Il est à la portée de tous d’organiser son propre concert de musique. Que ce soit dans un objectif caritatif, pour promouvoir son groupe ou un artiste qui vous plaît ou pour financer votre association. Voici nos méthodes pour que tout se passe correctement !
Les 8 points clés pour organiser votre concert :
Sommaire
1. Définir un projet solide et cadrer votre budget
La première chose à faire avant de se lancer dans un tel projet est de bien cerner la cible que vous souhaitez atteindre avec votre concert. Quel type de public souhaitez-vous attirer ? Selon l’âge de votre cible, les autorisations que vous devrez obtenir ne seront pas les mêmes.
La préparation d’un concert commence aussi par une réflexion approfondie sur votre projet : quel type de spectacle souhaitez-vous proposer ? Musique actuelle, musique classique ou événement caritatif porté par une association ?
Le budget doit intégrer :
- Le cachet de chaque artiste
- La location de la salle de spectacle
- Les assurances et l’assurance responsabilité civile
- Les services de secours
- Les frais liés aux droits d’auteur et à la SACEM
- Les dépenses de communication
Cette phase de préparation conditionne la portée et la fréquentation de votre concert.
2. Trouver un lieu
L’étape suivante consiste à choisir un lieu approprié au style de musique que vous souhaitez jouer ainsi qu’à l’objectif de fréquentation que vous avez fixé et un espace qui doit respecter un certain nombre de normes.
Renseignez-vous sur les salles de concert de votre ville, les bars, salles polyvalentes et autres espaces publics mis à la disposition des organisateurs de concerts. Une fois la salle répondant à vos objectifs de fréquentation et à l’esprit de votre concert trouvée, contactez le responsable afin de vous renseigner sur les formules proposées et l’accessibilité du lieu.
Le lieu dispose-t-il d’un accès aux personnes à mobilité réduite (PMR) ? D’un espace fumeur, d’un parking ? A-t-il une licence pour vendre de l’alcool ? Demandez au responsable si le service de sécurité est inclus dans la formule, s’il dispose d’équipements audiovisuels à la hauteur de vos exigences ou si, au contraire, vous devrez engager une équipe et louer du matériel à cet effet, si vous devez prévoir des barmans et des caissiers, ou si ce service est inclus dans la prestation.
3. S’assurer d’être en règle administrativement
Autorisations
La loi prévoit qu’au-delà de 6 représentations par an, un organisateur devra obtenir une licence d’entrepreneur du spectacle. En deçà, le statut d’association 1901 suffit.
Par rapport au lieu de votre concert, assurez-vous bien qu’il est considéré comme un ERP (établissement recevant du public). Pour être en règle, il devra avoir été contrôlé par une commission de sécurité. Si vous prévoyez de changer la disposition de la salle, d’installer des aménagements temporaires, vous devrez les faire valider par cette même commission.
Si votre objectif de fréquentation dépasse 1 500 participants (staff inclus), vous serez tenus d’en faire une déclaration au maire ou au préfet de police. Cette déclaration devra être souscrite entre 1 an et 1 mois avant la représentation et devra préciser qui est l’organisateur, où et quand (date et heure) se déroulera l’événement, sa fréquentation et la capacité du lieu, la description du service d’ordre et de sécurité prévu.
Secours et Sécurité
Pour les petits concerts, les services de secours ne sont pas requis. Pensez toutefois à garder de côté une liste des numéros d’urgence et une trousse de premiers secours en cas de problème. Pour les plus gros événements, vous devrez impérativement faire appel à des secouristes, à la Croix-Rouge ou aux pompiers pour assurer la sécurité sur place et dans un rayon de 50 mètres autour du concert. Vous êtes responsable de tous les accidents et nuisances survenant dans ce périmètre.
Selon le type de concert que vous organisez, vous aurez sûrement besoin d’un service de sécurité de taille proportionnelle au nombre de participants. On compte généralement un agent de sécurité pour 100 participants. Ce service de sécurité devra, le jour J, porter une tenue spécifique, disposer de l’autorisation de la préfecture (à noter : une autorisation particulière devra être accordée pour permettre la fouille corporelle de plus de 300 participants) et avoir sur eux une carte professionnelle d’agent de sécurité.
Leur mission sur place consistera à inspecter les installations et les éventuels risques, séparer le public des professionnels et acteurs de la manifestation, prévenir les risques de différends entre particuliers, porter assistance aux personnes en danger, alerter les services de police et/ou de secours en cas de problème, faciliter et organiser l’accès au concert et aux sorties de secours.
