Beaucoup de postes d’organisation d’un événement nécessitent de faire appel à des professionnels externes. Vous aurez sûrement à trouver les prestataires adaptés pour la régie de votre événement, l’audiovisuel, la restauration et l’animation notamment mais pour bien d’autres activités comme l’imprimerie, la décoration ou encore la billetterie.
Lorsqu’on organise son premier événement, on peut se sentir un peu seul dans cette recherche. On vous donne donc la bonne démarche à suivre pour choisir ses prestataires.
Rédaction du brief
La première étape dans votre recherche de prestataire sera de rédiger un brief complet (autrement appelé cahier des charges) de votre projet et de vos besoins afin de recevoir en retour les propositions les plus précises et adaptées possibles.
Définissez le format que vous souhaitez pour votre événement. Précisez la date, le public cible (âge, sexe, métiers, centres d’intérêt…), votre objectif de fréquentation et le lieu que vous prévoyez de réserver.
Décrivez l’histoire de votre projet/entreprise. Comment ce projet est-il né ? Quelles valeurs portez-vous à travers lui ? Quelles sont les missions de votre entreprise/association ? Décrivez les événements que vous ou votre entreprise avez déjà organisés… Mieux vous vous décrirez, plus les « candidats » sauront adapter leur offre à vos besoins.
Indiquez très clairement les objectifs de l’événement que vous souhaitez organiser : activation de marque, démarche artistique, objectif en terme d’image (valeurs, expertise…) et de notoriété (locale, régionale, nationale ou internationale…).
Dans la dernière partie de votre cahier des charges, détaillez votre <strong>budget</strong> à allouer. Veillez à bien rester cohérent avec le reste du brief et n’hésitez pas à indiquer une fourchette budgétaire afin de donner une marge de manoeuvre.
Première sélection
Sur Internet, de nombreuses plateformes permettent de mettre en relation organisateurs d’événements et prestataires. Il est néanmoins plus compliqué de savoir lequel d’entre eux sera le meilleur pour votre événement.
Naviguez donc sur ces plateformes et procédez à une première sélection. Pour cela, regardez leur expérience et leurs références pour vous faire une idée de leur professionnalisme. Parmi ceux qui vous paraissent les plus pertinents, sélectionnez ceux dont les tarifs correspondent à votre budget et envoyez-leur votre brief détaillé.
Mettez-les en concurrence par appel d’offre sur les postes essentiels et critiques de votre événement.
Les qualités nécessaires à un prestataire
Vous devriez recevoir un certain nombre de propositions. La rapidité du retour peut déjà vous permettre de faire un tri. Un prestataire qui répond plus de 48h après une demande ne sera peut-être pas à même de vous rassurer dans les périodes de rush inévitables lors de l’organisation d’événements.
3 qualités sont indispensables à un prestataire : réactivité, disponibilité et adaptabilité.
Une vraie relation de confiance et d’entraide devra se créer pour que votre événement se déroule bien. Valorisez les prestataires qui tenteront d’entrer en contact avec vous par téléphone, pourquoi pas les rencontrer en vrai ? Cela peut être plus facile de juger de votre feeling dans la vraie vie, il est important d’être à l’aise et de pouvoir poser toutes les questions que vous aurez. Notamment sur certains postes techniques, demandant un accompagnement tout autant qu’une prestation.
Comparez les différents devis et vérifiez qu’ils répondent à 100% à votre cahier des charges. Après une dernière vérification sur Google des avis postés sur leurs prestations, arrêtez votre choix sur deux entreprises différentes. De cette manière-là vous saurez qui contacter en urgence en cas de problème, pour être prêt à toute éventualité.
Une fois l’événement passé, il sera nécessaire de faire un <strong>bilan</strong> avec lui sur vos visions respectives du projet. Listez les points à améliorer et ceux à perpétuer. Vous saurez alors qui contacter pour votre prochain événement. Restez ouverts aux autres offres sur le marché. Fidélité et ouverture d’esprit vous permettront chaque année d’appréhender sereinement l’étape de recherche de vos prestataires.
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