entrent alors en jeu ! Avec une plan­i­fi­ca­tion effi­cace, un bon rela­tion­nel et une excel­lente com­mu­ni­ca­tion, vous pou­vez con­stituer une équipe de bénév­oles qui vous aidera à faire de votre événe­ment un suc­cès.

En tant qu’or­gan­isa­teur d’événe­ments, il vous appar­tient de recruter, for­mer et gér­er une équipe de bénév­oles capa­bles d’être les atouts dont vous avez besoin. Vous trou­verez ci-dessous les 10 étapes clés pour con­stituer et gér­er une équipe de volon­taires effi­cace pour votre événe­ment.

Som­maire

  1. Définir pré­cisé­ment vos besoins
  2. Assign­er des rôles et des respon­s­abil­ités
  3. Don­nez des raisons de faire du bénévolat
  4. Rechercher les volon­taires poten­tiels
  5. Inter­view­er les can­di­dats sélec­tion­nés
  6. Com­mu­ni­quer claire­ment et régulière­ment
  7. Bien for­mer vos volon­taires
  8. Se ren­seign­er sur les lois
  9. Être atten­tif le jour J
  10. Remerci­er comme il se doit

1. Définir précisément vos besoins

Pourquoi avez-vous besoin de bénév­oles — avant, pen­dant et après votre événe­ment ? La pre­mière étape pour con­stituer une équipe de volon­taires con­siste à déter­min­er ce que vous avez besoin qu’ils fassent pour vous. Con­stituez une liste com­prenant les tâch­es à effectuer pen­dant votre événe­ment ain­si que les com­pé­tences néces­saires pour les accom­plir.

Prenez en con­sid­éra­tion les types de per­son­nal­ités que vous devez recruter. Si vous avez besoin de ven­dre des marchan­dis­es, vous devez alors trou­ver des per­son­nes extraver­ties. Il est prob­a­ble que vous ayez aus­si des besoins qui néces­si­tent des bénév­oles avec des capac­ités physiques spé­ci­fiques. Il est par exem­ple courant de soulever des objets lourds ou de rester debout pen­dant de longues péri­odes quand on est en poste sur un événe­ment.

2. Assigner des rôles et des responsabilités

Une fois vos besoins défi­nis, il est temps de les trans­former en rôles et respon­s­abil­ités. Exam­inez votre liste de besoins et cherchez des élé­ments qui peu­vent être regroupés. Créez des caté­gories sou­ples avec des sous-équipes en fonc­tion des mis­sions du poste — bil­let­terie, ges­tion des entrées, logis­tique, com­mu­ni­ca­tion, ves­ti­aire, etc.

Vous pou­vez ensuite pren­dre ces infor­ma­tions et rédi­ger des descrip­tions de poste pour chaque rôle. Assurez-vous d’y inclure les respon­s­abil­ités, les com­pé­tences ou les con­nais­sances req­ui­s­es pour effectuer le tra­vail, et le délai néces­saire pour le réalis­er.

L’ob­jec­tif est de définir claire­ment les attentes envers vos bénév­oles afin qu’ils s’orientent vers les rôles qui leur vont le mieux. Plus les descrip­tions de poste sont détail­lées, mieux c’est. Il est préférable de “faire fuir” un volon­taire poten­tiel moyen­nement motivé par son rôle plutôt que de faire appel à une per­son­ne qui pour­rait faire plus de mal que de bien à votre événe­ment.

3. Donnez des raisons de faire du bénévolat

Peu de per­son­nes se por­tent volon­taires pour des événe­ments sans rien atten­dre en retour. C’est donc à vous de leur don­ner une rai­son de faire du bénévolat en leur offrant des quelque chose à laque­lle ils ne peu­vent résis­ter. Pour un fes­ti­val, cela peut pren­dre la forme de bil­lets gra­tu­its. Pour un événe­ment pro­fes­sion­nel, cela peut être aus­si sim­ple que de pou­voir ajouter une ligne à son CV ou obtenir une let­tre de recom­man­da­tion de votre part après l’événe­ment.

Ne vous con­tentez pas d’of­frir les inci­ta­tions qui vous arrangent. Vous devez plutôt iden­ti­fi­er ce qui encour­agerait les poten­tiels bénév­oles à rejoin­dre votre aven­ture. Quels avan­tages ou expéri­ences pou­vez-vous leur offrir qu’ils percevraient comme ayant une valeur égale ou supérieure au temps passé à tra­vailler sur votre événe­ment ?

4. Rechercher les volontaires potentiels

Faites une annonce sur plusieurs de vos sup­ports tels que votre site inter­net ou sur les réseaux soci­aux en met­tant l’objet de votre démarche. Inscrivez les champs prin­ci­paux req­uis pour les futures can­di­da­tures et insis­tez sur le fait que la presta­tion est gra­tu­ite, donc non rémunérée — pour être en accord dès le début avec le bénév­ole.

La com­mu­nauté locale est aus­si un endroit par­fait pour chercher des volon­taires. Deman­dez égale­ment des con­seils au lieu qui accueille votre événe­ment. Prenez con­tact avec la cham­bre de com­merce locale et le ser­vice des loisirs de la ville, et deman­dez s’il existe des moyens de faire savoir que vous recherchez des bénév­oles pour votre événe­ment. Vous pou­vez égale­ment con­tac­ter les jour­naux et les sta­tions de radio locaux pour deman­der de la pub­lic­ité ou pass­er une annonce.

5. Interviewer les candidats sélectionnés

Lorsque vous com­mencez à recevoir des deman­des de volon­taires poten­tiels, il est impor­tant de s’as­sur­er qu’ils pos­tu­lent pour les meilleurs rôles en fonc­tion de leurs com­pé­tences et de leurs intérêts. Envis­agez de créer un ques­tion­naire de préqual­i­fi­ca­tion dédié au recrute­ment de bénév­oles sur votre page web.