Assurance
Vous devrez impérativement souscrire une assurance responsabilité civile pour couvrir les éventuels dommages causés à la salle ainsi qu’aux participants. Renseignez-vous bien auprès de votre assureur pour savoir jusqu’où vous serez couvert. Serez-vous assuré pendant le montage et le démontage ? L’assureur propose-t-il une assurance annulation ?
Déclaration et rémunération des prestataires
Prestataires, personnels et artistes doivent être rémunérés selon un contrat de type CDD. Deux types de contrats vous concernent dans le cas de l’organisation d’un concert :
Le contrat d’engagement qui lie l’organisateur (ici employeur) au personnel ainsi qu’aux artistes et le contrat de cession dans le cas d’un spectacle produit par un producteur/tourneur. Ce dernier
Débit de boisson
Si le lieu dans lequel vous organisez votre concert ne dispose pas au préalable d’une licence de débit de boisson, pensez à en demander une au minimum 15 jours avant l’événement en mentionnant l’identité de l’organisateur, du propriétaire du lieu, de la localisation du bar et la catégorie de boisson proposée.
La SACEM
Plusieurs semaines avant votre concert, faites une demande d’autorisation d’utilisation en public d’œuvres du répertoire de la SACEM. Celle-ci vous enverra en retour un contrat à remplir, signer, approuver et retourner. Après le concert, vous devrez adresser un formulaire de recettes et de dépenses ainsi que le programme des œuvres diffusées. Vous pouvez aussi opter pour un forfait de droits d’auteur payable avant le concert, qui coûtera entre 55 et 305 € selon le type de musique (enregistrée ou vivante) et le caractère lucratif ou non de votre manifestation.
Tout organisateur bénéficiant de l’autorisation de la SACEM bénéficie d’une réduction de 20% sur ces forfaits.
4. Distribuer les billets
Optimisez votre charge de travail en mettant en place une billetterie en ligne pour votre concert. L’achat de billets devient plus simple pour votre public, y compris pour des options spécifiques telles que le placement numéroté ou l’accès VIP.
Pour gérer efficacement vos ventes, veillez à choisir une solution de billetterie en ligne simple à utiliser, rapide à configurer et dotée de fonctionnalités complètes pour piloter vos quotas, vos tarifs et vos options en toute autonomie.
WeezTicket, solution de billetterie en ligne en self-service, propose des modules particulièrement adaptés à l’organisation de votre concert :
- Module de billetterie : votre site web est bien identifié auprès de vos participants et vous souhaitez y vendre des billets ? Intégrez facilement un module de billetterie à votre site existant, collez quelques lignes de code HTML dans le back-office de votre site et vos ventes peuvent démarrer !
- Une billetterie pensée pour tous vos publics : vous avez une grande diversité de participants ? Partenaires, invitations, offres spéciales… Notre solution de billetterie dispose d’un large panel d’outils pour vous permettre de créer des tarifs dédiés, gérer des quotas et adapter l’expérience d’achat à chaque spectateur.
- Ventes sur place : votre concert n’est pas complet et vous souhaitez continuer à vendre ? Grâce à notre solution de guichet, vos ventes physiques sont traitées rapidement, avec une impression instantanée des billets ou badges personnalisés. Vos données de vente, comme le chiffre d’affaires, les quotas ou les informations des participants, sont mises à jour en temps réel.
- Contrôle d’accès : vous souhaitez sécuriser l’entrée de votre concert et fluidifier les arrivées ? Grâce à notre solution de contrôle d’accès, vos billets sont scannés en quelques secondes, même en cas de forte affluence. Les accès sont mis à jour en temps réel pour éviter les doublons, limiter la fraude et garantir une entrée rapide et sécurisée à chaque spectateur.
Le Centre culturel polyvalent L’Embarcadère accueille tout au long de l’année des concerts, spectacles, projections et événements culturels ouverts à un large public. En s’appuyant sur nos solutions, l’équipe du centre bénéficie d’une technologie intuitive et complète pour gérer sa billetterie, sécuriser les accès et piloter son événement en toute sérénité.
« Nous avons été très bien accompagnés par Weezevent pour notre événement ! Un grand merci à toute l’équipe pour sa patience : la solution de gestion des inscriptions a parfaitement fonctionné et le service de scan le jour J a été très fluide. Nous recommandons Weezevent ! » L’Embarcadère
« Avec les subventions publiques du monde du spectacle qui sont à la baisse, la rentabilité d’une salle de concert passe beaucoup par la billetterie. Chaque salle doit être propriétaire de ses données et doit pouvoir les utiliser à des fins marketing et pour ça, WeezTicket reste une solution très performante.
