Comment bien choisir ses prestataires événementiels ?

Beau­coup de postes d’organisation d’un évé­ne­ment néces­sitent de faire appel à des pro­fes­sion­nels externes. Vous aurez sûre­ment à trou­ver les pres­ta­taires adap­tés pour la régie de votre évé­ne­ment, l’audiovisuel, la res­tau­ra­tion et l’animation notam­ment mais pour bien d’autres acti­vi­tés comme l’imprimerie, la déco­ra­tion ou encore la billet­te­rie.

Lorsqu’on orga­nise son pre­mier évé­ne­ment, on peut se sen­tir un peu seul dans cette recherche. On vous donne donc la bonne démarche à suivre pour choi­sir ses pres­ta­taires.

Rédaction du brief

La pre­mière étape dans votre recherche de pres­ta­taire sera de rédi­ger un brief com­plet (autre­ment appe­lé cahier des charges) de votre pro­jet et de vos besoins afin de rece­voir en retour les pro­po­si­tions les plus pré­cises et adap­tées pos­sibles.

Défi­nis­sez le for­mat que vous sou­hai­tez pour votre évé­ne­ment. Pré­ci­sez la date, le public cible (âge, sexe, métiers, centres d’intérêt…), votre objec­tif de fré­quen­ta­tion et le lieu que vous pré­voyez de réser­ver.

Décri­vez l’his­toire de votre projet/entreprise. Com­ment ce pro­jet est-il né ? Quelles valeurs por­tez-vous à tra­vers lui ? Quelles sont les mis­sions de votre entreprise/association ? Décri­vez les évé­ne­ments que vous ou votre entre­prise avez déjà orga­ni­sés… Mieux vous vous décri­rez, plus les « can­di­dats » sau­ront adap­ter leur offre à vos besoins.

Indi­quez très clai­re­ment les objec­tifs de l’événement que vous sou­hai­tez orga­ni­ser : acti­va­tion de marque, démarche artis­tique, objec­tif en terme d’image (valeurs, exper­tise…) et de noto­rié­té (locale, régio­nale, natio­nale ou inter­na­tio­nale…).

Dans la der­nière par­tie de votre cahier des charges, détaillez votre <strong>budget</strong> à allouer. Veillez à bien res­ter cohé­rent avec le reste du brief et n’hésitez pas à indi­quer une four­chette bud­gé­taire afin de don­ner une marge de manoeuvre.

Pre­mière sélec­tion

Sur Inter­net, de nom­breuses pla­te­formes per­mettent de mettre en rela­tion orga­ni­sa­teurs d’événements et pres­ta­taires. Il est néan­moins plus com­pli­qué de savoir lequel d’entre eux sera le meilleur pour votre évé­ne­ment.

Navi­guez donc sur ces pla­te­formes et pro­cé­dez à une pre­mière sélec­tion. Pour cela, regar­dez leur expé­rience et leurs réfé­rences pour vous faire une idée de leur pro­fes­sion­na­lisme. Par­mi ceux qui vous paraissent les plus per­ti­nents, sélec­tion­nez ceux dont les tarifs cor­res­pondent à votre bud­get et envoyez-leur votre brief détaillé.
Met­tez-les en concur­rence par appel d’offre sur les postes essen­tiels et cri­tiques de votre évé­ne­ment.

Les qualités nécessaires à un prestataire

Vous devriez rece­voir un cer­tain nombre de pro­po­si­tions. La rapi­di­té du retour peut déjà vous per­mettre de faire un tri. Un pres­ta­taire qui répond plus de 48h après une demande ne sera peut-être pas à même de vous ras­su­rer dans les périodes de rush inévi­tables lors de l’organisation d’événements.

3 qua­li­tés sont indis­pen­sables à un pres­ta­taire : réac­ti­vi­té, dis­po­ni­bi­li­té et adap­ta­bi­li­té.
Une vraie rela­tion de confiance et d’entraide devra se créer pour que votre évé­ne­ment se déroule bien. Valo­ri­sez les pres­ta­taires qui ten­te­ront d’entrer en contact avec vous par télé­phone, pour­quoi pas les ren­con­trer en vrai ? Cela peut être plus facile de juger de votre fee­ling dans la vraie vie, il est impor­tant d’être à l’aise et de pou­voir poser toutes les ques­tions que vous aurez. Notam­ment sur cer­tains postes tech­niques, deman­dant un accom­pa­gne­ment tout autant qu’une pres­ta­tion.

Com­pa­rez les dif­fé­rents devis et véri­fiez qu’ils répondent à 100% à votre cahier des charges. Après une der­nière véri­fi­ca­tion sur Google des avis pos­tés sur leurs pres­ta­tions, arrê­tez votre choix sur deux entre­prises dif­fé­rentes. De cette manière-là vous sau­rez qui contac­ter en urgence en cas de pro­blème, pour être prêt à toute éven­tua­li­té.

Une fois l’événement pas­sé, il sera néces­saire de faire un <strong>bilan</strong> avec lui sur vos visions res­pec­tives du pro­jet. Lis­tez les points à amé­lio­rer et ceux à per­pé­tuer. Vous sau­rez alors qui contac­ter pour votre pro­chain évé­ne­ment. Res­tez ouverts aux autres offres sur le mar­ché. Fidé­li­té et ouver­ture d’esprit vous per­met­tront chaque année d’appréhender serei­ne­ment l’étape de recherche de vos pres­ta­taires.

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