Après avoir sélec­tion­né les pro­fils les plus intéres­sants, prévoyez une ren­con­tre physique dans le but d’expliquer le fonc­tion­nement et détail de votre événe­ment — heure, lieu, matériel, tenue exigée, etc. — ain­si que des futures tâch­es demandées.

Si vous n’avez pas le temps d’in­ter­roger per­son­nelle­ment chaque volon­taire poten­tiel — ce qui est sou­vent le cas pour les grands événe­ments —, utilisez au min­i­mum l’en­quête de présélec­tion et, si pos­si­ble, ayez une con­ver­sa­tion télé­phonique ou vidéo avec eux. N’ou­bliez pas de leur deman­der quel rôle ils aimeraient avoir. Ce n’est pas parce qu’une per­son­ne est spé­cial­iste du mar­ket­ing qu’elle veut avoir cette fonc­tion pen­dant votre événe­ment. Il se peut qu’elle veuille faire quelque chose de com­plète­ment dif­férent ! Don­nez-lui le choix si vous le pou­vez et elle sera prob­a­ble­ment plus sat­is­faite de son expéri­ence de bénév­ole. Cela compte pour fidélis­er votre équipe.

6. Communiquer clairement et régulièrement

Une bonne com­mu­ni­ca­tion est essen­tielle pour con­stituer une équipe de volon­taires effi­cace. Vous devez com­mu­ni­quer fréquem­ment avec tous vos volon­taires afin qu’ils soient au courant de tout ce qui pour­rait les affecter pen­dant votre événe­ment. Une com­mu­ni­ca­tion fréquente les implique et per­met d’établir une rela­tion qui réduit inévitable­ment les con­tretemps.

Organ­isez régulière­ment des réu­nions d’équipe par télé­phone ou en ligne à l’aide d’outils comme Join.me ou What­sApp. Pour les grandes équipes, vous pou­vez utilis­er un out­il comme Slack pour tenir tout le monde au courant des avancées ; et Trel­lo ou Asana pour gér­er les tâch­es et les pro­jets.

7. Bien former vos volontaires

La for­ma­tion est essen­tielle pour chaque volon­taire. Ils doivent con­naître les tâch­es qui leur sont assignées, les délais, les per­son­nes à qui s’adress­er pour obtenir de l’aide, leur itinéraire pour le jour de l’événe­ment et les plans d’ur­gence. Vous devez vous assur­er qu’ils dis­posent de tous les out­ils néces­saires pour faire leur tra­vail et qu’ils savent com­ment les utilis­er.

En out­re, vos volon­taires doivent com­pren­dre ce que l’on attend d’eux en ter­mes de code de con­duite, de tenue ves­ti­men­taire, etc. Formez-les sur la façon de sig­naler les prob­lèmes et de les traiter en fonc­tion des inter­locu­teurs — acheteurs de bil­lets, vendeurs, invités VIP, artistes, etc.

S’ils ne se présen­tent pas, arrivent en retard ou ne font pas de bonnes presta­tions, ils doivent savoir que cela aura for­cé­ment des con­séquences. N’ou­bliez pas non plus de leur com­mu­ni­quer les détails pra­tiques comme l’en­droit où se gar­er le jour de l’événe­ment, la nour­ri­t­ure mise à leur dis­po­si­tion, les temps de paus­es, etc.

8. Se renseigner sur les lois

Même si les volon­taires ne sont pas vos employés, cer­taines lois vous oblig­ent à respecter un cer­tain cadre. Tous les droits des bénév­oles sont rap­pelés sur associations.gouv.fr. Faites donc preuve de rigueur et prenez con­nais­sance des règles avant de com­mencer à rédi­ger des descrip­tions de poste et à recruter des per­son­nes.

Vous devrez aus­si prob­a­ble­ment vous pro­cur­er une assur­ance pour les bénév­oles. Vous devrez eur accorder des paus­es après un cer­tain nom­bre d’heures de tra­vail, et vous ne serez pas autorisé à rem­plac­er un tra­vailleur rémunéré par un bénév­ole.

9. Être attentif le jour J

C’est le grand jour. Veillez à ce que cha­cun de vos bénév­oles soit à son poste. Si des can­di­dats se désis­tent au dernier moment, pensez à engager plus de bénév­oles la prochaine fois afin d’éviter les mau­vais­es sur­pris­es.

Soyez égale­ment à l’écoute de vos bénév­oles. Offrez-leur des récom­pens­es telles que la pos­si­bil­ité de prof­iter de l’événement à la fin de leur ser­vice ou un accès à de la nour­ri­t­ure et des bois­sons.

Ces dif­férents élé­ments don­neront envie à vos bénév­oles de reten­ter l’expérience à vos côtés lors d’un prochain événe­ment.

10. Remercier comme il se doit

Vos bénév­oles s’attendent à des remer­ciements authen­tiques, en face à face, par e‑mail ou par télé­phone. Dites-leur à quel point ils vous ont aider et ce que vous avez pu réus­sir grâce à eux. Per­son­nalisez chaque remer­ciement car vos bénév­oles sont uniques et veu­lent sen­tir que leur temps à servi au col­lec­tif.

Il n’existe pas d’outil révo­lu­tion­naire engager des bénév­oles à la hau­teur de votre événe­ment. Pour tout le reste, facilitez-vous la vie en optant d’abord pour une solu­tion de bil­let­terie tout-en-un et prof­itez égale­ment d’un con­trôle d’accès flu­ide — voire d’un sys­tème de paiement cash­less. Décou­vrez toutes les fonc­tion­nal­ités de nos solu­tions en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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