La donnée circule librement entre la billetterie et le contrôle d’accès. À la fin d’un concert ou d’une saison, le chargé de production peut croiser un volume important de données pour mieux comprendre son public et prendre les décisions nécessaires afin d’optimiser le taux de remplissage.
Par exemple, il peut analyser quels artistes attirent un public majoritairement local ou, au contraire, régional, identifier les soirs où le taux de no-show est plus élevé, ou encore repérer les spectateurs venus plusieurs fois dans l’année. Ces informations permettent ensuite d’ajuster la programmation, de relancer les spectateurs les plus engagés via des campagnes ciblées ou de proposer des offres spécifiques aux publics les plus fidèles. » David, Client Service chez Weezevent
5. Bien accueillir les artistes, gérer les prestataires
Une fois le lieu, le public et les démarches administratives bien définis et effectués, vous pouvez (enfin !) passer à la raison pour laquelle vous souhaitez organiser un concert : la programmation artistique.
Combien de groupes voulez-vous voir jouer ? Souhaitez-vous organiser votre concert autour d’un style, en privilégiant un univers et en faisant donc appel à plusieurs groupes ? Ou bien souhaitez-vous mettre en avant un groupe en particulier, auquel cas, toute la soirée tournera autour de celui-ci avec éventuellement une première partie. Certains tourneurs exigent un groupe précis pour les premières parties de leurs artistes, d’autres vous laissent choisir. Dans ce dernier cas, parlez-en avec le groupe à l’affiche pour vous assurer que votre choix lui conviendra.
Vous devrez prévoir un espace pour les artistes et leurs invités avec de quoi boire et se restaurer. Occupez-vous bien à l’avance du transport des artistes et de leur hébergement (hôtel, maison d’hôtes…). Demandez-leur un Rider (un document récapitulant tout le matériel et les exigences des artistes) suffisamment de temps avant votre événement. Certaines demandes pourront vous paraître saugrenues, essayez tant bien que mal d’y répondre favorablement. De cette manière, vous entretiendrez une bonne relation avec les managers et tourneurs qui vous le rendront bien pour d’éventuels autres concerts.
Mais n’oubliez pas tous les autres prestataires dont vous aurez également besoin pour organiser votre concert. Si la salle ne dispose pas du matériel dont vous avez besoin, vous devrez faire appel à une entreprise de sons et lumières.
Selon la taille de la salle et votre objectif de fréquentation, vous aurez besoin de choisir, comme nous l’avons évoqué précédemment, un service de sécurité. Attention à sa réputation : votre événement pourra pâtir d’une mauvaise image si le service choisi n’est pas adapté; veillez donc à ce qu’il soit en accord avec l’esprit de votre soirée.
Pensez aussi à la restauration, du public et du personnel, pour lesquels vous devrez faire appel à un traiteur ou à des foodtrucks (favorisez le local pour limiter les coûts et valoriser votre région).
Vous pouvez retrouver nos conseils pour bien choisir vos prestataires événementiels.
Vous pouvez également externaliser la recherche de musiciens auprès de prestataires. Certains services pourront faciliter ces étapes et vous assurer un événement réussi.
6. Le jour J
Le jour de votre concert, votre tâche sera de payer les artistes, de faire attention à bien respecter les normes en termes de bruit et de sécurité des participants. Pour pouvoir vous concentrer sur ces tâches, vous devrez avoir établi un planning précis en amont.
Prévoyez les heures d’arrivée des artistes, des prestataires et du personnel. Formez les équipes, assignez-les à leur poste et expliquez-leur comment se déroulera l’événement.
Vous aurez préparé à l’avance les contrats de chaque artiste et prestataire ainsi que leur rémunération. Chacun devra disposer d’un espace à soi : les artistes devront avoir des loges prêtes à leur arrivée, les prestataires un bureau pour effectuer les derniers préparatifs.
Vous devrez prévoir un accueil particulier pour les éventuels VIP, vos partenaires et pour la presse avec un espace dédié, des places réservées, et badges spécifiques. À propos des badges, chaque type de personnel devra recevoir un badge précisant les accès qui lui seront donnés en fonction de son poste dans votre organisation. Certains postes nécessiteront d’avoir un talkie-walkie, pensez-y donc bien en amont pour éviter les courses de dernière minute qui généreront un stress dont vous pourrez vous passer le jour J.
