Comment bien choisir ses prestataires événementiels ?

Comment bien choisir ses prestataires événementiels ?

Beaucoup de postes d’organisation d’un événement néces­sitent de faire appel à des profes­sionnels externes. Vous aurez sûrement à trouver les presta­taires adaptés pour la régie de votre événement, l’audiovisuel, la restau­ration et l’animation notamment mais pour bien d’autres activités comme l’imprimerie, la décoration ou encore la billet­terie.

Lorsqu’on organise son premier événement, on peut se sentir un peu seul dans cette recherche. On vous donne donc la bonne démarche à suivre pour choisir ses presta­taires.

Rédaction du brief

La première étape dans votre recherche de presta­taire sera de rédiger un brief complet (autrement appelé cahier des charges) de votre projet et de vos besoins afin de recevoir en retour les propo­si­tions les plus précises et adaptées possibles.

Définissez le format que vous souhaitez pour votre événement. Précisez la date, le public cible (âge, sexe, métiers, centres d’intérêt…), votre objectif de fréquen­tation et le lieu que vous prévoyez de réserver.

Décrivez l’histoire de votre projet/entreprise. Comment ce projet est-il né ? Quelles valeurs portez-vous à travers lui ? Quelles sont les missions de votre entreprise/association ? Décrivez les événe­ments que vous ou votre entre­prise avez déjà organisés… Mieux vous vous décrirez, plus les « candidats » sauront adapter leur offre à vos besoins.

Indiquez très clairement les objectifs de l’événement que vous souhaitez organiser : activation de marque, démarche artis­tique, objectif en terme d’image (valeurs, expertise…) et de notoriété (locale, régionale, nationale ou inter­na­tionale…).

Dans la dernière partie de votre cahier des charges, détaillez votre <strong>budget</strong> à allouer. Veillez à bien rester cohérent avec le reste du brief et n’hésitez pas à indiquer une fourchette budgé­taire afin de donner une marge de manoeuvre.

Première sélection

Sur Internet, de nombreuses plate­formes permettent de mettre en relation organi­sa­teurs d’événements et presta­taires. Il est néanmoins plus compliqué de savoir lequel d’entre eux sera le meilleur pour votre événement.

Naviguez donc sur ces plate­formes et procédez à une première sélection. Pour cela, regardez leur expérience et leurs références pour vous faire une idée de leur profes­sion­na­lisme. Parmi ceux qui vous paraissent les plus perti­nents, sélec­tionnez ceux dont les tarifs corres­pondent à votre budget et envoyez-leur votre brief détaillé.
Mettez-les en concur­rence par appel d’offre sur les postes essen­tiels et critiques de votre événement.

Les qualités nécessaires à un prestataire

Vous devriez recevoir un certain nombre de propo­si­tions. La rapidité du retour peut déjà vous permettre de faire un tri. Un presta­taire qui répond plus de 48h après une demande ne sera peut-être pas à même de vous rassurer dans les périodes de rush inévi­tables lors de l’organisation d’événements.

3 qualités sont indis­pen­sables à un presta­taire : réactivité, dispo­ni­bilité et adapta­bilité.
Une vraie relation de confiance et d’entraide devra se créer pour que votre événement se déroule bien. Valorisez les presta­taires qui tenteront d’entrer en contact avec vous par téléphone, pourquoi pas les rencontrer en vrai ? Cela peut être plus facile de juger de votre feeling dans la vraie vie, il est important d’être à l’aise et de pouvoir poser toutes les questions que vous aurez. Notamment sur certains postes techniques, demandant un accom­pa­gnement tout autant qu’une prestation.

Comparez les diffé­rents devis et vérifiez qu’ils répondent à 100% à votre cahier des charges. Après une dernière vérifi­cation sur Google des avis postés sur leurs presta­tions, arrêtez votre choix sur deux entre­prises diffé­rentes. De cette manière-là vous saurez qui contacter en urgence en cas de problème, pour être prêt à toute éventualité.

Une fois l’événement passé, il sera néces­saire de faire un <strong>bilan</strong> avec lui sur vos visions respec­tives du projet. Listez les points à améliorer et ceux à perpétuer. Vous saurez alors qui contacter pour votre prochain événement. Restez ouverts aux autres offres sur le marché. Fidélité et ouverture d’esprit vous permet­tront chaque année d’appréhender serei­nement l’étape de recherche de vos presta­taires.

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