Annulation de votre événement : 5 conseils pour communiquer

Annuler un événe­ment n’est jamais chose facile pour un organ­isa­teur d’événements. Con­tenir sa décep­tion, gér­er les for­mal­ités admin­is­tra­tives, équili­br­er ses comptes… tout vous tombe dessus en un temps record. Toute­fois, les per­son­nes qui avaient acheté des bil­lets pour votre événe­ment sont tout autant touchées que vous par l’annulation et il est de votre devoir de les informer sur ce qu’il va suiv­re — notam­ment la procé­dure de rem­bourse­ment. Voici donc nos 5 con­seils pour com­mu­ni­quer effi­cace­ment auprès de vos par­tic­i­pants en cas d’annulation.

Som­maire

1. Con­tac­ter vos con­seillers Weezevent
2. Informer vos prestataires et four­nisseurs
3. Stop­per vos ventes et annon­cer l’annulation
4. Com­mu­ni­quer sur le rem­bourse­ment
5. Appel­er à la sol­i­dar­ité et col­lecter des dons

1. Contacter vos conseillers Weezevent

L’accompagnement de nos organ­isa­teurs à tous les moments de leurs événe­ments ne fait pas excep­tion en cas d’annulation. For­més sur les prob­lé­ma­tiques liées au report ou à l’annulation d’événements, nos con­seillers vous fourniront des répons­es adap­tées à votre sit­u­a­tion. Pour les join­dre, tout est détail­lé sur notre page Aide & Ser­vice client.

2. Informer vos prestataires et fournisseurs

Vos oblig­a­tions ne s’arrêtent pas à informer et rem­bours­er vos par­tic­i­pants. Vos prestataires, four­nisseurs et autres inter­locu­teurs doivent être tenus au courant de votre annu­la­tion dès que pos­si­ble, si ce n’est avant même que celle-ci ne soit offi­cielle­ment décidée. Prêtez une atten­tion par­ti­c­ulière à vos con­trats afin de con­naître vos oblig­a­tions en cas de non paiement des presta­tions.

3. Stopper vos ventes et annoncer l’annulation

Dès lors que vous avez décidé d’annuler votre événe­ment, vous devez plan­i­fi­er une date d’annonce et stop­per vos ventes dès que pos­si­ble. Que les raisons de l’annulation soit dépen­dantes ou non de votre volon­té, informer les déten­teurs de bil­lets est une pri­or­ité.

Le fond et la forme de votre annonce doivent être réfléchis et struc­turés. Ain­si, le mes­sage passera mieux et la pilule sera plus facile à avaler pour les par­tic­i­pants déçus par l’annulation. Voici quelques exem­ples de com­mu­ni­ca­tion réal­isées par des événe­ments qui ont dû annuler à cause de l’épidémie de Covid-19 :

Panoramas

Radio Meuh Circus Festival

4. Communiquer sur le remboursement

Légale­ment, un organ­isa­teur d’événement est tenu de rem­bours­er tous les par­tic­i­pants qui en font la demande lorsque l’événement est annulé — et ce peu importe les raisons de l’annulation. En effet, d’un point de vue juridique, un bil­let représente un con­trat entre l’organisateur de l’événement et le par­tic­i­pant. Si l’une des deux par­ties ne rem­plit pas ses oblig­a­tions — en l’oc­cur­rence vous, l’organisateur — alors elle doit les com­penser. Dans votre cas, c’est ici qu’intervient le rem­bourse­ment des bil­lets, qui com­prend le prix du bil­let et les éventuels frais de ser­vice. Rap­pelons que cela vaut aus­si pour toute mod­i­fi­ca­tion de l’événement : change­ment de date, d’horaire, de lieu… Toutes les oblig­a­tions légales en cas d’annulation sont listées dans notre arti­cle d’aide en ligne dédié.

En revanche, vous êtes libre de fix­er les modal­ités de rem­bourse­ment de votre événe­ment — date lim­ite de la demande, délai de rem­bourse­ment, etc. À vous de com­mu­ni­quer de façon intel­li­gente pour que vos par­tic­i­pants restent patients et com­préhen­sifs à votre égard. Mon­trez-leur que vous faites tout ce que vous pou­vez pour que l’annulation ait le moins d’impact négatif pos­si­ble. Enfin, veillez à bien pré­cis­er les dif­férentes procé­dures selon les canaux de dis­tri­b­u­tion de vos bil­lets : autodis­tri­b­u­tion, Fnac, See Tick­ets…

Astuce : Met­tez en place un for­mu­laire de demande afin de rem­bours­er tous les par­tic­i­pants ou seule­ment ceux qui le sol­lici­tent. Fix­ez un délai max­i­mal si ces opéra­tions ont un impact trop lourd sur votre compt­abil­ité ou votre tré­sorerie.

Les Z’eclectiques

5. Appeler à la solidarité et collecter des dons

Si l’annulation de votre événe­ment et le rem­bourse­ment de tous les bil­lets men­ace la péren­nité de votre organ­i­sa­tion, songez à organ­is­er une col­lecte de dons. Cette pra­tique n’est pas for­cé­ment adap­tée à tous mais si votre événe­ment est impor­tant pour la cohé­sion sociale et/ou le développe­ment cul­turel autour de vous, cela peut-être un pari à faible risque. La solu­tion tout-en-un de Weezevent vous offre toutes les options pour met­tre en place une col­lecte de dons en quelques clics.

Le fes­ti­val Panora­mas peut-être une bonne source d’inspiration pour une col­lecte de dons — à adapter selon les par­tic­u­lar­ités de votre événe­ment. Le fes­ti­val fin­istérien a rapi­de­ment demandé aux par­tic­i­pants et à tout-un-cha­cun de par­ticiper à une col­lecte de dons pour sauver son événe­ment après avoir l’annulation de son édi­tion 2020 à cause de l’épidémie de Covid-19. Retrou­vez ci-dessous le pre­mier e‑mail envoyé pour annon­cer la col­lecte :

Envoyez très facile­ment un e‑mail du même type grâce à notre solu­tion d’e‑mailing et mar­ket­ing : Weez­Tar­get. Un mod­èle prêt à être per­son­nal­isé vous attend en suiv­ant ce chemin :

• Votre inter­face Weezevent > Appli­ca­tions > CRM ;
• Cam­pagnes > Créer une cam­pagne > Créer une cam­pagne de mail > Etape 2 : Con­cep­tion > Tem­plates génériques > [Nom de l’événement] : appel à votre sol­i­dar­ité.

Si tous vos événe­ments ne sont pas tous con­cernés par des annu­la­tions, seg­mentez vos con­tacts en quelques clics afin de con­tac­ter unique­ment les par­tic­i­pants con­cernés. Pour toute autre ques­tion rel­a­tive à Weez­Tar­get, notre aide en ligne vous accom­pa­g­n­era vers les meilleures options selon vos besoins.

Choi­sis­sez la bonne solu­tion d’e‑mailing et mar­ket­ing afin de com­mu­ni­quer effi­cace­ment à tous les moments de votre événe­ment. Seg­mentez vos publics, envoyez des mes­sages ciblés et aug­mentez vos ventes avec Weez­Tar­get en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

Décou­vrir Weez­Tar­get

Ressources complémentaires

• Com­ment rem­bours­er des par­tic­i­pants
• Com­ment rem­bours­er en cas d’annulation
• Oblig­a­tions légales en cas d’an­nu­la­tion ou mod­i­fi­ca­tion d’un événe­ment