6. Après le concert
Ça y est, votre concert s’est bien déroulé, le public est ravi, vos artistes sont satisfaits et vous les avez payés ainsi que les prestataires et le personnel. L’aventure ne s’arrête toutefois pas là !
Pensez d’abord à ranger la salle et ses alentours et à défaire vos installations, puis faites les comptes et faites-en une déclaration à la SACEM.
Vous pourriez organiser une petite fête avec vos prestataires, les éventuels bénévoles, vos équipes et peut-être les artistes. De cette manière, vous remerciez tous les acteurs du succès de votre événement, ce qui est idéal pour entretenir une bonne relation en vue d’événements futurs. Enfin, compilez toutes vos retombées de presse dans une revue de presse.
6. Bien communiquer sur son concert
Vous l’aurez remarqué, à aucun moment encore nous n’avons évoqué la communication autour de votre concert. Elle est pourtant primordiale pour assurer le succès de votre événement. En effet, elle est omniprésente dans l’organisation d’un concert aussi bien que pour n’importe quel événement.
Il existe un certain nombre de supports pour faire une promotion efficace de votre concert. Votre billetterie est une première vitrine, qu’elle soit intégrée dans un site web ou un mini-site elle constitue un premier support de communication pour donner toutes les informations et le ton, l’ambiance de l’événement, avec la possibilité d’intégrer une vidéo et des visuels.
Tenez tout d’abord tous vos fans au courant, en mettant en ligne votre concert sur votre blog ainsi que sur tous les réseaux sociaux sur lesquels vous êtes présent.
Incluez-y toutes les informations pratiques ainsi que les informations sur la programmation.
Les canaux de communication
- Le blog : écrivez régulièrement sur votre concert, dans de petits billets sur les artistes qui participeront, la scénographie, la salle dans laquelle il se tiendra… Vous pourriez faire des interviews avec des artistes et leur demander de les relayer sur leurs réseaux sociaux. Votre blog pourra aussi vous servir de relais pour les retombées médias que vous obtiendrez !
- Les réseaux sociaux : ils sont un canal à privilégier pour parler de votre concert. Impliquez les artistes, la salle, votre équipe et les participants pour qu’ils relaient vos contenus et ainsi donnent de la visibilité à votre événement.
- Créez votre événement sur Facebook en y indiquant toutes les informations pratiques, en présentant les artistes (interviews, photos, vidéos de concerts passés…). Relayez les articles de presse et partagez des morceaux des artistes sur la page de votre événement.
- Pour obtenir plus de visibilité, vous pourriez créer une publicité Facebook. Pour ce faire, vous définissez votre audience cible (âge, localisation, centres d’intérêt…), définissez un budget par jour et lancez la promotion; Facebook se charge ensuite de la rendre le plus visible possible.
- Twitter est aussi très adapté à la promotion de concerts. Privilégiez les photos et vidéos sur ce canal en partageant des interviews, des extraits de répétitions, des photos de la salle ou des concerts passés des artistes programmés. La fréquence est importante, n’hésitez pas à relayer les comptes et tweets des artistes, partenaires…
- Selon votre cible, des réseaux comme Snapchat ou Instagram peuvent être préférés.
- Des jeux-concours peuvent être mis en place sur ces plateformes afin de vous faire gagner en visibilité. Vous pouvez mettre des places à gagner, des extras du type accès en backstage ou aux balances, ou des goodies. Il est courant de les faire gagner par tirage au sort après le partage, le like et le commentaire du post du jeu-concours. De cette manière, vous atteindrez des personnes qui ne vous suivent pas par l’intermédiaire de relations en commun.
- Newsletter et emailing : si vous disposez d’une base de données sur vos fans, pensez à leur envoyer une newsletter 3 mois à l’avance pour leur annoncer le concert, leur transmettre les informations pratiques et leur donner accès à votre billetterie. Renvoyez-leur une piqûre de rappel à l’approche du concert, avec pourquoi pas un code promotionnel ?
- Au-delà des réseaux sociaux et de votre blog, la presse et les médias en général pourront être des alliés de taille pour donner de la visibilité et de la crédibilité à votre événement. Il sera toutefois difficile d’obtenir des articles, prévoyez donc un plan bien à l’avance. Commencez par rédiger un communiqué de presse original, agrémenté de photographies et/ou de vidéos en présentant le ou les groupes qui joueront, la salle de concert, l’esprit de votre concert, avec un lien vers la billetterie.
- Ciblez ensuite les médias spécialisés dans la musique, plus particulièrement dans le style de musique que vous avez programmé et envoyez-leur le communiqué. Sachez que vous n’obtiendrez sans doute pas de réponse tout de suite, laissez le temps aux journalistes de donner suite à votre message. Si vous n’avez pas de réponse une semaine après, relancez-les par téléphone, proposez-leur de renvoyer le communiqué et de faire une interview des artistes (avec l’accord du tourneur), il faut garder en tête qu’il n’a aucun intérêt à parler de vous. Ce qu’il cherche, c’est un article qui puisse intéresser ses lecteurs. Rédigez donc votre communiqué dans le but de le convaincre que vous êtes en possession d’une exclusivité, d’une actualité de taille pour le secteur en question.
- Print : selon votre budget, il pourra être opportun de lancer une campagne d’affichage. Créez des affiches et des flyers contenant la programmation, les informations pratiques, les éventuels partenaires, l’adresse de votre site web/blog et vos réseaux sociaux. Distribuez-les et affichez-les ensuite autour des lieux de fête, des quartiers et commerces où passe le public que vous tentez d’attirer.
Pendant le concert
La communication doit continuer pendant le déroulement de l’événement. Vous pourriez par exemple diffuser en live sur les réseaux sociaux des extraits du concert ou des dernières répétitions et balances. Rappelez bien les informations pratiques et les horaires de votre événement sur vos pages.
Après le concert
Après l’événement, vous devrez capitaliser sur le succès de votre concert ou au contraire sur les ratés de celui-ci. Remerciez vos prestataires, félicitez les artistes, remerciez le public. Coupez l’herbe sous le pied des critiques en expliquant les défauts et problèmes auxquels vous avez dû faire face. Rien de pire qu’un organisateur qui fait l’autruche devant les critiques du public. Acceptez la critique et faites en sorte de vous améliorer !
Organiser un concert demande une préparation rigoureuse, une bonne gestion administrative et une vision claire de votre projet. De la définition du budget aux démarches en préfecture, de la coordination des équipes à la gestion des contrats, chaque étape compte pour assurer la réussite de la manifestation.
Nos solutions accompagnent les organisateurs à chaque étape de l’organisation d’un concert, en combinant une billetterie en ligne performante, un contrôle d’accès sécurisé ainsi que des outils CRM avancés pour optimiser la gestion de vos participants.
FAQ
Faut-il une licence pour organiser un concert ?
Oui, au-delà de six représentations par an, vous devez disposer d’une licence d’entrepreneur du spectacle. Cette autorisation est délivrée par la préfecture. En dessous de ce seuil, une association peut organiser un spectacle ponctuel, sous certaines conditions.
Quelles démarches administratives sont obligatoires ?
Selon la fréquentation prévue, une déclaration en préfecture ou en préfecture de police peut être requise. Si l’événement se déroule dans un établissement recevant du public ou implique une modification des installations, la commission de sécurité devra également donner son accord. Les démarches doivent être anticipées plusieurs semaines avant la manifestation.
Quelle assurance est nécessaire pour organiser un concert ?
Une assurance responsabilité civile est obligatoire pour couvrir les dommages causés aux participants ou aux lieux. Il est recommandé de compléter avec une assurance tous risques et d’autres assurances adaptées aux risques spécifiques de votre manifestation.
Pourquoi mettre en place une billetterie en ligne pour un concert ?
Mettre en place une billetterie en ligne simplifie la gestion des ventes et réduit la charge de travail. Elle permet d’intégrer facilement un module de vente sur votre site web, de proposer différents tarifs, du placement numéroté ou un accès VIP et de suivre en temps réel vos ventes et votre chiffre d’affaires.
Comment sécuriser les entrées d’un concert ?
Un système de contrôle d’accès permet de scanner les billets en quelques secondes, même en cas de forte affluence. Les accès sont synchronisés en temps réel pour éviter les doublons et limiter les risques de fraude, tout en garantissant une entrée fluide et sécurisée au public.
Quel budget prévoir pour organiser un concert ?
Le budget pour organiser un concert dépend de plusieurs postes : cachet des artistes, location de la salle, assurances, services de sécurité, droits d’auteur auprès de la SACEM, communication et prestataires techniques (son, lumière, production). Pour assurer la rentabilité d’un spectacle, il est essentiel d’estimer votre objectif de fréquentation et le nombre de places à vendre. Une bonne gestion budgétaire permet d’anticiper les risques, de sécuriser l’organisation d’un concert et d’optimiser le taux de remplissage.
